如何正確認識科技檔案利用的經(jīng)濟效益分析

時海云 昆明有色冶金設計研究院股份公司 650051

科技擋案是在科技活動中形成的珍貴資料，是企業(yè)寶貴的資產(chǎn)、權益憑證。在企業(yè)的發(fā)展中不能缺少檔案的管理，無論是在企業(yè)的生產(chǎn)、建設、科研、設備以及人力資源的管理都離不開檔案。對于檔案的正確管理可以節(jié)省很多的時間降低經(jīng)濟的消耗。我們以企業(yè)中的科技檔案的管理進行分析探究，企業(yè)在生產(chǎn)中，要想對原有的技術進行研發(fā)，就要找到之前技術的檔案記錄。在記錄中得到原有技術的水準以及構造，減少企業(yè)在新技術研發(fā)中的投入，正確的利用科技檔案的技術不僅可以使企業(yè)新技術開發(fā)時節(jié)省時間更可以降低新技術的研發(fā)成本。這種科技檔案的使用可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。對于科技檔案的正確使用也存在很多的方法，我們對此進行具體的分析。

1. 科技檔案的管理使其具有可讀性

每一個企業(yè)的檔案管理都應有其專門的檔案室以及管理人員。對于檔案的管理都是采取以卷、盒、冊、袋等多種收集管理方式。在檔案的管理中，將不同類型的檔案進行整理分類、按序擺放。檔案管理人員根據(jù)檔案利用者所要查找檔案的內(nèi)容、關鍵字，可以快速地進行查找工作，使檔案具有可讀性。

2.科學的管理方式使科技檔案具有檢索性

檔案的科學擺放以及記錄可以使檔案具有檢索功能，對于類別多、量大的檔案可以進行計算機數(shù)據(jù)的輸入，將檔案的信息進行記錄存貯，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案利用者在計算機數(shù)據(jù)庫中通過輸入題名、關鍵字等信息進行檢索，根據(jù)檢索結果確定檔案的擺放位置，快速地找到自己想要查找的檔案。另外，為了提高工作效率，利用者可以按照計算機數(shù)據(jù)庫中檔案的分類、高級查找、邏輯查找等功能進行檢索，將檢索的效率以及人工的檢索失誤降低。

3.影響科技檔案經(jīng)濟效益的原因

檔案管理人員的意識影響著檔案利用的經(jīng)濟效益，很多檔案的管理人員缺乏主動服務、上門服務的意識。通常情況下，利用者的檔案意識較為薄弱，不能根據(jù)實際的需求去查找檔案。在檔案的使用中很多的利用者不能注意到檔案使用的時效性。雖然將檔案查找出來，但是只有根據(jù)實情況進行研究，才可以降低因為檔案過了時效引起的滯后性。減少因為滯后性帶來的企業(yè)利益損失，要辯證的看待科技檔案的使用，對于檔案中的有效處加以提煉，簡化企業(yè)科技相同部分的研發(fā)費用，增強檔案的實用性。

4.提升企業(yè)科技檔案利用經(jīng)濟效益的方式

在科技檔案的應用中，一定要有完整的檔案文件?？萍紮n案是在科技活動中形成的真實記錄和成果反映，具有一定的連續(xù)性。企業(yè)在進行科技檔案的管理中，要任用專業(yè)的人員對檔案進行收集、管理，使檔案的保存具有完整性。同時管理人員還要具備專業(yè)的檔案管理能力和學習能力，不斷地學習新進的管理理念，并結合本企業(yè)的實際情況，對檔案進行科學地管理，使檔案發(fā)揮最大的效用。同時，在檔案的管理中要兼顧檔案的安全性。首先，要制定《科技檔案管理辦法》，從檔案的收集、整理、保管以及利用等方方面面進行規(guī)范，使檔案管理人員有章可循，減少安全隱患。實際工作中，在檔案庫房的管理方面，計算機數(shù)據(jù)庫的管理方面，以及檔案的利用過程中容易出現(xiàn)安全事故，故應制定相應的《檔案庫房安全管理制度》、《檔案庫房應急救援預案》、《檔案借閱制度》，從制度上加以保障。另外，企業(yè)應配備必要的檔案安保設施和安全系統(tǒng)，全方位確保檔案的安全。

5.科技檔案利用經(jīng)濟效益形成的體系

對于科技檔案如何產(chǎn)生經(jīng)濟效益，一直是我們企業(yè)思考的問題。這些思考的相互作用促進企業(yè)的科技檔案經(jīng)濟效益構成的體系?？萍紮n案的使用價值是根據(jù)之前所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益為再次使用的基礎。使企業(yè)可以根據(jù)科技檔案解決當前技術中所面對的問題，強化科技檔案的使用。企業(yè)的科技檔案作為一種信息的載體存在于企業(yè)的檔案管理中，是企業(yè)在進行下一階段生產(chǎn)經(jīng)營的具體科技生產(chǎn)要素。要想發(fā)揮科技檔案的效益，為企業(yè)創(chuàng)造新的經(jīng)濟效益，就要有科技檔案具體的計算方式。將科技檔案中的生產(chǎn)以及科研通過計算轉換為全新的經(jīng)濟效益。

6.開發(fā)、利用科技檔案的研究途徑分析

對于科技檔案的管理不能缺少創(chuàng)新觀念的融入，企業(yè)的科技檔案管理人員，只有將創(chuàng)新的理念融于科技檔案中，才可以為過去的科技檔案帶來新活力以及新使用價值。在檔案的管理模式上利用現(xiàn)代化的信息管理技術來改變傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，使檔案的查找以及保存方式更加便利。在科技檔案的收集中，一定要保存其完整性，使新技術研發(fā)可以根據(jù)原技術檔案計算方式、原始信息記錄為全新技術研發(fā)的依據(jù)。同時在科技檔案的管理中嚴格把握檔案的質量關，使科技檔案有保存的價值與再使用的意義。對于科技檔案中有價值的信息進行研究、加工與提煉，使原本的靜態(tài)科技檔案管理轉換為能夠帶來經(jīng)濟效益的動態(tài)科技檔案，從而擴大企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。

結束語：科技檔案的管理對于企業(yè)未來的技術研發(fā)具有重要的作用，管理人員要改變傳統(tǒng)的工作思路加強對于科技檔案的整理以及保存。使科技檔案利用現(xiàn)代技術更好的為企業(yè)服務，不斷的提高科技檔案的利用水平，在科技檔案的管理中充分的發(fā)揮其積極作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。