淺談如何做好社會保障檔案工作

李曉芳

（昆明市嵩明縣農(nóng)村社會保險局，云南 昆明 651700）

淺談如何做好社會保障檔案工作

李曉芳

（昆明市嵩明縣農(nóng)村社會保險局，云南 昆明 651700）

社會保障檔案是社會保障管理的重要組成部分，是一個蘊藏十分豐富的勞動保障管理信息寶庫。伴隨著社會保障制度改革的不斷深入，社會保障的范圍越來越廣，而如何做好社會保障檔案工作也倍受關(guān)注。因此，本文通過對社會保障檔案工作中存在的問題的具體分析，提出了一些做好檔案工作的有效策略。

社會保障；檔案；策略

一、做好社會保障檔案工作的重要性

（一）是深化社會保障改革的需要

伴隨著社會保障制度的深化改革，以前的單位必然會逐漸演變成社會。而社會保障部門不僅要履行自身的責(zé)任，還要承擔(dān)對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能。這樣一來，如此巨大的社會系統(tǒng)工程，必須要具備完整的個人資料記載，也就是社會保險檔案工作，否則社會保障部門的工作將會受到嚴重影響。

（二）能夠為社?；鸢踩峁┍ＷC

在企業(yè)中，社?；饘τ趨⒈Ｂ殕T而言，具有非常重要的意義，與個人經(jīng)濟利益有著直接性的關(guān)系。近年來，社會保障基金流失現(xiàn)象屢見不鮮，已經(jīng)嚴重威脅到參保職員的個人利益。而社會保障檔案的科學(xué)合理管理，能夠有效監(jiān)督管理社會保障基金的用途，進而能夠防止社會保障基金被擠占。

（三）有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率

社會保障檔案資料的收集和整理本質(zhì)上就是梳理和歸納業(yè)務(wù)工作，它可以對已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)工作再次進行整理總結(jié)，還可以從中找出相關(guān)經(jīng)驗，為逐步開展的后續(xù)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。不僅如此，社會保障檔案資料還能夠為決策者提供更加準確的數(shù)據(jù)，有效提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。所以，檔案資料的收集和整理、歸檔和利用，是做好社保工作的重要條件。

（四）有助于為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)

在社會保障發(fā)展過程中，都會詳細記錄不同階段的具體發(fā)展狀況，保障檔案所包含的范圍十分廣泛，既記載了社會保障部門的內(nèi)部工作狀況，又完善了參保職員的所有相關(guān)資料。伴隨著我國社會不斷發(fā)展的形勢，生活水平不斷提高，人們越來越重視人身安全和健康，據(jù)此社會保障工作也進行了一定的改革和完善。而在改革過程中，需要全面的資料，而保障檔案資料記載了全部的信息，這就為領(lǐng)導(dǎo)做出正確、科學(xué)的決策提供了依據(jù)。

二、我國社會保障檔案工作中存在的問題

（一）硬件設(shè)施不齊全

目前，我國很多檔案室中，還缺乏必要的硬件設(shè)施，還有部分單位根本沒有專門的檔案室，這對檔案的保存十分不利，不僅會使檔案殘缺不全，還會導(dǎo)致檔案發(fā)生霉變等。而且，還有一些檔案管理單位缺乏齊全統(tǒng)一的檔案袋，這也不利于檔案的保存。

（二）對檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)階段，還有很多檔案管理人員和部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作存在著錯誤的認識。他們認為檔案工作無法給公司帶來一定的經(jīng)濟效益，不過就是抄寫、整理文檔的繁瑣之事，只要檔案保密，就能夠應(yīng)付外調(diào)或查檔，從而給單位的很多相關(guān)工作造成了影響。

（三）缺乏完善的檔案管理機制

社會保障檔案的管理必須要具備一個健全的管理機制，但是，目前我國并沒有統(tǒng)一的、具體的社會保障檔案管理標準，這就使得其使用范圍和管理形式等方面明顯落后，沒有緊跟社會保障工作的步伐。

（四）社會保障檔案管理不規(guī)范

當前，在社會保障業(yè)務(wù)檔案工作中，最容易出現(xiàn)的兩個極端就是，一是把所有社會保障材料，全部確定為永久保管；二是把辦理完的業(yè)務(wù)材料，確定為已完成歷史使命，將其存放在業(yè)務(wù)科室。這樣的社會保障檔案管理嚴重缺乏了規(guī)范性和科學(xué)性。

（五）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

社會保障主管部門從來沒有對相關(guān)檔案工作人員進行過正規(guī)的培訓(xùn)，目前，我國很多社會保障機構(gòu)聘用的兼職工作者相對較多，高校的檔案專業(yè)畢業(yè)的人才則相對較少。未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，所以很多工作人員的檔案業(yè)務(wù)水平相對較低，以致檔案收集不全面、整理不規(guī)范。

（六）社會保障檔案管理手段相對落后

在社會保障業(yè)務(wù)逐年增長的狀態(tài)下，檔案行政管理部門和勞動保障部門尚未研究開發(fā)相關(guān)的檔案管理軟件，也未曾實現(xiàn)軟硬件和工作人員的有機結(jié)合，導(dǎo)致無法發(fā)揮效能，效率持續(xù)下降，從而直接影響工作的有序開展。而且，就全國總體情況而言，相當多的地方由于經(jīng)濟條件的限制，檔案管理工作依舊是傳統(tǒng)的手工檢索，這在很大程度上影響了檔案的利用率以及工作的整體效率。

