公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題及對(duì)策

石 巖 梁運(yùn)吉

哈爾濱商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150028

公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題及對(duì)策

石 巖 梁運(yùn)吉

哈爾濱商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150028

采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)也是最容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊的環(huán)節(jié)之一，任何的小差錯(cuò)都可能使公司蒙受巨大的損失，因此加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部控制至關(guān)重要，本文就研究了公司采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程，分析了該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，發(fā)現(xiàn)了在管理監(jiān)督和制度等方面存在的問(wèn)題，為了避免這些問(wèn)題對(duì)企業(yè)造成影響，本文提出了幾點(diǎn)措施，主要有完善職權(quán)制度分工體系，建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，采購(gòu)預(yù)算編制等。

采購(gòu)付款 業(yè)務(wù)流程 預(yù)算編制 問(wèn)題對(duì)策

1 公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程中主要存在的問(wèn)題

（一）公司內(nèi)部采購(gòu)管理機(jī)制不夠健全

內(nèi)部采購(gòu)機(jī)制存在很多問(wèn)題，主要有請(qǐng)購(gòu)制度缺失，供應(yīng)商管理不完善，采購(gòu)計(jì)劃管理不合理等等。公司沒(méi)有明確地對(duì)相關(guān)流程做出明確規(guī)定，這些制度的不健全嚴(yán)重影響采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度的實(shí)施。例如驗(yàn)收控制制度不健全，程序中也未明確相關(guān)責(zé)任人的確定，采購(gòu)物資驗(yàn)收的積極性較低，采購(gòu)與付款部門對(duì)于存在缺陷的物資，記錄得不明確，造成浪費(fèi)處理，增大了公司生產(chǎn)加工成本。

（二）未建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

在大部分公司中采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)較多，也較煩瑣，所以這是最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，也是最容易出現(xiàn)舞弊的環(huán)節(jié)。采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在很多風(fēng)險(xiǎn)，既有外部風(fēng)險(xiǎn)也有內(nèi)部險(xiǎn)，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的工作人員應(yīng)該提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，企業(yè)也應(yīng)該建立建全的采購(gòu)評(píng)估機(jī)制，及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系的基礎(chǔ)，也就是要先找出風(fēng)險(xiǎn)是否存在，然后對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)采購(gòu)與付款風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)來(lái)采取有效的控制措施來(lái)進(jìn)行防范。目前大部分公司都沒(méi)有建立完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，而且也沒(méi)有將崗位職責(zé)和部門職責(zé)納入風(fēng)險(xiǎn)控制的體系中去，這就使公司難以及時(shí)、有效地收集風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的信息，從而也就無(wú)法及時(shí)地做出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施，導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)加大。

（三）缺乏采購(gòu)預(yù)算編制

公司沒(méi)有編制合理的采購(gòu)預(yù)算也是，業(yè)務(wù)流程中存在的重要問(wèn)題。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中，沒(méi)有注重降低采購(gòu)的價(jià)格，而物資價(jià)格信息又是由采購(gòu)人員和供貨商共同確定的，只要物資價(jià)格和市場(chǎng)價(jià)格差不多，或者略高于市場(chǎng)價(jià)格，經(jīng)理就會(huì)同意批準(zhǔn)。沒(méi)有前期的市場(chǎng)調(diào)查，沒(méi)有編制合理的預(yù)算編制，沒(méi)有嚴(yán)格地控制供應(yīng)商的選擇，這都有可能造成采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)信息的虛報(bào)，還可能造成采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)合起來(lái)危害公司的利益。

（四）采購(gòu)計(jì)劃和管理不夠合理

目前大部分公司沒(méi)有合理的采購(gòu)計(jì)劃，而且對(duì)物資采購(gòu)數(shù)量的確定沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，也沒(méi)有考慮到公司日常的損耗和零星剩余的處理。從而導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃的不足或者過(guò)剩，這樣會(huì)導(dǎo)致停產(chǎn)損失或占用大量資金。此外，一旦公司與供應(yīng)商的關(guān)系發(fā)生惡化時(shí)，供應(yīng)商就可能會(huì)優(yōu)先為其他家公司提供貨物，這樣可能會(huì)導(dǎo)致本公司的貨物不足，影響生產(chǎn)，所以公司合理的采購(gòu)計(jì)劃管理非常重要。另外，采購(gòu)計(jì)劃的制定也沒(méi)有專門的記錄相關(guān)的責(zé)任人，這樣一旦問(wèn)題發(fā)生找不到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，也不利于公司內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

