水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考

趙瑋王婧

水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考

趙瑋王婧

水利工程的檔案管理工作對(duì)整個(gè)水利事業(yè)的發(fā)展有著重大的影響和意義。由于水利工程的檔案涉及到整個(gè)水利工程的進(jìn)展記錄以及各方面的材料等，具有很大的研究和參考價(jià)值。而這種能夠全面反映水利工程建設(shè)詳細(xì)情況的文檔材料，其管理工作就顯得十分的重要。為此，筆者結(jié)合信息化時(shí)代下的背景，對(duì)水利工程的檔案管理略作探討，并提出了幾點(diǎn)建議。

一、水利工程與水利工程檔案

水利工程是防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護(hù)等工程（包括新建、擴(kuò)建、改建、加固、修復(fù)）及其配套和附屬工程的統(tǒng)稱，用于控制和調(diào)配自然界的地表水和地下水，以達(dá)到除害興利的目的。水是人類生產(chǎn)和生活必不可少的寶貴資源，但其自然存在的狀態(tài)并不完全符合人類的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止水旱災(zāi)害，并進(jìn)行水量的調(diào)節(jié)和分配，以滿足人民生活和生產(chǎn)對(duì)水資源的需要。水利工程有很強(qiáng)的系統(tǒng)性和綜合性，對(duì)環(huán)境有舉足輕重的影響。水利工程一般規(guī)模大、技術(shù)復(fù)雜、工期較長(zhǎng)、投資較多，從而形成了大量的檔案資料。提高水利工程檔案的管理水平，對(duì)促進(jìn)工程建設(shè)、保證工程建成后的運(yùn)行與管理有著重要意義。

二、信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作存在的不足

1.水利檔案管理者水平有待提高

水利檔案管理者由于知識(shí)水平有限，對(duì)水利工程信息化的意義認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致收集的水利信息不夠完整，導(dǎo)致資料查找比較繁瑣。對(duì)于信息化時(shí)代，管理者由于知識(shí)有限，信息化和科學(xué)化的管理能力有限，缺乏拓展精神。

具體工作中，許多水利檔案管理者建立目錄、建立電子檔案技術(shù)能力不夠完善，檔案數(shù)字化統(tǒng)計(jì)專業(yè)技能和水平有待提高。

2.檔案信息化系統(tǒng)不夠完善

一些專業(yè)性的軟件，如水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子信息管理系統(tǒng)等項(xiàng)目還不能同步進(jìn)行，缺乏統(tǒng)一的管理模式。系統(tǒng)上對(duì)各級(jí)檔案的管理還不夠完善，處在失衡的狀態(tài)。更偏重于紙質(zhì)檔案的管理，信息化的管理系統(tǒng)還不夠完善。

三、加強(qiáng)信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作

1.強(qiáng)化水利工程檔案信息化建設(shè)意識(shí)

通過大力舉辦各種水利工程檔案展覽、講座和靈活多樣的檔案法規(guī)宣傳教育，進(jìn)一步營(yíng)造水利工程檔案信息化工作氛圍，進(jìn)一步增強(qiáng)水利工程檔案意識(shí)、信息化意識(shí)，進(jìn)一步引起水利部門領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目法人、建管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利工程檔案信息化建設(shè)的重視。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是做好新形勢(shì)下水利工程檔案信息化工作的前提。只有完善組織工作，建立良好的工作機(jī)制，才能為水利工程檔案信息化建設(shè)提供組織保障和資金保障，相關(guān)的軟硬件建設(shè)才能滿足信息化建設(shè)的需要。

2.嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案管理制度

在水利工程檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，要以規(guī)章制度來推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建，提升管理人員的管理水平。在推進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，相關(guān)部門必須嚴(yán)格執(zhí)行《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》等規(guī)章制度，嚴(yán)格按照要求開展工程檔案驗(yàn)收，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建，從而有效促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)。

3.配置相應(yīng)設(shè)備

實(shí)現(xiàn)水利工程信息化的檔案管理，就必須配置相應(yīng)的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、電子閱覽裝置等。設(shè)備是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，一套好的系統(tǒng)設(shè)備能夠給水利工程的檔案管理提供一個(gè)強(qiáng)有力的信息化平臺(tái)。

隨著水利事業(yè)發(fā)展，水利工程的檔案數(shù)量也在不斷增加，導(dǎo)致水利檔案部門面臨著沉重的管理壓力，配備大容量的檔案存儲(chǔ)設(shè)備迫在眉睫。目前水利部門大都是采用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)設(shè)備，特別是計(jì)算機(jī)的光盤存儲(chǔ)設(shè)備可以有效解決水利檔案日益龐大和存儲(chǔ)困難的問題。所以，使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，不但可減輕檔案管理人員的工作壓力，而且能夠提高檔案管理的工作效率。

4.以人為本，注重人才的培養(yǎng)

加強(qiáng)人才培養(yǎng)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)。檔案信息化要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代信息技術(shù)。培養(yǎng)一支檔案信息化管理人才隊(duì)伍對(duì)完善水利檔案管理具有關(guān)鍵性的作用，所以要建立復(fù)合型人才隊(duì)伍，制定培養(yǎng)專業(yè)人才的計(jì)劃，鼓勵(lì)檔案管理者主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，提高檔案管理工作技能，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)的提高。要注意引進(jìn)優(yōu)秀的科學(xué)技術(shù)人才和專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，建立強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)人才隊(duì)伍，優(yōu)化內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，從而帶動(dòng)水利檔案管理水平的提高，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化與水利改革的需要。

5.加強(qiáng)制度建設(shè)，促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)

制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，徹底改變重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案的現(xiàn)狀，以嚴(yán)格的規(guī)章制度促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)。嚴(yán)格按照檔案信息化建設(shè)的工作要求，在文件資料歸檔時(shí)做到紙質(zhì)檔案和電子檔案并行并存。將紙質(zhì)檔案從原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成電子檔案，或?qū)㈦娮訖n案以原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種檔案一起歸檔，形成內(nèi)容完全相同的兩套檔案。在“雙規(guī)制”的工作機(jī)制下，準(zhǔn)確收錄水利工程檔案信息，確保信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。需要注意的是電子檔案還應(yīng)備份存檔，讀取電子檔案的系統(tǒng)軟件也應(yīng)隨之歸檔，并采取有效措施保護(hù)電子檔案的信息不被修改、盜竊和刪除，保證電子檔案的客觀真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。

6.加強(qiáng)聲像檔案資料的抓拍和歸檔工作

在水利工程建設(shè)特別是重大水利工程建設(shè)過程中，要及時(shí)抓拍關(guān)鍵建設(shè)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確再現(xiàn)關(guān)鍵性樞紐工程和隱蔽工程的具體方位、構(gòu)造。這些聲像檔案資料是非常珍貴的不可再生的信息資源，不僅能夠滿足宣傳報(bào)道的需要，而且是工程竣工驗(yàn)收必須具備的資料，也是今后工程運(yùn)行中維護(hù)和管理需要的第一手資料。因此，必須加強(qiáng)聲像檔案資料的歸檔工作。

四、結(jié)語

檔案管理工作者要快速轉(zhuǎn)變意識(shí)，改變落后的檔案管理制度。將檔案管理信息化工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，加大業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的密切聯(lián)系，確保檔案資料整理歸檔的完整性。同時(shí)制定一系列行之有效的措施，不斷完善水利工程檔案管理工作的信息化建設(shè)■

（作者單位：山東沂沭河水利工程有限公司276004）

（專欄編輯：周權(quán)）