獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料規(guī)范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書(shū)

獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料規(guī)范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書(shū)

獨(dú)立學(xué)院高校作為適應(yīng)我國(guó)高等教育發(fā)展的新興辦學(xué)模式，經(jīng)過(guò)十余年的發(fā)展，從辦學(xué)理念和硬件建設(shè)上，不斷加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作，產(chǎn)生了大量實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料。但由于沒(méi)有較為規(guī)范的歸檔范圍，造成了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔不科學(xué)完整，嚴(yán)重影響了這類(lèi)檔案的保管和利用

獨(dú)立學(xué)院高校作為適應(yīng)我國(guó)高等教育發(fā)展的新興辦學(xué)模式，以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為辦學(xué)宗旨，以“民、獨(dú)、優(yōu)”為辦學(xué)機(jī)制，經(jīng)過(guò)十余年的發(fā)展，在滿足社會(huì)對(duì)高等教育持續(xù)增長(zhǎng)需求的同時(shí)，對(duì)整合我國(guó)高校優(yōu)質(zhì)資源也產(chǎn)生了積極的影響。特別是獨(dú)立學(xué)院自建校始，從其辦學(xué)理念和學(xué)校硬件建設(shè)上，就體現(xiàn)職業(yè)教育的方向，獨(dú)立學(xué)院的硬件建設(shè)主要針對(duì)生源的特殊性、專(zhuān)業(yè)設(shè)置的指向性和就業(yè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)性，大力加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地的建設(shè)與利用，深化產(chǎn)教融合、校企合作，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，注重學(xué)生的動(dòng)手操作能力，為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)的應(yīng)用技能型人才。

實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)的重視與加強(qiáng)，必然產(chǎn)生大量實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料，形成獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作的真實(shí)寫(xiě)照與記錄，既及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的記載學(xué)生參加實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)的全面情況，也為獨(dú)立學(xué)院高校專(zhuān)業(yè)課、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課的設(shè)置和科學(xué)拓展實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息反饋。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)獨(dú)立學(xué)院在加強(qiáng)職業(yè)教育的過(guò)程中這類(lèi)檔案資料的重要性，從而為提升獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)踐教學(xué)工作與整體教學(xué)質(zhì)量，加大應(yīng)用型人才培養(yǎng)步伐提供真實(shí)、可靠的參考依據(jù)。

一、關(guān)于獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的歸檔范圍

獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的歸檔范圍是因循普通高校的做法，即按照1994年國(guó)家教委制定并頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行。這個(gè)“規(guī)范”規(guī)定教學(xué)檔案主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。包括學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐等。由于此文件頒布至今已有20多年，高校的變化是，為加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)，提高大學(xué)生的動(dòng)手操作能力，大多將實(shí)踐教學(xué)從教務(wù)部門(mén)分出來(lái)，單獨(dú)設(shè)立了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心，開(kāi)展了大量的實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)，產(chǎn)生了許多對(duì)學(xué)校有意義、有保存價(jià)值的文字材料、聲像資料和實(shí)物等，現(xiàn)在若仍按照94年制定的歸檔范圍執(zhí)行，對(duì)于越來(lái)越重視應(yīng)用型人才培養(yǎng)的高校已不合時(shí)宜。筆者從獨(dú)立學(xué)院高校工作實(shí)踐出發(fā)，認(rèn)為獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的歸檔范圍應(yīng)包括以下三個(gè)方面：

（一）綜合類(lèi)：

1.上級(jí)單位有關(guān)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作的文件材料；

2.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

3.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作規(guī)章制度、崗位職責(zé)；

4.本校有關(guān)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作的文件、通知、簡(jiǎn)報(bào)等；

5.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)人員的進(jìn)修、培訓(xùn)、考核、管理、獎(jiǎng)懲等文件材料；

6.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作經(jīng)費(fèi)使用情況。

（二）實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)建設(shè)與管理類(lèi)：

1.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃；

2.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目建設(shè)立項(xiàng)與審批材料；

3.校內(nèi)外實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地（含教學(xué)基地）協(xié)議、建設(shè)與管理材料；

