基層民政檔案管理方式創(chuàng)新優(yōu)化路徑選擇

田東鑫

（洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100）

基層民政檔案管理方式創(chuàng)新優(yōu)化路徑選擇

田東鑫

（洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100）

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，科學技術(shù)的發(fā)展和思想觀念的變化都影響著檔案管理方式和規(guī)范政策，現(xiàn)有的基層民政檔案管理方式應經(jīng)不能夠適應社會發(fā)展的需求。新形勢下，將信息技術(shù)應用到民政檔案管理中，利用先進計算機技術(shù)對檔案進行管理，加強檔案管理人才信息技術(shù)培訓，優(yōu)化基層民政檔案管理方式方法，適應大數(shù)據(jù)時代基層檔案管理發(fā)展趨勢。本文結(jié)合工作實踐，主要分析了基層民政檔案管理方式的現(xiàn)狀，探討了在信息化背景下優(yōu)化基層檔案管理的方式路徑。

基層民政檔案；管理方式；優(yōu)化路徑

基層民政檔案雖然較國家級檔案形式簡單，但其內(nèi)容和分類卻較為復雜多樣化?；鶎用裾n案主要指市、縣級民政局所處理范圍內(nèi)的檔案。市縣級民政局雖然是基層政府部門，但基層民政局所承擔的職責范圍也是較為廣泛的，比如：社會福利、慈善事業(yè)、最低生活保障、優(yōu)撫、軍休、救災、社會救助、安置住房、基層建設(shè)等管理工作的安排?；鶎用裾n案管理作為基層管理和國家政策的一部分，秉承著檔案管理的法律法規(guī)和國家的規(guī)章制度，以科學的管理手段為原則對基層民政檔案進行管理。但隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，科學技術(shù)的發(fā)展和思想觀念的變化都影響著檔案管理方式和規(guī)范政策，現(xiàn)有的基層民政檔案管理方式應經(jīng)不能夠適應社會發(fā)展的需求。

一、民政檔案管理范疇和內(nèi)涵

民政工作是針對于社會事務的管理所設(shè)立的部門，主要針對于人民群眾的管理部門，對人民群眾的社會生活進行依法保護或者社會救助的行為。從職務性能上分析民政工作，就是為經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)造穩(wěn)定社會環(huán)境的服務型工作。民政管理工作為人民群眾享有個人民權(quán)，實施社會權(quán)益提供了重要依據(jù)，更將國家政府的各項政策在基層中發(fā)展并落實。民政檔案管理工作作為民政工作的重要組成部分，對民政工作的實施具有重要意義。民政檔案管理的來源主要是社會行政管理檔案、基層民主政治建設(shè)管理檔案、軍隊和國防建設(shè)管理檔案和社會扶助困難人員管理檔案等。而基層民政檔案管理是民政管理工作中重要的部分，由于基層人群的復雜性，以及國家對社會基層政策比較多元化，造成基層民政檔案管理工作的復雜性，社會基層是國家重要的發(fā)展對象。為了進一步實現(xiàn)“全面奔向小康社會”的終極目標，科學合理的對基層民政檔案進行管理，不僅為國家政策的有效實施奠定了基礎(chǔ)，還能夠進一步提升人們?nèi)罕姷乃枷胝嗡胶蜕鐣钯|(zhì)量。

二、基層民政檔案管理現(xiàn)狀

（一）對基層民政檔案管理的不重視

由于現(xiàn)階段政府部門對基層民政檔案管理不夠重視，民政檔案管理方式出現(xiàn)不合理、不規(guī)范和不公正的現(xiàn)象，常常造成所需基層民政檔案無法調(diào)用，或者不切合實際情況等問題。各級民政檔案管理人員對檔案管理意識不強，對檔案管理規(guī)范和檔案知識嚴重匱乏。甚至于部分工作人員只是單純注重業(yè)績，而忽視了基層民政工作的根本目的。更有部分民政工作人員對民政檔案管理有所偏見，認為檔案工作是檔案管理員的事，對所接觸工作的檔案的處理不能和檔案員進行協(xié)調(diào)合作，造成檔案資料缺失或者出錯。雖然《檔案法》的頒布也給民政檔案管理提供了管理規(guī)范的約束，但從規(guī)章制度的細致方面，并沒有將檔案材料進行合理的分類管理，并且對民政檔案管理的范圍歸納的較為模糊。所以，造成了基層民政檔案管理在民政工作中不被重視，檔案管理突出效率也不明顯的情況。

（二）基層民政檔案在檔案管理中利用率較低

由于各級民政部門對基層民政檔案管理不夠協(xié)調(diào)，造成檔案收集和儲備中出現(xiàn)很多不規(guī)范，比如，檔案資料不全、丟失或者分類較混亂等現(xiàn)象。這些問題給后期檔案的利用帶來了很大的影響。同時，基層民政檔案管理作為社會的基層管理工作，其檔案種類較為復雜、數(shù)據(jù)較龐大、數(shù)據(jù)庫分類較模糊，造成民政工作人員在查閱婚姻登記、社會收養(yǎng)、社會救助、優(yōu)撫、復退軍人安置等檔案信息時難度較大，不能夠快速準確的調(diào)出所需檔案信息。

