人事檔案信息的全面數(shù)字化管理

張衛(wèi)，姜瑞博，楊騰哈勵遜國際和平醫(yī)院，河北衡水　053000

人事檔案信息的全面數(shù)字化管理

張衛(wèi)，姜瑞博，楊騰
哈勵遜國際和平醫(yī)院，河北衡水053000

該文主要從人事檔案信息數(shù)字化的管理現(xiàn)狀、出現(xiàn)的問題、解決措施幾個重要方面進(jìn)行探討，減少不良狀況的發(fā)生，進(jìn)一步確保人事檔案信息的安全性，為社會實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展提供有力、科學(xué)的理論數(shù)據(jù)支持。

人事檔案信息；數(shù)字化管理；存在的問題；解決措施

［Abstract］The paper mainly studies the management status，issues and solutions of personnel file information digitalization thus reducing the occurrence of adverse conditions，further ensuring the safety of personnel file information and providing powerful and scientific theoretical data support for the sustainable development of society.

［Key words］Personnel file information；Digital management；Existing issue；Solution

人事檔案是記載人才各種信息的一個主要載體，它不僅涵蓋了個人經(jīng)歷的相關(guān)詳細(xì)資料，而且也是一個組織對于個人進(jìn)行全面系統(tǒng)的評估和觀察的一個參考依據(jù)。目前人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字管理不僅簡化了繁雜的步驟，縮短了檢索以及登錄的時間，還為人員統(tǒng)籌安排、信息的數(shù)據(jù)庫管理提供了諸多的便利。同時醫(yī)院作為高學(xué)歷、高素質(zhì)人才信息匯聚的地方，隨著社會的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人事檔案信息管理面臨了極大的挑戰(zhàn)。

1　人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

人事檔案主要記載著人的經(jīng)歷，包括：年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、身份。系統(tǒng)全面地對人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，可以確保人事檔案信息的安全性和完整性，防止人事檔案信息的泄漏或者丟失。傳統(tǒng)的人事檔案主要是紙質(zhì)存儲，而且是人工進(jìn)行檔案信息的分類管理，不僅工作效率非常低，而且紙質(zhì)保存也出現(xiàn)巨大的困難，一方面大量的紙質(zhì)資料存儲空間較大，且查找相關(guān)需要的信息時也比較困難。另一方面紙質(zhì)材料不易存儲，容易引發(fā)蛀蟲，導(dǎo)致火災(zāi)等不良狀況出現(xiàn)?，F(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展為人事檔案信息的管理帶來了諸多的便利。人事化檔案信息數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為核心的檔案管理，對于提高工作效率有著重要的意義［1］，但是與此同時帶來的諸多問題也不能忽視。

2　人事檔案數(shù)字化管理的問題

數(shù)字化的管理在應(yīng)用到人事檔案信息管理中帶來了諸多優(yōu)勢的同時，也存在著較多的問題，包括：①信息保存環(huán)境。②技術(shù)更新?lián)Q代。③檔案信息安全。④管理人員素質(zhì)。⑤信息真實維護(hù)。

2.1信息保管環(huán)境

目前人事檔案信息的保管環(huán)境相對原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)較為嚴(yán)格，在傳統(tǒng)的人事信息管理過程中，主要是記載在紙質(zhì)材料上，并加以存儲和管理。隨著社會的不斷發(fā)展和信息化的到來，逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，不僅極大地簡化了記錄和存儲的步驟，而且?guī)砹撕艽蟮姆奖?。但是目前的光盤或者優(yōu)盤的存儲流動性較大，而且保管相對存在風(fēng)險。再加上電腦病毒的存在，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失和缺損。同時也存在著較多的外界的因素干擾，包括：①外來磁場。②有害氣體。③灰塵。④濕度。⑤光線等。

2.2技術(shù)更新?lián)Q代

人事檔案信息的管理對于計算機系統(tǒng)、存儲軟件更新的依賴性較大。技術(shù)的更新?lián)Q代速度不斷加快和計算機升級速度也隨之提高，造成了計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間可能存在不匹配的問題［2］，導(dǎo)致了存儲在優(yōu)盤或者其他設(shè)備上的文件無法讀取，使得數(shù)字化管理面臨嚴(yán)峻的考驗。

