肥城市數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的歷程、成就及經(jīng)驗(yàn)啟示

文?李慶紅

肥城市數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的歷程、成就及經(jīng)驗(yàn)啟示

文?李慶紅

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管利用為重點(diǎn)，向以檔案數(shù)字化信息向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。肥城市檔案局（館）扎實(shí)踐行“忠誠守護(hù)肥城記憶、忠實(shí)記錄肥城軌跡、忠心服務(wù)肥城人民”的工作理念，搶抓機(jī)遇，創(chuàng)先爭優(yōu)，在泰安市六個縣市區(qū)中率先建立并持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)有了質(zhì)的飛越，檔案管理手段有了劃時代的變革。

一、肥城市數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與發(fā)展歷程

1978年至1995年是館藏檔案數(shù)字化的探索研究階段。當(dāng)時，肥城市檔案局（館）軟硬件設(shè)施落后，沒有配備計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備及相關(guān)的檔案軟件等，根本不具備數(shù)字化的基本條件。檔案檢索利用只能依賴案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、人名卡片、專題目錄等原始落后的手工檢索工具，利用服務(wù)的效率很低。

1995年至1999年是館藏檔案數(shù)字化的萌芽起步階段。隨著計(jì)算機(jī)的逐漸普及，肥城市檔案局（館）的硬件設(shè)施上了一個新臺階，配備了辦公電腦，可以通過最簡單的office辦公軟件，將館藏的案卷目錄及卷內(nèi)目錄錄入到辦公軟件里，從而有了最原始的機(jī)讀目錄，逐漸進(jìn)入館藏部分目錄級文件數(shù)字化初級階段。這個階段主要依靠手工與機(jī)檢相結(jié)合，但是由于機(jī)讀目錄的數(shù)量不大，而且不夠齊全完整，檢索利用仍然很不方便，機(jī)讀目錄起作用有限。

1999年至2006年是館藏檔案數(shù)字化的快速推進(jìn)階段。安裝了專門的檔案管理軟件，借助軟件，形成了專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)入了館藏部分目錄級文件的數(shù)字化發(fā)展階段。這個階段，肥城市檔案局（館）開始探索有沒有一款檔案方面的軟件，可以完成錄入、整理、形成目錄、快速檢索等程序。于是，先后嘗試了廣東紹林科技有限公司開發(fā)的我國第一個文檔一體化管理軟件——SLWS、泰安同力計(jì)算機(jī)軟件公司開發(fā)的TL-DA綜合檔案管理軟件等，但智能化程度仍然不高，檢索局限于目錄，不能實(shí)現(xiàn)原文檢索，并且檢索利用時效率、查準(zhǔn)率、查全率較低，服務(wù)效率和水平有所提高，但不明顯。

2006年至今是館藏檔案數(shù)字化的系統(tǒng)發(fā)展階段。根據(jù)信息化發(fā)展需求，借助專門的數(shù)字化檔案管理軟件，搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，建立“三網(wǎng)四庫”模式的檔案數(shù)據(jù)庫，真正實(shí)現(xiàn)了館藏檔案全部目錄級文件和部分重要全宗原文檔案的數(shù)字化階段。這個階段，在總結(jié)前期經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，在保持和上級檔案部門一致的前提下，積極探索研究，通過政府招標(biāo)，與北京八九數(shù)碼科技有限公司通力協(xié)作，在軟件系統(tǒng)功能設(shè)置、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檢索利用、用戶權(quán)限管理等方面結(jié)合檔案工作實(shí)際提出自己的意見建議，不斷改進(jìn)和完善肥城市數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確定了“三網(wǎng)四庫”（三網(wǎng)即局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)，四庫即專題人名庫、專題基建庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫）的建設(shè)模式，全面開展數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的目錄和原文的數(shù)字化，檔案的查準(zhǔn)率和查全率顯著提高，檢索效率大幅提升，從而為人民群眾提供高效便捷的檔案利用服務(wù)。

二、肥城市數(shù)字檔案館建設(shè)取得的重要成效

（一）檔案利用服務(wù)工作整體水平顯著提升

一是提高檔案利用效率，提升為民服務(wù)效能。通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，輸入相關(guān)的文件題名、文號、責(zé)任者、成文日期等為關(guān)鍵詞的信息內(nèi)容，通過復(fù)合檢索、二次檢索等方式，快速檢索定位檔號，進(jìn)而鏈接原文，進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)的查全率查準(zhǔn)率，為社會公眾提供更加快捷高效的檔案服務(wù)，滿足人民群眾的利用需求，更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供檔案利用服務(wù)。

二是建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺，改善傳統(tǒng)的檔案利用模式。首先不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要的人共享。其次不再受“空間”限制，數(shù)字文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸和查閱，使異地調(diào)閱利用成為可能，擴(kuò)大了檔案利用空間。再次不再受“時間”限制，檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