三、做好社會保障檔案工作的有效策略

（一）加強人民檔案管理意識

想要改善社會保障檔案管理工作，首先就是要解放檔案管理人員的思想，這就要求檔案管理部門必須加強宣傳，全面增強社會人民的社會保險檔案管理意識。讓社會和管理人員深刻認識和了解社會保障檔案工作的必要性和重要性，只有這樣，才能在思想上強化人們對社會保障檔案管理的意識，從而在工作中積極端正態(tài)度。在平時的工作中，各個管理部門要保持協(xié)調(diào)統(tǒng)一、共同前進，定期舉行業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)經(jīng)驗的深入交流，致力于探索高效的、科學(xué)的管理機制。與此同時，政府和人民也要積極加強宣傳工作，只有在政府和人民的全力支持下，社會保障檔案事業(yè)才能實現(xiàn)快速全面地發(fā)展。

（二）創(chuàng)新社會保障檔案管理模式

樹立檔案為人服務(wù)的新觀念，努力開創(chuàng)新的管理模式是非常必要的。其中部分地方社會保障部門一直在不斷創(chuàng)新管理模式，例如建立退休人員檔案管理中心、推出社會保障檔案托管服務(wù)等。這些新的服務(wù)形式不僅推動了社會保障工作的社會化發(fā)展，還給社會保障檔案工作注入了新生命。

（三）建立健全管理制度

社會保障檔案管理工作有效開展的重要保障是建立健全的社會保險管理制度，就目前我國社會保障檔案工作的基本現(xiàn)狀來看，社會保障檔案管理部門必須要嚴格遵循《檔案法》和《社會保險法》的相關(guān)規(guī)定，設(shè)置統(tǒng)一的、規(guī)范的管理機構(gòu)，以此實現(xiàn)管理工作的集中化。社會保障檔案管理部門需要根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》等，從而有利于我國各地的社會保障檔案管理部門進行科學(xué)化管理。但是，構(gòu)建健全的社會保障檔案管理體系，還需要各個基層管理部門積極做出努力，完善社會保障檔案的鑒定、查詢和借閱等制度，在管理制度的基礎(chǔ)保障下，有力保證檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

（四）提高社會保障檔案工作水平

社會保障檔案工作自身具有種類繁多、面廣量大和動態(tài)性強等特點，所以，在開展社會保障檔案工作時，要著重加強養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險等內(nèi)容檔案的工作。加強檔案收集，有效提高檔案管理的規(guī)范性。與此同時，還要遵循適用性原則，對于不同類型的社會保障檔案，分類整理，以此保證規(guī)范有序。這樣既能夠減少工作量，又能提高檔案工作的整體水平。

（五）提高社保檔案工作人員的綜合素質(zhì)

社會保障檔案工作人員是做好社會保障檔案工作的基礎(chǔ)，因此，要積極加強建設(shè)社會保障檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提升他們對社保檔案工作重要性的認識。同時，還要逐漸完善用人機制，對員工定期進行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)能力和素質(zhì)。

（六）完善社會保障檔案工作的硬件設(shè)施

完善社會保障檔案工作部門的必要設(shè)施和場所，充分的檔案裝備、庫房，以及現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，是適應(yīng)社會保障檔案工作發(fā)展的需要。最主要的就是首先解決保障檔案保存所需要的庫房、閱覽室、密集架等等，以此保障檔案管理符合統(tǒng)一存放的原則要求。還有基本的安全保障設(shè)施，尤其是防盜門、防爆照明燈、防蟲藥品和吸塵器等。只有這樣，才能保證社會保障檔案工作的有序開展。

（七）加強對社會保障檔案工作的高度重視

對檔案工作有足夠的重視是做好檔案工作的重要前提。社會保障檔案工作是一項非常系統(tǒng)的工程，需要相關(guān)部門，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。社會保障行政管理部門要始終以對社會和人民群眾負責(zé)的態(tài)度，要不斷提高對社會保障檔案工作重要性的認識，積極領(lǐng)導(dǎo)社會保障檔案工作，為檔案工作的開展提供保障。不僅如此，還要加大投入力度，保證社會保障檔案工作的有序推進。

（八）積極推動社會保障檔案工作的信息化建設(shè)

社會保障行政管理部門要切實實現(xiàn)社會保障檔案信息管理系統(tǒng)的電子化，將電子文件的管理劃入社會保障檔案工作的范圍，明確規(guī)定電子文件整理和歸檔的方式方法，實行脫機備份，并且要與紙質(zhì)文件緊密相聯(lián)，以此保障電子文件的完整性和信息的安全性。要遵循社會保障行政管理部門的統(tǒng)一安排，做好社會保障檔案資料的信息化工作，實現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，伴隨著信息化技術(shù)的不斷更新發(fā)展，社會保障檔案工作的意義日益重要，這就要求相關(guān)部門必須加強對社會保障檔案工作的高度重視。檔案工作人員要學(xué)會逐步完善更新觀念，學(xué)習(xí)新技能，利用現(xiàn)代化先進技術(shù)，開展社會保障檔案工作，從而適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新需求，全面實現(xiàn)社會保障檔案工作的真正價值。

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