淺談商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧

金曉慧

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，國(guó)際貿(mào)易交流已經(jīng)越來(lái)越頻繁，商務(wù)英語(yǔ)的使用更是在爭(zhēng)奪貿(mào)易市場(chǎng)中占據(jù)著舉足輕重的位置。商務(wù)英語(yǔ)是國(guó)際商務(wù)環(huán)境中所使用的英語(yǔ)，文章就其在商務(wù)會(huì)議、貿(mào)易函電、商務(wù)詢(xún)價(jià)、商務(wù)信函起草等多項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)書(shū)寫(xiě)中使用來(lái)淺談商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的技巧。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語(yǔ)；寫(xiě)作；技巧

在我國(guó)，隨著商貿(mào)活動(dòng)的發(fā)展，尤其是隨著市場(chǎng)深入地融到國(guó)際經(jīng)濟(jì)社會(huì)之中時(shí)，國(guó)內(nèi)人才市場(chǎng)對(duì)商務(wù)英語(yǔ)的人才的需求也愈來(lái)愈大。商務(wù)英語(yǔ)即Business English，是以適應(yīng)職場(chǎng)生活的語(yǔ)言要求為目的，內(nèi)容涉及到商務(wù)活動(dòng)時(shí)所使用的英語(yǔ)。在當(dāng)今重視交流與溝通的商務(wù)環(huán)境中，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作廣泛的應(yīng)用于企業(yè)運(yùn)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等各個(gè)環(huán)節(jié)之中。所以商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作是一項(xiàng)不可或缺的必要技能。本文將從一下幾方面來(lái)淺談商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧。

一、明確商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)作規(guī)則

一封信函，最主要的就是要有明確的寫(xiě)作規(guī)則，即信封、信頭、日期、信內(nèi)名址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)和簽名等等內(nèi)容。 一封完整的信函給閱讀人以尊敬，利于建立起友善和諧的關(guān)系，但如果因?yàn)槭韬鲞z漏某項(xiàng)重要情況而引起一些不必要的誤會(huì)，則會(huì)另公司蒙受不白的損失。因此，公司一般都會(huì)建立一個(gè)簡(jiǎn)單的模板庫(kù)，以方便譯者使用。首先，信頭一定要包括發(fā)信人、單位、電話(huà)、地址和日期等；日期則可以正規(guī)書(shū)寫(xiě)為月/日/年的寫(xiě)法，例如 Apr. 19th，2011. 信內(nèi)名址是指收件人的姓名和地址。在下一部分則是稱(chēng)呼，也就是對(duì)收件人的稱(chēng)謂，是在信件開(kāi)頭對(duì)收件人的客套稱(chēng)呼用語(yǔ)。這里可以用Mr. , Dear Sir, 或者頭銜職，如Dr. Li 等都是可以的，如果不清楚對(duì)方的姓名，并與公司職務(wù)一起寫(xiě)時(shí)，也可以用Customers Service Representative. 正文部分則應(yīng)該開(kāi)頭就說(shuō)明寫(xiě)信的原因，接后可以解釋也可以不解釋?zhuān)M量把語(yǔ)言限在一、兩句話(huà)內(nèi)表達(dá)的清楚明了。一般來(lái)說(shuō)，書(shū)信和傳真的結(jié)尾語(yǔ)都用Yours faithfully 或者 Yours sincerely, 這需要寫(xiě)信人選用一個(gè)符合自己身份的表達(dá)方式。最后，簽名部分，不管是代表本人還是代表公司，親筆簽下面都應(yīng)該將姓名打印上去，如果是授權(quán)代表公司簽名，則必須在親筆簽名前一行寫(xiě)明公司名稱(chēng)。

二、語(yǔ)言的規(guī)范性

語(yǔ)言的規(guī)范性包括基本的禮貌用語(yǔ)、語(yǔ)言的完整性、語(yǔ)言的準(zhǔn)確性已經(jīng)語(yǔ)言的間接性。西方人比較愿意使用簡(jiǎn)介而樸實(shí)的語(yǔ)言，因此，在與他們進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，作者需要盡量的使用常見(jiàn)的單詞，避免華麗復(fù)雜或是生僻的詞句。

語(yǔ)言也是要有禮貌的，一些簡(jiǎn)單的詞匯就可以讓讀信人心情很舒暢，哪怕是在雙方觀(guān)點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，對(duì)方也不會(huì)因?yàn)闆](méi)有得到足夠的尊重而不采納你的意見(jiàn)，但是說(shuō)話(huà)人可以提出不合理或者給予對(duì)方意見(jiàn)，一定要注意避免使用冒犯性的語(yǔ)言。

信函中語(yǔ)言的準(zhǔn)確性是最值得注意的。首先，一定要避免用詞錯(cuò)誤。比如bimonthly, 它可以理解成 twice a month 也可以理解成 once two month。因此，在商務(wù)信件中一定要避免使用模棱兩可、含糊其辭的詞匯。其次，注意句子的結(jié)構(gòu)，一般說(shuō)來(lái)，英語(yǔ)語(yǔ)序是可以調(diào)整的，在商務(wù)英語(yǔ)中也是同樣可以的，一個(gè)句子一定要讀起來(lái)有朗朗上口的感覺(jué)，不要讓讀者讀起來(lái)很繞口。

商務(wù)書(shū)信中，一個(gè)小小的失誤就有可能讓對(duì)方覺(jué)得己方?jīng)]有可靠度，安全感低從而極易的失去了一些有利的機(jī)遇，因此，為了建立自己公司的信用度，也從公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，商務(wù)書(shū)寫(xiě)中一定要注意語(yǔ)言的規(guī)范性。

三、明確商務(wù)英語(yǔ)函件類(lèi)別

基本的商務(wù)信函有業(yè)務(wù)聯(lián)系型、資信調(diào)查型、詢(xún)盤(pán)、報(bào)價(jià)型、商討價(jià)格型、訂購(gòu)業(yè)務(wù)型、支付條件型、催款還款型、交貨裝運(yùn)型、投訴理賠型、進(jìn)出口表單以及各式協(xié)議等多種類(lèi)型和不同的情況，在起草商務(wù)書(shū)信時(shí)，一定要明確信函的類(lèi)別，不能混亂業(yè)務(wù)關(guān)系，從而導(dǎo)致生意上的失敗與損失。

在這里，我們舉出一個(gè)確認(rèn)收到訂單并表示會(huì)認(rèn)真辦理的信件樣稿。

Dear ___,

We thank you very much for your kind order for ____ which we have received. It has our immediate and careful attention.

You may rest assured that ___ under the order has been carefully packaged in chest to prevent damage in transit.

The terms of payment you suggested are acceptable, and you may rely on us to give all your orders prompt attentions.

Yours faithfully,

總體來(lái)說(shuō)，在寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函之前，需要有一個(gè)明確的目的和概念，這樣才會(huì)更加容易掌握其信函的主旨和目的，熟練的運(yùn)用相關(guān)的商務(wù)英語(yǔ)句式，用謙遜、簡(jiǎn)潔、禮貌的語(yǔ)言來(lái)進(jìn)行商貿(mào)交易將會(huì)取得意想不到的效果，更容易取得貿(mào)易的成功。

（作者單位：沈陽(yáng)師范大學(xué)渤海學(xué)院商務(wù)英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)）