智慧城市下的檔案信息化建設(shè)探析

■鄔家鵬

智慧城市下的檔案信息化建設(shè)探析

■鄔家鵬

本文對(duì)“智慧城市”的理念和檔案信息化建設(shè)進(jìn)行闡述，提出了在智慧城市框架下，檔案信息化融入智慧城市的信息化服務(wù)平臺(tái)，建立基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案感知系統(tǒng)以及基于云計(jì)算的檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)的構(gòu)想，以促進(jìn)智慧城市下的檔案信息化服務(wù)的建設(shè)。

智慧城市檔案信息化物聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算

互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用將人們帶入智慧城市時(shí)代，而智慧城市建設(shè)必然孕育出智慧檔案的建設(shè)。2011年，南京市檔案局館《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》提出了“智慧檔案”建設(shè)的總體思路，引入云計(jì)算、RFID、微縮品數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)，提出搭建基于物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)的“智慧檔案”體系架構(gòu)。2012年，北京量子偉業(yè)信息技術(shù)有限公司研發(fā)了國(guó)內(nèi)首款智慧檔案管理軟件——“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。2014年，湖州市檔案局啟動(dòng)了湖州智慧檔案之?dāng)?shù)據(jù)共享平臺(tái)建設(shè)工作，通過(guò)“智慧檔案”建設(shè)實(shí)現(xiàn)民生類檔案信息“一站式”服務(wù)，由此可見(jiàn)，中國(guó)正逐步邁向智慧檔案時(shí)代。

一、智慧城市背景下的檔案信息服務(wù)

智慧檔案是在數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)之上，整合利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務(wù)的工作模式，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，也是數(shù)字檔案發(fā)展的必然結(jié)果。檔案部門應(yīng)借助物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等等高新技術(shù)，通過(guò)感知、互聯(lián)、智能的方式，將一定區(qū)域內(nèi)的用戶、檔案部門、檔案信息資源連接起來(lái)，組成一個(gè)新型智慧化檔案信息服務(wù)體系，同時(shí)對(duì)各類的檔案信息進(jìn)行廣泛采集、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)、互聯(lián)和共享，并對(duì)這些檔案信息實(shí)行智慧感知、分析和集成，滿足公眾需要。

（一）檔案檢索系統(tǒng)

1.集成檢索系統(tǒng)

檔案集成檢索系統(tǒng)是借助單一的檢索接口，利用統(tǒng)一的檢索方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)分布式、異構(gòu)檔案信息資源的集成式檢索操作。這些信息資源可以經(jīng)集成檢索系統(tǒng)集中獲取，并經(jīng)過(guò)整合封裝后形成統(tǒng)一的檢索結(jié)果，并按用戶需要的方式呈現(xiàn)出來(lái)。

檔案信息集成檢索既可以檢索出來(lái)自本地館藏的檔案目錄信息、檔案全文信息、檔案圖片信息、檔案多媒體信息，也可以檢索到來(lái)自其他檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息或電子檔案信息，甚至通過(guò)主題檢索引擎檢索到各種W eb網(wǎng)頁(yè)檔案信息資源。因此，檔案信息集成檢索能為用戶提供統(tǒng)一的檢索接口，減輕用戶學(xué)習(xí)各種檢索工具的負(fù)擔(dān)，同時(shí)提供有序、格式統(tǒng)一的檢索結(jié)果，方便用戶的瀏覽和選擇。

2.基于物聯(lián)網(wǎng)的檢索系統(tǒng)

智慧城市是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，通過(guò)給予各類事物感知的功能，使之產(chǎn)生“智慧”，物聯(lián)網(wǎng)可以讓所有實(shí)物都能被識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控、管理，構(gòu)成一個(gè)全覆蓋的網(wǎng)絡(luò)體系，數(shù)據(jù)信息可以迅速傳遞到網(wǎng)絡(luò)彼端。基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案檢索系統(tǒng)就是通過(guò)傳感和執(zhí)行設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，經(jīng)過(guò)實(shí)體感知和信息采集達(dá)成全方位的人與人、人與物、物與物之間的相互感知、相互連接。

