Office云技術(shù)在信息化辦公中的應(yīng)用
——之OneNote數(shù)字筆記本

袁耀東　許紅艷

鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校衛(wèi)生管理系，河南　鄭州　450064

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Office云技術(shù)在信息化辦公中的應(yīng)用
——之OneNote數(shù)字筆記本

袁耀東許紅艷

鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校衛(wèi)生管理系，河南鄭州450064

摘要：信息化技術(shù)已經(jīng)全面滲透到我們工作、學(xué)習(xí)和生活之中，這是時(shí)代的特色，也是社會(huì)發(fā)展的必然。OneNote其核心功能是數(shù)字筆記，在信息化辦公實(shí)際應(yīng)用中，在日常辦公、會(huì)議記錄、文件歸檔、團(tuán)隊(duì)協(xié)作中發(fā)揮著強(qiáng)大的功能。

關(guān)鍵詞：信息化；辦公；OneNote；數(shù)字筆記

Microsoft Office是我們?nèi)粘９ぷ髦谐Ｓ玫能浖?，并且一直伴隨著我們。據(jù)統(tǒng)計(jì)Word、Excel、PPT是其使用頻率最高的三大組件，其它Office組件的使用率和認(rèn)知率較低。目前，Office已經(jīng)步入云技術(shù)時(shí)代，現(xiàn)向大家分享Office中的重要組件OneNote(數(shù)字筆記本)。

OneNote是Office中一款免費(fèi)組件，可以直接從官網(wǎng)下載，而無需更換計(jì)算機(jī)中的Office版本。其軟件界面和操作習(xí)慣與Word、Excel、Outlook等組件完全一致，可以快速上手，由此也體現(xiàn)了OneNote的易用性。同時(shí)，OneNote與其他組件可無縫銜接。其融合了其他組件的強(qiáng)大功能，可見OneNote的功能強(qiáng)大。同時(shí)，OneNote擁有Windows版、WP移動(dòng)版，Android版及iOS版的客戶端，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)、手機(jī)、平板的跨平臺(tái)同步，成為真正的云筆記。OneNote擁有如此強(qiáng)大的功能，那么在日常信息化辦公中又有什么應(yīng)用呢？

一、捕捉靈感

你的想法或思路很有可能是一個(gè)偉大的創(chuàng)意，但是靈感總是一閃而過，就像天空劃過的流星。OneNote具有成熟的便簽功能，會(huì)長(zhǎng)久停駐在計(jì)算機(jī)桌面的某個(gè)位置，當(dāng)突然有靈感的時(shí)候，可以隨手將其記錄，可以是你不成熟的想法，可以是你的一點(diǎn)感想，也可以是你的工作事宜。工作就在日常，可能是走在路上，或坐在公交車上，也許是在一個(gè)不經(jīng)意間，通過OneNote在計(jì)算機(jī)上，或是移動(dòng)終端上進(jìn)行簡(jiǎn)單記錄。日積月累，你的思路將會(huì)完全打開。

二、會(huì)議記錄

傳統(tǒng)的會(huì)議記錄是通過全程錄制會(huì)議的發(fā)言，同時(shí)記錄員記錄會(huì)議的主要內(nèi)容，形成音頻和文檔兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的存檔文件，而這套存檔文件很有可能就此長(zhǎng)眠。這個(gè)過程中涉及到兩個(gè)問題，一是會(huì)議記錄難，尤其是后續(xù)完善內(nèi)容時(shí)，要把音頻再重聽?zhēng)妆?，查找需要的音頻內(nèi)容，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，并且要求記錄員對(duì)會(huì)議內(nèi)容結(jié)構(gòu)有很好的把握，方可對(duì)音頻準(zhǔn)確定位查找；二是入檔后查閱難，參考價(jià)值低，查閱文檔的同時(shí)很難找到音頻中對(duì)應(yīng)內(nèi)容，無法實(shí)現(xiàn)文字和語音的同步定位，增加了查閱難度，同時(shí)降低了文件的可利用性。

