關(guān)于工程檔案案卷題名的討論

文/劉春科

關(guān)于工程檔案案卷題名的討論

文/劉春科

檔案案卷題名中使用“資料”等概稱，是對檔案概念的混淆，還是由行業(yè)習(xí)慣稱謂或無法具體化文件類型名稱而采用概稱這些原因造成的，其存在是否合理

工程（或稱基本建設(shè)）檔案是以卷為單位進行整理的，整理者要給每卷檔案擬寫一個案卷題名，案卷題名應(yīng)揭示案卷文件內(nèi)容，以便區(qū)別案卷，方便檢索利用。案卷題名一般應(yīng)由工程項目名稱、結(jié)構(gòu)或階段名稱、文件類型名稱三部分組成，如《***煤礦井下污水廠預(yù)沉淀池改造工程施工日志》，這樣的案卷題名，大家都認可。但有的單位的工程檔案有如下題名：《***礦選煤廠廠區(qū)硬化工程管理資料》、《***礦選煤廠廠區(qū)硬化工程技術(shù)資料》、《***礦選煤廠廠區(qū)硬化工程結(jié)算資料》、《***辦公樓粉涮工程結(jié)算資料》，這些題名則不被一些檔案人員，特別是檔案行政管理部門認可，他們在檔案執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)或工程項目檔案驗收時認為是案卷題名擬寫錯誤，要求更改。其理由主要為題名中“資料”二字混淆了檔案和資料的概念，也未揭示卷內(nèi)文件具體類型名稱。筆者理解反對者的看法，但質(zhì)疑其理由，更不贊同做為業(yè)務(wù)檢查正誤判別的標(biāo)準。筆者認為這樣的題名是可以存在的，理由概述如下：

一、案卷題名和案卷是否是檔案沒有必然的邏輯關(guān)系。是否是檔案，只和案卷內(nèi)文件來源、形式、保存價值有關(guān)。只要是本立檔單位形成的，反映本單位工作情況的，有保存價值的，原始的文件材料，就具有檔案屬性，應(yīng)予歸檔，通過歸檔流程，它就成為檔案案卷。至于案卷題名中用了“資料”字樣，并不影響本卷文件的檔案性質(zhì)。

二、案卷題名并不承擔(dān)案卷是檔案還是資料的判定責(zé)任。對案卷題名中出現(xiàn)“資料”字樣的否定意見，主要是認為這樣的題名混淆了檔案和資料的屬性區(qū)別，把檔案標(biāo)為資料，這是對案卷性質(zhì)的改變。筆者認為這種意見拘泥于文字，是從形式出發(fā)，是機械，教條和形式主義的表現(xiàn)，是混淆了案卷題名擬寫和歸檔鑒定的關(guān)系。工程檔案是工程過程中相關(guān)單位、崗位形成的。工程單位在工程過程管理中一般都習(xí)慣將工程過程中形成的各種文件稱為工程資料。工程資料一般由施工單位整理立卷，施工單位在整理工程文件時可以把它當(dāng)資料對待，故其在案卷題名上冠以“資料”字樣是情理之中的。施工單位給案卷擬寫題名只是給該案卷起一個名稱，并不是在給該案卷進行資料與檔案的鑒定標(biāo)簽。工程項目業(yè)主單位對工程資料進行歸檔鑒定，主要是根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容及形式是否具有檔案屬性，而不是用案卷題名來判別是否歸檔。資料亦有廣義的資料和狹義上的資料區(qū)別。廣義的資料，顧名思義就是可資利用的文件材料，從這個意義說檔案也是資料。狹義的資料就是相對于檔案的概念，即資料中那部分不符合檔案特征的，不是按照檔案來管理的文件材料。而本文中列舉的如《***辦公樓粉涮工程結(jié)算資料》一類案卷，其義就是用于工程結(jié)算的依據(jù)性文件材料，其題名中的資料二字是廣義上的資料含義，而不是區(qū)別于檔案的那個狹義的資料概念，所以不涉及檔案與狹義上的資料性質(zhì)的判定問題

