信息化對民政檔案管理工作的影響及創(chuàng)新

張春楠

洮南市民政局，吉林　洮南　137100

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信息化對民政檔案管理工作的影響及創(chuàng)新

張春楠*

洮南市民政局，吉林洮南137100

信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，要求民政局在檔案管理中也需要適應(yīng)時代發(fā)展額需求，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。本文就信息化對民政檔案管理工作的影響和創(chuàng)新進行了簡要的分析。

信息化；民政局；檔案管理工作

隨著時代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用更加廣泛，其對于提高檔案管理的質(zhì)量和效率起著重要的作用。然而，目前民政局采用的檔案管理模式仍然是傳統(tǒng)的手工管理模式，其管理效率較低。信息技術(shù)的發(fā)展對于檔案管理工作有著重要的影響，要求民政局可以在信息技術(shù)的支持下進行檔案管理，提高管理的質(zhì)量和效率。本文就信息化對民政檔案管理工作的影響和創(chuàng)新進行了簡要分析。

一、信息化對民政檔案管理工作的影響

(一)信息技術(shù)改變了檔案的載體

傳統(tǒng)的人事檔案管理中，民政檔案載體是紙質(zhì)載體，工作人員在檔案管理過程中需要依靠純粹的手工來進行各項操作。信息技術(shù)的發(fā)明和使用將檔案管理的載體變成為電子文件，以虛擬的數(shù)字化載體形式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體載體。信息技術(shù)改變了檔案的載體，方便工作人員利用信息技術(shù)進行電子文稿和資料的檢索，檔案管理方式更加效能化和便捷化，具有較強的實用性。

(二)信息技術(shù)提高了檔案的利用率

傳統(tǒng)的人事檔案實際的效用并不強，因為人們?nèi)绻獙n案進行查閱需要經(jīng)過多道手續(xù)，而且需要翻查許久。該時期的認(rèn)識檔案利用率較低，因而也就導(dǎo)致了傳統(tǒng)民政檔案管理工作逐漸不受重視，最終影響了民政檔案管理工作的發(fā)展。而信息化檔案管理模式則能夠減少檔案的收集和查閱時間，大大提高了檔案的利用效率。

(三)信息化檔案突破了時空限制

傳統(tǒng)的人事檔案管理中，工作人員在收集檔案資料過程中經(jīng)常需要花費大量的時間和精力，例如到外省去搜集資料或者尋找文件等。傳統(tǒng)的檔案收集和儲存需要花費較多的人力和物力，對提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量十分不利。尤其在檔案的保存過程中，管理人員一旦出現(xiàn)疏忽就有可能導(dǎo)致文件的損毀，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)漏洞。而信息化檔案管理則能夠通過電腦和收集客戶端，用戶只需要通過輸入賬號和口令即可進行檔案存續(xù)或者檢閱，工作流程更加簡潔方便，也可以實現(xiàn)人機的對話，更加具有便捷性，能夠免受時空的限制。

(四)信息化提高了對民政檔案工作的要求

信息化檔案管理對民政檔案工作提出了新的要求，這也是信息化對民政檔案管理工作的影響之一。首先，信息化要求民政要及時實現(xiàn)檔案的更新，以幫助網(wǎng)民更好、更快地獲得新的檔案資料；其次，要求檔案信息要實現(xiàn)多樣化設(shè)置。民政檔案信息一般很少對外公開，即使實現(xiàn)了信息化檔案管理，民政管理人員也需要根據(jù)需要對資料進行調(diào)取。信息化檔案管理加大了信息儲存的空間，有利于幫助檔案管理人員及時查找或者進行檔案操作。但是為了更加有序的進行信息化檔案管理，管理人員需要將檔案信息進行分類，實現(xiàn)檔案信息的多樣化。

二、信息化對民政檔案管理工作的創(chuàng)新

(一)加強對信息安全的重視

信息化民政檔案管理工作能夠給檔案管理工作帶來不少的益處，幫助提高民政檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是在此過程中，檔案管理人員也需要注意一些問題。首先，檔案管理人員需要加強對信息安全的重視。信息化民政檔案管理以信息技術(shù)為核心，其對信息技術(shù)和信息平臺的依賴性較高，要保證信息化民政檔案管理工作的質(zhì)量和效率必須要先保證信息平臺和系統(tǒng)的穩(wěn)定。因此，民政部門工作人員在工作過才能中必須要加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的定期維護和檢查，防止電腦系統(tǒng)受到木馬和病毒的侵害，影響電腦內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)。此外，民政部門恩怨還需要加強對信息平臺的安全維護，及時引進先進的防火墻軟件，建立數(shù)據(jù)備份和保密制度，切實保證民政檔案管理工作的有效性。

(二)建立更加開放的檔案服務(wù)平臺

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機數(shù)據(jù)庫的發(fā)展態(tài)勢更加迅猛。民政局涉及到全國范圍，覆蓋的面積大，信息數(shù)據(jù)量也較大，為了使全面各地的民政局能夠取得更好的聯(lián)系和溝通，民政部門必須要想盡辦法，推廣容量更大的服務(wù)平臺。服務(wù)平臺容量的增大可以較好地避免查詢周期長、信息不準(zhǔn)確等信息，這對于促進未來民政檔案管理信息化的發(fā)展有著重要的意義，也更加有利于提高民政檔案管理的質(zhì)量和效率。

(三)實現(xiàn)三方運作模式

三方運作模式中，主要指的是政府能夠?qū)⒚裾n案管理工作由民政局運作專項社會部門運作。這種運作形式實際上在90年代的美國和日本就已經(jīng)有所發(fā)展，實現(xiàn)社會性質(zhì)的檔案管理可以幫助實現(xiàn)全國民政信息的聯(lián)網(wǎng)，也有利于分散民政部門的工作壓力，將大量的民政檔案管理工作以外包的形式分給社會組織或個人，這樣不僅可以充分運用社會資源，實現(xiàn)資源優(yōu)勢配置，還能夠更檔案用戶提供更加個性化的服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化對民政檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在其改變了檔案的載體、提高了檔案的利用率、突破了時空限制并提高了對民政檔案工作的要求，要求民政局工作者能夠加強對信息安全的重視，建立更加開放的檔案服務(wù)平臺，并且實現(xiàn)三方運作模式，以更好地促進民政檔案管理工作的發(fā)展。

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張春楠(1988-)，男，大專，吉林省洮南市民政局，助理館員，研究方向：檔案管理。

D632；G271

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