（二）檔案實(shí)體安全得到最大限度保護(hù)

一是對館藏檔案進(jìn)行了及時搶救修復(fù)。數(shù)字化加工過程中，通過對已破損的檔案的修復(fù)，防止進(jìn)一步惡化；對易碎、易裂的檔案及時進(jìn)行加固，以防破損；對已褪色褪變的檔案進(jìn)行搶救性恢復(fù)并及時復(fù)制，以保存檔案信息；對易褪色或字跡擴(kuò)散的檔案，及時采取措施加以預(yù)防；對產(chǎn)生霉變的檔案，及時除霉去污；對一些膠片、磁帶進(jìn)行音頻視頻的轉(zhuǎn)換，確保了長期保存。

二是盡可能地降低對檔案原件的使用次數(shù)。傳統(tǒng)的檔案保存保管方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用大量的庫存空間，而且提供利用需到庫房直接調(diào)用檔案原件，管理成本高，檔案易受損，容易發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等?？梢酝ㄟ^權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，能夠大大減少對庫存檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)利用與檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案原件進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體的安全。

（三）檔案工作圍繞中心服務(wù)大局的能力顯著提高

一是服務(wù)政治建設(shè)有了新進(jìn)展。進(jìn)一步規(guī)范政府信息查閱，通過政務(wù)網(wǎng)平臺，積極主動地向社會公眾提供現(xiàn)行文件服務(wù)，在切實(shí)保障公民及其他組織利用政府信息的權(quán)利、化解群眾矛盾糾紛等方面發(fā)揮積極作用，有效維護(hù)社會穩(wěn)定，促進(jìn)社會和諧。

二是服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)有了新舉措。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在開發(fā)利用珍貴檔案資源的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造性地開展了“桃都記憶”“重大項(xiàng)目建設(shè)檔案”等檔案記憶工程，記錄肥城發(fā)展變遷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)借鑒，更加積極主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。針對各類檔案的不同特點(diǎn)，通過建立的專題基建數(shù)據(jù)庫，在為領(lǐng)導(dǎo)決策、維護(hù)社會和諧穩(wěn)定、平息上訪糾紛、處理突發(fā)事件等方面發(fā)揮應(yīng)有作用。

三是服務(wù)民生工程有了新成效。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，始終堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，想民眾之所想，急民眾之所需。優(yōu)化整合現(xiàn)有檔案信息資源，積極接收數(shù)字化民生檔案資源，將關(guān)系民生、利用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，建立了專題人名數(shù)據(jù)庫和民生檔案專門數(shù)據(jù)庫，通過依法出具相關(guān)的檔案證明，為人民群眾解決一系列的實(shí)際問題，切實(shí)維護(hù)他們的根本權(quán)益。

三、肥城市數(shù)字檔案館建設(shè)的基本做法

（一）切實(shí)解放思想，以人為本，率先爭先，扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程

一是切實(shí)解放思想，推動檔案工作實(shí)現(xiàn)新一輪的大發(fā)展。在信息化高速發(fā)展的今天，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，從保管好檔案就萬事大吉的思想中解放出來，從重保管輕利用的觀念中解放出來，將數(shù)字檔案館建設(shè)作為工作重心，抓住了泰安市實(shí)施縣級國家綜合檔案館建設(shè)工程的新機(jī)遇，以時不我待的精神，創(chuàng)造性地開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作。

二是堅(jiān)持以人為本為核心，建好“兩個體系”。肥城市在數(shù)字檔案館建設(shè)中積極將涉及人的檔案資源接受進(jìn)館并優(yōu)先數(shù)字化，豐富館藏資源進(jìn)而方便人民群眾利用。轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的數(shù)字檔案資源體系；轉(zhuǎn)變重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用輕個人利用，重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。

三是率先爭先，扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。肥城市檔案局（館）把數(shù)字檔案館建設(shè)工作作為頭等大事來抓，以全部館藏為目標(biāo)，以重要檔案、民生檔案為重點(diǎn)，堅(jiān)持保護(hù)檔案實(shí)體、方便查閱利用的原則，在泰安市六個縣市區(qū)中，率先建立起覆蓋全部館藏的目錄數(shù)據(jù)庫248萬條、原文數(shù)據(jù)庫242多萬頁、照片檔案數(shù)據(jù)庫2930張、多媒體數(shù)據(jù)庫9898分鐘。