4.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)室管理與建設(shè)的有關(guān)文件及材料；

5.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)室各類(lèi)儀器設(shè)備的技術(shù)資料及說(shuō)明書(shū)；

6.每個(gè)實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)儀器配置、儀器裝置改進(jìn)或功能開(kāi)發(fā)等情況記錄；

7.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢情況記錄；

8.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備增減變動(dòng)情況。

（三）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)類(lèi)：

1.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)管理規(guī)章制度；

2.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)任務(wù)、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)工作日志、教學(xué)進(jìn)度表；

3.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課程講義、教材、教學(xué)指導(dǎo)書(shū)及參考材料；

4.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)考試試題及參考答案；

5.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)課表、優(yōu)秀教案、聽(tīng)課記錄、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)單；

6.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)調(diào)課、補(bǔ)課、停課審批表；

7.聘請(qǐng)校外專(zhuān)家、組織知識(shí)講座形成的材料；

8.學(xué)生實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)任務(wù)書(shū)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)日志、實(shí)習(xí)報(bào)告；

9.學(xué)生參加的各類(lèi)技能競(jìng)賽、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)；

10.學(xué)生優(yōu)秀實(shí)訓(xùn)作品及獲得表彰的材料。

二、獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔存在的問(wèn)題

雖然獨(dú)立學(xué)院高校在實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)過(guò)程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，但由于沒(méi)有較為規(guī)范的歸檔范圍，造成了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔不科學(xué)完整，嚴(yán)重影響了這類(lèi)檔案的保管與利用。究其原因：

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

由于獨(dú)立學(xué)院高校建校時(shí)間不長(zhǎng)，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料在學(xué)校發(fā)展中的作用和地位認(rèn)識(shí)不足，普通存在檔案意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，造成許多應(yīng)歸檔的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料得不到及時(shí)收集、整理。例如：經(jīng)辦人員為了自己工作方便而將合同、協(xié)議等一些重要文件材料據(jù)為己有不愿歸檔，認(rèn)為移交檔案室沒(méi)有什么用，應(yīng)該由自己留存保管；一些部門(mén)為了騰出文件柜的空間，將毫無(wú)保存價(jià)值的材料移交檔案室；學(xué)生參加的一些社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、技能競(jìng)賽缺少照片或錄像，上報(bào)上級(jí)單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表未留文件底稿等。另外，獨(dú)立學(xué)院對(duì)檔案設(shè)施的配備和檔案管理人員的培養(yǎng)缺少相應(yīng)的保障，致使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料檔案工作長(zhǎng)期處于擱置、被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，不能適應(yīng)學(xué)校教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的要求。

（二）立卷歸檔不及時(shí)

一是由于獨(dú)立學(xué)院的特殊性，一人多崗，加之檔案工作的滯后性，導(dǎo)致許多需要?dú)w檔的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料未能及時(shí)立卷歸檔；二是雖然大多獨(dú)立學(xué)院都有較為完善的立卷歸檔制度，但因執(zhí)行不到位，檔案室工作人員督促檢查不及時(shí)，致使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的立卷歸檔工作拖延；三是一些獨(dú)立學(xué)院尚未將檔案工作納入學(xué)校年終考核，檔案室未對(duì)不認(rèn)真執(zhí)行歸檔職責(zé)的兼職檔案員和部門(mén)進(jìn)行考核，導(dǎo)致許多應(yīng)歸檔文件材料一拖再拖，長(zhǎng)時(shí)間得不到歸檔，甚至丟失。

