文書工作規(guī)范化與檔案質(zhì)量的關(guān)系

陳素華

（北方機電工業(yè)學(xué)校，河北 張家口 075000）

文書工作規(guī)范化與檔案質(zhì)量的關(guān)系

陳素華

（北方機電工業(yè)學(xué)校，河北 張家口 075000）

文書工作是檔案工作的前提基礎(chǔ)，其工作的規(guī)范化直接影響著整個機關(guān)機構(gòu)的檔案質(zhì)量，引起了機關(guān)機構(gòu)相關(guān)人員的廣泛關(guān)注與高度重視。通過對文書工作與檔案工作進行簡單的描述，了解其主要內(nèi)容與特點特征。在此基礎(chǔ)上，針對文書工作與檔案工作的區(qū)別和聯(lián)系進行一系列的研究分析，對文書工作規(guī)范化與檔案質(zhì)量之間的關(guān)系進行進一步說明。

文書工作；規(guī)范化；檔案質(zhì)量；關(guān)系

引言

機關(guān)機構(gòu)的檔案是由其公文資料逐漸轉(zhuǎn)化而來的，兩者之間雖然存在著一定程度的區(qū)別，但仍具有一系列的聯(lián)系。做好文書規(guī)范化工作能夠提高檔案質(zhì)量，為機關(guān)機構(gòu)相關(guān)人員的工作提供極大的便利。因此，在平時的工作中，我們應(yīng)促使文書處理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案工作奠定堅實的基礎(chǔ)，進而實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，為機關(guān)機構(gòu)相關(guān)人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、簡述文書工作與檔案工作

（一）文書工作

文書是一種用于表達思想、交流信息、處理事務(wù)的書面材料，其主要包括公務(wù)文書與私務(wù)文書兩大組成部分，是一種傳遞信息的工具。在我國現(xiàn)階段，文書工作是機關(guān)工作的重要組成部分，對于推動我國機關(guān)工作的進行，提高機關(guān)人員的工作效率與工作質(zhì)量具有十分重要的作用[1]。其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一個機關(guān)機構(gòu)文書工作的質(zhì)量與效率，不僅關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹與執(zhí)行，還對機關(guān)本身的工作職能具有一定的影響；一套健全統(tǒng)一的文書工作制度，有利于國家各個機構(gòu)之間實現(xiàn)上通下達、相互協(xié)調(diào)，促進國家的協(xié)調(diào)發(fā)展；文書工作直接影響著檔案的質(zhì)量，進而影響著整個國家的檔案事業(yè)建設(shè)與管理。因此，文書工作人員在進行工作的過程中，需要遵循一定的原則，包括：對黨的方針政策進行學(xué)習(xí)，努力提高本職工作；認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，提高文書處理工作的效率；保證會議記錄的真實、完整、準(zhǔn)確、全面，并對其進行妥善保管；文書處理工作必須做到及時、準(zhǔn)確、安全，并對其實行嚴(yán)格的保密制度；各個環(huán)節(jié)均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，爭取做到萬無一失。

（二）檔案工作

檔案工作是指運用科學(xué)合理的方法和原則管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)，主要包括：檔案事業(yè)管理。其主要包括檔案管理、科研、教育、宣傳、法制等方面的工作；檔案資源管理，其是對各種形態(tài)的檔案進行具體性的技術(shù)管理，又分為檔案實體管理和檔案信息管理兩大方面。檔案工作的具體內(nèi)容包含檔案收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計工作以及檔案的編目和利用工作。具體來說：檔案工作是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究的必要條件，不僅能夠滿足當(dāng)前工作的需要，還對維護黨和國家歷史具有十分重要的作用[2]。其本質(zhì)是：一項管理性的工作。檔案工作屬于國家科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分，國家對其制定了一系列的部門規(guī)章。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門機構(gòu)必須依照這些條文規(guī)定，對本機關(guān)機構(gòu)進行檔案管理工作；一項服務(wù)性工作。檔案工作的最終目的是適應(yīng)我國社會各界的需要，為我國各個機構(gòu)的工作提供檔案資料，以保證其順利開展。總體來說，檔案工作的服務(wù)性是檔案工作存在和發(fā)展的關(guān)鍵因素；一項政治性工作。其主要表現(xiàn)在為誰所有、受誰限制、為誰服務(wù)等方面。

二、文書工作與檔案工作的區(qū)別

（一）工作任務(wù)不同

在平時的日常工作中，文書的工作任務(wù)主要是對機關(guān)機構(gòu)所產(chǎn)生的公文進行及時有效的處理，使其能夠充分發(fā)揮自身價值，從而推動機關(guān)機構(gòu)相關(guān)工作的有序進行。而檔案工作的主要任務(wù)則是對機關(guān)機構(gòu)各單位的文件資料檔案進行集中統(tǒng)一管理，保證整個檔案的完整與安全。同時，相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)對檔案信息資源進行一系列的開發(fā)與利用，從而能夠為機關(guān)機構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供有用的信息資源，保證其決策的科學(xué)性與合理性。

（二）工作內(nèi)容不同

從根本上來說，檔案來源于文書，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)[3]。也就是說，檔案是由文書轉(zhuǎn)化演變而來的。文書工作的對象是機關(guān)機構(gòu)所產(chǎn)生的一系列正在處理或者經(jīng)過處理但尚未運轉(zhuǎn)完畢的文件資料、信息資源。文書工作人員通過對相關(guān)文書進行擬訂與管理，為檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。而檔案工作是指相關(guān)檔案管理人員通過對有價值的文件資料進行收集、管理工作，進而為信息使用者提供有用的信息，幫助其進行決策。檔案管理人員通過對檔案進行管理，能夠使檔案的職能得到充分的發(fā)揮，為機關(guān)機構(gòu)各個單位進行服務(wù)。

