臨汾市水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理的實(shí)踐與思考

鄭建民，王艷紅

(臨汾市水利局，山西臨汾041000)

臨汾市水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理的實(shí)踐與思考

鄭建民，王艷紅

(臨汾市水利局，山西臨汾041000)

水土保持;工程項(xiàng)目檔案;收集管理;臨汾市

水土保持工程項(xiàng)目檔案資料，既是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄和工程竣工后管理、維護(hù)的直接依據(jù)，又是開展水土保持學(xué)術(shù)研究、持續(xù)進(jìn)行水土保持生態(tài)建設(shè)的寶貴資料，更是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，因此做好水土保持工程項(xiàng)目的檔案收集管理工作十分重要。結(jié)合臨汾市實(shí)際，論述了水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理的重要意義及具體措施，對(duì)項(xiàng)目檔案收集管理存在的問題進(jìn)行了分析，提出了做好水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理的建議。

1　做好水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理的重要性

臨汾市地勢(shì)高差大、溝壑縱橫、植被稀少，水土流失面積占總面積的70.9%，是黃土高原水土流失最嚴(yán)重、生態(tài)環(huán)境最脆弱的地區(qū)之一，水土保持生態(tài)建設(shè)對(duì)該地區(qū)尤為重要。近年來，國家對(duì)水土保持生態(tài)建設(shè)高度重視，投資力度不斷加大，臨汾市抓住機(jī)遇，把水土保持生態(tài)建設(shè)作為推進(jìn)全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)發(fā)展的重要措施，按照“以重點(diǎn)項(xiàng)目為龍頭，水利水保措施綜合配套，溝、壩、灘聯(lián)合治理”的建設(shè)思路，組織實(shí)施了黃河水土保持生態(tài)工程項(xiàng)目、黃土高原淤地壩項(xiàng)目、溝壩地治理項(xiàng)目、鞏固退耕還林成果項(xiàng)目、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)水土保持項(xiàng)目、壩灘聯(lián)合整治項(xiàng)目等水土保持工程項(xiàng)目。截至2014年底，全市共建設(shè)淤地壩1 958座，發(fā)展溝壩地1.72萬hm2，水保造林42.78萬hm2、種草0.93萬hm2、封山育林9 014萬hm2，累計(jì)完成水土保持初步治理面積7 826.53 km2，治理度達(dá)到54%，形成了山水田林路壩渠綜合治理的格局，極大地改善了廣大群眾的生產(chǎn)生活條件，取得了良好的生態(tài)、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。全市有3個(gè)縣被財(cái)政部、水利部聯(lián)合命名為“全國水土保持生態(tài)環(huán)境建設(shè)十百千示范縣”，22條小流域被命名為“全國水土保持生態(tài)環(huán)境建設(shè)十百千示范小流域”。

這些水土保持工程項(xiàng)目，投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、涉及范圍廣，必然會(huì)產(chǎn)生和形成一些載體不同、數(shù)量較多、保存價(jià)值高、值得后人查考和取證的檔案資料。這些工程檔案資料，既是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄和工程竣工后管理、維護(hù)的直接依據(jù)，又是開展水土保持學(xué)術(shù)研究、持續(xù)進(jìn)行水土保持生態(tài)建設(shè)的寶貴資料，更是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)。因此，做好水土保持工程項(xiàng)目的檔案收集管理工作十分重要。

2　臨汾市在水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理上的一些做法

在水土保持工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，我們按照“系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性”的原則，分類歸檔，完善資料，力爭(zhēng)形成一份翔實(shí)可靠的檔案材料。

