淺析病原生物科研院所外事管理工作

徐晶

100730北京，中國醫(yī)學科學院病原生物學研究所

·科研管理·

淺析病原生物科研院所外事管理工作

徐晶

100730北京，中國醫(yī)學科學院病原生物學研究所

文章總結(jié)分析了作者在從事科研院所外事管理崗位工作實踐中的階段性認識，通過對日?；竟ぷ鞣椒ê土鞒痰纳钊胨伎?，分析出目前科研院所外事管理工作在管理主動性、創(chuàng)新性、精細化水平、服務觀念和意識等方面的提升空間，并有針對性的提出優(yōu)化思路和建議，通過充分履行崗位職責、優(yōu)化工作流程等途徑，增強工作主動性，建立科學系統(tǒng)的精細化管理體系，提高工作效率和服務水平，充分發(fā)揮管理工作的導向效能，促進科研事業(yè)發(fā)展。

【主題詞】 科研院所；外事管理；不足；思路改進

外事管理工作是科研院所開展對外交流和國際合作的重要窗口和平臺，做好這項工作，對于新形勢、新任務下更好地開展科研院所的外事工作、提高工作成效、提升國際形象和地位、增強核心競爭力、實現(xiàn)跨越式發(fā)展具有一定的現(xiàn)實意義［1］。

1 科研院所外事管理工作現(xiàn)狀

1.1工作任務 外事管理崗位工作的主要任務具有一定的特殊性，除制度建設、計劃制定與按步執(zhí)行、維持性工作、任務閉合與總結(jié)等常規(guī)任務外更注重外聯(lián)和接待，主要以下四點。

1.1.1年度合作交流計劃的征集和擬定：首先在每年固定時間向本單位主管領(lǐng)導、各科研及管理部門、專家教授等征集年度計劃實施的邀請來訪和出訪需求，在征集通知中須明確交流形式、課題方向、出訪人員等界定原則；隨后對征集來的全部需求計劃進行整理、分析和甄選，剔除不符合要求或不合理的需求計劃并初步擬定計劃建議；提交本單位決策機構(gòu)審議。上級主管單位另有審批要求的應逐級報批，最后以經(jīng)過決策機構(gòu)修改、審定的方案為年度最終合作交流計劃，由外事管理部門執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行。

1.1.2計劃內(nèi)出訪/來訪任務執(zhí)行：任務執(zhí)行須嚴格以年度合作交流計劃為依據(jù)，合作項目、交流專題、交流合作機構(gòu)等原則性事項未經(jīng)批準不得隨意變更，做到準時、無偏差、預算受控，交流結(jié)束后須及時將訪問報告和成果文件歸入檔案。

1.1.3引進國外智力：引智工作指以外事部門為橋梁通過多種途徑引進國外先進的教學設備、教育人才、教學方法、教育成果和管理理念，并對其進行有效的運用和開展國際間交流合作等工作［2］。

1.1.4執(zhí)行上級主管部門和單位安排的臨時性外事工作：執(zhí)行上級主管單位安排的計劃外出訪或來訪接待任務，執(zhí)行前應明確上級具體要求等事項。

1.2工作流程和方法

1.2.1工作流程：通常按照國家主管部門和上級主管單位相關(guān)法規(guī)、制度規(guī)定的工作程序和原則制定本單位的外事管理制度和流程，并遵照執(zhí)行；

1.2.2工作方法：通過領(lǐng)導和前輩“經(jīng)驗相傳”為主，自己在工作中總結(jié)、整理為輔。

2 科研院所外事管理工作存在的問題

2.1主動性不足

2.1.1沒有完全起到管理咨詢顧問和決策智庫作用：在制訂年度出訪、邀請來訪計劃時外事管理部門往往只起到收集、匯總單位領(lǐng)導、相關(guān)部門及人員需求建議的作用，而最終計劃方案的確定則完全由決策機構(gòu)審議，缺少了由外事管理部門根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)、上級要求和本單位實際需求的初步甄選和向決策機構(gòu)提出合理化建議的環(huán)節(jié)，無形中增加了決策時間。

2.1.2決策程序和權(quán)限有待完備：目前大多數(shù)外事管理事項都具有與其相匹配的管理制度，但在實際工作仍偶有臨時性、突發(fā)性決策事件發(fā)生，有時由于缺乏制度支撐，導致審批決策主體不明確、程序模糊，在一定程度上增加了決策風險和不確定性。

