不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議

當(dāng)前，在住房制度改革不斷深化、房地產(chǎn)市場迅猛發(fā)展、地產(chǎn)市場宏觀調(diào)控政策實施、國家不動產(chǎn)契稅政策調(diào)整以及子女入學(xué)等諸多因素的影響下，相關(guān)政府部門、群眾對不動產(chǎn)檔案的利用需求不斷增長。2013年11月，國務(wù)院常務(wù)會議提出要整合不動產(chǎn)登記職責(zé)，建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，由國土資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作，基本做到登記機構(gòu)、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺“四統(tǒng)一”。在這樣的背景下，做好不動產(chǎn)登記檔案信息化工作，對于滿足社會日益增長的不動產(chǎn)登記檔案利用需求，確保不動產(chǎn)登記工作的準(zhǔn)確性、高效性和便捷性，具有重要意義。本文以寧波市為例，對不動產(chǎn)登記檔案信息化管理中的問題進行分析，從整合遷移檔案信息資源、實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成、創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式等方面，對加強不動產(chǎn)登記檔案信息化管理提出一些思考和建議。

1 主要問題分析

1.1 檔案管理分散、標(biāo)準(zhǔn)不一、利用不便

以寧波市為例，由于缺乏集中保管檔案的場所，不動產(chǎn)檔案分散保存在市國土、住建、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、海洋等部門中，沒有實現(xiàn)統(tǒng)一管理。各部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，特別是檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案管理系統(tǒng)差異性較大，檔案信息資源整合難度較大，檔案查閱極為不便，如，單位或個人查詢某一產(chǎn)權(quán)登記檔案資料，常需登錄多個檔案系統(tǒng)，甚至要到檔案保管場所實地查詢，檔案利用成效不佳。

1.2 檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)度較低

不動產(chǎn)登記檔案形成于不動產(chǎn)登記工作中，與不動產(chǎn)登記工作關(guān)系十分密切。根據(jù)不動產(chǎn)登記檔案信息化工作的要求，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與不動產(chǎn)登記工作業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立較高的關(guān)聯(lián)度，然而，目前不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度較低，甚至沒有建立起關(guān)聯(lián)，在辦理不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)中，查詢相關(guān)登記業(yè)務(wù)的檔案信息時，無法實現(xiàn)快速調(diào)檔，不利于不動產(chǎn)登記工作的開展。

2 改進工作的建議

2.1 整合遷移檔案信息資源

開展不動產(chǎn)檔案信息化工作的一項主要內(nèi)容，就是在整合遷移各有關(guān)單位和部門不動產(chǎn)登記檔案信息資源的基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)。做好檔案信息資源整合與遷移，首先，要收集匯總各類存量檔案數(shù)字化成果，分析各有關(guān)單位和部門檔案庫數(shù)據(jù)量，對比整合前檔案庫數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與整合后建立的檔案庫數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的差異，整理數(shù)據(jù)映射關(guān)系，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)遷移工具，最終完成所有檔案數(shù)據(jù)的遷移，并保持檔案目錄和內(nèi)容的關(guān)聯(lián)關(guān)系。其次，要對比遷移前后數(shù)據(jù)總量，檢查檔案目錄和內(nèi)容是否具有一致性、是否存在關(guān)聯(lián)字段缺失情況等，初步判斷數(shù)據(jù)是否完整遷移，并且對一定比例的數(shù)據(jù)進行抽查，以驗證數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保所有檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確遷移。

2.2 實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成

2.2.1 前置檔案數(shù)字化工作

為方便辦理登記業(yè)務(wù)、減少檔案管理的工作量，可在登記業(yè)務(wù)辦理過程中將檔案數(shù)字化工作前移至收件和審批環(huán)節(jié)，具體工作流程如下:第一，在登記業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)受理人根據(jù)要求審核申請人是否提供完整的資料，并在登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進行登記信息條目著錄。第二，登記業(yè)務(wù)受理完成后，業(yè)務(wù)受理人將業(yè)務(wù)辦理的材料原件交給前置掃描人員，前置掃描人員按照前置掃描處理程序，將各材料原件掃描并上傳到不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的電子文件服務(wù)器上，同時設(shè)置掃描處理程序，使之能自動為登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的條目和上傳的掃描件建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。第三，前置掃描完成后，即進行正式的業(yè)務(wù)辦理工作。在正式業(yè)務(wù)辦理過程中，業(yè)務(wù)辦理人員可以直接從登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)取當(dāng)前登記申請人提交的電子版本證明材料目錄和數(shù)字檔案信息。第四，在檔案管理系統(tǒng)與登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間設(shè)定數(shù)據(jù)同步接口，利用該接口，檔案管理系統(tǒng)可以實時獲取登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)歸檔信息，檔案管理員不必對提交的紙質(zhì)復(fù)印件進行掃描、掛接等操作。