三、案卷題名用“資料”字樣結(jié)尾，是對卷內(nèi)文件類型的高度概括，是對大卷題名的一種擬寫方法。有時由于卷內(nèi)文件數(shù)量和文件類型很多，內(nèi)容跨度也很大，擬寫案卷題名既要揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容和類型，又要文字盡量簡明精干，確實很難兼顧，只能使用具有高度概括性的詞語，如文件、資料等字樣。筆者接觸過的工程檔案，有的案卷厚達300多頁，內(nèi)中文件有30多件，文件類型涉及多種，案卷題名競有150多字，盒脊上無法填寫，在案卷封面上密密麻麻寫了整個版面，讀起來非常艱難，根本不象個案卷題名。其原因就是卷內(nèi)文件多，文件類型難以概括，又想盡量把卷內(nèi)文件具體地反映出來，結(jié)果把案卷題名變成了卷內(nèi)文件名稱的羅列。其實如用文件、資料等詞語就可簡化案卷題名，擬寫也就很容易了。筆者理解，將文件、資料等概稱詞語用于案卷名稱，是解決大卷文件類型多難以列舉或概括的矛盾的一種方法。

四、檔案部門應(yīng)尊重業(yè)務(wù)部門的管理方法、習(xí)慣用語和歷史沿襲。工程建筑行業(yè)經(jīng)常使用工程資料、工程檔案資料這樣的習(xí)慣用語。一些法規(guī)性文件題名也用“檔案資料”字樣，這里的“檔案資料”二詞實際上是同義詞，就是檔案的意思，更進一步細究，亦可理解為檔案形態(tài)的資料。如國家檔案局、國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》，該文將檔案資料并稱達27次之多。再如國家經(jīng)委、國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于做好技術(shù)改造和技術(shù)引進中檔案資料工作的通知》，文中也將檔案資料全部并稱。又如2012年9月27日中國煤炭建設(shè)協(xié)會、煤炭工業(yè)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督總站發(fā)布的《煤炭建設(shè)工程技術(shù)資料管理標(biāo)準》，文中將屬于歸檔范圍的工程文件統(tǒng)稱為資料，其第三條：“工程技術(shù)資料按管理資料、技術(shù)資料和質(zhì)量控制資料三大部分進行收集、整理、組卷、歸檔”，明確為組卷分類標(biāo)準，執(zhí)行此標(biāo)準的煤炭建設(shè)施工單位即很簡潔的將工程文件對應(yīng)分類組卷，案卷標(biāo)題擬寫為如本文開頭所列舉的案卷題名《***礦選煤廠場區(qū)硬化工程管理資料》等。再如某些企業(yè)要求施工單位報審結(jié)算時必須將該工程結(jié)算審定的依據(jù)性文件匯編成冊，提交審查，該文件匯編就叫結(jié)算資料。如《***礦辦公樓粉涮工程結(jié)算資料》。這類結(jié)算資料的名稱在使用單位是約定俗成多年沿襲大家都明白的，檔案部門將其歸檔保管，其案卷題名需要更改嗎？更改成怎樣的題名更合適？筆者認為作為下游的檔案部門，應(yīng)尊重上游業(yè)務(wù)部門的管理方法和工作成果。

五、檔案工作的出發(fā)點和歸結(jié)點都是檔案的保管利用，判定檔案整理方法合適與否的根本標(biāo)準也應(yīng)該是是否有利于檔案的歸檔、保管及利用。以筆者多年的檔案工作實踐，并未發(fā)現(xiàn)因案卷標(biāo)題中出現(xiàn)“資料”字樣而造成歸檔、保管困難或利用價值下降的問題。所以筆者認為既然案卷題名中“資料”二字無礙于檔案的保管利用，就無需認定其為錯誤。對具體的檔案整理方法，只要無礙于保管利用，又便予簡化操作，均應(yīng)理解包容，尊重歷史，尊重現(xiàn)實，尊重他人，給予別人必要的自由工作空間。況且我國任何檔案法規(guī)標(biāo)準文件中都沒有明確規(guī)定檔案案卷題名中不能有“資料”字樣。

綜上所述，筆者認為檔案案卷題名中使用“資料”等概稱，并不是對檔案概念的混淆，而是由行業(yè)習(xí)慣稱謂或無法具體化文件類型名稱而采用概稱這些原因造成的，其存在是合理的。筆者撰文細述期望引起檔案同仁、檔案行政管理部門關(guān)注討論，明辨是非，形成共識，便于檔案整理操作。

（作者單位：中國神華神東煤炭集團公司）