筆者認(rèn)為，在檔案管理中，可以將RFID技術(shù)應(yīng)用到智慧庫(kù)房管理的領(lǐng)域當(dāng)中，通過(guò)使用電子標(biāo)簽、智能檢索和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)確認(rèn)入庫(kù)的檔案實(shí)體、顯示檔案工作指令與檔案流動(dòng)方向、確認(rèn)檔案數(shù)量、清點(diǎn)檔案存放位置、確定檔案實(shí)體出入等。這樣既方便了檔案的入庫(kù)、跟蹤、查詢、調(diào)檔、清查、統(tǒng)計(jì)的全過(guò)程，同時(shí)也為檔案工作人員提供一個(gè)智能化的管理平臺(tái)，并且為用戶提供一個(gè)智能化的服務(wù)環(huán)境。

（二）檔案處理系統(tǒng)

智慧城市可把多行業(yè)的復(fù)雜系統(tǒng)組成一個(gè)綜合體，實(shí)現(xiàn)多個(gè)不同的應(yīng)用系統(tǒng)間進(jìn)行信息共享和交互的需要同時(shí)也可把不同的系統(tǒng)之間共同抽取數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行綜合計(jì)算和呈現(xiàn)綜合結(jié)果。面對(duì)如此繁復(fù)的信息處理過(guò)程，云計(jì)算可以很好的解決這個(gè)問(wèn)題。云計(jì)算的“云”就是計(jì)算機(jī)群，每個(gè)群中囊括了幾十萬(wàn)臺(tái)甚至上百萬(wàn)臺(tái)的計(jì)算機(jī)，它們像云一樣的分布在用戶的周圍，用戶可以隨時(shí)運(yùn)用這些資源。而“計(jì)算”則是指云計(jì)算提供給用戶的處理能力，為用戶提供服務(wù)。

借助云計(jì)算的平臺(tái)可以對(duì)資源進(jìn)行切割、調(diào)配和整合，可以按照應(yīng)用需要來(lái)合理分配和存儲(chǔ)資源。此外，通過(guò)云計(jì)算可以達(dá)到最大程度的資源共享。以往的資源共享一般都局限在一些對(duì)口或者接口相同的數(shù)據(jù)資源，如此就會(huì)導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)得不到共享，在這樣相對(duì)獨(dú)立的信息資源建設(shè)過(guò)程當(dāng)中就會(huì)引起不同程度的重復(fù)建設(shè)，無(wú)法避免的出現(xiàn)孤島現(xiàn)象。然而，在云模式下，全球的資源可以得到高度的整合以及真正意義上的共享，既沒(méi)有浪費(fèi)人力和財(cái)力，資源也發(fā)揮巨大的效用。

筆者認(rèn)為，檔案館即利用云計(jì)算可以開(kāi)展自身業(yè)務(wù)，進(jìn)行檔案信息的云存儲(chǔ)和云利用，又可以利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)“云歸檔”的服務(wù)。2010年，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中也明確“鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)”。云計(jì)算的龐大規(guī)模使得檔案的管理、維護(hù)和開(kāi)發(fā)專業(yè)化，使得用戶可以得到專業(yè)化的服務(wù)，提高了服務(wù)質(zhì)量。

（三）檔案的服務(wù)系統(tǒng)

智慧城市的公共信息服務(wù)平臺(tái)現(xiàn)有兩大功能，其一是整合分散在各個(gè)專業(yè)系統(tǒng)里的原始資源，形成統(tǒng)一的信息資源架構(gòu)；其二則是對(duì)各類的信息資源進(jìn)行合理封裝，提供內(nèi)容豐富、形式多樣的綜合信息服務(wù)。因此，若想檔案信息化，就必須考慮將檔案融入到智慧城市的公共信息服務(wù)平臺(tái)中。

