關(guān)于固定資產(chǎn)檔案管理工作的探討

孫麗茹哈爾濱市社會主義學(xué)院

關(guān)于固定資產(chǎn)檔案管理工作的探討

孫麗茹
哈爾濱市社會主義學(xué)院

隨著社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在當(dāng)前信息化社會環(huán)境下，檔案作為重要的信息資源，越來越受到大家的重視。固定資產(chǎn)作為各行各業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，在不斷發(fā)展過程中，各單位固定資產(chǎn)的數(shù)量不斷增加，這就對固定資產(chǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。文中對固定資產(chǎn)檔案工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對提高固定資產(chǎn)檔案管理水平的措施進(jìn)行了具體的闡述。

固定資產(chǎn)檔案；管理工作；問題；措施

固定資產(chǎn)檔案是在固定資產(chǎn)管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像材料等。各單位在固定資產(chǎn)采購、日常管理及處置活動中會形成第一手材料，這部分材料即是固定資產(chǎn)檔案。由于固定資產(chǎn)檔案涉及的范圍較廣，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，是各單位的寶貴財富。因此需要加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理工作，使固定資產(chǎn)檔案能夠得到合理的利用，提高單位固定資產(chǎn)的利用效率，更好的體現(xiàn)出固定資產(chǎn)檔案的價值。

一、當(dāng)前固定資產(chǎn)檔案管理中存在的主要問題

（一）固定資產(chǎn)檔案收集不規(guī)范

在當(dāng)前各單位固定資產(chǎn)檔案信息收集過程中存在許多不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案信息由于分散于各個部門，各部門缺乏檔案信息收集意識，不能及時將信息進(jìn)行上交歸檔，檔案收集管理制度形同虛設(shè)。這就需要檔案管理人員要到各個部門進(jìn)行逐一收集，但由于檔案人員無法參與到固定資產(chǎn)管理活動的每一個環(huán)節(jié)，這就導(dǎo)致無法有效的跟蹤收集，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案無法及時歸檔，容易出現(xiàn)丟失及損壞的現(xiàn)象。再加之當(dāng)前各單位人員調(diào)動頻繁，人員調(diào)動過程中往往會忽略了固定資產(chǎn)檔案的交接工作，或是在交接過程中部分未完成的內(nèi)容出現(xiàn)了隱瞞及暫停問題，這其中可能就會涉及到檔案的收集工作。

（二）固定資產(chǎn)檔案整理無序

在固定資產(chǎn)檔案整理過程中存在著卷內(nèi)目錄與實際不相符、類別不清、甚至有些檔案不全等問。有些固定資產(chǎn)檔案中分為多個子目錄，而檔案管理員在存放檔案時出現(xiàn)歸類劃分子目錄不準(zhǔn)，在查找檔案時無法做到高效率和準(zhǔn)確無誤。

（三）固定資產(chǎn)檔案的綜合管理力度不夠

當(dāng)前各單位在發(fā)展過程中，固定資產(chǎn)數(shù)量越來越多，這也導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案管理工作量不斷增加。但由于長期以來人們都認(rèn)為固定資產(chǎn)檔案管理是檔案部門的事情，與自己無關(guān)，這就導(dǎo)致在固定資產(chǎn)檔案管理工作中各部門缺乏有將我協(xié)調(diào)和配合，在這種情況下，單純的依靠幾個專職或是兼職的檔案人員很難及時對檔案材料進(jìn)行收集、整理和管理，管理質(zhì)量很難得到大幅度的提升。

（四）固定資產(chǎn)檔案管理縱深度有待加強(qiáng)

