高校人事檔案管理中存在的問題與對策

黃廷紅（中國傳媒大學(xué)人事處，北京100024）

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高校人事檔案管理中存在的問題與對策

黃廷紅
（中國傳媒大學(xué)人事處，北京100024）

摘要：高校人事檔案管理具有重要的意義，是高校各項(xiàng)工作開展的前提和基礎(chǔ)。文章在指出目前高校人事檔案管理工作中存在的缺乏統(tǒng)一管理機(jī)制、基礎(chǔ)建設(shè)相對滯后、管理人員素質(zhì)較低、管理工作復(fù)雜多變等問題的基礎(chǔ)上，探討高校人事檔案管理工作制度化、數(shù)字化、專業(yè)化以及管理理念創(chuàng)新之路。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理；數(shù)字化

人事檔案不僅與個人利益切身相關(guān)，更是組織、單位有序開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)［1］。高校人事檔案管理工作實(shí)際上是對高校教職工基礎(chǔ)性材料的統(tǒng)計(jì)、更新的過程，從個人角度而言，關(guān)系到教職工的福利待遇、科研成果、職務(wù)變動、信息簽轉(zhuǎn)等情況；從校方角度而言，則為人才的甄別、選拔、晉升、人力資源的整體開發(fā)提供重要依據(jù)。在當(dāng)前人才流動速度加快、人事檔案電子化成本越來越低且越來越便利的情況下，找出當(dāng)前高校人事檔案管理工作中存在的問題并提出相應(yīng)的解決方案，對做好高校人事檔案管理工作，對更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作的開展，都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1　高校人事檔案管理中存在的問題

隨著以互聯(lián)網(wǎng)為中心的傳播技術(shù)的發(fā)展，中國社會正在發(fā)生急劇的變化，在中國社會高速轉(zhuǎn)型的過程中，高校的人事管理工作也不同程度地受到這樣或那樣的影響。與其他事業(yè)單位不同，高校人事檔案具有高度流動性，這一方面賦予了高校檔案管理工作尤為重要的地位和作用，另一方面也加深了檔案管理工作的復(fù)雜性和難度。從當(dāng)前情況來看，主要有如下幾個問題。

1.1管理機(jī)制亟待完善

就整體狀況來看，《檔案法》、《人事檔案目標(biāo)管理?xiàng)l例》、《人事檔案工作細(xì)則》等規(guī)定了檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，為開展好檔案管理和各項(xiàng)工作，提供了基本的操作規(guī)程和操作依據(jù)，也是處理檔案管理過程中發(fā)生的各種問題的準(zhǔn)則和指南。但必須指出的是，《檔案法》等不僅面臨著需要修定的問題，同時也面臨著因信息化不斷加速而出現(xiàn)的各種新問題、新挑戰(zhàn)。

因此，無論是人事檔案管理工作的復(fù)雜多樣，還是與檔案管理相關(guān)情況的快速變化，都要求相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)一步細(xì)化和完善，一方面需要適應(yīng)不斷變化的新情況、新要求，另一方面又要與其他的管理適時對接和配套。在具體執(zhí)行過程中，很多高校并未把檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到常規(guī)工作中，往往各自為政，各行其是。檔案管理責(zé)權(quán)不明，各部門之間權(quán)限混淆，既影響了檔案管理工作人員對自身職責(zé)的認(rèn)識和執(zhí)行，也使得建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程成為空談。

除此以外，從高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的總體情況來看，基本上都處于各自為政的狀態(tài)，即每個學(xué)校都會根據(jù)自己的辦公條件、經(jīng)費(fèi)和人員等，各自開展本校的檔案工作，缺乏教育行政部門的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。在信息化、數(shù)據(jù)化步伐不斷加快的情況下，這種建設(shè)模式的落后性和封閉性顯而易見，它使得各高校之間難以互通有無，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，重復(fù)建設(shè)情況嚴(yán)重。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

高校人事檔案管理事務(wù)極為繁雜，一方面這類材料往往包含大量個人身份信息和隱私，對保密性要求較高；另一方面，頻繁的人員流動性又要求檔案查閱、取用、流轉(zhuǎn)及時，而與之相配套的基礎(chǔ)設(shè)施卻明顯滯后，除卻管理人員素質(zhì)較低、人手不足以外，還普遍存在檔案室空間狹小、結(jié)構(gòu)封閉、消防設(shè)施不完善、設(shè)備陳舊老化等問題。