1.一站式檔案信息服務(wù)系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用，除了建立一個(gè)內(nèi)部局域網(wǎng)，還需建立一個(gè)外部檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在檔案網(wǎng)站中設(shè)置檢索模塊，將網(wǎng)絡(luò)上公開(kāi)的檔案信息進(jìn)行整合和集成，從而對(duì)利用者提供全面的檔案信息資源，也就是所謂的“一站式”信息服務(wù)。所謂“一站式”服務(wù)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和虛擬環(huán)境的技術(shù)基礎(chǔ)上，將檔案信息從不同信息源中挑選出來(lái)，并經(jīng)有效的組合和處理將這些信息連接成一個(gè)整體，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和應(yīng)用軟件的支持，使利用者“一步到位”得到整合好的檔案信息。雖然“一站式”集成服務(wù)的背后是十分繁復(fù)的操作，但在云計(jì)算環(huán)境下，它呈現(xiàn)在用戶面前的是簡(jiǎn)潔的界面和簡(jiǎn)單的操作，大大提高了服務(wù)的便捷性。

2.基于互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)

隨著4G時(shí)代的到來(lái)，手機(jī)越來(lái)越成為人們的媒體終端和閱讀終端。與此同時(shí)，諸如蘋果、漢王電紙書等新的媒介載體不斷涌現(xiàn)，不僅對(duì)傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息的生產(chǎn)和獲取方式產(chǎn)生了影響，而且對(duì)人類的閱讀習(xí)慣形成了巨大沖擊?；谝苿?dòng)互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)一方面采用智能過(guò)濾技術(shù)，智能分析目標(biāo)內(nèi)容，抽取文章標(biāo)題、正文和相關(guān)的圖片，另一方面采用無(wú)縫連接微博API接口，通過(guò)與微博的綁定，實(shí)現(xiàn)向微博的信息推送以及檔案部門與用戶的信息交互，并使用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)頁(yè)面格式轉(zhuǎn)換，圖片縮放和低成本海量存儲(chǔ)，完成海量信息資源的高效計(jì)算和備份，此外，該平臺(tái)面向IPhone、IPad、Android等各類手機(jī)終端，同時(shí)支持4G門戶的構(gòu)建，支持各類主流瀏覽器訪問(wèn)，開(kāi)發(fā)檔案館App，把電子化的公共檔案服務(wù)打包成App供人們下載、使用。

二、智慧城市檔案信息服務(wù)體系的實(shí)現(xiàn)

（一）政府的支持

智慧城市的檔案信息服務(wù)體系得到更好的實(shí)現(xiàn)，政府就必須在檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建與運(yùn)行過(guò)程中處于主導(dǎo)地位并在整個(gè)過(guò)程中發(fā)揮關(guān)鍵作用。政府對(duì)智慧城市檔案信息服務(wù)體系建設(shè)具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。一方面，政府部門活動(dòng)的規(guī)模和特點(diǎn)決定了政府是社會(huì)最大的檔案信息擁有者和控制者，因此政府開(kāi)展智慧城市社會(huì)化信息服務(wù)具有明顯的信息資源優(yōu)勢(shì)。另一方面，政府部門作為國(guó)家權(quán)力的象征，擁有雄厚的資金優(yōu)勢(shì)和最大的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、使用與控制權(quán)，這決定了政府在運(yùn)營(yíng)智慧城市檔案信息服務(wù)的過(guò)程中可以更容易的采集信息資源和傳播信息服務(wù)產(chǎn)品。此外，政府運(yùn)營(yíng)智慧城市檔案信息服務(wù)，可以跨越不同政府部門之間的信息壁壘，更容易得實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息共享與交流。