各單位在固定資產(chǎn)檔案管理工作中，由于檔案管理人員對于本單位固定資產(chǎn)信息缺乏深入的了解，再加之業(yè)務(wù)熟練度不夠，這對于固定資產(chǎn)檔案的利用和收集效率帶來了較大的影響。當(dāng)前各單位在固定資產(chǎn)檔案管理工作中普遍缺乏對聲像檔案的建設(shè)和管理，很多固定資產(chǎn)檔案都沒有對聲像檔案進(jìn)行建檔，即使部分進(jìn)行了建檔，但也沒有對其進(jìn)行有效的管理，這對固定資產(chǎn)檔案信息化管理的實現(xiàn)帶來了較大的阻礙。

（五）固定資產(chǎn)檔案從業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)老化

在當(dāng)前各單位固定資產(chǎn)檔案管理工作中，由于檔案管理工作相較于其他工作受到的重視度不夠，大家也普遍覺得檔案管理工作較為輕松，因此檔案管理部門人員普遍年齡較大，年齡結(jié)構(gòu)不合理，這部分人員不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識，而且對新技術(shù)和新方法接受能力較差。其實檔案管理工作實際上十分繁瑣，需要每一項工作都要細(xì)化到每一個環(huán)節(jié)，對管理人員具有較高的要求。但由于各單位普遍對檔案管理工作缺乏重視，不能及時進(jìn)行人員補(bǔ)充，同時還存在部分兼職人員，日常工作中很少有培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，這就對檔案管理水平的提高帶來了較大的制約影響。

二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案的收集和整理

加強(qiáng)各個部門對固定資產(chǎn)檔案管理的意識教育，主動配合檔案員收集固定資產(chǎn)的檔案；而檔案管理人員也要深入到各部門，主動收集存檔所需的各種資料、信息。檔案工作人員要參加學(xué)校召開的各種會議，多參與固定資產(chǎn)的管理過程，掌握固定資產(chǎn)管理工作的動態(tài)，督促及時歸檔。對于在人事調(diào)動過程中不及時交接固定資產(chǎn)檔案材料的要凍結(jié)調(diào)動手續(xù)，嚴(yán)格獎懲制度，對于丟失檔案的行為要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（二）加強(qiáng)檔案工作的綜合管理，整合現(xiàn)有資源

目前固定資產(chǎn)檔案主要是紙質(zhì)檔案，電子檔案多在建設(shè)過程中。設(shè)計電子檔案的目的是達(dá)到快捷、全面、便于統(tǒng)計等特點(diǎn)。新歸檔的檔案，適用電子檔案的方法歸檔，同時新建聲像檔案；而以前的舊檔案多是紙質(zhì)檔案，不適用于電子檔案歸檔。以前的紙質(zhì)檔案可以在電子檔案中只建立檢索目錄，電子檔案和紙質(zhì)檔案共存，以盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和科學(xué)化。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

各單位需要加強(qiáng)對固定資產(chǎn)檔案管理工作的重視，努力提高固定資產(chǎn)檔案人員的整體素質(zhì)，注意日常檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，通過針對性的培訓(xùn)，有效的提高固定資產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和信息化技術(shù)水平，加快推動固定資產(chǎn)檔案信息化管理的進(jìn)程，為固定資產(chǎn)檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加快實現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案的信息化管理

當(dāng)前固定資產(chǎn)檔案信息化管理水平普遍不高，部分單位應(yīng)用了固定資產(chǎn)系統(tǒng)，但與固定資產(chǎn)檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)還存在一定的差距，存在著手工檢索和查找的情況。因此需要加快構(gòu)建固定資產(chǎn)檔案信息化平臺，將傳統(tǒng)管理方式與先進(jìn)技術(shù)有效的結(jié)合，加快檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和信息在線使用的步伐，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享和綜合利用，加快提升固定資產(chǎn)檔案的管理水平。

三、結(jié)束語

固定資產(chǎn)檔案不僅涉及的范圍較廣，而且檔案信息資源具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，通過加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理，能夠有效的提高單位固定資產(chǎn)的利用率，更好的體現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案價值的完整性和準(zhǔn)確性，有效提高固定資產(chǎn)檔案的管理水平，使固定資產(chǎn)檔案能夠更好的服務(wù)于單位的發(fā)展。

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