（三）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料不完整

由于兼職檔案員對(duì)這類(lèi)材料的歸檔范圍、立卷歸檔知識(shí)缺乏等問(wèn)題，忽視了日常工作中基礎(chǔ)資料的收集，導(dǎo)致一些重要的文件材料收集不齊全、不完整，文件材料質(zhì)量低，不符合歸檔要求。例如：文件材料字跡不清晰；紙張不符合要求甚至使用廢紙打??；文件材料缺頁(yè)、漏頁(yè)；文件材料上亂寫(xiě)亂畫(huà)；有正文沒(méi)有附件或附件不全；請(qǐng)示報(bào)告無(wú)落款單位、落款時(shí)間、公章；只有定稿沒(méi)有原稿或只有原稿沒(méi)有定稿；發(fā)文稿紙上沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批示等，這些都造成了一些重要文件材料存在漏洞。

（四）兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定

做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔工作，需要兼職檔案員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定并具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。問(wèn)題是獨(dú)立學(xué)院高校的兼職檔案員一是大多比較年輕，做不到長(zhǎng)期安心從事檔案管理工作；二是獨(dú)立學(xué)院人員流動(dòng)頻繁，導(dǎo)致一些新上崗的兼職檔案員對(duì)本部門(mén)的歸檔范圍和文件材料歸檔要求不是很熟悉，檔案室工作人員需要經(jīng)常對(duì)新上崗的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而檔案室工作人員編制有限，工作量大，影響了這類(lèi)檔案的立卷歸檔。

三、獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料規(guī)范歸檔的意見(jiàn)

（一）加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳，提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔意識(shí)

首先，獨(dú)立學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《陜西省檔案管理?xiàng)l例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律、法規(guī)和中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，自覺(jué)按照制度辦事。其次，檔案室要通過(guò)學(xué)校網(wǎng)站、簡(jiǎn)報(bào)、院報(bào)、宣傳欄、知識(shí)講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種形式，積極向廣大師生開(kāi)展檔案法律、法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)師生依法治檔觀念，不斷提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的歸檔意識(shí)。

（二）建立健全實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔制度，強(qiáng)化制度執(zhí)行力

獨(dú)立學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)和檔案管理工作的要求，制定科學(xué)完善的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料立卷歸檔制度及考核處理辦法，明確專(zhuān)兼職檔案員工作職責(zé)和任務(wù)，使涉及歸檔工作的各個(gè)方面都有章可循，有據(jù)可依，從而形成有利于歸檔工作的長(zhǎng)效管理機(jī)制。同時(shí)應(yīng)將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的形成、積累和歸檔工作納入相關(guān)部門(mén)和人員的考核中，通過(guò)年度考核的實(shí)施，改變這些部門(mén)和人員不重視實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料立卷歸檔的消極狀態(tài)，達(dá)到用制度保證這類(lèi)材料立卷歸檔的及時(shí)和準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)，確保歸檔文件材料完整

一方面，檔案室每年初要做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的歸檔工作安排，明確歸檔范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔流程、歸檔時(shí)間等事項(xiàng)。每年末要對(duì)各部門(mén)的歸檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，并對(duì)總結(jié)情況及時(shí)通報(bào)，對(duì)歸檔工作中成績(jī)優(yōu)秀的部門(mén)和兼職檔案員予以表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。另一方面，檔案室要加大檔案收集力度，依法督促檢查，指導(dǎo)各部門(mén)兼職檔案員注重基礎(chǔ)資料的收集、整理、預(yù)立卷等，確保歸檔文件材料的齊全完整。

（四）穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案業(yè)務(wù)水平

實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料的收集、整理、立卷需要依靠相關(guān)職能部門(mén)兼職檔案員的大力配合，只有穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍，才有利于兼職檔案員熟悉檔案業(yè)務(wù)和提高業(yè)務(wù)水平。因此，獨(dú)立學(xué)院要支持兼職檔案員的工作，關(guān)心兼職檔案員的工資晉升、職務(wù)升遷、職稱評(píng)聘等問(wèn)題，多為兼職檔案員創(chuàng)造有利條件，使他們安心本職工作。只有這樣，才能保證兼職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定，使兼職檔案員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，提高水平，促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類(lèi)材料歸檔工作的順利開(kāi)展。

（作者單位：西安財(cái)經(jīng)學(xué)院行知學(xué)院）