淺析病原生物科研院所外事管理工作

徐晶

100730北京，中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院病原生物學(xué)研究所

·科研管理·

淺析病原生物科研院所外事管理工作

徐晶

100730北京，中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院病原生物學(xué)研究所

文章總結(jié)分析了作者在從事科研院所外事管理崗位工作實(shí)踐中的階段性認(rèn)識(shí)，通過對(duì)日常基本工作方法和流程的深入思考，分析出目前科研院所外事管理工作在管理主動(dòng)性、創(chuàng)新性、精細(xì)化水平、服務(wù)觀念和意識(shí)等方面的提升空間，并有針對(duì)性的提出優(yōu)化思路和建議，通過充分履行崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程等途徑，增強(qiáng)工作主動(dòng)性，建立科學(xué)系統(tǒng)的精細(xì)化管理體系，提高工作效率和服務(wù)水平，充分發(fā)揮管理工作的導(dǎo)向效能，促進(jìn)科研事業(yè)發(fā)展。

【主題詞】 科研院所；外事管理；不足；思路改進(jìn)

外事管理工作是科研院所開展對(duì)外交流和國際合作的重要窗口和平臺(tái)，做好這項(xiàng)工作，對(duì)于新形勢、新任務(wù)下更好地開展科研院所的外事工作、提高工作成效、提升國際形象和地位、增強(qiáng)核心競爭力、實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展具有一定的現(xiàn)實(shí)意義［1］。

1 科研院所外事管理工作現(xiàn)狀

1.1工作任務(wù) 外事管理崗位工作的主要任務(wù)具有一定的特殊性，除制度建設(shè)、計(jì)劃制定與按步執(zhí)行、維持性工作、任務(wù)閉合與總結(jié)等常規(guī)任務(wù)外更注重外聯(lián)和接待，主要以下四點(diǎn)。

1.1.1年度合作交流計(jì)劃的征集和擬定：首先在每年固定時(shí)間向本單位主管領(lǐng)導(dǎo)、各科研及管理部門、專家教授等征集年度計(jì)劃實(shí)施的邀請(qǐng)來訪和出訪需求，在征集通知中須明確交流形式、課題方向、出訪人員等界定原則；隨后對(duì)征集來的全部需求計(jì)劃進(jìn)行整理、分析和甄選，剔除不符合要求或不合理的需求計(jì)劃并初步擬定計(jì)劃建議；提交本單位決策機(jī)構(gòu)審議。上級(jí)主管單位另有審批要求的應(yīng)逐級(jí)報(bào)批，最后以經(jīng)過決策機(jī)構(gòu)修改、審定的方案為年度最終合作交流計(jì)劃，由外事管理部門執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行。

1.1.2計(jì)劃內(nèi)出訪/來訪任務(wù)執(zhí)行：任務(wù)執(zhí)行須嚴(yán)格以年度合作交流計(jì)劃為依據(jù)，合作項(xiàng)目、交流專題、交流合作機(jī)構(gòu)等原則性事項(xiàng)未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意變更，做到準(zhǔn)時(shí)、無偏差、預(yù)算受控，交流結(jié)束后須及時(shí)將訪問報(bào)告和成果文件歸入檔案。

1.1.3引進(jìn)國外智力：引智工作指以外事部門為橋梁通過多種途徑引進(jìn)國外先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備、教育人才、教學(xué)方法、教育成果和管理理念，并對(duì)其進(jìn)行有效的運(yùn)用和開展國際間交流合作等工作［2］。

1.1.4執(zhí)行上級(jí)主管部門和單位安排的臨時(shí)性外事工作：執(zhí)行上級(jí)主管單位安排的計(jì)劃外出訪或來訪接待任務(wù)，執(zhí)行前應(yīng)明確上級(jí)具體要求等事項(xiàng)。