政府應(yīng)做到以下兩個(gè)方面：一方面是在政策上給予支持。首先，政府可以通過(guò)制定相關(guān)政策和法律法規(guī)，為智慧城市檔案信息服務(wù)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。其次，政府可以通過(guò)制度安排為智慧城市檔案信息服務(wù)構(gòu)建暢通的信息征集渠道和高效的信息共享平臺(tái)。再次，政府可以通過(guò)政策宣傳為智慧城市檔案信息服務(wù)開(kāi)拓市場(chǎng)。另一方面是在經(jīng)濟(jì)上給以扶持：政府要為智慧城市檔案信息服務(wù)的體系構(gòu)建與實(shí)施運(yùn)行提供資金幫助，并通過(guò)稅收減免降低智慧城市檔案信息服務(wù)的業(yè)務(wù)成本。在我國(guó)智慧城市建設(shè)尚處于起步階段，智慧城市社會(huì)化信息服務(wù)市場(chǎng)機(jī)制尚不成熟的條件下，政府的支持可以促進(jìn)智慧城市社會(huì)化檔案信息服務(wù)的快速發(fā)展，促進(jìn)其在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生顯著成效。

（二）市場(chǎng)的驅(qū)動(dòng)

市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)可以使信息服務(wù)體系的構(gòu)建與實(shí)施運(yùn)行都由商業(yè)化運(yùn)作的信息服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)起并負(fù)責(zé)，信息采集、加工與業(yè)務(wù)開(kāi)展主要依照市場(chǎng)需求進(jìn)行。在市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)下，智慧城市社會(huì)化檔案信息服務(wù)的體系構(gòu)建與運(yùn)行實(shí)施具有更大的自主性，更能反應(yīng)市場(chǎng)信息服務(wù)需求，通過(guò)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)可以促進(jìn)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)不斷壯大自身整體實(shí)力。與政府驅(qū)動(dòng)模式相比，市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)下的智慧城市信息服務(wù)業(yè)務(wù)流程更加靈活、產(chǎn)品更加豐富、經(jīng)營(yíng)效率更高。

首先，由于市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)模式下的智慧城市信息服務(wù)是市場(chǎng)需求導(dǎo)向的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的形成都源于市場(chǎng)需求，不受太多的行政機(jī)制干預(yù)，因而其靈活性更高。其次，市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)模式下，智慧城市信息服務(wù)機(jī)構(gòu)需要針對(duì)市場(chǎng)上不同客戶的需求開(kāi)展層次多樣的信息服務(wù)業(yè)務(wù)，提供門類齊全的信息服務(wù)產(chǎn)品，因而其面向的細(xì)分市場(chǎng)更加明確，業(yè)務(wù)分工更加細(xì)化，信息服務(wù)產(chǎn)品也更加豐富。再次，市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)模式下，智慧城市信息服務(wù)機(jī)構(gòu)以營(yíng)利為目的，自負(fù)盈虧，與政府驅(qū)動(dòng)模式下的信息服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，其生存壓力更大、發(fā)展動(dòng)力更強(qiáng)。

筆者認(rèn)為，市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)模式更加有利于智慧城市社會(huì)化信息服務(wù)的發(fā)展，但由于市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)模式需要有較高的市場(chǎng)發(fā)展條件，如社會(huì)信息服務(wù)需求強(qiáng)烈、信息用戶具備較高信息消費(fèi)能力、信息服務(wù)市場(chǎng)的法律法規(guī)健全等，但我國(guó)當(dāng)前的信息服務(wù)市場(chǎng)并不具備這些條件，所以智慧城市社會(huì)化信息服務(wù)的發(fā)展初期仍需要以政府干預(yù)為主，在不斷健全信息服務(wù)市場(chǎng)建設(shè)的過(guò)程中，逐步向市場(chǎng)主導(dǎo)過(guò)渡，這也是智慧城市社會(huì)化信息服務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

智慧城市建設(shè)是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，筆者相信，我們一定能夠通過(guò)不懈努力，逐步克服智慧城市檔案信息化遇到的重重困難，真正建設(shè)起適應(yīng)數(shù)字城市、數(shù)字規(guī)劃、數(shù)字建設(shè)、數(shù)字管理要求的信息化檔案服務(wù)中心。

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作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系