武警部隊(duì)數(shù)字檔案室的實(shí)現(xiàn)

■ 李翠艷 程相臣

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武警部隊(duì)數(shù)字檔案室的實(shí)現(xiàn)

■ 李翠艷 程相臣

武警部隊(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜、繁瑣的工程，是在現(xiàn)有檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，更加強(qiáng)調(diào)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種技術(shù)為檔案管理之所用的管理模式。根據(jù)2014年7月國(guó)家檔案局文件《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合武警部隊(duì)檔案工作實(shí)際，數(shù)字檔案室建設(shè)主要圍繞基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等方面展開(kāi)。

一、武警部隊(duì)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（一）硬件設(shè)施建設(shè)

武警部隊(duì)數(shù)字檔案室配套的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案信息服務(wù)器、客戶(hù)終端計(jì)算機(jī)、檔案專(zhuān)用掃描儀及打印機(jī)、加密機(jī)、音視頻采集卡等設(shè)備。

（二）軟件設(shè)施建設(shè)

武警部隊(duì)數(shù)字檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是自己研發(fā)的軟件，即武警部隊(duì)綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)。全文檢索系統(tǒng)是基于Web的后臺(tái)管理設(shè)計(jì)，系統(tǒng)采用B/S整體架構(gòu)，可通過(guò)瀏覽器隨時(shí)隨地進(jìn)行管理維護(hù)；可同時(shí)提交多個(gè)任務(wù)，后臺(tái)自動(dòng)調(diào)度。采用C++和.NET語(yǔ)言編程，在性能上有先天優(yōu)勢(shì)，運(yùn)行速度更快、效率更高，安裝部署更為簡(jiǎn)單方便。

武警部隊(duì)立檔案單位的數(shù)字檔案室設(shè)備清單

功能模塊：武警部隊(duì)綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括四個(gè)功能模塊：文件管理、立卷管理、檔案管理和系統(tǒng)管理。具有檔案著錄、文件收發(fā)、文檔掃描、立卷歸檔、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研、檔案銷(xiāo)毀、檔案損壞、檔案丟失、報(bào)表打印、光盤(pán)制作、查借閱以及網(wǎng)絡(luò)瀏覽等的功能。其中，“文件管理”、“立卷管理”、“檔案管理”包括了文件管理、檔案管理等內(nèi)容，從文件收發(fā)登記、借閱利用，通過(guò)立卷管理把文件信息從文件庫(kù)轉(zhuǎn)入到檔案庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的收集、整理、保管、利用的網(wǎng)絡(luò)化和電子化?！跋到y(tǒng)管理”是整個(gè)檔案信息系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，用戶(hù)利用系統(tǒng)提供的模板定制技術(shù)來(lái)定制本單位的檔案管理體系，同時(shí)，系統(tǒng)提供對(duì)用戶(hù)訪問(wèn)系統(tǒng)權(quán)限的嚴(yán)密管理以及對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)管理。

接口程序：這是電子信息轉(zhuǎn)換的重要程序，因?yàn)槲渚筷?duì)檔案室電子檔案采集方式有：機(jī)關(guān)辦公一體化平臺(tái)（OA）產(chǎn)生的電子文件、掃描手動(dòng)錄入掛接兩種方式。武警部隊(duì)綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)計(jì)的檔案接口，與 OA系統(tǒng)之間的對(duì)接正在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)，實(shí)驗(yàn)成功后具有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出、文件登記功能下的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出功能；檔案著錄功能下的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出功能等。

全文檢索系統(tǒng)：該系統(tǒng)主要用于發(fā)布數(shù)字化檔案信息，為利用者提供全文檢索檔案資料提供了一個(gè)平臺(tái)，也是檔案數(shù)字化成果的展示。武警部隊(duì)綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供完全基于 WEB的檢索系統(tǒng)，作為武警部隊(duì)檔案室檔案信息的發(fā)布、查詢(xún)和利用的平臺(tái),該檢索系統(tǒng)既可獨(dú)立使用，也可嵌入用戶(hù)單位門(mén)戶(hù)主頁(yè)。此系統(tǒng)的重點(diǎn)是要立足于利用者的角度去考慮，提供快速、準(zhǔn)確、完整的利用服務(wù)。

（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案室主要是借助武警部隊(duì)的內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行檔案（文件）的傳遞，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、穩(wěn)定對(duì)檔案業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理、檔案信息發(fā)布、提供檢索利用服務(wù)等至關(guān)重要。武警部隊(duì)檔案室對(duì)局域網(wǎng)內(nèi)的用戶(hù)實(shí)行統(tǒng)一管理，限制用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限，統(tǒng)一安裝殺毒軟件，定時(shí)查殺病毒，具有高水平的可管理性和安全性，可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)病毒傳播進(jìn)行有效控制，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臅惩ā?/p>