2.3檔案信息安全

在信息化時代的今天，數(shù)字化管理以及信息存儲雖然帶來了極大的便利，但是其中存在的安全問題不能忽視。大網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的背景下，存在著大量的電腦病毒，雖然安裝專業(yè)的殺毒軟件，但也不能完全阻止計算機病毒的傳播。另外電腦黑客的惡意攻擊或信息的竊取，使得數(shù)字化管理人事檔案信息的安全性受到了極大的考驗。

2.4管理人員素質(zhì)

對于從事數(shù)字化管理工作人員，必須要求其具備相關(guān)知識的專業(yè)性和管理資料的依從性?，F(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對人事檔案信息人員的素質(zhì)提出了一個更高的要求［3］。不僅要求人事檔案管理工作人員具有專業(yè)的管理知識，還必須熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息相關(guān)的技術(shù)，對于專門的軟件進(jìn)行運用。當(dāng)出現(xiàn)病毒侵入以及其他突發(fā)狀況時，作出正確、及時的應(yīng)對。

2.5信息真實維護(hù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料信息涂改后，會有明顯的改動痕跡，很容易查找出修改的地方。但是，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，電子版的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、移動、編輯等操作，不會留下任何改動痕跡，難以保障數(shù)字信息的可靠性和科學(xué)性。

3　人事檔案數(shù)字化管理的對策

針對數(shù)字化的管理在應(yīng)用到人事檔案信息管理中帶來了諸多的優(yōu)勢和較多的問題，總結(jié)出相應(yīng)的解決措施。包括：①建立大型數(shù)據(jù)庫。②設(shè)定和維護(hù)系統(tǒng)。③加強信息安全。④提升人員素質(zhì)。⑤維護(hù)信息真實。

3.1建立大型數(shù)據(jù)庫

（1）醫(yī)院的人事檔案建立主要根據(jù)醫(yī)院的整體管理規(guī)模來制定，從醫(yī)院本身檔案信息建立和外界條件支持的基礎(chǔ)上，切實地進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理。（2）逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息化，由醫(yī)院專門的檔案管理工作人員，嚴(yán)格根據(jù)紙質(zhì)版資料詳情，進(jìn)行實時的編輯，并確定相應(yīng)的內(nèi)容字段。（3）在開始醫(yī)院人事檔案信息編輯的時候，先通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所需要的人事信息如實導(dǎo)入計算機系統(tǒng)中，將紙質(zhì)版與編輯數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對應(yīng)，防止出現(xiàn)錯誤、遺漏等不良狀況。（4）進(jìn)行檔案信息訪問的具體界面，檔案信息主要包括：①前臺操作系統(tǒng)。②后臺操作系統(tǒng)。一方面前臺系統(tǒng)主要是對于計算機信息資料進(jìn)行相應(yīng)的檢索和整理，同時具有簡單快速的特點，提高了整體的檢索、查詢的效率。另一方面后臺系統(tǒng)是指專業(yè)的工作人員對于人事資料進(jìn)行完善和修改，保證了對于檔案信息的收錄和存儲具有完整性、科學(xué)性。大型數(shù)據(jù)庫的建立是作為人事檔案信息資料數(shù)字化管理過程中的硬件基礎(chǔ)，在人事檔案信息管理中起到了重要的影響作用。在進(jìn)行全面的人事檔案信息數(shù)字化管理過程中必須要建立大型的數(shù)據(jù)庫，一方面為信息的載入和存儲建立良好的硬件配置，另一方面防止數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失等不良情況。與此同時通過大型數(shù)據(jù)庫的建立，可以更便于人事檔案管理部門的工作人員的管理，提高整體的運行效率。

3.2設(shè)定和維護(hù)系統(tǒng)

在進(jìn)行人事檔案信息數(shù)字化管理過程中，定期對系統(tǒng)升級和計算機硬件配置的保養(yǎng)是奠定人事資源信息管理實現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展的基石。受系統(tǒng)的更新?lián)Q代和計算機病毒的影響，如果不及時進(jìn)行設(shè)備維修和系統(tǒng)維護(hù)，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、防御系統(tǒng)遭到破壞、計算機崩潰等不良事件的發(fā)生。載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中有直接影響作用［4］。選取合適的操作系統(tǒng)是進(jìn)行人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，必須與計算機硬件完美結(jié)合。針對軟件技術(shù)和操作系統(tǒng)的特點，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及前瞻性［5］。

