淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

譚春霞

摘要：高校檔案管理是高校管理工作中非常重要的內(nèi)容，真實(shí)的記載了高校發(fā)展的歷史，可作為高校不斷進(jìn)步、創(chuàng)新、發(fā)展的參考依據(jù)。21世紀(jì)是信息時(shí)代，各種先進(jìn)的信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)，并且深入到社會(huì)生產(chǎn)和人們的生活、工作中，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式很難滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展需求，加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)是一種必然趨勢(shì)。本文主要介紹了高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性及必要性，并且提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）01（c）-0000-00

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及應(yīng)用，人們的信息意識(shí)也不斷增強(qiáng)，信息已經(jīng)成為繼資本、勞動(dòng)力之外非常重要的生產(chǎn)要素之一。高校檔案作為高校最重要的信息資源，檔案管理工作的地位也不斷提高。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，高校急迫需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化管理改革，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，構(gòu)建數(shù)字化高校校園。

1.加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1是推動(dòng)高校進(jìn)一步發(fā)展的客觀需要

目前，各大高校正在進(jìn)行素質(zhì)教育改革，很多高校都以市場(chǎng)需求作為辦學(xué)導(dǎo)向，高校在改革的過程中也常常會(huì)遇到一些新事物、新問題、新動(dòng)向，出現(xiàn)的這些新內(nèi)容逐漸提高了高校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的需求。因?yàn)?，隨著高校的不斷發(fā)展，相應(yīng)的也會(huì)增加高校檔案的使用主體，不僅僅包括高校領(lǐng)導(dǎo)、各院系及高校內(nèi)部各部門，同時(shí)也包括各方投資者及債權(quán)人等。但是，高校檔案管理的理念陳舊，普遍存在“輕利用、重保管”的思想，開放意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)相對(duì)缺乏，在很大程度上限制了高校檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式明顯滯后于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展步伐，高校檔案管理想要和社會(huì)發(fā)展保持同步，就應(yīng)該順利社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行信息化管理改革。

1.2有利于提高高校檔案的服務(wù)水平

傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費(fèi)大量的人力，也會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動(dòng)量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時(shí)間很長(zhǎng)，而且手續(xù)非常繁瑣。加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，可以利用現(xiàn)代化先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等對(duì)等高校檔案進(jìn)行加工、整理，只要通過信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進(jìn)行統(tǒng)一編目建立一個(gè)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1提高高校檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化

想要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也即是指在實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而有機(jī)組合高校檔案管理的各項(xiàng)工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開發(fā)和信息化建設(shè)等方面較為分散，為此，應(yīng)該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設(shè)建立一套全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理發(fā)展趨勢(shì)制定高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的準(zhǔn)則。比如，文獻(xiàn)索引標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、通訊標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建立標(biāo)準(zhǔn)等。通過科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設(shè)，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進(jìn)各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.2加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時(shí)會(huì)花用很多時(shí)間，導(dǎo)致每年高校檔案管理費(fèi)用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點(diǎn)，長(zhǎng)時(shí)間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問題，在很大程度上會(huì)損壞檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)可以以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫為平臺(tái)，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復(fù)制，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設(shè)具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢(shì)。

2.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)以及技能。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)最新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，設(shè)置安全防火墻，及時(shí)、有效防范計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能，同時(shí)要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的員工培訓(xùn)管理制度，不僅應(yīng)豐富檔案管理人員的信息化管理知識(shí)，也要提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理復(fù)合型人才隊(duì)伍。其次，應(yīng)建立合理的考核機(jī)制，定期對(duì)檔案人員的實(shí)踐操作技能進(jìn)行考核，并且將員工的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，這樣有利于激勵(lì)檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。

總而言之，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展以及高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，高校應(yīng)明確實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化改革的重要意義，加強(qiáng)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、安全化建設(shè)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，全面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

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