1.2工作流程和方法

1.2.1工作流程：通常按照國家主管部門和上級(jí)主管單位相關(guān)法規(guī)、制度規(guī)定的工作程序和原則制定本單位的外事管理制度和流程，并遵照?qǐng)?zhí)行；

1.2.2工作方法：通過領(lǐng)導(dǎo)和前輩“經(jīng)驗(yàn)相傳”為主，自己在工作中總結(jié)、整理為輔。

2 科研院所外事管理工作存在的問題

2.1主動(dòng)性不足

2.1.1沒有完全起到管理咨詢顧問和決策智庫作用：在制訂年度出訪、邀請(qǐng)來訪計(jì)劃時(shí)外事管理部門往往只起到收集、匯總單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及人員需求建議的作用，而最終計(jì)劃方案的確定則完全由決策機(jī)構(gòu)審議，缺少了由外事管理部門根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)、上級(jí)要求和本單位實(shí)際需求的初步甄選和向決策機(jī)構(gòu)提出合理化建議的環(huán)節(jié)，無形中增加了決策時(shí)間。

2.1.2決策程序和權(quán)限有待完備：目前大多數(shù)外事管理事項(xiàng)都具有與其相匹配的管理制度，但在實(shí)際工作仍偶有臨時(shí)性、突發(fā)性決策事件發(fā)生，有時(shí)由于缺乏制度支撐，導(dǎo)致審批決策主體不明確、程序模糊，在一定程度上增加了決策風(fēng)險(xiǎn)和不確定性。

2.1.3在外事管理工作中有時(shí)忽視外事管理部門或崗位本身應(yīng)履行的對(duì)外聯(lián)絡(luò)職責(zé)：在收集不到足夠、合理的外事交流需求時(shí)，往往不能結(jié)合本單位的需要實(shí)際，主動(dòng)尋找、聯(lián)系國內(nèi)外對(duì)口的科研機(jī)構(gòu)或?qū)＜遥瑢で筮m合本單位、本專業(yè)領(lǐng)域的交流合作契機(jī)并在需要時(shí)向決策層提出建議。

2.2創(chuàng)新性不足 目前外事管理崗位的工作經(jīng)驗(yàn)主要來源于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和前任同事的“傳、幫、帶”，部分工作方法墨守成規(guī)、一成不變，有時(shí)對(duì)工作任務(wù)缺乏自己的思考和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不太注重工作方法、技巧和業(yè)務(wù)知識(shí)的持續(xù)改進(jìn)和提高，部分管理流程相對(duì)繁復(fù)、個(gè)別管理環(huán)節(jié)銜接不緊密，仍存在較大的優(yōu)化空間。

2.3精細(xì)化水平不足 個(gè)別外事管理崗位從業(yè)人員在實(shí)際工作中缺乏精細(xì)化工作習(xí)慣，不注重工作完成質(zhì)量，信息不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)誤差，甚至錯(cuò)別字、格式不標(biāo)準(zhǔn)等簡單錯(cuò)誤仍偶有發(fā)生，不但造成工作上的失誤，還會(huì)影響本單位的整體工作形象。

2.4服務(wù)意識(shí)不足 在外事管理實(shí)踐中，管理人員有時(shí)僅注重管理工作本身，以完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)為最高工作準(zhǔn)則，往往忽視了與一線科研人員的溝通和聯(lián)系，不能完全理解他們的實(shí)際需求。個(gè)別員工堅(jiān)持“僅完成上級(jí)交辦任務(wù)、本職無責(zé)任”的工作信條，對(duì)于尚未明確的與本職相關(guān)的工作或同事提出的工作協(xié)助則漠不關(guān)心，造成提供服務(wù)不到位，管理環(huán)節(jié)缺失。

