經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制的有效性

柴麗霞

【摘 要】目的：經(jīng)濟合同的管理作為內(nèi)部控制體系的重要內(nèi)容，越來越不可忽視。方法： 完善經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制制度， 優(yōu)化經(jīng)濟合同管理流程， 健全內(nèi)部審計機構(gòu)，加強對經(jīng)濟合同全程的跟蹤管理和監(jiān)督，提升內(nèi)審人員專業(yè)素質(zhì)。結(jié)論：內(nèi)部審計在經(jīng)濟合同管理中發(fā)揮著不可替代的作用，是經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制得以有效實施的保證。充分發(fā)揮內(nèi)部審計作用，提升經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制的有效性。

【關(guān)鍵詞】完善內(nèi)控制度；優(yōu)化管理流程；加強跟蹤管理和監(jiān)督；健全內(nèi)審人員專業(yè)素質(zhì)

經(jīng)濟合同管理是對合同管理從洽談、訂立、履行、變更到終止整個過程實施的管理和控制。隨著對外簽署的數(shù)量及種類的增加，涵蓋物資采購、建設(shè)工程、后勤服務(wù)、廣告宣傳、資金貸款、房屋及設(shè)備租賃等領(lǐng)域，經(jīng)濟合同的管理作為內(nèi)部控制體系的重要內(nèi)容，越來越不可忽視。內(nèi)部審計在經(jīng)濟合同管理中發(fā)揮著不可替代的作用，是經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制得以有效實施的保證。充分發(fā)揮內(nèi)部審計作用，提升經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制的有效性。

一、完善經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制制度

經(jīng)濟合同管理不完善是管理內(nèi)部控制失效的主要原因之一，內(nèi)部審計通過完善經(jīng)濟合同管理制度，規(guī)范經(jīng)濟合同管理行為，使經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制工作更加科學合理。

1.建立合同管理制度

依據(jù)《合同法》結(jié)合實際情況制定經(jīng)濟合同管理制度，結(jié)合同從簽訂到存檔等內(nèi)容做出規(guī)定，明確經(jīng)濟合同管理各個職能部門的職責分工和管理責任，為經(jīng)濟合同審計提供制度保障。

2.建立經(jīng)濟合同聯(lián)審會簽制度

確定經(jīng)濟合同聯(lián)審會簽程序及審核的內(nèi)容、方法和關(guān)鍵點，明確經(jīng)濟合同在正式簽訂前必須經(jīng)過財務(wù)、審計、監(jiān)察等職能部門及相關(guān)科室進行合法性、合規(guī)性審查，并在合同審批表上簽署各自的審核意見。為了有效地規(guī)避潛在的經(jīng)營風險和政策風險，重要的經(jīng)濟合同還需經(jīng)過醫(yī)院聘請的法律顧部對合同涉及的法律條款進行審核，并簽署意見，示經(jīng)審核的經(jīng)濟合同，辦公室不予辦理合同簽章手續(xù)。

3.建立經(jīng)濟合同履行制度

確定經(jīng)濟合同履行流程，明確經(jīng)濟合同執(zhí)行部門管理人員的管理責任，并定期考核經(jīng)濟合同改造情況，考核結(jié)果與管理人員績效工資掛鉤。

二、優(yōu)化經(jīng)濟合同管理流程

1.經(jīng)濟合同審批管理流程

由于經(jīng)濟合同種類繁多，涉及部門眾多，各類合同的技術(shù)要求不同，需要職能部門各負其責，對合同內(nèi)容和條款進行把關(guān)。完善審批流程，加強審批環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，提高了經(jīng)濟合同的審批時效。簽訂合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門對經(jīng)濟事項進行論證，合同主管部門負責草擬工作，財務(wù)、審計、監(jiān)察等工作部門及相關(guān)科室參與經(jīng)濟合同審核并簽署意見，最后經(jīng)分管領(lǐng)導確認、單位領(lǐng)導審批后、辦理合同簽章手續(xù)。合同非正式簽訂后，同合同經(jīng)辦部門將所有的合同資料移送辦公室，設(shè)專人按合同類別進行登記、編號、復(fù)印、辦理合同簽收和歸檔手續(xù)。合同草擬稿、修改稿、成文稿、正式合同原件連同合同審批表、合同簽收單存入綜合檔案室，合同復(fù)印析分送財務(wù)科、審計科備查，合同原件留存合同經(jīng)辦部門作為合同履行的依據(jù)。

2.經(jīng)濟合同付款管理流程

作為經(jīng)濟合同履行的重要一環(huán)，合同款項的支付環(huán)節(jié)是經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制的重點。經(jīng)濟合同在正式進行合同改造環(huán)節(jié)后，各個職能部門應(yīng)根據(jù)合同約定的要求，及時辦理合同款項的支付手續(xù)。

三、加強對經(jīng)濟合同全程的跟蹤管理和監(jiān)督

1.經(jīng)濟合同簽訂環(huán)節(jié)的管理和控制

（1）在經(jīng)濟合同簽訂前，內(nèi)部審計要認真審查物資采購、工程項目投資、勞務(wù)購買等經(jīng)濟事項的決策環(huán)節(jié)，全面了解經(jīng)濟事項的內(nèi)容，為經(jīng)濟合同審計做好前期準備。要嚴格審查申購科室的申購報繼續(xù)教育作業(yè)告、采購計劃及領(lǐng)導的批復(fù)文件等相關(guān)資料是否符合物資采購程序，特別是大型設(shè)備采購和重大基建工程投資項目，是否按“三重一大”的要求履行會議集體決策和職代會表決通過的程序。