這些問題的存在不僅降低了檔案管理工作的效率，也違反了檔案管理?xiàng)l例，給檔案信息的安全與保密帶來了人為隱患。要實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全性、提高檔案工作效率，亟需科學(xué)化、現(xiàn)代化的精密管理。同時，在高校各項(xiàng)投入當(dāng)中，對于人事檔案管理的投入，卻常常被忽視。在新一輪電子化辦公的過程中，迫切需要加大檔案管理的投入，以改變檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施，趕上其他行業(yè)電子化、數(shù)據(jù)化的步伐。

1.3管理人員素質(zhì)較低

在以教學(xué)為主要功能的高校環(huán)境里，長期以來，檔案管理都被視為是一項(xiàng)簡單、安逸的工作，崗位不受重視，既缺乏相關(guān)經(jīng)費(fèi)又缺少晉升機(jī)會。這種觀念誤區(qū)以及現(xiàn)實(shí)狀況導(dǎo)致從業(yè)人員往往存在“三低一高”——業(yè)務(wù)素質(zhì)低、職稱級別低、現(xiàn)代化水平低、年齡結(jié)構(gòu)高的問題。在檔案流動性愈來愈強(qiáng)，檔案管理愈來愈復(fù)雜多變的當(dāng)下，僅憑借自身積累的經(jīng)驗(yàn)，而非系統(tǒng)的專業(yè)知識、現(xiàn)代化的設(shè)備，顯然不足以應(yīng)對繁雜的管理工作。

為適應(yīng)檔案管理的電子化、智能化和數(shù)據(jù)化的發(fā)展，以及高校人事變化的節(jié)奏和人才流動的節(jié)奏，高校應(yīng)努力提升管理人員的素質(zhì)，以滿足時代發(fā)展的要求。一是給現(xiàn)有從業(yè)人員創(chuàng)造更多深造和學(xué)習(xí)的機(jī)會，充分挖掘現(xiàn)有人員的潛質(zhì)；二是及時補(bǔ)充新人，促進(jìn)檔案管理人員的新陳代謝。

1.4管理工作復(fù)雜多變

檔案管理工作不受重視與傳統(tǒng)觀念上對其單調(diào)定性不無關(guān)聯(lián)，事實(shí)上，收集、整理、編目、借閱、轉(zhuǎn)移檔案資料這看似機(jī)械重復(fù)的常規(guī)工作卻是對工作人員業(yè)務(wù)能力、細(xì)致程度的考驗(yàn)，這一工作繁復(fù)瑣碎，且涉及個人信息與隱私，容不得半點(diǎn)大意。高校人員組成復(fù)雜，不僅有教師、科研等專業(yè)人員，行政與后勤服務(wù)人員，還包括大量離退休以及臨時聘用人員，此外，高校附屬單位、經(jīng)營性公司的工作人員，其檔案往往也劃歸檔案管理中心統(tǒng)一管理。各色人員的招聘、培訓(xùn)、工資、保險、晉升、離職、退休等事項(xiàng)都是由人事檔案部門處理，檔案管理的復(fù)雜性可想而知。

2　高校人事檔案管理問題的應(yīng)對措施

隨著高校人事制度的深入改革和人員的頻繁流動，人事檔案在高校人才的選擇、培養(yǎng)、使用與考核等工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，高校對檔案的依賴程度不斷增強(qiáng)，而上述問題的存在無疑在很大程度上制約了高校人事檔案的利用，無法滿足新時期人事檔案工作的需要。筆者以為，要使人事檔案更好地為高校干部人事工作服務(wù)可從以下幾個方面考慮改進(jìn)措施。

2.1推動檔案管理制度化

制度化意味著規(guī)范、科學(xué)、人性，是檔案建設(shè)和管理的時代要求。制度化包含兩點(diǎn)內(nèi)容，首先是標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，是各有關(guān)方面需要“共同遵守”的行為準(zhǔn)則和依據(jù)［2］。人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化即是對檔案材料實(shí)行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制，以提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案效益最大化。實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化既要健全基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)如術(shù)語、代碼、分類、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)等，也要完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等。其次是規(guī)范化。具體如人事檔案的歸檔范圍、人員配備、內(nèi)容成分、分類標(biāo)準(zhǔn)等，這些在《干部檔案工作條例實(shí)施細(xì)則》中都做了明確規(guī)定，為高校人事檔案管理走向規(guī)范化提供了重要指導(dǎo)和保證。相對變化發(fā)展的實(shí)踐，任何一項(xiàng)法規(guī)政策都要在實(shí)踐中促進(jìn)高校人事檔案管理制度的不斷完善。