3 優(yōu)化思路和建議

3.1充分履行崗位職責(zé)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性

3.1.1外事管理人員不僅要做組織決策的可靠執(zhí)行者，還應(yīng)是職責(zé)的牽頭組織者和決策層的專業(yè)咨詢顧問：在征集年度外事交流合作計(jì)劃前應(yīng)充分分析上級(jí)主管單位的政策取向和本單位實(shí)際需求，向被征集部門或個(gè)人劃定需求框架和基本原則，對(duì)匯總的計(jì)劃要進(jìn)行甄選，對(duì)于不符合政策規(guī)定或與單位發(fā)展關(guān)聯(lián)度較低的個(gè)別需求應(yīng)耐心告知填報(bào)部門或個(gè)人，指導(dǎo)其對(duì)需求建議進(jìn)行修改，對(duì)于堅(jiān)持上報(bào)的應(yīng)附上特殊說明。在提交決策機(jī)構(gòu)決策前應(yīng)提出確定原則和合理化建議，充分發(fā)揮咨詢建議作用，讓決策者做“選擇題”而不是“判斷題”。而提供合理、有效咨詢意見的前提必須是熟練掌握本專業(yè)相關(guān)法律、政策、制度和行業(yè)前沿動(dòng)向。

3.1.2加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范決策程序：制度是對(duì)執(zhí)行的促進(jìn)和規(guī)范，必須與工作實(shí)踐俱進(jìn)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求適時(shí)做出調(diào)整和完善，使制度和規(guī)范充斥著工作的每個(gè)“角落”。對(duì)于發(fā)生頻率低、臨時(shí)性、非周期性的管理決策事項(xiàng)也要制訂相應(yīng)的管理制度并明確規(guī)定審批、決策程序和權(quán)責(zé)，形成“凡事有程序、決策有依據(jù)、權(quán)力可控制、責(zé)任能追溯”的決策氛圍。

3.1.3積極開展外聯(lián)工作，主動(dòng)尋求合作對(duì)象：外事管理崗位應(yīng)根據(jù)本單位發(fā)展實(shí)際需求和國際學(xué)術(shù)前沿方向，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和國際知名的合作平臺(tái)主動(dòng)聯(lián)絡(luò)境內(nèi)、外對(duì)口的潛在合作科研單位或?qū)＜也⒊浞謱で蠛献?、交流契機(jī)，分類建立并完善合作交流機(jī)構(gòu)、專家資源庫，與經(jīng)常合作、交流的機(jī)構(gòu)或?qū)＜医⒊B(tài)聯(lián)系機(jī)制，在決策層需要時(shí)能夠及時(shí)提出推薦建議，避免“臨時(shí)抱佛腳”的窘境。隨著政府對(duì)“三公經(jīng)費(fèi)”的壓縮，國家對(duì)因公出訪的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行了控制。同時(shí)，伴隨著中國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，外國給予出訪經(jīng)費(fèi)的支持也相應(yīng)減少了。在這樣的情況下，我們依然要堅(jiān)持結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo)和重點(diǎn)工作，成功尋求更多的國際合作與交流機(jī)會(huì)［3］。

3.2持續(xù)創(chuàng)新，優(yōu)化工作流程 外事管理崗位人員對(duì)所完成工作應(yīng)該多思考、多反思，敢于質(zhì)疑并不斷修正以往經(jīng)驗(yàn)、方法中存在的不足，將完整工作細(xì)化分解為基本任務(wù)單元，重新梳理任務(wù)程序，合并重復(fù)、冗余的工作步驟，破壞不合理的流程關(guān)系，重新建立任務(wù)間的聯(lián)系，形成自己快速、高效、精準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)化工作體系。培養(yǎng)自己對(duì)政策的敏感性，能夠根據(jù)相關(guān)法規(guī)、制度的變化適時(shí)對(duì)工作文件、流程和方法做出調(diào)整，自覺學(xué)習(xí)新政策、新業(yè)務(wù)，以適應(yīng)新的政策要求，同時(shí)避免因更新不及時(shí)造成的不必要“返工”。