2.1.3在外事管理工作中有時忽視外事管理部門或崗位本身應履行的對外聯(lián)絡職責：在收集不到足夠、合理的外事交流需求時，往往不能結(jié)合本單位的需要實際，主動尋找、聯(lián)系國內(nèi)外對口的科研機構(gòu)或?qū)＜?，尋求適合本單位、本專業(yè)領(lǐng)域的交流合作契機并在需要時向決策層提出建議。

2.2創(chuàng)新性不足 目前外事管理崗位的工作經(jīng)驗主要來源于上級領(lǐng)導和前任同事的“傳、幫、帶”，部分工作方法墨守成規(guī)、一成不變，有時對工作任務缺乏自己的思考和經(jīng)驗總結(jié)，不太注重工作方法、技巧和業(yè)務知識的持續(xù)改進和提高，部分管理流程相對繁復、個別管理環(huán)節(jié)銜接不緊密，仍存在較大的優(yōu)化空間。

2.3精細化水平不足 個別外事管理崗位從業(yè)人員在實際工作中缺乏精細化工作習慣，不注重工作完成質(zhì)量，信息不準確、數(shù)據(jù)誤差，甚至錯別字、格式不標準等簡單錯誤仍偶有發(fā)生，不但造成工作上的失誤，還會影響本單位的整體工作形象。

2.4服務意識不足 在外事管理實踐中，管理人員有時僅注重管理工作本身，以完成領(lǐng)導布置的任務為最高工作準則，往往忽視了與一線科研人員的溝通和聯(lián)系，不能完全理解他們的實際需求。個別員工堅持“僅完成上級交辦任務、本職無責任”的工作信條，對于尚未明確的與本職相關(guān)的工作或同事提出的工作協(xié)助則漠不關(guān)心，造成提供服務不到位，管理環(huán)節(jié)缺失。

3 優(yōu)化思路和建議

3.1充分履行崗位職責，增強工作主動性

3.1.1外事管理人員不僅要做組織決策的可靠執(zhí)行者，還應是職責的牽頭組織者和決策層的專業(yè)咨詢顧問：在征集年度外事交流合作計劃前應充分分析上級主管單位的政策取向和本單位實際需求，向被征集部門或個人劃定需求框架和基本原則，對匯總的計劃要進行甄選，對于不符合政策規(guī)定或與單位發(fā)展關(guān)聯(lián)度較低的個別需求應耐心告知填報部門或個人，指導其對需求建議進行修改，對于堅持上報的應附上特殊說明。在提交決策機構(gòu)決策前應提出確定原則和合理化建議，充分發(fā)揮咨詢建議作用，讓決策者做“選擇題”而不是“判斷題”。而提供合理、有效咨詢意見的前提必須是熟練掌握本專業(yè)相關(guān)法律、政策、制度和行業(yè)前沿動向。

3.1.2加強制度建設，規(guī)范決策程序：制度是對執(zhí)行的促進和規(guī)范，必須與工作實踐俱進，根據(jù)業(yè)務需求適時做出調(diào)整和完善，使制度和規(guī)范充斥著工作的每個“角落”。對于發(fā)生頻率低、臨時性、非周期性的管理決策事項也要制訂相應的管理制度并明確規(guī)定審批、決策程序和權(quán)責，形成“凡事有程序、決策有依據(jù)、權(quán)力可控制、責任能追溯”的決策氛圍。

3.1.3積極開展外聯(lián)工作，主動尋求合作對象：外事管理崗位應根據(jù)本單位發(fā)展實際需求和國際學術(shù)前沿方向，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和國際知名的合作平臺主動聯(lián)絡境內(nèi)、外對口的潛在合作科研單位或?qū)＜也⒊浞謱で蠛献鳌⒔涣髌鯔C，分類建立并完善合作交流機構(gòu)、專家資源庫，與經(jīng)常合作、交流的機構(gòu)或?qū)＜医⒊B(tài)聯(lián)系機制，在決策層需要時能夠及時提出推薦建議，避免“臨時抱佛腳”的窘境。隨著政府對“三公經(jīng)費”的壓縮，國家對因公出訪的經(jīng)費進行了控制。同時，伴隨著中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，外國給予出訪經(jīng)費的支持也相應減少了。在這樣的情況下，我們依然要堅持結(jié)合自身的發(fā)展目標和重點工作，成功尋求更多的國際合作與交流機會［3］。

