探究社保檔案管理建設的有效措施

李艷潔楊亞坤

（1.嵩明縣嵩陽街道社會保障事務所，云南 昆明 651700；2.嵩明縣醫(yī)療保險中心辦公室，云南 昆明 651700）

探究社保檔案管理建設的有效措施

李艷潔1楊亞坤2

（1.嵩明縣嵩陽街道社會保障事務所，云南 昆明 651700；2.嵩明縣醫(yī)療保險中心辦公室，云南 昆明 651700）

社保機構如何更好地開展社會保險檔案管理工作，成為其重點關注的內容和任務。本文首先說明了做好社會保險檔案管理工作的重要性，然后分析了社保檔案管理工作中存在的問題，最后詳細闡述了社保檔案管理建設的有效措施。

社保；檔案管理；規(guī)范化；管理權責；信息化

一、做好社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案是指根據(jù)參與社會保險業(yè)務的個人或企業(yè)參保及繳費情況建立檔案，做好詳細的記錄，是日后參保人員享受相關待遇的重要依據(jù)。隨著我國保險制度的日益完善，保險范圍和參保數(shù)量不斷增多，檔案管理變得更加重要。

（一）加強社保檔案管理工作能推動社會保險改革

目前，隨著社保改革工作的日益深入，單位人必然轉變?yōu)樯鐣恕Ｉ鐣ｋU機構不僅要擔負起社會保障的職責，也要承擔對離休人員的社會服務和管理職能。因此，社會保險屬于一項龐大的系統(tǒng)工程，如果缺少完整、準確的個人信息資料，即缺乏有序的社會保險檔案管理，社會保險機構工作無法發(fā)揮應有的成效，也會在一定程度上制約社會保險改革步伐。

（二）加強社保檔案管理滿足社保業(yè)務要求

一個參加社會保險的人由辦理保險手續(xù)至離退休或失業(yè)等環(huán)節(jié)均可享受社會保險服務，當然，必須辦理保險關系轉移、基金轉入或轉出等手續(xù)，上述信息在檔案中均有詳細的記載，以此為依據(jù)為參保人提供相應的待遇。不得不說，社會保險檔案管理工作的質量，直接影響參保人自身的利益。

（三）社保機構加強社保檔案管理能提升其辦事效率

隨著大眾養(yǎng)老保險意識的升高，長時間沉寂的繳費展現(xiàn)出重要性，那些斷保多年要求續(xù)保者越來愈多。如果參保者社保歷史繳費記錄管理不完善，無法保障這些人的參保權益，在實踐中加大不必要的爭議。社保檔案數(shù)量較多，主要包括醫(yī)保、生育保險、養(yǎng)老保險等，每項社保項目均包含多個環(huán)節(jié)，例如：繳費、保障等級等。社保單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，對提升工作效率或推動其良好發(fā)展提供重要參考。

二、社保檔案管理工作中存在的問題

盡管社保檔案管理已經(jīng)引起相關部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發(fā)展又十分迅速，對社保檔案管理提出了更多新的問題，社保檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾點中：

（一）管理人員的意識不足

這是制約我國社保檔案管理水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)造成的，而是由于整個環(huán)境導致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領導對社保檔案管理的認識都不夠全面，將其看作單獨的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項工作的真實，思想上無法給予足夠的重視，導致對工作懈怠，這種意識嚴重制約我國社保檔案管理規(guī)范化的進程。

（二）信息化水平較差

近年來，國際化信息化進程不斷加快，改變了整個世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，社保檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個系統(tǒng)的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時代發(fā)展步伐，各地信息化建設水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質管理模式，無法滿足社會發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對存儲環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，保存年限有限，嚴重制約我國社保檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也限制了檔案功能的發(fā)揮。

三、社保檔案制度建設的原則

（一）規(guī)范化與靈活化

為了能夠更好地開展社保檔案管理工作，滿足新時期社會保險事業(yè)發(fā)展需求，社保檔案管理部門必須建立更加規(guī)范、合理的管理制度，要嚴格依據(jù)國家所制定的各項標準來進行。社保檔案管理部門內部的檔案管理并不是一成不變的，它可以根據(jù)國家的發(fā)展需求及時調整，并且結合單位自身的發(fā)展需求，建立一條自上而下的管理體系，確保社保檔案管理能夠順利進行。

