醫(yī)院OA系統(tǒng)若干問題研究

◆周海波

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醫(yī)院OA系統(tǒng)若干問題研究

◆周海波

結(jié)合武漢市普愛醫(yī)院實(shí)施OA系統(tǒng)的實(shí)際情況，總結(jié)醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)存在的問題。認(rèn)為不同醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況采取措施優(yōu)化OA系統(tǒng)，如定期反饋溝通，醫(yī)院整體統(tǒng)一規(guī)劃，優(yōu)化系統(tǒng)功能，各部門協(xié)調(diào)配合等，以促進(jìn)醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動化。

OA系統(tǒng)；辦公自動化；醫(yī)院；信息化

First-author's addressWuhan Pu-Ai Hospital, Wuhan, Hubei,430034，China

近年來，隨著衛(wèi)生信息化工作的不斷深入，醫(yī)院對信息化的要求越來越高。相較于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺，辦公自動化系統(tǒng)(Office Automation, 以下簡稱OA系統(tǒng))的建設(shè)及使用則體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平[1]。然而，建設(shè)高效的OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公無紙化和自動化，仍有許多問題亟待解決。

1　OA系統(tǒng)介紹

OA系統(tǒng)是利用計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和現(xiàn)代化辦公等技術(shù)實(shí)現(xiàn)新型自動化的辦公方式[2]。在醫(yī)院內(nèi)部，OA系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System, HIS)(以下簡稱HIS系統(tǒng))的一部分，需要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)更加有效地挖掘、利用和共享醫(yī)院信息資源，從而提高醫(yī)院管理水平[3]。

OA系統(tǒng)包括以下6個組成部分：(1)協(xié)同管理工作平臺(工作流)；(2)知識資產(chǎn)管理平臺；(3)個性化系統(tǒng)訪問門戶；(4)組織文化管理平臺；(5)統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺；(6)信息集中整合分析平臺。

2　OA系統(tǒng)在醫(yī)院中的應(yīng)用

醫(yī)院管理涉及醫(yī)療、行政、后勤、教學(xué)、科研等多個方面，而醫(yī)院管理走向信息化、規(guī)范化和決策科學(xué)化已是必然趨勢。但是在醫(yī)院日常管理工作中，由于科室眾多、業(yè)務(wù)繁雜，傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式的弊端越來越明顯，而OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用能夠滿足當(dāng)前醫(yī)院的管理需求[4]。

2.1OA系統(tǒng)可以改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式

當(dāng)前，醫(yī)院管理者越來越重視管理的辦公效率和質(zhì)量。在這種背景下，利用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)改善醫(yī)院管理模式并形成一套新的辦公方式就十分必要。引進(jìn)OA系統(tǒng)，可以改進(jìn)醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式，一方面使得醫(yī)務(wù)人員可以不受時空限制隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)辦公；另一方面也方便了各類信息的有效快速傳遞[5]。不僅大大節(jié)省了醫(yī)院辦公成本和實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，還提升了員工的工作效率和質(zhì)量[6]。

2.2OA系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)的諸多功能

OA 系統(tǒng)可提高醫(yī)院的綜合管理水平，對提高醫(yī)院辦公效率和辦公質(zhì)量、節(jié)約辦公成本具有重要意義。具體而言，OA系統(tǒng)的應(yīng)用確實(shí)在很大程度上節(jié)約了紙張，降低了醫(yī)院的運(yùn)營成本[7]。OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)諸多功能。(1)一般的事務(wù)處理和審批；(2)實(shí)現(xiàn)對工作進(jìn)程的示蹤、監(jiān)督和提醒[8]；(3)可實(shí)現(xiàn)員工與員工之間的實(shí)時通訊和交流；(4)加速了信息的發(fā)布和共享；(5)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用，使得醫(yī)院辦公系統(tǒng)更加規(guī)范，各科室信息的發(fā)布、獲取、查詢和共享更加方便快捷。此外，醫(yī)院所有工作人員共用一個OA系統(tǒng)協(xié)同辦公，能提高醫(yī)院的凝聚力。

3　 存在問題

3.1 系統(tǒng)認(rèn)知有偏差

大多人認(rèn)為OA系統(tǒng)就是一個信息發(fā)布、文件處理的平臺，存在認(rèn)識偏差。

OA系統(tǒng)以動態(tài)組織為行為主體，以工作流為傳導(dǎo)模型，以任務(wù)為處理模型，通過其充分結(jié)合能有效體現(xiàn)組織行為的復(fù)雜性，從而幫助解決管理工作中遭遇的復(fù)雜問題。系統(tǒng)將相聯(lián)系的各種應(yīng)用和信息相互關(guān)聯(lián)，可實(shí)現(xiàn)各個執(zhí)行主體之間的統(tǒng)一聯(lián)結(jié)交匯與管理，并為組織提供各種資源，如人力、資金、產(chǎn)品、知識和客戶等信息，實(shí)現(xiàn)真正的自動化管理、高效辦事和信息暢通。