二、檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

（一）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案檢索利用、專(zhuān)題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，就是將檔案的著錄信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行編目，導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的管理、統(tǒng)計(jì)、檢索。根據(jù)武警部隊(duì)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在武警部隊(duì)綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)立了文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案等目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)又根據(jù)檔案特性進(jìn)行細(xì)分，建立 16個(gè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)。系統(tǒng)對(duì)每個(gè)目錄庫(kù)的編目字段的類(lèi)型、長(zhǎng)度、檔號(hào)規(guī)則、排序規(guī)則等進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)置，并在目錄之間進(jìn)行了關(guān)聯(lián)（文件級(jí)與案卷級(jí)、案卷級(jí)與目錄級(jí)），以提高檔案檢索效率。下面以文字圖表檔案（屬于文書(shū)檔案）目錄表為例：

武警部隊(duì)文書(shū)檔案管理方法是根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T22-2000）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/ T18-1999），結(jié)合《武警部隊(duì)文書(shū)檔案整理技術(shù)規(guī)范》和《武警部隊(duì)文書(shū)檔案著錄規(guī)則》，采取以“件”管理方式。

序號(hào)　字段名稱(chēng) 　字段名　字段類(lèi)型　字段長(zhǎng)度1全宗號(hào) 　qzh　C 　5 2保管期限　bgqx　C　 4 3 年 度 　nd　C　 4 4案卷號(hào)　ajh　N　 3 5 件 號(hào)　jh　N　 3 6子件號(hào)　zjh　N　 2 7 密 級(jí)　mj　C　 4 8 文 種　wz　C　 6 9　檔案館代碼　dahdm　C　 6 10文件編號(hào)　wjbh　C　 30縮微號(hào)　swh　C　 12 11　電子文件號(hào)　dzwjh　C　 28 12 檔 號(hào)　dh　C　 28 13 題 名 　tm　C　 108 14 稿 本　gb　C　 10 15責(zé)任者　zrz　C　 42 16 時(shí) 間　sj　C　 48 17承辦單位　cbdw　C　 40 18載體數(shù)量　ztsl　C　 3 19載體單位　ztdw　C　 42 20分類(lèi)號(hào)　flh　C　 24 21主題詞　ztc　C　 120 22 附 注　fz　C　 40 23原文路徑　ywlj　C　 60

（二）檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

武警部隊(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案資源主要來(lái)源于工作中形成的文書(shū)檔案、OA 辦公一體化平臺(tái)系統(tǒng)、庫(kù)存檔案數(shù)字化。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過(guò)檔案系統(tǒng)與 OA 的接口實(shí)現(xiàn)對(duì)接，定制轉(zhuǎn)換時(shí)間，實(shí)現(xiàn) OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)同步。因此，檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中主要工作是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

1.武警部隊(duì)檔案數(shù)字化的原則：按需掃描、利用為本、搶救優(yōu)先。武警部隊(duì)檔案數(shù)字化現(xiàn)階段先對(duì)文書(shū)檔案中文字圖表檔案的永久檔案進(jìn)行數(shù)字化，逐步擴(kuò)大到長(zhǎng)期檔案數(shù)字化。各立檔單位把1999年以前的永久檔案進(jìn)行數(shù)字化，移交到武警部隊(duì)檔案館，然后再對(duì)1999年之后的永久檔案數(shù)字化，分批次的逐步移交武警部隊(duì)檔案館。

2.檔案數(shù)字化流程。檔案數(shù)字化，主要是利用掃描設(shè)備，例如高速文檔掃描儀、書(shū)本掃描儀等對(duì)庫(kù)藏的文書(shū)檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變。武警部隊(duì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗(yàn)、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié)。結(jié)合武警部隊(duì)檔案數(shù)字化實(shí)際，檔案室制定了如下工作流程：

3.檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。武警部隊(duì)檔案室根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA／T31-2005）中的規(guī)定，結(jié)合武警部隊(duì)檔案工作實(shí)際，制定了《武警部隊(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》，規(guī)定了檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

一是文字圖表檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：用高速文檔掃描儀數(shù)字化時(shí)，文字圖表檔案通常采用黑白二值類(lèi)型，圖像文件為T(mén)IFF格式，其擴(kuò)展名為“TIF”，圖像掃描分辨率應(yīng)采用300dpi；紙質(zhì)較差、字跡模糊、有字跡擴(kuò)散或有彩色圖表的，可以采用256級(jí)灰度或24位真彩色類(lèi)型，圖像文件為JPEG格式，其擴(kuò)展名為“JPG”，圖像掃描分辨率應(yīng)采用150dpi。掃描圖像縮放比應(yīng)為 100%。