（三）工作時效不同

通常情況下，文書工作的對象主要是公文材料。在平時的實際工作中，公文的運轉(zhuǎn)時間都有一定的限制，必須要在其限制時間之前完成公文的審閱、簽批、催辦等一系列工作，具有很強的時效性[4]。但是，檔案工作的對象多種多樣，一般是包括文字材料、音像資料、數(shù)據(jù)信息等在內(nèi)的相關(guān)檔案。根據(jù)檔案的內(nèi)容一般可分為保管10年的檔案、保管30年的檔案、永久保管的檔案等。其相對于文書工作來說，不具有很強的時間限制。

三、文書工作與檔案工作的聯(lián)系

通過以上分析，我們可以了解到文書是相關(guān)機關(guān)機構(gòu)在平時的工作過程中產(chǎn)生的，而檔案來源于文書。因此，文書工作人員的工作質(zhì)量不僅會對文書質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，還同時會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生一系列間接的影響。因此，文書工作是檔案工作的基本前提，對其質(zhì)量有著極其重要的影響。

（一）文書工作規(guī)范化是保證檔案質(zhì)量的前提

文書工作是檔案工作的前身，對整個檔案質(zhì)量具有十分重要的作用。因此，要想提高機關(guān)機構(gòu)的檔案質(zhì)量，必須重視文書工作的規(guī)范與健全?，F(xiàn)階段，我國國務(wù)院辦公廳針對文書工作頒布了一系列條文規(guī)定，對文書工作人員在工作過程中的用紙格式、書面材料、文書立卷等進行統(tǒng)一規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，要求機關(guān)機構(gòu)文書工作人員遵循以下幾個方面的原則：及時、迅速、講究實效原則；對文書資料進行精簡，只留取有用的文書資料；對相關(guān)文書資料進行保密的原則。這些原則在一定程度上促使文書工作規(guī)范化，為以后的檔案工作奠定堅實的基礎(chǔ)，保證其檔案質(zhì)量。

（二）文書制成文件的規(guī)范化是提高檔案質(zhì)量的保障

檔案質(zhì)量的高低取決于檔案內(nèi)部所包含的資料文件，而文書工作的主要對象就是文件資料。為保證整個機關(guān)機構(gòu)的檔案質(zhì)量，使其能夠充分發(fā)揮其職能，文書工作人員應(yīng)對文書制成文件進行規(guī)范。因此，機關(guān)機構(gòu)文書工作人員注重以下幾個方面：高度重視整個機關(guān)機構(gòu)的文件資料，按照相關(guān)條文規(guī)定，對其進行嚴(yán)格要求。對于不符合相關(guān)部門規(guī)章的文書文件予以退回，不得辦理、蓋章；文件的書寫與印刷要使用規(guī)定用紙，選用優(yōu)質(zhì)耐久的書寫材料；機關(guān)機構(gòu)相關(guān)人員在對文件進行簽發(fā)的過程中，不得使用鉛筆、圓珠筆等，一定要使用鋼筆或者黑色的碳素筆，簽發(fā)的姓名、日期等要字跡清晰，符合規(guī)定。

（三）文書處理過程的規(guī)范化是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

由于檔案質(zhì)量的高低很大程度上取決于文書質(zhì)量，因此，機關(guān)機構(gòu)相關(guān)人員應(yīng)制定一套科學(xué)、合理的文書工作規(guī)章制度，為檔案的形成奠定堅實的基礎(chǔ)，保證其質(zhì)量[5]。其主要包括：文件收集。文書工作人員應(yīng)對包括辦公會議記錄、統(tǒng)計報表、信息資料等一系列文件進行收集，防止其出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，為機關(guān)機構(gòu)的檔案管理工作帶來極大的麻煩；來文登記。機關(guān)機構(gòu)相關(guān)人員應(yīng)按照一定的規(guī)章制度，對往來文書登記制度實行嚴(yán)格要求，保證往來文件的完整、真實；對于機關(guān)機構(gòu)需要發(fā)出的文件，在對其進行蓋章的過程中，需預(yù)留兩份，由文書工作人員存檔保管；文書工作人員在平時的工作過程中，應(yīng)將文書文件資料進行分類，消除其雜亂現(xiàn)象，提高檔案質(zhì)量。

四、結(jié)束語

總而言之，機關(guān)機構(gòu)文書工作對檔案工作的順利進行有著極為重要的影響。雖然兩者在工作任務(wù)、工作內(nèi)容、工作時效等方面均存在著一定程度的差異，但是其本質(zhì)密切相連。文書制成文件的規(guī)范化是提高檔案質(zhì)量的保障，文書處理過程的規(guī)范化是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此，文書工作的規(guī)范化能夠有效提高整個機關(guān)機構(gòu)的檔案質(zhì)量。所以，機關(guān)機構(gòu)文書工作人員在平時的工作中，應(yīng)加強文書管理工作的規(guī)范性，為檔案工作提供堅實的基礎(chǔ)，從而保證整個機關(guān)機構(gòu)的良好運行。

[1]李亞林.淺談文書檔案管理的問題與對策[J].赤子，2015（3）：131.

[2]張萍.論推進檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化[J].基層工作，2010（11）：48.

[3]楊華，鄒麗欣，梁秀雪.實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該怎樣做[J].管理縱橫，2013（12）：172.

[4]高志新.試論文書工作規(guī)范化與檔案質(zhì)量的關(guān)系[J].辦公室業(yè)務(wù)·學(xué)科前沿，2014（3）：222.

[5]林嶺春.淺析文書檔案管理存在的問題及對策[J].檔案工作，2016（2）：66-68.

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