從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

文?秦兆玲

從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

文?秦兆玲

人事檔案是中國人力資源管理的重要特色之一，也是認(rèn)定個人在組織、待遇和社保等方面的重要證據(jù)，具有一定的法律效力，是記載一個人成長軌跡的可靠依據(jù)。人事檔案就像是一個人的身份，它伴隨著每個人的成長逐步積累形成，能夠清晰記錄一個人的成長經(jīng)歷，并且伴隨其一生。它具有鮮明的時代特征，通過它既可以了解一個人，也可以了解一個時代的政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化等各方面的改革發(fā)展。

近年來，伴隨著國家干部人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已不能適應(yīng)新形勢的需要。傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理模式功能逐漸弱化，人事檔案管理工作改革迫在眉睫。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）部分人事檔案存在弄虛作假等問題。檔案材料的失真，使用人單位無法依據(jù)人事檔案記載內(nèi)容作出評價判斷，更多的通過其工作實(shí)踐和工作業(yè)績來判斷工作人員的能力和去留。所以“棄檔”的現(xiàn)象越來越多，人事檔案對個人的影響力逐漸降低，檔案自身的作用日益弱化。究其原因如下∶

1.個人私利原因。人事檔案在提拔、任用等方面是非常重要的參考依據(jù)，同時它又有保密性強(qiáng)的特征，因此出現(xiàn)為了個人私利想盡辦法進(jìn)行檔案造假的現(xiàn)象。

2.檔案制度與監(jiān)督存在漏洞。當(dāng)前的檔案制度建設(shè)不夠健全，尤其是監(jiān)督力度方面。組織人事部門、檔案行政管理部門都有監(jiān)督人事檔案工作的職責(zé)，但是在現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常出現(xiàn)重管理輕監(jiān)督，重文書檔案輕人事檔案等現(xiàn)象，因此人事檔案管理出現(xiàn)漏洞在所難免，造成信息虛假等現(xiàn)象，且不易及時發(fā)現(xiàn)。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視程度問題。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不是單位的主要工作，更不能產(chǎn)生直接效益，只要保存好，不要有遺失現(xiàn)象，不要有泄露信息的情況，日常的領(lǐng)導(dǎo)查閱、工作查詢、教職工外調(diào)能夠順利進(jìn)行就可以了，因此使人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

4.檔案工作者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)原因。有的檔案管理工作人員在日常的檔案收集、鑒定、整理過程中不按規(guī)定執(zhí)行；有的不能盡職盡責(zé)，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；有的分類混亂造成工作失誤；更嚴(yán)重的，甚至給個人偽造檔案信息提供方便。由此可見，檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提升，檔案管理的規(guī)范化和管理水平亟待提高。

（二）人力資源管理改革的影響

隨著國企改革及勞動合同法的實(shí)施，國有企業(yè)已打破了“鐵飯碗”用人制度，職工對企業(yè)的依附性逐漸降低，再就業(yè)現(xiàn)象迅速增加。企業(yè)在選拔人才時不再以人事檔案為主要參考依據(jù)，甚至以往調(diào)動工作中涉及到的戶口、檔案和手續(xù)都不需要，而是以職工的實(shí)際工作能力和業(yè)務(wù)水平為重點(diǎn)，通過勞動合同對員工進(jìn)行制約。這樣一來雖然解決了人員流動問題，但是人事檔案逐漸形同虛設(shè)，不利于國家對人才的掌控和人力資源管理的有序發(fā)展。

相比之下，事業(yè)單位改革相對滯后，人事管理制度本身的局限性，造成了對人才流動的限制，特別是高等院校為了留住有學(xué)識、有才華的人才，經(jīng)常出現(xiàn)通過卡、扣檔案來限制人員流動，檔案制約人才的情況尤為嚴(yán)重。高等院校人員素質(zhì)、學(xué)歷、學(xué)位層次普遍較高，特別是崗位的專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)。由于以上原因，高等院校人員對繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的需求格外強(qiáng)烈，人員流動性較大，但是人事檔案卻成為人才流動的絆腳石。如何更好的調(diào)配、合理的流動、充分的利用這類人才，為他們提供優(yōu)秀的平臺，發(fā)揮知識型人才的最大價值成為高等院校干部人事檔案管理急需解決的一大問題。

（三）人事檔案的信息化程度有待提高

隨著計算機(jī)管理水平的不斷提高，各種軟件迅速開發(fā)利用，人們逐漸適應(yīng)了計算機(jī)操作，紙質(zhì)材料逐漸被電子資料取代。許多機(jī)構(gòu)原本提供的紙質(zhì)材料已不再要求，比如人員流動后需要入檔的養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移函已經(jīng)不再要求提供，每年的養(yǎng)老保險手冊清單也不再打印，社會保險業(yè)務(wù)大多都要求通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行。這些現(xiàn)象都迫切要求檔案管理要適應(yīng)社會發(fā)展，信息化程度要迅速提高。目前人事檔案管理信息技術(shù)水平低下，亟待提高。

