淺談醫(yī)院檔案管理特點及其開發(fā)利用最佳途徑的探討

陳雷齊齊哈爾市第一醫(yī)院

淺談醫(yī)院檔案管理特點及其開發(fā)利用最佳途徑的探討

陳雷
齊齊哈爾市第一醫(yī)院

醫(yī)院檔案是對醫(yī)院行政管理、黨務(wù)管理以及醫(yī)療服務(wù)等各項工作的重要歷史記錄，涵蓋了醫(yī)院各時間的重要事件、重要人物及醫(yī)院的發(fā)展歷程。因此決定了醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院整體工作中的重要性。醫(yī)院檔案管理工作作為一項最基礎(chǔ)性的工作，主要以檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用及銷毀等一系列工作為主，具有較強(qiáng)的綜合性、專業(yè)性特點，因此需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，重視醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，進(jìn)而為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的信息支撐。

醫(yī)院檔案；管理；特點；開發(fā)利用；途徑

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理和實踐活動中形成的原始記錄，對于醫(yī)院的管理、醫(yī)療及科研等活動具有非常重要的意義。通過醫(yī)院檔案能夠真實的反映一個醫(yī)院的歷史及現(xiàn)狀，也能夠為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的參考和借鑒。因此需要針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的特點，有效的提高醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，為醫(yī)院的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案管理的特點

（一）綜合性

在醫(yī)院日常經(jīng)營管理工作中，醫(yī)院檔案管理工作都是由醫(yī)院綜合檔案室來完成的。醫(yī)院綜合檔案室里的檔案類型具有多樣性的特點，將醫(yī)院各項工作中各種載體的材料都囊括在內(nèi)，而且文件的來源不僅涉及到上級和本院的規(guī)定性和政策性文件，而且與本單位相關(guān)的其他部門及單位的往來文件和材料也包括在內(nèi)，這也使醫(yī)院檔案管理具有較強(qiáng)的綜合性特征。

（二）專業(yè)性

醫(yī)療工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，因此醫(yī)院檔案也多是在醫(yī)療工作中形成和產(chǎn)生的信息和材料，可以說醫(yī)院檔案是對醫(yī)療工作的真實反映，所記載的內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點，不僅涉獵了醫(yī)院的發(fā)展及診療、技能等方面的內(nèi)容，而且還包括醫(yī)療研究及院務(wù)管理等等，使得醫(yī)院檔案管理工作體現(xiàn)出非常明顯的專業(yè)性特征。

（三）保密性

由于醫(yī)院檔案具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性特點，這也對其保密性具有嚴(yán)格的要求，盡管醫(yī)院檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，但醫(yī)院檔案普遍開放性不高，主要以為院內(nèi)各科室及工作人員提供服務(wù)為主，不能提供更深層次的服務(wù)。

（四）階段性

醫(yī)院具有較多的行政管理科室，使得醫(yī)院檔案資料形成過程中具有較強(qiáng)的分散性，因此，醫(yī)院檔案管理工作的整理周期多是以半年或一年為主，這樣在一個整理周期內(nèi)檔案材料的完整性、連續(xù)性和系統(tǒng)性才得以有效的保證。

二、醫(yī)院檔案開發(fā)利用新途徑的分析

（一）加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院在發(fā)展過程中更重視檔案的開發(fā)利用，為了有效的提高檔案開發(fā)利用的水平，醫(yī)院需要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案信息化管理水平，使醫(yī)院電子病歷和辦公自動化得以早日實現(xiàn)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案資料種類繁多，能夠為廣大醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中提供豐富的信息資源，也為醫(yī)院管理層決策提供重要的信息支持。在當(dāng)前信息化管理環(huán)境下，醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院發(fā)展的長河中起到了不可替代的作用，，加快推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理工作，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的開發(fā)進(jìn)程，利用現(xiàn)代化的技術(shù)來對信息進(jìn)行采集、管理和開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的有效配置，使其能夠為醫(yī)院的各項工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）規(guī)范醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案工作加快了信息化建設(shè)的步伐，使檔案工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范還存在著一定的滯后性，這對檔案信息化工作帶來了一定的阻礙。因此需要建立健全醫(yī)院檔案管理制度，構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理體系，對檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理，各醫(yī)院可以結(jié)合自身的實際情況，根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)來制定一套與自身相符的檔案管理制度，確保所制定的檔案管理制度具有較好的可行性和科學(xué)性，以此為檔案工作的重要依據(jù)，從而實現(xiàn)對各科室檔案材料的統(tǒng)一管理，并進(jìn)一步健全檔案工作考核機(jī)制，使檔案工作能夠與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)同步進(jìn)行考核評價，共同發(fā)展。

（三）完善醫(yī)院檔案信息資源

當(dāng)前各類高科技技術(shù)在檔案管理工作中廣泛使用，不僅增加了檔案信息的存儲量，而且有效的提高了檔案管理工作的效率。而且在信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，紙質(zhì)檔案開始被電子檔案所取代，檔案信息存儲介質(zhì)能夠?qū)崿F(xiàn)大量信息的存儲，為開發(fā)利用帶來了良好的條件，而且檔案在利用過程中更具有直觀性和易操作性。

長期以來醫(yī)院檔案管理工作中更重視對病歷檔案的管理，而對文書檔案管理工作缺乏有效的重視，導(dǎo)致了醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。由于缺乏明確的歸檔范圍和要求，醫(yī)院文書檔案的收集也缺乏全面性，針對這點，在醫(yī)院檔案管理工作中，需要進(jìn)一步拓展檔案的歸檔范圍，進(jìn)一步對室藏檔案進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案信息資源的完整性，為其開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

另外，醫(yī)院檔案需要實施集中管理，不僅要確保信息化管理設(shè)備的齊全性，同時還要加快推動醫(yī)院檔案信息庫建設(shè)，建立健全各項規(guī)章制度，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性，充分的發(fā)揮醫(yī)院檔案信息資源的應(yīng)用作用，為醫(yī)院檔案利用創(chuàng)造更好的條件。

（四）提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理是一項技術(shù)性相對較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限性，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，與時代發(fā)展趨勢也不相符，在檔案管理工作中缺乏創(chuàng)新和活力。因此醫(yī)院要將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)技能。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高檔案人員的業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

三、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院最基礎(chǔ)的一項管理工作，對醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的提高具有非常重要的意義。因此需要針對醫(yī)院檔案管理工作的特點，把好醫(yī)院檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，加快推動醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，使其能夠充分的發(fā)揮出自身的重要價值，為醫(yī)院管理提供更科學(xué)、更合理、更規(guī)范的信息支持。

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