3.2項(xiàng)目責(zé)任分派混亂

目前，大部分醫(yī)院在OA系統(tǒng)建設(shè)過程均未能最大發(fā)揮系統(tǒng)功能和管理效果。同時，系統(tǒng)建設(shè)主角選定存在誤區(qū)。大多醫(yī)院OA系統(tǒng)都是由信息部門牽頭負(fù)責(zé)。OA系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)需要醫(yī)院各部門全員參與的項(xiàng)目，只有對醫(yī)院存在的問題、醫(yī)院的管理思想、管理模式、發(fā)展方向、經(jīng)營戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)等均十分清楚的部門才能提出詳細(xì)有效的系統(tǒng)建設(shè)需求。

信息部門應(yīng)主要提供技術(shù)把關(guān)和支持，但不適合項(xiàng)目牽頭。可見，國內(nèi)很多醫(yī)院在系統(tǒng)建設(shè)中由信息管理部門牽頭是不明智的[9]。

3.3建設(shè)需求不明確

OA系統(tǒng)建設(shè)主體的不同，很大程度上影響著系統(tǒng)應(yīng)用的全面性和準(zhǔn)確性。很多醫(yī)院在建設(shè)系統(tǒng)時不完全了解自身需求，只能摸著石頭過河。當(dāng)然，這對OA系統(tǒng)的重視程度有很大關(guān)系，甚至在有些醫(yī)院內(nèi)部，存在著OA系統(tǒng)的重要程度遠(yuǎn)無法跟業(yè)務(wù)系統(tǒng)相比的情況。如此發(fā)展下去，業(yè)務(wù)發(fā)展終將會受制于管理瓶頸。

3.4網(wǎng)絡(luò)安全隱患

醫(yī)院對信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時性要求很高。在建設(shè)OA系統(tǒng)時，保證信息的安全性尤為重要。但是，系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)的對接，系統(tǒng)內(nèi)部的信息交換，都存在一定程度的安全隱患。通過網(wǎng)絡(luò)傳播的計算機(jī)病毒，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)漏洞等都可能造成嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。因此，在醫(yī)院建設(shè)OA系統(tǒng)時，系統(tǒng)的用戶認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)防火墻、物理隔離等均非常重要。

4　討論與建議

4.1建設(shè)流程要清楚

OA系統(tǒng)的建設(shè)流程大致可以按照以下步驟進(jìn)行：首先，由項(xiàng)目小組進(jìn)行需求調(diào)研。主要內(nèi)容包括，醫(yī)院日常管理過程中存在的問題，或者是借鑒其他同類醫(yī)院在系統(tǒng)運(yùn)行過程中的亮點(diǎn)；其次，尋找合適的供應(yīng)商。綜合考慮社會發(fā)展等要素，根據(jù)調(diào)研的需求尋找系統(tǒng)供應(yīng)商，選擇供應(yīng)商時要考慮系統(tǒng)的后者升級更新及延展性；最后，分步實(shí)施[10]。大多組織一旦決定建設(shè)OA系統(tǒng)后，就要求在一定時間內(nèi)全面完成建設(shè)任務(wù)。然而，優(yōu)秀項(xiàng)目的建設(shè)過程一定是分步實(shí)施，并在建設(shè)過程中加深對系統(tǒng)、需求的深度了解和磨合，然后再逐步深入到管理板塊、決策版塊的建議階段。

4.2定期反饋溝通

醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)過程龐雜且耗時長久，涉及多方面問題。如醫(yī)院需求分析、系統(tǒng)功能確定、建設(shè)方案規(guī)劃、具體建設(shè)工作及試運(yùn)行等。這些都需要醫(yī)院與系統(tǒng)建設(shè)供應(yīng)商及時進(jìn)行信息溝通與反饋。確保供應(yīng)商全面了解系統(tǒng)建設(shè)需求、醫(yī)院現(xiàn)狀與建設(shè)目標(biāo)，進(jìn)而確定系統(tǒng)建設(shè)流程，分步實(shí)施建設(shè)工作。通過反饋溝通，可以及時發(fā)現(xiàn)建設(shè)工作中存在的漏洞或不合理情況，有針對性地解決問題，同時可不斷完善建設(shè)流程，保證建設(shè)任務(wù)的順利推進(jìn)。