采取前置檔案數(shù)字化的工作方式，將檔案掃描及著錄工作分解到日常工作中，可以讓檔案管理人員從繁重的檔案數(shù)字化工作中解脫出來，保證他們有更多時間和精力對檔案資料進行深層次的數(shù)據(jù)加工和信息挖掘。

2.2.2 實現(xiàn)登記業(yè)務(wù)信息自動歸檔

不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)將需歸檔的數(shù)據(jù)打包，形成“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)包”文件，并通過調(diào)用不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)提供的XML+Web Service接口服務(wù)程序，將“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)包”轉(zhuǎn)換到不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)。利用接口服務(wù)方式，不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間可實現(xiàn)互不影響、穩(wěn)定運行，且如果一方系統(tǒng)出現(xiàn)問題，即可查明責(zé)任歸屬，有利于信息管理部門快速定位問題所在，方便系統(tǒng)維護。

此外，實現(xiàn)登記業(yè)務(wù)信息的自動歸檔，可以保證不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)文件歸檔的實時性，即文件在不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦結(jié)完畢后可立即進入不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員能及時整理歸檔數(shù)據(jù)。

2.2.3 實現(xiàn)登記信息與檔案信息的雙向調(diào)用

實現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息和檔案信息的雙向調(diào)用，能夠?qū)Φ怯洐n案信息進行快速管理，登記業(yè)務(wù)辦理人員可在登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接檢索利用登記檔案，有效提高檔案查詢利用效率。實現(xiàn)檔案信息與登記信息的雙向調(diào)用，需要設(shè)置“檔案與登記信息雙向調(diào)用接口”，實現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)查詢和統(tǒng)一利用；為滿足用戶在登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對登記檔案查詢的需求，還需要設(shè)置“用戶信息和組織機構(gòu)信息同步接口”“單點登陸接口”等，保證檔案管理系統(tǒng)中的用戶、組織機構(gòu)與登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的一致性，實現(xiàn)“一站式”登錄。

2.3 創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式

2.3.1 針對個人

第一，為貫徹落實國家關(guān)于推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和開展信息惠民的要求，可以采取“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”，即查檔申請人通過網(wǎng)上申請，提交查閱不動產(chǎn)登記檔案所需的資料；網(wǎng)上申請系統(tǒng)自動將查檔申請信息提交到內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，查檔工作人員獲取申請信息并開具不動產(chǎn)登記查詢證明，采用快遞到付的方式寄送給申請人。筆者建議，目前浙江省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)建設(shè)取得明顯成效，可將寧波市網(wǎng)上申請系統(tǒng)集成到浙江省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)中，實現(xiàn)工作集約化。

第二，提供自助式查檔服務(wù)，即在行政服務(wù)中心、圖書館等人流密集的公共場所設(shè)置不動產(chǎn)登記檔案自助查檔終端設(shè)備，設(shè)備包括工控機、觸摸屏、打印機、身份證識別儀、攝像頭、揚聲器等，查檔申請者可在設(shè)備上刷身份證，設(shè)備自動檢測申請者的人臉并進行拍照，接著按照申請者要求提供檔案信息查詢服務(wù)，并打印查詢結(jié)果，自助完成檔案查閱利用的整個過程。

2.3.2 針對相關(guān)單位和部門

第一，組織部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等特定政府部門在人事調(diào)整、違紀(jì)跟蹤等工作中，需要查詢不動產(chǎn)登記檔案信息。為這些部門提供服務(wù)時，可以采取延伸查檔的服務(wù)方式，即通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，采取網(wǎng)絡(luò)安全準(zhǔn)入、CA認(rèn)證等安全措施，延伸不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)接入范圍，方便這些部門查檔；還要確保檔案查詢工作的安全以及查詢?nèi)罩究筛?、查詢請求不可抵賴等，保證檔案信息絕對安全。

第二，民政部門、法院、銀行等單位在查詢權(quán)利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無房屋登記信息或房屋登記數(shù)量時，需要不動產(chǎn)登記檔案信息。為這些單位提供服務(wù)時，考慮到其所查閱的檔案數(shù)量龐大，可提供數(shù)據(jù)接口查詢方式。