(1)項(xiàng)目實(shí)施前的資料收集。項(xiàng)目實(shí)施前，做好基本文件資料、設(shè)計(jì)資料、招投標(biāo)資料的收集?；疚募Y料主要反映項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)情況，包括上報(bào)文件、批復(fù)文件、計(jì)劃下達(dá)文件、變更報(bào)告及批復(fù)文件等;設(shè)計(jì)資料主要反映項(xiàng)目前期工作及變更情況，包括實(shí)施方案編制(可研、初設(shè))委托書、合同，實(shí)施方案(可研報(bào)告、初步設(shè)計(jì))及變更資料等;招投標(biāo)資料主要反映項(xiàng)目工程的招投標(biāo)情況，包括招標(biāo)備案文件、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。

(2)項(xiàng)目實(shí)施過程中的資料收集。項(xiàng)目實(shí)施過程中，做好施工資料、監(jiān)理資料和建設(shè)管理資料的收集。施工資料主要反映施工單位的施工情況，包括施工合同、施工日志、施工中的大事記、會(huì)議紀(jì)要、歷次檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況、施工總結(jié)報(bào)告等;監(jiān)理資料主要反映監(jiān)理單位的監(jiān)理情況，包括監(jiān)理委托書、合同、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的問題、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理總結(jié)報(bào)告等內(nèi)容;建設(shè)管理資料主要反映項(xiàng)目建設(shè)單位的管理情況，包括項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立文件、有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)管理辦法或規(guī)定、有關(guān)問題協(xié)商解決記錄、工程建設(shè)前后的影像宣傳資料、建設(shè)過程中的大事記等。

(3)項(xiàng)目完成時(shí)的資料收集。項(xiàng)目完成時(shí)，做好竣工資料和財(cái)務(wù)資料的收集?？⒐べY料主要反映項(xiàng)目實(shí)施、自驗(yàn)、管護(hù)移交等情況，包括工程建設(shè)總結(jié)報(bào)告(附表、附圖)，建設(shè)單位的自驗(yàn)報(bào)告、請(qǐng)驗(yàn)報(bào)告、管護(hù)合同、移交合同等;財(cái)務(wù)資料主要反映資金到位及撥付情況，包括中央資金和配套資金的到位文件、支付憑證、財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)問題的整改意見等，有投勞折資的還需建立投勞折資備查資料。

(4)嚴(yán)把工程項(xiàng)目資料收集管理的每個(gè)環(huán)節(jié)。落實(shí)水土保持工程項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制，明確從項(xiàng)目法人到各職能部門，從項(xiàng)目經(jīng)理到技術(shù)負(fù)責(zé)人，從總監(jiān)到監(jiān)理工程師等有關(guān)工程技術(shù)人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作落到實(shí)處;檔案工作與科研、設(shè)計(jì)、基建、勘察等工作實(shí)行同步管理，各階段檔案收集達(dá)不到要求的要限期整改，整改后仍不合格的，按工程質(zhì)量不合格處理，不能進(jìn)行工程驗(yàn)收;注重施工現(xiàn)場(chǎng)的資料收集，切實(shí)做好從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收各階段檔案資料的收集、整理、歸檔工作，保證工程項(xiàng)目檔案的完整性。

3　水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理中存在的問題

(1)對(duì)工程項(xiàng)目檔案重視還不夠。水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要給予高度重視。但個(gè)別建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位對(duì)檔案收集管理工作認(rèn)識(shí)還不到位，還存在重工程建設(shè)輕資料收集整理等現(xiàn)象，雖然有收集管理檔案資料的相關(guān)規(guī)定和制度，但不少卻流于形式。同時(shí)由于個(gè)別單位對(duì)檔案收集管理的不重視，也影響到檔案收集管理人員的工作積極性，導(dǎo)致了工作的被動(dòng)性和盲目性。

(2)檔案資料收集還不是很完整。水保生態(tài)工程作為民生工程，涉及范圍廣、實(shí)施中的變數(shù)較大，前些年管理相對(duì)較為粗放，現(xiàn)在大多數(shù)水土保持工程參照基建工程管理，對(duì)工程項(xiàng)目的資料收集管理也逐漸完善。但在一些工程項(xiàng)目中仍然存在資料收集不完整現(xiàn)象，一般主體工程資料收集較好，配套工程資料卻不是很完整。