4.3醫(yī)院整體統(tǒng)一規(guī)劃

對系統(tǒng)需求的梳理也是一次對組織內(nèi)部管理制度、權(quán)責(zé)利、管理流程的梳理。醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設(shè)要立足于醫(yī)院整體情況和需求之上，要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃與建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院整體規(guī)模和具體功能要求等，可結(jié)合一些較成熟的OA系統(tǒng)方案，提出具體建設(shè)規(guī)劃，設(shè)計出符合醫(yī)院管理目標(biāo)、流程優(yōu)化、管理效率與質(zhì)量較高、易于職能部門員工所接受的自動化辦公系統(tǒng)。

4.4實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能優(yōu)化

根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，要合理考慮系統(tǒng)優(yōu)越性與延展性，不斷優(yōu)化設(shè)計方案，優(yōu)化系統(tǒng)功能模塊。醫(yī)院OA系統(tǒng)不僅要匹配整個醫(yī)院內(nèi)部的日常工作需求，還要保證能及時且高效地傳遞信息。在系統(tǒng)性能上，還要確保系統(tǒng)存儲和數(shù)據(jù)處理的能力，以及系統(tǒng)功能的拓展與升級，以適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院無紙化、自動化辦公的要求。

4.5各部門間協(xié)調(diào)配合

在醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)初期，必須明確建設(shè)責(zé)任，確定責(zé)任人與主要承擔(dān)部門，統(tǒng)一協(xié)調(diào)系統(tǒng)建設(shè)工作。建設(shè)過程需要最大限度調(diào)動醫(yī)院相關(guān)部門的積極性，合理調(diào)配相關(guān)資源，確保建設(shè)工作順利進(jìn)行[11]。

[1]周強(qiáng),范紅艷.基于.NET技術(shù)的協(xié)同OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014, 29(1):104-105.

[2]宋杰,韓媛媛,吳家鋒.醫(yī)院管理中OA 系統(tǒng)的應(yīng)用與設(shè)計[J].中國病案,2013,14(3)：25-27.

[3]胡桂周,許統(tǒng)亮.醫(yī)院辦公自動化建設(shè)對提高管理工作的意義[J].科學(xué)管理, 2011, 26(2):94-95 .

[4]彭軍,鄧麗柳,周光全,等.醫(yī)院在線報修OA服務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué),2014,9(3):50-52.

[5]張德宏,徐柏林,原明明.淺談OA 系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的作用[J].衛(wèi)生行政管理，2011.29(18):139-140.

[6]茅毅,李月東,何雨生.醫(yī)療體制改革形勢下的醫(yī)院辦公自動化[J].中國醫(yī)院管理，2000,20(7):27-28.

[7]張巍.OA 移動辦公系統(tǒng)在醫(yī)院中的應(yīng)用探析[J].網(wǎng)友世界,2014(2):38.

[8]葉永斌,曹坤,邱永進(jìn).OA 系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用與思考[J].中醫(yī)藥管理雜志，2010,18(5):467-468.

[9]俞海燕,陳蓓,陳敏生,等.基于醫(yī)院OA系統(tǒng)權(quán)力風(fēng)險“制度加科技”防控研[J].中國醫(yī)院管理,2013,33(6):16-17.

[10]張曉彥,王建東,楊榮華.關(guān)于醫(yī)院OA 系統(tǒng)實(shí)施的若干注意問題[J].中外醫(yī)療，2007(20):58-59.

[11]顏明金,曾燕.PDCA循環(huán)在醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用[J].重慶醫(yī)學(xué),2014,43(31):4257-4259.

周海波：武漢市普愛醫(yī)院信息中心主任

E-mail：1592241911@qq.com

修回日期：2015-07-20

責(zé)任編輯：姚濤

Issues in Hospital OA System/

ZHOU Haibo.//

Chinese Health Quality Management，2016,23(1):82-83,86

Based on the introduction of basic situation of OA system, combining the actual practice in implementation of OA system in hospital, problems in the process of building OA system in most hospitals were summed up that different hospitals should optimize OA system according to hospital actual condition, such as regular communication and feedback, whole unified plan of hospital, optimizing system functions, coordination of various departments, which can promote the OA system construction, and achieve office automation in hospital.

OA System; Office Automation; Hospital; Informatization

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.1.25

2015-06-10

周海波

武漢市普愛醫(yī)院湖北武漢430034