2.2建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

數(shù)字化掀起了一場管理的革命，帶來了管理方式的重大跨越。具體到檔案領(lǐng)域，數(shù)字化也是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必由之路?！霸跀?shù)字化建設(shè)中，有的國家將電子公文歸檔管理納入決策的關(guān)鍵依據(jù)，制定電子公文管理的綜合性管理框架，開發(fā)電子公文軟件，政府與檔案管理部門共同制定電子公文管理指南或規(guī)范”［3］。檔案管理的數(shù)字化不僅能夠解決傳統(tǒng)管理方式存在的信息不全面、不規(guī)范、效率低下等問題，為管理者提供極大便利；也有益于資源的共享，為用戶提供全面、迅捷、準(zhǔn)確的檔案信息；此外，信息數(shù)據(jù)化，還可以減少原始檔案的磨損，有利于紙質(zhì)文本的長期保存。

2.3培養(yǎng)檔案管理專職人員

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不僅需要配套的硬件、軟件設(shè)備，更是對管理人員綜合素質(zhì)的考驗(yàn)。除掌握一定的檔案管理方法、業(yè)務(wù)知識以外，工作人員還需強(qiáng)化電子檔案理念，熟悉電子文檔的操作流程，從思想和行動上適應(yīng)當(dāng)前信息采集電子化、信息分類網(wǎng)絡(luò)化、信息儲存數(shù)字化、信息管理動態(tài)化的新趨勢，積極開展檔案編研、信息開發(fā)和服務(wù)利用。作為檔案資源的管理者，檔案工作人員需要與時俱進(jìn)，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和積累，注重工作理念、知識結(jié)構(gòu)、工作技能、網(wǎng)絡(luò)知識的適時更新，將自己培養(yǎng)成既熟悉業(yè)務(wù)、又具備計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才，以更好地適應(yīng)日新月異的數(shù)字化管理工作的需要。

2.4更新檔案管理觀念

落后的檔案管理觀念，淡薄的檔案管理意識，不僅不利于高校各組織部門工作的開展，對高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平也會產(chǎn)生不利影響，進(jìn)而影響到高校的整體口碑甚至招生工作。檔案管理觀念的更新，需要高校檔案管理部門及各相關(guān)部門協(xié)力通過多種途徑實(shí)現(xiàn)。一方面是對檔案管理工作的重視，這不僅要求管理人員要對檔案工作有清晰的認(rèn)識，還要求領(lǐng)導(dǎo)層給予充分的重視；另一方面，則需落實(shí)多種措施，利用校園媒體加強(qiáng)對《檔案法》《人事檔案目標(biāo)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳；通過舉辦針對檔案管理人員的培訓(xùn)班，開展講座等多種形式強(qiáng)化檔案管理理念，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。觀念更新是一切制度與方法更新的先導(dǎo)。高校人事檔案管理的理念應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，以指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，更好的服務(wù)于高校綜合性發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，為學(xué)校乃至社會的全面進(jìn)步和發(fā)展提供更多的精神財富和信息支持。

3　結(jié)語

在新的形勢下探求高校人事檔案管理問題的解決之道，最為關(guān)鍵的是推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)。檔案信息系統(tǒng)實(shí)際上是教職工基礎(chǔ)性資料不斷生成的動態(tài)過程，只有以科學(xué)的理論方法為指導(dǎo)，借助先進(jìn)的信息化設(shè)備才能“實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的完整準(zhǔn)確、動態(tài)、立體、廣域共享的管理，全面服務(wù)于高校的各項(xiàng)工作”［4］。

參考文獻(xiàn)：

［1］陳智為，鄧紹興，劉越男．檔案管理學(xué)［M］．北京：中國人民大學(xué)出版社，2008．

［2］王芳．?dāng)?shù)字檔案館學(xué)［M］．北京：中國人民大學(xué)出版社，2010．

［3］劉家真，程萬高．我國電子公文文檔一體化的障礙與對策［J］．檔案學(xué)研究，2008（1）：4-7．

［4］張銳.關(guān)于高校人事檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)的思考［J］．成都大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版），2008（9）：125．

（責(zé)任編輯劉紅）

The Problems Existing in the University Personnel File Management and Resolution Strategy

HUANG Ting-hong
（Communication University of China，Beijing 100024，China）

Abstract：The university personnel file management is of the vital significance，which is the premise and foundation of all the work. The systematic，digital，professional management of archives management and innovative ideas are explored based on these problems，such as lack of unified management mechanism，lagging infrastructure，low quality of the managers and complicated management.

Key words：university；personnel files；management；digital

中圖分類號：G647.23

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號：1671-0142（2016）01-0029-03

作者簡介：黃廷紅（1970-），女，河南濮陽人，助理研究員，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理研究.