（五）信息溝通渠道不善

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)涉及了很多部門，如果部門之間沒(méi)有良好的信息溝通渠道，會(huì)使采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)產(chǎn)生問(wèn)題。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)主要涉及的有財(cái)務(wù)部門、銷售部門和采購(gòu)部門，如果財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門信息溝通不暢，很可能出現(xiàn)付款不及時(shí)或者重復(fù)付款的現(xiàn)象；如果采購(gòu)部門和生產(chǎn)部門溝通不暢，就可能出現(xiàn)供不應(yīng)求或者供過(guò)于求的狀況；如果采購(gòu)部門預(yù)驗(yàn)收部門之間溝通不暢，出現(xiàn)采購(gòu)的物資狀況不能夠及時(shí)的反饋現(xiàn)象。除此之外，還有上下級(jí)之間的溝通，如果上下級(jí)之間沒(méi)有良好的溝通機(jī)制，下級(jí)部門或員工的舞弊行為就不能及時(shí)向上級(jí)部門反映，不能及時(shí)地對(duì)舞弊行為進(jìn)行控制，也不能及時(shí)消除舞弊所造成的影響。所以對(duì)于任何公司來(lái)說(shuō)沒(méi)有良好的信息溝通渠道，絕對(duì)不利于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部控制的實(shí)施。

2 公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的措施

（一）完善職權(quán)制度分工體系

公司應(yīng)該有明確的分工制度和完善健全的職權(quán)制度，對(duì)于任何公司來(lái)說(shuō)組織結(jié)構(gòu)是內(nèi)部管理系統(tǒng)的框架，也是內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)。因此應(yīng)該設(shè)置平衡合理的組織結(jié)構(gòu)。有健全的組織結(jié)構(gòu)才能設(shè)置出良好的內(nèi)部控制制度，公司應(yīng)該設(shè)置物資采購(gòu)部和倉(cāng)儲(chǔ)部，此外還應(yīng)設(shè)置供應(yīng)商主管和合同主管，在財(cái)務(wù)部下設(shè)置預(yù)算主管，以加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，加強(qiáng)預(yù)算考核，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。

建立人才選拔機(jī)制和考核機(jī)制也很重要，招募員工時(shí)要嚴(yán)格考核是否有能力勝任崗位，同時(shí)日常也要重視培訓(xùn)員工，這樣才能使員工早日熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，只有這樣才能提高員工的工作效率，公司還應(yīng)該鼓勵(lì)員工創(chuàng)新，讓員工用新的方法來(lái)提高工作效率，更好地完成工作。也要定期地對(duì)員工進(jìn)行考核，嚴(yán)格規(guī)范考核制度，使員工有動(dòng)力完成自己的任務(wù)，并且要適當(dāng)?shù)貙?duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，這樣才能真正地調(diào)動(dòng)員工的積極性，也能很好地對(duì)員工行為進(jìn)行約束。

（二）建立完善的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)流程主要包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。其中采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的首要環(huán)節(jié)是目標(biāo)設(shè)定，只有做好了目標(biāo)設(shè)定才可以確保供應(yīng)穩(wěn)定，并且獲得有利的付款條件與付款方式，從而保證按照合同來(lái)履行責(zé)任，確保付款正確，規(guī)避資金損失的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別即識(shí)別出可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)，主要有咨詢專業(yè)人士意見(jiàn)，案例分析，座談會(huì)等等。風(fēng)險(xiǎn)分析是公司指對(duì)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，可以從定性和定量?jī)蓚€(gè)角度來(lái)分析。風(fēng)險(xiǎn)分析主要包括評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的重要性和評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。公司可以通過(guò)分析風(fēng)險(xiǎn)，來(lái)為采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程中的活動(dòng)來(lái)進(jìn)行定級(jí)，這樣就可以明確公司需要關(guān)注的重點(diǎn)活動(dòng)是什么，只有這樣才也能夠更好地應(yīng)對(duì)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對(duì)采購(gòu)預(yù)算管理進(jìn)行規(guī)范

根據(jù)所需材料的數(shù)量，由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算主管，預(yù)計(jì)年底庫(kù)存，目前，根據(jù)所需材料的數(shù)量 ，由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算主管 ，預(yù)計(jì)年底庫(kù)存 ，目前計(jì)劃編制預(yù)算草案，并向財(cái)政部編制預(yù)算草案，并根據(jù)目前的價(jià)格和可能影響材料價(jià)格變動(dòng)的因素，向財(cái)政部提交。物資采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)比較采購(gòu)物資的實(shí)際支出和預(yù)算支出的差距，來(lái)確定預(yù)算偏差，并且對(duì)預(yù)算偏差進(jìn)行原因分析，并且提出對(duì)策建議，制定預(yù)算修改意見(jiàn)并交由總經(jīng)理審批，審批通過(guò)后結(jié)合根據(jù)試算平衡制定的預(yù)算草案，編制正式的采購(gòu)預(yù)算。正式的采購(gòu)預(yù)算經(jīng)物資采購(gòu)部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)、總經(jīng)理審核審批后執(zhí)行。在采購(gòu)預(yù)算的具體執(zhí)行過(guò)程中，預(yù)算主管執(zhí)行的采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)活動(dòng)是由預(yù)算主管、材料采購(gòu)部長(zhǎng)、財(cái)政部長(zhǎng)、審計(jì)工作總經(jīng)理依次批復(fù)的執(zhí)行。對(duì)于應(yīng)急采購(gòu)不計(jì)入預(yù)算，使用部門使用的材料應(yīng)及時(shí)重新提交相關(guān)的材料手續(xù)。