3.3加強信息安全

在信息管理過程中，如何保證人事檔案信息的安全性是目前主要困擾數(shù)字化管理現(xiàn)狀的一個重要的問題。這就要求人事檔案信息管理部門高度重視，雖然我國相關(guān)人事檔案信息管理逐漸向為人民服務(wù)、多元化的方面轉(zhuǎn)變。同時人事檔案信息管理部門必須要盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)［6］。繼續(xù)加大人事檔案信息的公正公開，實現(xiàn)人事檔案信息的人人共享的權(quán)利。

3.4提升人員素質(zhì)

雖然我國目前許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)取得了進(jìn)步，而且補充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理人員隊伍［8］。但是總體上來說，目前從事人事檔案信息管理的專業(yè)工作人員還是相對缺少，從事該行業(yè)的工作人員不論是從專業(yè)知識還是綜合素質(zhì)上來說，均普遍較低，使得我國目前人事檔案信息管理人才缺乏。人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的操作技術(shù)必須十分完善，避免人事檔案信息外泄問題的出現(xiàn)［9］。另外在進(jìn)行系統(tǒng)的更新時，必須要對于網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行分析，防止惡意計算機病毒和黑客竊取相關(guān)的存儲信息，對于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫造成了巨大的危害。開發(fā)和應(yīng)用專業(yè)、科學(xué)的安全管理軟件，進(jìn)行系統(tǒng)的實時檢測和調(diào)整，并給予相關(guān)硬件進(jìn)行支持，對于人事檔案信息進(jìn)行加密處理。當(dāng)需要訪問文件的時候，必須配有相關(guān)的密匙進(jìn)行配對，避免檔案信息輕易的被修改或者侵入等。在達(dá)到這些要求的外界支持下，我國相關(guān)管理部門還必須頒布相關(guān)的法律基礎(chǔ)，主要包括：①病毒防止管理。②保密法規(guī)。③檔案管理法等。在這些法律的基礎(chǔ)上，工作人員應(yīng)該嚴(yán)格的按照人事檔案管理的相關(guān)條例來進(jìn)行日常的工作。

不斷提升各級組織人事檔案管理部門人事檔案管理隊伍人員的素質(zhì)［7］?？梢酝ㄟ^相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)和計算機軟件知識的掌握，不斷提高人事檔案信息管理的綜合素質(zhì)。要求從事人事檔案管理部門的工作人員必須擁有以下基本能力，包括：①軟件系統(tǒng)開發(fā)。②軟件系統(tǒng)管理。③檔案信息管理。④相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。⑤計算機硬件研究。⑥計算機相關(guān)維修等。

3.5維護(hù)信息真實

一方面，國家的相關(guān)管理部門頒布一系列信息真實性維護(hù)的法規(guī)和政策，從法律層面減少地下交易。另一方面增強相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變工作人員的陳舊觀念，增加他們的責(zé)任心和依從性。

4　結(jié)語

在醫(yī)院這個大環(huán)境下，人員信息管理除人事處負(fù)責(zé)的檔案信息外，執(zhí)業(yè)信息、科研繼教信息、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)信息均由各相關(guān)科室負(fù)責(zé)，而這個數(shù)據(jù)庫就是彌補了普通信息化管理的不足，涵蓋了人員的學(xué)習(xí)、工作、經(jīng)歷中的所有信息，以滿足不同管理者的各種需求。

重點建設(shè)人事檔案信息計算機網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系，從而確保人事檔案信息數(shù)字化管理各項制度能夠不斷完善［10］。并且將工作細(xì)分，責(zé)任到個人，從源頭杜絕不良事件的發(fā)生。

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Total Digital Management of Personal File Information

ZHANG Wei，JIANG Rui-bo，YANG Teng
Halison International Peace Hospital，Hengshui，Hebei Province，053000 China

G270

A

1672-5654（2016）06（c）-0172-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.18.172

張衛(wèi)（1981.8-），女，河北武強人，本科，檔案館員，研究方向：醫(yī)院人事檔案管理。

（2016-03-22）