3.3建立科學(xué)、系統(tǒng)的精細(xì)化管理體系 科學(xué)、系統(tǒng)的精細(xì)化管理不僅是態(tài)度和習(xí)慣問題，更能體現(xiàn)一個(gè)員工、一個(gè)科研機(jī)構(gòu)的基本素質(zhì)。外事管理工作須從小處認(rèn)真，不僅要注重整體邏輯和各部分的銜接，還應(yīng)關(guān)注每個(gè)細(xì)節(jié)，小至字體、格式這樣的細(xì)微之處也應(yīng)形成固定的規(guī)則和習(xí)慣，即便是提交一份簡單的報(bào)告或報(bào)表也能讓閱讀者和上級(jí)欣賞到嚴(yán)謹(jǐn)、縝密的工作作風(fēng)。

3.4轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí) 外事管理工作的一切出發(fā)點(diǎn)和歸宿是為科研事業(yè)提供有效保障和支持。作為一名外事管理工作者，必須找準(zhǔn)角色定位，一切任務(wù)的核心都應(yīng)是：在政策規(guī)定的范圍內(nèi)，為本單位決策層、每一個(gè)科研項(xiàng)目、每一位科研專家最大限度的提供支持和服務(wù)，及時(shí)提供政策咨詢，幫助、引導(dǎo)他們克服制度疑問和程序上的障礙，使他們?nèi)硇耐度氲娇蒲惺聵I(yè)中，減少不必要的損耗，增強(qiáng)投入到核心事業(yè)的力量。

外事無小事［3］。外事管理工作是科研院所工作的重要組成部分，對(duì)院所的科研生產(chǎn)起到重要的推進(jìn)作用。外事管理工作應(yīng)該勤于積累、善于總結(jié)，使外事工作更好的為科研生產(chǎn)服務(wù)［4］。相信通過千千萬萬科研院所管理工作者在實(shí)踐中持續(xù)努力、不斷求索，外事管理工作將為科研院所實(shí)現(xiàn)國際化發(fā)展提供源源不斷的驅(qū)動(dòng)力。

［1］ 狄瑜，徐奕，費(fèi)小軍.科研院所外事管理工作的可持續(xù)發(fā)展.農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟(jì)管理 2013：10-12.doi：10.3969/j.issn. 2095-3577.2013.02.004.

［2］ 李雪芬.關(guān)于高校外事管理工作的幾點(diǎn)思考.漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2011：165-168.doi：10.3969/j.issn. 1004-468X.2011.04.036.

［3］ 崔娟，黃建軍.外事工作中專辦員角色作用之探討.中國公共衛(wèi)生管理，2012，28：745-746.

［4］ 呂文濤.軍工科研院所外事管理工作探討.商業(yè)文化：學(xué)術(shù)版，2010：54-55.

Initial Analysis on Foreign Affairs Management of Pathogenic Biology Scientific Research Institution

Xu Jing

Institute of Pathogen Bilolgy，Chinese Academy of Medical Sciences Beijing 100730，China

Xu Jing，Email：xujing@ipbcams.ac.cn

This paper summarizes the phase understanding of foreign affairs management of scientific research institution practiced by the author，through the ref1ections on the basic dai1y working methods and processes，ana1yzes the room for improvement on its management Initiative，innovation，meticu1ous 1eve1，service notions and consciousness，etc.and puts forward optimization ideas and suggestions by fu11y fu1fi11ing duties and optimizing workf1ow，enhances work initiative，estab1ishes a scientific and systematic meticu1ous management system，improves work efficiency and service 1eve1s，gives fu11 p1ay to the management guiding performance to promote the deve1opment of scientific research.

ScientificResearchInstitution；ForeignAffairsManagement；Insufficiency；Ideas improvement

徐晶，Emai1：xujing@ipbcams.ac.cn

10.3760/cma.j.issn.1003-9279.2016.02.035

（2016-03-05）