四、社保檔案管理建設的有效措施

（一）強化管理意識，推動社保檔案管理規(guī)范化與標準化

要想做好一項工作，首要任務就是要提升管理人員的服務意識，切實推進社保檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升社保檔案管理的嚴謹性，更要注重提升時效性，這是時代發(fā)展的必然要求。因此，相關部門要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應的規(guī)范體制。從當前的管理情況來看，由于法制的缺失導致我國社保檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢在必行。從社保檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發(fā)與利用，都必須要建立相對應且嚴格的工作流程。明確社保檔案管理各個階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細致與認真，嚴謹且全面；進入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學、合理、高效為標準，加強對保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權責分明，提高工作人員的嚴謹性與責任意識。同時，要加大宣傳力度，使人們意識到社保檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標。

（二）明確劃分管理權責

在社保檔案管理過程中，要建立完整的責任機制，必須要將責任落實到位，遇到問題能夠及時找到負責人，并進行處理，減少由于責任不清而導致的管理問題。在明確責任的同時也要保護工作人員的合法權益，并且建立權責明確的社保檔案管理制度，為社保檔案管理工作奠定良好的根基。

社會保險業(yè)務檔案涉及的內容、人員較多，因此，必須嚴格依照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》制定的歸檔標準展開管理。對保險業(yè)務進行辦理時，要做好登記、征繳、轉移、待遇核定、基本信息變更等環(huán)節(jié)的工作。在社保經(jīng)辦機構辦理相關保險業(yè)務后，其中，那些具備保存和利用價值電子文檔、聲像等作為歸檔內容。同時，將管理責權落實到個人，每個業(yè)務的具體經(jīng)辦人員擔負起收集、整理、裝訂客戶材料的工作，由專職檔案管理員審核達標后方可進入檔案室，并由檔案員確定該檔案的保管期限等工作。其中，歸檔主要由檔案收集、檔案整理兩個部分組成。進行檔案收集操作時，認真查看具有利用價值的材料是否收集完整，如果存在缺失必須及時補齊，確保檔案的真實性、完整性。檔案整理過程中，采用檔案部門規(guī)定的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每一卷檔案均要制作《案卷全引目錄》和《卷內備考表》，在各項簽字完成后做好收集、利用等信息記載工作，仔細填寫卷皮的內容，做到清晰、準確。

（三）動態(tài)與靜態(tài)結合

所有的制度都不是一成不變的，在經(jīng)濟發(fā)展的過程中，社保檔案管理制度也需要不斷完善和更新，并作為動態(tài)原則。而靜態(tài)原則是不管時代怎么變化，社保檔案管理要以社保工作的整體發(fā)展作為管理之本，不斷完善現(xiàn)有的管理制度。

（四）推進現(xiàn)代化的進程，實現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化

信息化高速發(fā)展，為了適應其發(fā)展，提高社保檔案的利用效率，必須要對傳統(tǒng)檔案管理理念進行更新，使其可以與社會發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實現(xiàn)社保檔案管理的現(xiàn)代化。

首先，在進行社保檔案管理過程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術的作用，發(fā)揮信息化技術的功能，提升社保檔案工作的利用率。同時也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開發(fā)力度，使其可以更好地進行管理，提高社保檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過對檔案管理規(guī)范化的建設，促使社保檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強我國社保檔案管理的競爭力。

（五）提高社保檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

究其根本，都是人的責任，因此，要實現(xiàn)社保檔案工作的規(guī)范化，關鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求社保檔案管理部門根據(jù)具體的情況開展科普活動，使從業(yè)者意識到當前形勢下開展規(guī)范化管理的必要性，增強危機意識。除此之外，還要進行技術培訓，使從業(yè)者對現(xiàn)代化設備有一定的了解，熟練掌握，進而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認識到工作的重要性，強化保密意識，增強資料的安全性。

五、結語

綜上，要想增強社保檔案的利用率，實現(xiàn)社保檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國的社保檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長的一段時間，這就要求從建制、人員兩個方面著手，緊跟時代發(fā)展步伐，更好地發(fā)揮社保檔案管理的功能。

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