（二）爭取支持，整合資源，搭建平臺，全力建好民生檔案資源信息數(shù)據(jù)庫

一是爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，把數(shù)字檔案館建設(shè)納入市政府信息化建設(shè)總體規(guī)劃。首先科學(xué)制定數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)施方案，多次向市委、市政府提出建設(shè)數(shù)字檔案館的可行性研究報(bào)告，尋求市委、市政府的政策支持與資金支持。其次積極主動地向省、市檔案局爭取業(yè)務(wù)和技術(shù)方面的指導(dǎo)支持。近年來，各級領(lǐng)導(dǎo)多次到檔案部門實(shí)地調(diào)研，聽取相關(guān)工作情況匯報(bào)，研究如何貫徹落實(shí)省、市檔案工作部署要求和會議精神，共商數(shù)字檔案工作大計(jì)。肥城市委、市政府也高度重視檔案信息化建設(shè)工作，按照國家、省、市檔案部門信息化的標(biāo)準(zhǔn)要求，及時將數(shù)字檔案館建設(shè)工程納入全市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展重點(diǎn)工作及市政府信息化建設(shè)總體規(guī)劃。

二是爭取財(cái)政支持，在軟硬件建設(shè)上持續(xù)加大投入力度。自2006年以來，為滿足信息化需要，市委、市政府累計(jì)投入200多萬元，先后購置了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，以及服務(wù)器、磁盤陣列、微機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)施設(shè)備。2014年對數(shù)字檔案管理軟件、服務(wù)器和磁盤陣列進(jìn)行了升級更新，投資配備了電子檔案備份一體機(jī)、庫房遠(yuǎn)紅外電子監(jiān)控系統(tǒng)、火災(zāi)聲光報(bào)警系統(tǒng)、光電感煙探測器及消防基礎(chǔ)設(shè)備，更新改造了庫房老舊線路及電力設(shè)備等。

三是進(jìn)一步整合資源，搭建好民生檔案信息資源平臺。肥城市檔案局（館）充分認(rèn)識到服務(wù)民生的重要性，進(jìn)一步增強(qiáng)抓好民生檔案工作的主動性和敏銳性，將涉及民生、群眾利用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，建好婚姻、農(nóng)村房產(chǎn)、林權(quán)證、農(nóng)村土地承包、獨(dú)生子女、知青、招工、待業(yè)、退休、干部職工關(guān)系轉(zhuǎn)移、干部職工任免獎勵、職稱評定等民生檔案專門數(shù)據(jù)庫、專題人名數(shù)據(jù)庫和專題基建數(shù)據(jù)庫，搭建起專門的民生檔案管理服務(wù)平臺，方便群眾查閱利用。

（三）服務(wù)至上，質(zhì)量為先，全程控制，嚴(yán)格把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)

一是強(qiáng)化源頭防控，實(shí)行誰著錄誰審核誰負(fù)責(zé)的首問負(fù)責(zé)審核制，分階段分步驟實(shí)施一系列源頭防控措施。一建立檔案數(shù)字化的全程控制制度、檔案借閱制度、保密制度、檔案審核制度等，用制度規(guī)范約束工作人員。二嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，制定著錄掃描信息采集標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)加工公司每名上崗人員進(jìn)行專門崗位培訓(xùn)，確保全部掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三對需要著錄的人名專題條目和基建專題條目，由局（館）業(yè)務(wù)骨干人員嚴(yán)格按照確定的錄入范圍篩選標(biāo)記，制定相應(yīng)的錄入標(biāo)準(zhǔn)并指導(dǎo)數(shù)據(jù)公司工作人員準(zhǔn)確規(guī)范錄入。四對全文數(shù)字化的檔案實(shí)體，要求數(shù)據(jù)公司明確有責(zé)任心的專人進(jìn)行拆裝，確保檔案實(shí)體安全。

二是注重過程管理，對數(shù)據(jù)邊加工邊審核，由數(shù)據(jù)公司抽取不低于百分之十的案卷進(jìn)行審查，實(shí)行數(shù)據(jù)驗(yàn)收前的自我抽查審核制。

三是加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)行由檔案局（館）專人按比例抽取卷宗，對數(shù)據(jù)加工情況進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題并要求予以限期整改的抽檢審核制。

（四）防患于未然，多套容災(zāi)備份，定期更新，注重加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全保障工作

一是實(shí)行多套備份。在做好實(shí)時在線備份的基礎(chǔ)上，采取與設(shè)備隔離的多套備份措施，將各類數(shù)據(jù)同時在磁盤陣列、光盤、移動硬盤等不同介質(zhì)的載體上進(jìn)行多套備份。

二是進(jìn)行異地備份。將館藏檔案信息數(shù)據(jù)分別在山東省檔案局和泰安市檔案局進(jìn)行了異地容災(zāi)備份，以確保在發(fā)生萬一情況使檔案遭到毀滅性損失時，用備份檔案來避免或彌補(bǔ)檔案損失。

三是定期更新備份。當(dāng)數(shù)據(jù)更新后，通過對備份一體機(jī)備份周期設(shè)置，數(shù)據(jù)至少每周定時更新一次；每半年對移動介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)更新一次；每年對異地備份數(shù)據(jù)更新一次。通過定期更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和完整性。