（三）現(xiàn)有的基層民政檔案管理方式與信息時代的發(fā)展脫節(jié)

現(xiàn)階段，基層民政檔案管理方式還是延續(xù)著手工抄寫和人工查閱的管理形式。由于基層民政檔案管理的復雜性，檔案管理的種類也較多，進行打印、傳閱、整理和歸檔的檔案資料大部分依靠手工抄寫。這雖然在一定程度上保持了檔案的原始狀態(tài)。但在工作效率上并不高，龐大的工作量和檔案數(shù)據(jù)的精確性也給檔案管理人員的工作帶來了很大的難度。即要求精確無誤，又不能夠耽誤同步工作的進度。所以，隨著信息化時代的快速發(fā)展，現(xiàn)有的基層民政檔案管理缺少具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合性管理人才，以及先進的管理設(shè)備。由此可見，基層民政檔案管理方式應該隨著時代的發(fā)展，在管理形式和管理方法上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。

三、基層民政檔案管理方式創(chuàng)新優(yōu)化路徑

（一）強化基層民政檔案管理人員的管理意識和職業(yè)素養(yǎng)

基層民政檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度，與檔案管理的效率有直接關(guān)系。所以，我們應該以《檔案法》為實施基礎(chǔ)，加強對基層民政檔案管理人員的越蘇能力，強化其職業(yè)素養(yǎng)和思想政治態(tài)度。民政工作是針對于人民群眾，并幫助群眾實現(xiàn)國家和社會利益的部門?；鶎用裾n案管理人員要對自己的工作有深刻的認識，在黨的領(lǐng)導下，樹立正確的價值觀和社會觀，面對復雜多樣的檔案信息，做到嚴格、精準、井然有序的處理，絕不丟失、錯報和怠慢。民政部門的所有員工應該加強其團隊協(xié)作精神，依照科學合理的規(guī)章制度，將基層民政檔案管理重視起來，為民政檔案的后期利用提供質(zhì)量和效率的保障。

（二）加強基層民政檔案的管理規(guī)范和職責，發(fā)揮民政檔案管理的最大效益。

想要提升民政檔案的利用率，就必須從檔案管理的方式方法中入手，找出影響檔案管理的不良因素?；鶎用裾n案管理中出現(xiàn)的監(jiān)管松懈，檔案利用率低等現(xiàn)象，其根源在于市縣級政府對民政檔案的收集、管理和監(jiān)督等規(guī)章制度上的嚴謹性。為了確保基層民政檔案能夠精準、公正的妥善處理，社會和政府應該加大投入力度，從實際情況出發(fā)，加大對檔案管理的硬件投入和政策支持。安置現(xiàn)代化辦公用具，并就實踐反饋情況定時修改優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度。同時，對檔案的收集與管理，對工作人員進行精準培訓，不斷提高民政檔案管理工作的主動積極性，提升工作人員的職業(yè)操守，對政府規(guī)定的規(guī)章制度嚴格執(zhí)行，對檔案管理工作定期檢查，并實行激勵政策，獎罰嚴明，以公正公平、積極向上的 態(tài)度為人民服務。

（三）利用信息技術(shù)對基層民政檔案管理方式進行優(yōu)化創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，信息技術(shù)的應用更趨于廣泛。信息技術(shù)的飛速發(fā)展也給檔案管理帶來了新的生機?，F(xiàn)有的基層民政檔案管理方式已經(jīng)不能夠適應時代的需求。單純依靠手工抄寫、分類和管理使檔案管理效率降低，并且常出現(xiàn)漏洞和錯誤問題。所以，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對民政檔案管理方式將有積極的影響?；鶎用裾n案管理方式應該隨著時代的變遷進行優(yōu)化和創(chuàng)新，無論是管理方式還是實施辦法上都應該緊隨時代的腳步。比如現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等軟件的應用?；鶎用裾n案管理部門應該積極進行信息化建設(shè)，同時，加強民政檔案管理人員的信息技術(shù)培訓，使其擁有較強的軟件知識和新技術(shù)實踐能力，從而使基層民政檔案管理與信息化建設(shè)共同發(fā)展。在信息化建設(shè)的背景下，對基層民政檔案管理方式進行優(yōu)化創(chuàng)新。將檔案管理中的紙質(zhì)檔案和電子檔案進行合理應用，加強信息化技術(shù)應用的高效率管理，將先進的信息化技術(shù)和傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，使傳統(tǒng)管理方式慢慢過渡到信息化管理。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段的基層民政檔案管理方式已經(jīng)不能適應時代的需求，加之民政檔案管理工作中行為規(guī)范和規(guī)章制度的不全面，嚴重影響了基層民政檔案的管理效率。隨著信息時代的發(fā)展，將新型信息技術(shù)應用到民政檔案管理中，利用電子軟件對檔案進行處理，同時加強工作人員的信息技術(shù)培訓，提升其實踐能力和職業(yè)素養(yǎng)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，對基層民政檔案管理方式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，從而使得民政檔案管理工作響應國家、社會和人民群眾的需求。

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G271.6

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田東鑫（1982-），男，吉林洮南人，本科，洮南市救助管理站館員，研究方向：檔案管理。