文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

■ 時虹云

?

文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

■ 時虹云

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理也成為了單位各項工作中的重要內(nèi)容。為了提高文書檔案管理工作的水平，需要首先提高對文書檔案管理的重視程度，做好文書工作與檔案工作間的規(guī)范銜接，同時要加強各部門的協(xié)作，建立有效的管理制度，加強文書檔案管理工作，使文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能有效提高文書檔案的利用率，為單位的決策提供依據(jù)。

1.文書檔案管理工作的特點

1.1文書檔案內(nèi)容豐富

文書檔案是單位在各項工作中的真實記錄，涉及到許多方面，因此，文書檔案的內(nèi)容豐富。文書檔案涵蓋了相關(guān)單位及上級部門印發(fā)的各類正式文件，單位簽訂的各種合同、協(xié)議等也屬于文書檔案，載體包含文檔、照片、錄音、錄像等。

1.2管理的重點在于收集、保存資料

文書檔案管理的對象多是發(fā)生的人事、事件、過程記載、物品存檔等等，通常情況下，管理人員會將這些以紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)等方式記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中，因此，文書檔案管理工作的重點就在于收集和保存資料，強調(diào)文書檔案保存的完整性與安全性。通過文書檔案管理，相關(guān)信息會被記錄下來，作為后期單位引用借鑒的資料，為單位的決策提供有效依據(jù)。

1.3文書檔案管理與文書工作關(guān)系密切

文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、歸檔等等，可以說文書工作實際就是檔案的形成過程，因此，文書檔案管理工作與文書工作是密切相關(guān)的，文書檔案管理工作就是在文書工作的基礎(chǔ)上進一步對檔案進行收集整理、保存統(tǒng)計，為檔案使用者提供檢索和利用服務(wù)。檔案源于文書工作，因此，文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)與前提，文書部門在對單位活動中的信息進行整理后定期交由文書檔案管理部門歸檔保存。

2.文書檔案管理中存在的問題

2.1文書檔案管理不規(guī)范

就我國當(dāng)前許多單位的文書檔案管理情況來看，很多單位都存在文書檔案管理不規(guī)范的問題，在文件、案卷名稱等方面的規(guī)范程度都比較低，另外還有很多案卷缺少卷內(nèi)目錄，使得查閱變得非常麻煩，這些問題都影響了文書檔案的利用率。除此之外，文書檔案檢索效率低也是當(dāng)前很多單位檔案管理工作存在的問題，目前，很多單位的文書檔案檢索都是采用人工檢索或是電子檢索兩種方式，一些文書檔案管理人員根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗研制了很多檢索工具，但是這些文書檔案管理人員往往只追求檢索工具的數(shù)量，并沒有重視檢索工具的實用性，使得檢索工具未能切實地提高文書檔案管理的水平。

2.2從事文書檔案管理的工作人員過少

很多單位的辦公室人員只有2-3名，并沒有專職的檔案員，很多單位的檔案員都是由文秘人員兼任，這樣文秘人員就需要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、信息宣傳、檔案管理等多項工作，對檔案管理工作沒能集中精力，使得文書檔案存在收集范圍不明確、工作不及時、材料缺乏真實性等問題，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量。從事文書檔案管理的工作人員由于專業(yè)素質(zhì)參差不齊，使得很多單位在文書檔案管理工作中存在漏洞。

2.3文書工作與檔案管理工作脫節(jié)

文書工作與檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)的同時也存在一定的區(qū)別，在實際工作中，文書工作應(yīng)與檔案管理工作分別管理，建立相互關(guān)聯(lián)又獨立的分體式管理體系。文書與檔案管理工作的分塊管理使得很多文書人員與檔案管理人員未能做好工作銜接，使得文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了工作上的脫節(jié)。在文書工作與檔案管理工作的銜接主體上也存在許多公文格式與處理方法不規(guī)范的問題，這些問題的存在都對文書檔案管理水平造成了影響。

2.4各部門對檔案管理工作缺少配合

很多部門對檔案管理工作并不重視，與檔案工作的配合不夠，影響了文書檔案管理質(zhì)量。文書檔案工作在對檔案進行歸檔時需要從各個部門收集相關(guān)的文件資料，但是一些部門為了自己工作的便利，私自將需要歸檔的資料留下來，未上交給檔案員統(tǒng)一保管，這就使得文書檔案管理工作變得比較困難，一些檔案管理人員由于多次催要未果而放棄，長此以往，就會造成重要文件資料的散失，影響單位在事業(yè)上的發(fā)展。

3.改善文書檔案管理工作的對策

3.1建立有效的管理制度和工作程序

為了改善文書檔案管理工作，需要對檔案管理工作進行規(guī)范化，建立有效的管理制度與工作程序，并督促文書檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。管理制度與工作程序需要盡可能地細(xì)化，具有可操作性。文書檔案管理的工作人員需要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核，確保公文在正式印制前的審核簽發(fā)手續(xù)完整，在印制后還需要進行二次復(fù)核，如果需要修改就需要按照程序復(fù)審，只有這樣建立有效的管理制度和工作程序，才可以確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2加強文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件作為檔案的基礎(chǔ)，其質(zhì)量與檔案的質(zhì)量直接關(guān)聯(lián)，而文書部門主要負(fù)責(zé)對文件進行處理，因此，其處理的規(guī)范性就決定了檔案的準(zhǔn)確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規(guī)范化的銜接。為加強文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接，文書工作人員需要具備較強的檔案意識，及時地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實現(xiàn)一體化。同時，文書人員還需要加強文件材料質(zhì)量的管控，確保文件的規(guī)范統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發(fā)文件時要及時登記，一旦發(fā)現(xiàn)有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進行。

3.3強調(diào)多部門間的共同合作

所有單位都包含不同的基層部門，文書檔案便是從這些部門收集而來，因此，文書檔案管理工作人員需要明確各部門間的聯(lián)系，強化多部門間的共同合作，充當(dāng)部門間聯(lián)系的橋梁，這樣在收集文件資料時便可以確保文件資料的收集及時與完整。文書檔案管理人員需要積極主動地了解各部門的實際情況，研究如何才能切實有效地做好文件檔案的采集工作，對于具有較高價值的文件資料要第一時間進行收集歸檔，避免后期散失，這樣才能使檔案管理工作更加有效。

4.結(jié)語

文書檔案管理工作是單位進行各項社會活動的依據(jù)，因此，做好文書檔案管理工作對于單位的建設(shè)與發(fā)展具有積極意義。目前文書檔案管理工作還存在許多的問題，文書檔案管理工作人員需要進一步提升自我素質(zhì)，在現(xiàn)代管理手段的輔助下，提升文書檔案管理的工作效率。各單位也需要加大文書檔案管理工作的重視程度，建立有效的管理制度和工作程序，強調(diào)文書工作與檔案管理工作的有效銜接，并加強各部門與文書檔案管理部門的聯(lián)系，這樣才可以切實提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，促進單位各項事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：秦皇島市住房公積金管理中心）