四、數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)啟示

（一）解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，是建好數(shù)字化檔案館的前提

一要進(jìn)一步更新思想觀念。要用科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)一思想，打牢思想根基。要深入調(diào)查研究，摸清現(xiàn)狀，把檔案工作中影響和制約科學(xué)發(fā)展的主要問題找準(zhǔn)、找足、找實(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變不適應(yīng)、不符合科學(xué)發(fā)展觀要求的思想觀念，不斷提高運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀分析和解決檔案工作實(shí)際問題的能力，提高服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局的水平。

二要進(jìn)一步增強(qiáng)民生意識。要充分認(rèn)識檔案的特有作用，樹立正確的檔案價值觀，增強(qiáng)檔案的民生意識，自覺在檔案工作中貼近民生、服務(wù)民生。在解決人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題中，找準(zhǔn)檔案工作與民生工作的結(jié)合點(diǎn)。

三要進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。要突出服務(wù)這個主題，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，改進(jìn)服務(wù)方式，增強(qiáng)檔案服務(wù)的及時性、針對性和實(shí)效性，以開拓進(jìn)取的精神，努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制的不斷創(chuàng)新，切實(shí)把檔案服務(wù)工作提高到一個新水平。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視、多方支持，是建好數(shù)字檔案館的保障

一是領(lǐng)導(dǎo)重視是根本。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作價值的認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，也在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把數(shù)字檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程至關(guān)重要，這是時代發(fā)展的需要，也是規(guī)范檔案工作的需要。而如何以有力有效的工作服務(wù)中心大局，以爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，則是對檔案人水平能力的檢驗(yàn)。肥城數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展，正是“有為才有位，有位更有為”的具體實(shí)踐。

二是多方支持是保證。建好數(shù)字檔案館離不開各方的支持，離不開省、市檔案局等上級業(yè)務(wù)部門的強(qiáng)有力的指導(dǎo)和技術(shù)支持，離不開相關(guān)部門單位的大力配合，離不開財(cái)政部門的強(qiáng)有力的資金支持，也離不開數(shù)據(jù)公司的必要的軟件支撐和相關(guān)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)支持。

三是政策推動是依據(jù)。在國家政策的推動下，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為各級各類檔案部門的重心工作。2002年國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，2006年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》將啟動數(shù)字檔案館建設(shè)作為重要內(nèi)容。2010年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，全面指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)。2011年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》將加快數(shù)字檔案館建設(shè)作為主要目標(biāo)之一。2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要 》將持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)作為主要的任務(wù)和指標(biāo)。

（三）前端控制、全程管理，是建好數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵

數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)的生命力所在，也是檔案利用服務(wù)的前提和保障。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控，千萬不能因?yàn)橥獍o數(shù)據(jù)處理服務(wù)機(jī)構(gòu)，而產(chǎn)生數(shù)據(jù)加工項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)加工質(zhì)量監(jiān)管不力等方面的問題。為避免出現(xiàn)這些問題，切實(shí)保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，必須從源頭上防控，關(guān)鍵是實(shí)行前端控制，在整個的數(shù)據(jù)加工過程中全面從嚴(yán)管理。數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)資金投入大、建設(shè)周期長、技術(shù)難度大、維護(hù)成本高的系統(tǒng)工程，涉及前期準(zhǔn)備、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、軟件功能相關(guān)設(shè)置、人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、著錄、掃描、存儲、質(zhì)檢、審核、數(shù)據(jù)鏈接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)安全等多個環(huán)節(jié)，涉及數(shù)字化設(shè)備的成套性和配套性，項(xiàng)目硬件與軟件的集成性、數(shù)字化方案與局（館）實(shí)際的適應(yīng)性等方方面面，每一個環(huán)節(jié)、每一個方面都至關(guān)重要，忽略了任何一個環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量都難以保障。

2016年9月，肥城市檔案局（館）啟動數(shù)字檔案館續(xù)建項(xiàng)目，“十三五”期間，完成10萬條條目著錄（包括案卷級、文件級及人名級）、260多萬頁檔案原文數(shù)字化掃描、檔案管理系統(tǒng)全文檢索功能升級及檔案自助查詢系統(tǒng)配置等多項(xiàng)工作目標(biāo)，使館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到90%以上。今后，肥城市檔案局（館）將繼續(xù)管理好、維護(hù)好、利用好已建成的數(shù)字檔案館，并繼續(xù)不斷擴(kuò)展完善。同時，緊緊圍繞社會需求開展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、存儲、管理、利用，逐步達(dá)到檔案信息資源共享化、管理自動化、服務(wù)在線化，使檔案工作更好地為全市的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局服務(wù)，為“五城”建設(shè)，譜寫“中國桃都、美好肥城”新篇章作出新的更大貢獻(xiàn)。

（作者單位：肥城市檔案局）