3.2持續(xù)創(chuàng)新，優(yōu)化工作流程 外事管理崗位人員對所完成工作應該多思考、多反思，敢于質(zhì)疑并不斷修正以往經(jīng)驗、方法中存在的不足，將完整工作細化分解為基本任務單元，重新梳理任務程序，合并重復、冗余的工作步驟，破壞不合理的流程關(guān)系，重新建立任務間的聯(lián)系，形成自己快速、高效、精準的標準化工作體系。培養(yǎng)自己對政策的敏感性，能夠根據(jù)相關(guān)法規(guī)、制度的變化適時對工作文件、流程和方法做出調(diào)整，自覺學習新政策、新業(yè)務，以適應新的政策要求，同時避免因更新不及時造成的不必要“返工”。

3.3建立科學、系統(tǒng)的精細化管理體系 科學、系統(tǒng)的精細化管理不僅是態(tài)度和習慣問題，更能體現(xiàn)一個員工、一個科研機構(gòu)的基本素質(zhì)。外事管理工作須從小處認真，不僅要注重整體邏輯和各部分的銜接，還應關(guān)注每個細節(jié)，小至字體、格式這樣的細微之處也應形成固定的規(guī)則和習慣，即便是提交一份簡單的報告或報表也能讓閱讀者和上級欣賞到嚴謹、縝密的工作作風。

3.4轉(zhuǎn)變工作作風，切實增強服務意識 外事管理工作的一切出發(fā)點和歸宿是為科研事業(yè)提供有效保障和支持。作為一名外事管理工作者，必須找準角色定位，一切任務的核心都應是：在政策規(guī)定的范圍內(nèi)，為本單位決策層、每一個科研項目、每一位科研專家最大限度的提供支持和服務，及時提供政策咨詢，幫助、引導他們克服制度疑問和程序上的障礙，使他們?nèi)硇耐度氲娇蒲惺聵I(yè)中，減少不必要的損耗，增強投入到核心事業(yè)的力量。

外事無小事［3］。外事管理工作是科研院所工作的重要組成部分，對院所的科研生產(chǎn)起到重要的推進作用。外事管理工作應該勤于積累、善于總結(jié)，使外事工作更好的為科研生產(chǎn)服務［4］。相信通過千千萬萬科研院所管理工作者在實踐中持續(xù)努力、不斷求索，外事管理工作將為科研院所實現(xiàn)國際化發(fā)展提供源源不斷的驅(qū)動力。

［1］ 狄瑜，徐奕，費小軍.科研院所外事管理工作的可持續(xù)發(fā)展.農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟管理 2013：10-12.doi：10.3969/j.issn. 2095-3577.2013.02.004.

［2］ 李雪芬.關(guān)于高校外事管理工作的幾點思考.漳州師范學院學報：哲學社會科學版，2011：165-168.doi：10.3969/j.issn. 1004-468X.2011.04.036.

［3］ 崔娟，黃建軍.外事工作中專辦員角色作用之探討.中國公共衛(wèi)生管理，2012，28：745-746.

［4］ 呂文濤.軍工科研院所外事管理工作探討.商業(yè)文化：學術(shù)版，2010：54-55.

Initial Analysis on Foreign Affairs Management of Pathogenic Biology Scientific Research Institution

Xu Jing

Institute of Pathogen Bilolgy，Chinese Academy of Medical Sciences Beijing 100730，China

Xu Jing，Email：xujing@ipbcams.ac.cn

This paper summarizes the phase understanding of foreign affairs management of scientific research institution practiced by the author，through the ref1ections on the basic dai1y working methods and processes，ana1yzes the room for improvement on its management Initiative，innovation，meticu1ous 1eve1，service notions and consciousness，etc.and puts forward optimization ideas and suggestions by fu11y fu1fi11ing duties and optimizing workf1ow，enhances work initiative，estab1ishes a scientific and systematic meticu1ous management system，improves work efficiency and service 1eve1s，gives fu11 p1ay to the management guiding performance to promote the deve1opment of scientific research.

ScientificResearchInstitution；ForeignAffairsManagement；Insufficiency；Ideas improvement

徐晶，Emai1：xujing@ipbcams.ac.cn

10.3760/cma.j.issn.1003-9279.2016.02.035

2016-03-05）