（2）在合同價格形成過程中，內(nèi)部審計審查經(jīng)濟事項價格是否通過政府集中采購、公開招標、競爭性談判、單位內(nèi)招標議價等方式確定。屬于招標采購范圍或限額達到招標采購要求的經(jīng)濟項目，是否依據(jù)政府集中招標管理的相關(guān)規(guī)定進行招標采購；超過限額的經(jīng)濟項目，是否按規(guī)定通過競爭性談判或單位內(nèi)部招標議價等方式確定合同價格。內(nèi)部審計應(yīng)參與經(jīng)濟事項的招標過程，充分了解并書面記錄對方的服務(wù)承諾、設(shè)備配置、付款條件及其他特殊條款，確保合同價格公平、合理。

（3）合同文本一旦正式簽訂就具有法律效力，因此，內(nèi)部審計應(yīng)重視對合同文本審核過程的管理和控制。首先，要審核對方的資信能力、履約能力。并重點關(guān)注：合同事項是否符合法律、法規(guī)及相關(guān)政策的要求；合同的主體資格是否合法、是否具備合同履約能力；合同內(nèi)容是否與招標內(nèi)容一致。其次，要審查合同條款的嚴謹性，著重審查商務(wù)條款中合同價款、支付條件和支付方式是否與招標、議標或談判結(jié)果相符，預(yù)留質(zhì)保金是否科學、合理；違約責任和解決方式是否充分等。最后，要審查經(jīng)濟合同送審資料的完整性，如招投標文件、中標通知書或采購小組的評標、談判記錄等資料，確保合同文本規(guī)范、內(nèi)容真實、表達嚴謹，避免和降低經(jīng)濟合同簽訂的風險。

2.合同履行環(huán)節(jié)的管理和控制

在對外簽訂的經(jīng)濟合同中，建設(shè)工程施工合同、設(shè)備采購合同及服務(wù)合同約占經(jīng)濟合同的90%，內(nèi)部審計應(yīng)重點抓好建設(shè)工程施工合同、設(shè)備采購合同及服務(wù)合同履行過程的管理和控制。

內(nèi)部審計在建設(shè)工程施工合同的執(zhí)行過程中，一是要對工程量的確認程序進行檢查，看其是不符合內(nèi)部控制要求，并參與工程管理部門對隱蔽工程完成情況的驗收工作，以此作為工程造價結(jié)算審計的依據(jù)，防范價格風險；二是要對合同履行過程中因設(shè)計變更等原因?qū)е碌暮炞C工程量進行嚴格審查；三是工程項目竣工后要對工程結(jié)算進行審核，造價金額較大的工程項目結(jié)算，必須委托外部造價咨詢公司審計；四是建立臺賬對工程預(yù)付款、工程進度款及預(yù)留質(zhì)保金進行管理和控制，檢查合同執(zhí)行部門是否按合同約定的支付方式、支付比例或工程完成進度付款，避免工程款超進度、超比例支付。同時，完善工程進度款支付預(yù)警機制，當累計支付金額達到約定限額時及時提出預(yù)警，防范合同支付風險。

在設(shè)備采購合同履行過程中，內(nèi)部審計應(yīng)重點關(guān)注，對方提供設(shè)備的產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號、設(shè)備性能以及技術(shù)參數(shù)是否與合同約定相符；設(shè)備開箱驗收、入庫手續(xù)是否完備、齊全；合同貨款的支付方式是否按合同約定的付款期數(shù)和付款比例執(zhí)行；質(zhì)保期滿后支付質(zhì)保金時，要認真查看培訓記錄和設(shè)備售后的定期維護和保養(yǎng)記錄等資料，審核合同方是否按合同約定全部履行其承諾。

在服務(wù)合同履行過程中，內(nèi)部審計應(yīng)重點檢查對方是否嚴格按考勤記錄登記制度的要求對每天的出勤情況進行考勤登記，每月考勤登記的實際到崗人數(shù)與合同核定的人數(shù)是否相符；是否嚴格按合同條款規(guī)定的服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量要求提供服務(wù)。各個科室要考核對方提供的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度，考核和考勤結(jié)果作為合同款支付的依據(jù)，如果不符合合同規(guī)定的要求，要扣減合同價款。

四、健全內(nèi)部審計機構(gòu)，提升內(nèi)審人員專業(yè)素質(zhì)

一是健全內(nèi)部審計機構(gòu)。由單位負責人直接負責內(nèi)部審計的管理工作，提高內(nèi)部審計的組織地們，加強內(nèi)部審計的獨立性和權(quán)威性，使內(nèi)部審計在經(jīng)濟合同管理中提出的審計建議和意見得以有效落實。二是優(yōu)化內(nèi)部審計人員結(jié)構(gòu)。經(jīng)濟合同審計是一項專業(yè)性和綜合性極強的審計工作，要求審計人員既要懂經(jīng)濟合同法律法規(guī)，還要具備工程管理、經(jīng)濟管理等專業(yè)知識，因此，要改變內(nèi)部審計人員結(jié)構(gòu)單一性，把一些職業(yè)品質(zhì)佳、專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的工程和信息技術(shù)、經(jīng)濟管理等專業(yè)人才充實到內(nèi)部審計隊伍，促進審計人員結(jié)構(gòu)多元化，保證經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制的有效性。三是重視審計人員的培訓。應(yīng)開展多種渠道、多種形式的培訓，使內(nèi)部審計人員熟練掌握經(jīng)濟合同的法律法規(guī)和審計技能，提高經(jīng)濟合同的審計質(zhì)量，規(guī)避經(jīng)濟合同審計風險。

參考文獻：

[1]曾麗梅.單位內(nèi)部控制的有效性探討.衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2001.11：56-58

[2] ×××單位內(nèi)部審計監(jiān)察規(guī)章制度endprint