OneNote會(huì)議功能為此提供了成熟的解決方案。利用OneNote建立會(huì)議記錄筆記，通過OneNote錄音功能開始會(huì)議記錄工作。新建錄音的同時(shí)，錄音圖標(biāo)下有一個(gè)文本框，可以在錄音同時(shí)作會(huì)議筆記：打字、分段、成文。操作起來貌似沒有什么特別之處，但當(dāng)你會(huì)后完善筆記的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)OneNote的不同之處。當(dāng)把光標(biāo)定位到某段文字的時(shí)候，在此行文字的最左端會(huì)出現(xiàn)一個(gè)隱現(xiàn)的播放圖標(biāo)，點(diǎn)擊這個(gè)圖標(biāo)，你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)語音是從你錄入這一句話那一刻開始播放的，由此實(shí)現(xiàn)了文字和語音時(shí)間節(jié)點(diǎn)的同步。當(dāng)需要重溫會(huì)議的某一個(gè)話題的時(shí)候，無需把錄音重新聽一遍或無序地查找語音位置，在很大程度上釋放了工作負(fù)荷，同時(shí)降低了后期會(huì)議資料查閱的操作難度，提高了文檔的利用率和參考價(jià)值。設(shè)想一下，在年終總結(jié)回味會(huì)議記錄組成的筆記集時(shí)候，會(huì)不會(huì)有一種成就感呢？

三、文件歸檔

進(jìn)入信息化時(shí)代，電子文件歸檔越來越被重視。文檔的歸檔方式有許多種，云盤是我們常用的一種方式，當(dāng)我們需要某份文件的時(shí)候，我們可以通過文件名快速查找定位，并把文件提取出來。但是，如果我需要的只是一個(gè)數(shù)據(jù)呢？你是否會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)去聯(lián)想它和哪些文檔有關(guān)？你是否會(huì)通過搜索功能找到無數(shù)個(gè)相關(guān)的Word文檔或是Excel表格？你是否會(huì)把文件打開，無頭序捕捉著數(shù)據(jù)呢？你是否會(huì)因?yàn)槁┻^了哪個(gè)文檔中的某個(gè)數(shù)據(jù)而苦惱呢？

OneNote筆記本更像是擺放在檔案柜上的一個(gè)個(gè)檔案盒，其搜索機(jī)制和我們平時(shí)的文件搜索不同，它實(shí)現(xiàn)的是文字直接精確定位，就像在你的Word文檔中直接去定位你要查找的一個(gè)文字或是一句話。通過OneNote，我們需要做的只是養(yǎng)成日常筆記歸檔的習(xí)慣，到用的時(shí)候，通過搜索功能直接從你的所有筆記本文本中去查找你需要的文字，OneNote給你展現(xiàn)的是這個(gè)關(guān)鍵詞所在的某個(gè)文檔中的哪個(gè)具體的位置，根本不需要你去打開每一個(gè)文檔去用肉眼尋找。

四、團(tuán)隊(duì)協(xié)作

信息化技術(shù)的發(fā)展使團(tuán)隊(duì)概念深入人心，現(xiàn)代人的大腦中都有了團(tuán)隊(duì)的概念。從Office2013融入了云技術(shù)，把團(tuán)隊(duì)協(xié)作理念發(fā)揮到一個(gè)新的高度。新版本的操作方式給我們帶來陣痛，這是技術(shù)變革的過程，是對(duì)先進(jìn)理念的沖擊。你或許無法想象多人同時(shí)在同一個(gè)Word文檔中編輯。一個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)課題或一份報(bào)告需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作完成，OneNote就為此提供了完整解決方案，并應(yīng)用于實(shí)際團(tuán)隊(duì)協(xié)作之中。

OneNote是一本私人定制的筆記本集，根據(jù)需要建立自己的工作、學(xué)習(xí)、生活筆記等；同時(shí)是一本團(tuán)隊(duì)協(xié)作的筆記本，通過共享功能，實(shí)現(xiàn)筆記共享，通過郵箱賬號(hào)添加成員，并設(shè)置成員的編輯權(quán)限。OneNote過程存檔，實(shí)時(shí)記錄文檔編輯的人員、時(shí)間、內(nèi)容，實(shí)時(shí)提醒文檔的變化，并可以追根求源，責(zé)任到人。

OneNote云筆記內(nèi)容通過云實(shí)時(shí)更新，團(tuán)隊(duì)成員可以通過計(jì)算機(jī)、手機(jī)、平板協(xié)同工作，又不局限于必須安裝OneNote的設(shè)備。其同時(shí)具備C/S和B/S兩種訪問模式?？梢允褂脼g覽器打開團(tuán)隊(duì)的共享鏈接，在瀏覽器上查閱和編輯筆記，哪怕這臺(tái)計(jì)算機(jī)上并沒有安裝Office。OneNote功能之強(qiáng)大，有了OneNote，每個(gè)人都可以建立資料檔案庫和學(xué)習(xí)知識(shí)庫。未來科技生活充滿了無盡的想象，在此只是介紹了OneNote的冰山一角，更多的功能需要我們繼續(xù)探索。

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中圖分類號(hào)：TP316

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0049-(2016)14-0171-01