（四）規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃管理

要想規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃管理首先要確定采購(gòu)物資需求，各部門需要根據(jù)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃來(lái)確定部門內(nèi)部所需要的物資，并編制《采購(gòu)申請(qǐng)表》，然后向上級(jí)匯報(bào)，審核無(wú)誤后移交給采購(gòu)人員，采購(gòu)人員匯總后編制《物資需求匯總表》，采購(gòu)人員還要編制《物資需求表》并交給上級(jí)部門進(jìn)行審批，審批后在編制《采購(gòu)物資需求表》。

每年年初物資采購(gòu)部門應(yīng)該組織編制年度采購(gòu)計(jì)劃，參與的部門還應(yīng)該有銷售部和財(cái)務(wù)部。物資采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)公司的銷售計(jì)劃、宏觀發(fā)展目標(biāo)，還有以前年度采購(gòu)成本結(jié)構(gòu)來(lái)制定的。編制完年度采購(gòu)計(jì)劃之后要將計(jì)劃書(shū)提交給采購(gòu)部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)、總經(jīng)理進(jìn)行審批，審批通過(guò)后有采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行物資采購(gòu)，這樣可以降低采購(gòu)成本。此外 財(cái)務(wù)部還要根據(jù)采購(gòu)部和銷售部的工作計(jì)劃來(lái)進(jìn)行匯總審核，編制出月度總和計(jì)劃，并且交由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)審批后執(zhí)行。

（五）完善各部門之間的信息溝通渠道

信息溝通機(jī)制是指對(duì)信息的收集和在公司內(nèi)部和外部有關(guān)方面的溝通機(jī)制。而內(nèi)部控制是對(duì)內(nèi)部控制制度在采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程中所形成的信息流的控制，它可以及時(shí)獲取和識(shí)別公司的內(nèi)部信息，還可以確保相關(guān)信息能夠在員工工作時(shí)候能及時(shí)有效地傳達(dá)。對(duì)于公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的溝通機(jī)制主要就是涉及與采購(gòu)相關(guān)的訂單、生產(chǎn)節(jié)奏、物資庫(kù)存量、采購(gòu)數(shù)量、銷售數(shù)量、還有一些與供應(yīng)商之間的合同簽訂與合同糾紛等。

對(duì)于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)完善信息溝通渠道至關(guān)重要，對(duì)于完善信息溝通渠道主要有兩點(diǎn)建議：一是應(yīng)該在公司內(nèi)部建立完善的信息處理系統(tǒng)。信息分為內(nèi)部信息和外部信息，公司很容易獲得內(nèi)部信息，公司獲得信息的渠道也很多，例如可以通過(guò)物資采購(gòu)跟蹤表、供應(yīng)商檔案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告和財(cái)政稅收法來(lái)獲取外部信息。信息處理系統(tǒng)就是通過(guò)整合信息，對(duì)信息進(jìn)行整理篩選，淘汰一些對(duì)錯(cuò)誤或者對(duì)公司無(wú)用是信息，并將有用正確的信息進(jìn)行分類后，根據(jù)各部門向員工傳遞。二是要對(duì)信息傳遞系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善。信息傳遞是指從管理層到各部門以及各員工的信息傳遞，讓各部門和員工都很好地明確公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，明確各自的職責(zé)這樣才能促進(jìn)公司盡早實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。完善好信息傳遞系統(tǒng)可以讓管理層及時(shí)地了解公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況和目前面臨的具體情況，管理層可以根據(jù)實(shí)際情況來(lái)重新調(diào)整公司戰(zhàn)略，并且促進(jìn)公司目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

[1]張洪賓．中原公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制改進(jìn)研究[J]．湖南大學(xué)，2013(5)．

[2]王禹．ABC采購(gòu)與付款內(nèi)部控制研究改進(jìn)研究[J]．哈爾濱商業(yè)大學(xué),2014(6)．

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[4]薛茜文．公司生產(chǎn)材料采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化案例研究[M]．中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2014．