二、事業(yè)單位人力資源管理改革的重大突破

近年來，人力資源管理制度改革不斷深化，管理制度不斷完善。首先，事業(yè)單位推行了全員聘用制，通過公開招聘選拔人才，簽訂聘用合同。合同期滿后，人員有了自由流動的機(jī)會，單位必須按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)移人員的檔案和工資材料，使人事檔案的轉(zhuǎn)移有了保障，杜絕了單位為了留住人才，利用卡、扣人事檔案的手段制約人才合理流動的情況發(fā)生。

隨著事業(yè)單位人事管理制度改革的深入發(fā)展，高等院校、公立醫(yī)院取消了事業(yè)單位編制管理，保留事業(yè)單位性質(zhì)。這兩類事業(yè)單位的終身制率先被打破，工作人員即將告別事業(yè)編制，原有編制逐步自然減員，最終單位的全體人員轉(zhuǎn)為合同制。取消編制后人員的性質(zhì)發(fā)生了變化，編制不再是人才流動的障礙，人員可以自由流動，有出有進(jìn)，更便于人才的社會化管理。

三、新形勢下人事檔案管理應(yīng)該從自身及外部進(jìn)行改革

隨著事業(yè)單位人事管理制度改革的深入，事業(yè)單位出現(xiàn)了知識型人才流動加速的新狀況，人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化，人事檔案管理工作如何適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，筆者認(rèn)為應(yīng)該從自身及外部兩個方面進(jìn)行改革：

（一）改變?nèi)耸聶n案管理權(quán)限。人事檔案管理可以考慮不再由單位的人事部門管理，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)成立專門的檔案管理部門。比如，把目前的多頭管理改成集中管理，建立國家人事檔案中心，下設(shè)各級管理中心，集中管理各地區(qū)的人事檔案，如美國的國家人事文件中心、人事管理總署等。這樣一來，管理檔案部門可以中立的、公正的管理人員檔案，有明確的管理制度，責(zé)任分明，相對獨(dú)立，不僅能夠很好地遵守國家相關(guān)檔案的法律、法規(guī)和條例，而且可以更好地接受社會各界的監(jiān)督。如此一來，既能夠改進(jìn)人事檔案工作自身的不足，又能夠使人事檔案在改革的新形勢下繼續(xù)為人力資源管理做貢獻(xiàn)。

（二）改進(jìn)用人機(jī)制，合理利用干部人事檔案。有的干部千方百計的弄虛作假，與當(dāng)前用人機(jī)制非常有關(guān)。單位過于看重干部的人事檔案，特別是在學(xué)歷、學(xué)位方面，有的單位規(guī)定的學(xué)歷門檻比較高，所以偽造證書、冒用別人學(xué)歷的現(xiàn)象屢禁不止。要改變這樣的局面，用人單位必須要改變思路和態(tài)度，比如可以把干部人事檔案作為選拔人才的參考，而不是唯一依據(jù)。應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，側(cè)重考慮干部本人的實(shí)際工作能力。

（三）改變?nèi)耸聶n案管理的分類方法

傳統(tǒng)的人事檔案一般是依據(jù)人員的“身份”，分成學(xué)生檔案、干部檔案或是工人檔案。隨著國家人事管理制度的改革，筆者認(rèn)為可以統(tǒng)一稱為員工檔案，然后根據(jù)具體崗位的不同進(jìn)一步合理分類，這樣將有利人事檔案管理擺脫身份束縛，建立和諧環(huán)境，以利于人事檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化提高。

（四）加大依法監(jiān)督力度，形成監(jiān)督體系

我國目前干部人事檔案方面的法律、法規(guī)比較健全，涉及到工作的每一個環(huán)節(jié)，但是不注意執(zhí)行，不嚴(yán)格遵守，容易出現(xiàn)管理流于形式的現(xiàn)象。在督查工作中，必須規(guī)范規(guī)章制度，督促各部門和檔案工作者嚴(yán)格規(guī)范的執(zhí)行。對于干部檔案造假等問題要嚴(yán)肅查處，嚴(yán)格按照程序追究干部本人及相關(guān)人員的責(zé)任，加大處罰力度等措施，把工作落到實(shí)處，杜絕干部檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。

監(jiān)督工作不僅需要各部門通力合作，而且需要發(fā)揮社會大眾的力量?？梢圆扇⌒畔⒐_的形式，建立檔案公務(wù)網(wǎng)，在注重個人隱私的情況下，通過網(wǎng)絡(luò)適當(dāng)公開部分內(nèi)容，提高干部檔案的透明度。

（五）提高干部人事檔案工作者的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

檔案管理相關(guān)部門必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者的思想和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。加大人才培養(yǎng)力度，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，打造一只業(yè)務(wù)和素質(zhì)過硬的隊伍，減少人為因素導(dǎo)致的干部檔案造假問題，奠定檔案工作的人才基礎(chǔ)，推動人事檔案管理工作的改革發(fā)展。

（作者單位：淄博市技師學(xué)院組織與人力資源處）