(3)檔案管理水平還有待提高。水土保持工程相對(duì)來說施工技術(shù)難度不大，對(duì)施工隊(duì)伍的資質(zhì)要求也不是很高，加之多數(shù)項(xiàng)目點(diǎn)多面廣、施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)、檔案人員的職責(zé)不清，因此工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員的調(diào)動(dòng)變更常致人走檔案走、人走檔案沒人整理的情況發(fā)生，沒有形成有效的檔案收集管理和監(jiān)督機(jī)制，影響了檔案工作的質(zhì)量，檔案收集管理遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)要求。

(4)檔案專業(yè)人才還十分缺乏?；鶎訖n案專業(yè)人員缺乏，在水土保持工程項(xiàng)目建設(shè)中，收集管理檔案的人員往往是新參加工作的同志和工程技術(shù)人員，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規(guī)和制度，更不能對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用，這在一定程度上影響了水土保持工程項(xiàng)目的檔案管理工作。

4　做好水土保持工程項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)建議

(1)提高全員工程項(xiàng)目的檔案意識(shí)。水土保持工程項(xiàng)目檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員很難完整、系統(tǒng)地搞好水土保持工程項(xiàng)目檔案工作?；诖?，有必要對(duì)參與工程項(xiàng)目的所有人員進(jìn)行檔案法和相關(guān)規(guī)定培訓(xùn)，以普及檔案工作知識(shí)，增強(qiáng)工程參與人員的檔案意識(shí)，使他們能夠主動(dòng)收集、保存、上交檔案資料。同時(shí)，參與工程項(xiàng)目的各單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案收集管理工作，為檔案收集管理工作提供便利條件。通過工程項(xiàng)目全體參與者的共同努力，逐步使工程項(xiàng)目檔案管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。

(2)抓好檔案收集管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。水土保持工程項(xiàng)目檔案涉及工程的方方面面，貫穿于工程全過程，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，要遵循工程項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案收集管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，及早收集檔案資料。檔案管理人員缺乏的項(xiàng)目單位，可以聘請(qǐng)必要的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，或深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案材料的完整收集和妥善保管。

(3)嚴(yán)把項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收關(guān)。要按照檔案收集管理的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完備。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制。對(duì)建設(shè)周期長的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤，確保檔案資料完整和準(zhǔn)確。

(4)提高工程項(xiàng)目檔案工作人員綜合素質(zhì)。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為抓手，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，拓寬其知識(shí)面并優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)。通過培訓(xùn)，確保檔案工作者在工作中做到“三懂”，即懂業(yè)務(wù)、懂法律、懂有關(guān)規(guī)章制度，使其切實(shí)擔(dān)負(fù)起水土保持工程項(xiàng)目檔案收集管理的職責(zé)。

(5)充分利用信息化搞好工程項(xiàng)目檔案收集管理工作。將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用于水土保持工程項(xiàng)目檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發(fā)利用等活動(dòng)中。大力推行縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案在水土保持工程項(xiàng)目檔案中的運(yùn)用，同時(shí)通過對(duì)紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化，為水土保持工程項(xiàng)目檔案的收集、管理、開發(fā)提供更為廣闊的空間。

(6)做好水土保持工程項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用工作。水土保持工程項(xiàng)目檔案的生命在于利用，在于更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，水土保持工程項(xiàng)目檔案資料為社會(huì)事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的一手資料，一經(jīng)開發(fā)就會(huì)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，只有把檔案作為一種“能源材料”開發(fā)利用，才能體現(xiàn)它的潛力和價(jià)值。

(責(zé)任編輯張培虎)

S157

C

1000-0941(2016)03-0009-03

鄭建民(1972—)，男，山西鄉(xiāng)寧縣人，副研究館員，學(xué)士，主要從事水利和水土保持檔案管理研究工作。

2015-09-30