二是照片檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：照片檔案通常采用256級(jí)灰度或24位真彩色類(lèi)型，圖像文件為JPEG格式，其擴(kuò)展名為“JPG”，圖像掃描分辨率應(yīng)采用150dpi。掃描圖像縮放比應(yīng)為 100%。

3.檔案數(shù)字化質(zhì)量管理。主要包括：圖像掃描的質(zhì)量控制、內(nèi)容質(zhì)檢、數(shù)量質(zhì)檢、規(guī)范性質(zhì)檢。圖像掃描的質(zhì)量控制主要是檢查掃描圖像的格式、清晰度、分辨率等內(nèi)容；內(nèi)容質(zhì)檢主要是把實(shí)體檔案與其對(duì)應(yīng)的電子目錄互相查找，通過(guò)整體校對(duì)、抽檢、總檢等方式；數(shù)量質(zhì)檢主要檢查檔案實(shí)體與機(jī)讀目錄數(shù)量是否一致，機(jī)讀目錄中年度、類(lèi)別、保密期限、全宗號(hào)等字段是否準(zhǔn)確；規(guī)范性質(zhì)檢主要包括對(duì)檔案查重、必填字段空置、同一字段數(shù)據(jù)格式前后不一致、空白字符等進(jìn)行檢查。

4.檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)掛接。檔案數(shù)字化完成后，需要將目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)掛接到檔案系統(tǒng)中，武警部隊(duì)綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的批量掛接功能，是通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，設(shè)置掛接路徑“\服務(wù)器IPda_data|\服務(wù)器IPda_swf|http:// 服務(wù)器IP/da_ swf/”和“/data/2010 年文字圖表檔案”，建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)目錄和原文的批量掛接。

5.檔案數(shù)據(jù)驗(yàn)收。檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建立完成后，數(shù)據(jù)驗(yàn)收內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量、數(shù)字化文件及掛接后的質(zhì)量，目錄是否完整、文件是否清晰、目錄與電子文件掛接是否正確等。武警部隊(duì)檔案室采取了抽檢的方式，規(guī)定抽檢率不得低于50%，合格率達(dá)到95%以上的給予通過(guò)（合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%）。為保證驗(yàn)收的公正公平，各立檔案單位內(nèi)部基層檔案室組成驗(yàn)收小組，各小組之間交叉驗(yàn)收，以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

三、武警部隊(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范

武警部隊(duì)下發(fā)文件《武警部隊(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》，制定《武警部隊(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)方案》，對(duì)數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案室建設(shè)等進(jìn)行了規(guī)定；針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合武警部隊(duì)實(shí)際頒布實(shí)施了《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄規(guī)定》，針對(duì)網(wǎng)上利用，制定了《檔案查詢(xún)系統(tǒng)使用說(shuō)明》、《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》、《網(wǎng)上利用檔案流程》等，通過(guò)健全制度，使數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性。

四、數(shù)字檔案室人才隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。武警部隊(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求比較高，目前檔案室人員絕大多數(shù)都是士官，兼職干部比較多，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定、素質(zhì)不夠全面。

（一）檔案人員要轉(zhuǎn)變思維，提高檔案信息化意識(shí)

錢(qián)學(xué)森教授在《系統(tǒng)科學(xué)、思維科學(xué)與人體科學(xué)》中提到：“檔案工作人員的職業(yè)角色已從單純的檔案保管者擴(kuò)展為同時(shí)作為概念、知識(shí)的提供者”。所以，在武警部隊(duì)數(shù)字檔案建設(shè)的背景下，檔案人員的思維模式轉(zhuǎn)變尤為重要，用信息化知識(shí)武裝頭腦，用科學(xué)的思維模式去解決數(shù)字檔案室建設(shè)中不斷涌現(xiàn)的新問(wèn)題，例如電子文件的原始記錄性的考證，電子檔案存儲(chǔ)問(wèn)題等，才能順應(yīng)武警部隊(duì)信息化建設(shè)的潮流，促進(jìn)檔案工作的不斷發(fā)展。

（二）檔案人員提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能水平

武警部隊(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員既要掌握檔案管理方面的知識(shí)，還要掌握武警部隊(duì)檔案的自身特點(diǎn)，而且必須要有信息技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)等方面的知識(shí)，如計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計(jì)算機(jī)技能和信息處理能力，這樣，才能勝任武警部隊(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的重任。同時(shí)，檔案人員要了解武警部隊(duì)一體化平臺(tái)中電子文件形成過(guò)程，以便掌握電子文件產(chǎn)生的背景、數(shù)據(jù)格式等信息，完善電子文件的元數(shù)據(jù)，很好的實(shí)施電子文件的前端控制。

（作者單位：武警石家莊士官學(xué)校）