辦公室管理工作中激勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)新

伊甜園

摘要：激勵(lì)機(jī)制是辦公室管理工作中的一個(gè)重要手段。它能有效地開發(fā)辦公室的人力資源，積極整合辦公室工作人員的個(gè)人發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)而協(xié)調(diào)辦公室管理過程中利益分配的矛盾。因此，必須不斷創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，以促進(jìn)辦公室的管理工作。

關(guān)鍵詞：辦公室 激勵(lì)機(jī)制 創(chuàng)新

一、激勵(lì)機(jī)制在辦公室管理工作中的作用

1.能有效地開發(fā)辦公室的人力資源

辦公室管理工作中的核心問題是人的問題，人是管理中最活躍的要素。為了有效地組織并充分利用人力資源，人們通過各種方法對(duì)其加以研究，包括對(duì)人的內(nèi)在潛力的開發(fā)問題的研究。通過實(shí)證性研究發(fā)現(xiàn)：那些按時(shí)計(jì)酬的員工中，他們的實(shí)際能力只需發(fā)揮20—30%左右，就可以保住自己的地位而不被開除。而如果通過激勵(lì)機(jī)制來(lái)充分調(diào)動(dòng)他們的積極性與創(chuàng)造性，則其潛力可以發(fā)揮到80-90%左右。這就是說，在不被激勵(lì)與被激勵(lì)的辦公室員工中，他們實(shí)際能力發(fā)揮的差距在60%左右。也就是說，一個(gè)人加入一個(gè)組織并成為其中的成員，但這并不意味著他就必然會(huì)盡力工作，多做貢獻(xiàn)。在任何組織內(nèi)，都有表現(xiàn)不同的組織成員，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)組織成員的積極性，促使他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力工作，這是管理者的首要職責(zé)。管理者必須通過激勵(lì)的方式，使得員工表現(xiàn)突出者繼續(xù)發(fā)揮積極作用，好上加好；使得表現(xiàn)不好者，逐步克服消極因素，進(jìn)而為組織多做貢獻(xiàn)。

2.能積極整合辦公室工作人員個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)

一般來(lái)說，辦公室員工本人的價(jià)值觀與辦公室的主管單位所倡導(dǎo)的價(jià)值觀并不總是一致的。辦公室員工個(gè)人發(fā)展目標(biāo)是內(nèi)在的、個(gè)性化的和主觀的；其所屬單位的組織目標(biāo)是外在的、非個(gè)性化的、客觀的。兩種目標(biāo)之間常常表現(xiàn)出不可避免的矛盾，而這種矛盾會(huì)直接影響到組織中成員的行為方式，包括管理者和被管理者的行為模式。

對(duì)辦公室管理者而言，在其單位的組織目標(biāo)與辦公室員工個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)發(fā)生矛盾的時(shí)候，需要管理者通過激勵(lì)來(lái)正確地引導(dǎo)辦公室員工將個(gè)人發(fā)展目標(biāo)統(tǒng)一于其單位的組織目標(biāo)之中，有效地協(xié)調(diào)兩者之間的關(guān)系，最大限度地在行動(dòng)上保持一致。所以管理者必須把握好外部條件，充分利用外部條件，使辦公室員工能正確地認(rèn)識(shí)自我、評(píng)價(jià)自我、信任自我，努力把其單位的組織目標(biāo)與員工的個(gè)人目標(biāo)有效地統(tǒng)一起來(lái)，其關(guān)鍵就在于管理者要通過對(duì)員工個(gè)性的把握，設(shè)計(jì)出合理的激勵(lì)機(jī)制，解決好對(duì)員工的激勵(lì)問題。

3.能有效地協(xié)調(diào)辦公室工作人員利益分配中的矛盾

辦公室員工的需求是多方面的，在滿足其需求的過程中，經(jīng)常會(huì)遇到一個(gè)突出的問題：即如何在資源有限的條件下，相對(duì)公平地分配這些資源，使眾多的員工得到應(yīng)有的權(quán)益。

客觀地來(lái)看，辦公室員工個(gè)體的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些從個(gè)人看是合理的，從集體看是不合理的；有些從今天看是合理的，從將來(lái)看是不合理的。這樣，不論是在物質(zhì)利益還是精神利益分配中，辦公室管理者要從其組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益、根本利益和整體利益出發(fā)，采取不同的激勵(lì)手段，合理地分配利益。員工也會(huì)向管理者表達(dá)自己的利益需求。但究竟誰(shuí)得到利益、誰(shuí)失去利益；誰(shuí)得到更多的利益、誰(shuí)得到較少的利益；誰(shuí)現(xiàn)在得到利益、誰(shuí)將來(lái)得到利益，這些都會(huì)在激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行中有明顯的區(qū)別。比如對(duì)員工采取獎(jiǎng)勵(lì)方式，它不僅會(huì)使得員工中增進(jìn)社會(huì)公共利益的行為得到強(qiáng)化與推廣，而且也使得那些具有良好行為的員工得到褒揚(yáng)，使之獲得應(yīng)該享有的權(quán)益，從而滿足自身的需求。同樣，對(duì)員工采取懲罰的方式，不僅會(huì)使員工中削弱社會(huì)公共利益的行為得到制約與糾正，而且也是對(duì)那些具有不良行為的員工進(jìn)行教育、批評(píng)和制裁的一種方式，使之喪失更多的權(quán)益。如果獎(jiǎng)懲不分，或者力度不夠，則很難處理好利益分配中的矛盾。

二、創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制才能不斷提升辦公室管理工作的水平

辦公室管理中的創(chuàng)造新激勵(lì)機(jī)制內(nèi)容一般應(yīng)包括以下幾個(gè)方面。

1.創(chuàng)新氣質(zhì)管理以奠定激勵(lì)機(jī)制的基礎(chǔ)

人的氣質(zhì)一般可以分為膽汁質(zhì)（興奮型）、多血質(zhì)（活潑型）、粘液質(zhì)（安靜型）和抑郁質(zhì)（抑郁型）4種類型。一般來(lái)說，神經(jīng)興奮和抑制過程強(qiáng)而靈活的人，其感知事物的廣度比之弱而不靈活的人要大得多，具有靈活神經(jīng)活動(dòng)的人，比之不靈活的人，在思考、決斷問題的速度方面要快得多。不同氣質(zhì)類型的人，性格也有所差異。這就需要對(duì)辦公室員工的氣質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化管理。

辦公室員工氣質(zhì)的優(yōu)化，是指具有不同類型的性格和氣質(zhì)的辦公室員工相互協(xié)調(diào)、取長(zhǎng)補(bǔ)短的組合方式。協(xié)調(diào)的性格氣質(zhì)結(jié)構(gòu)，有助于優(yōu)化辦公室集體的整體效能。所以，辦公室員工的性格氣質(zhì)應(yīng)當(dāng)能夠彼此選任相容，互相融洽；他們的氣質(zhì)應(yīng)當(dāng)能夠協(xié)調(diào)配合，互相補(bǔ)充。辦公室員工之間應(yīng)當(dāng)形成相互了解、相互尊重、相互信任、相互友愛的平等環(huán)境，絕對(duì)不能因?yàn)楣ぷ鞯牟煌蛡€(gè)性的不同而產(chǎn)生等級(jí)差別。同時(shí)，每個(gè)辦公室員工應(yīng)注意發(fā)揮自己個(gè)性的長(zhǎng)處，克服自己個(gè)性的短處。只有辦公室員工感情融洽，才能夠做到彼此之間互相合作、互相支持和互相諒解。而有了這些合作、支持和諒解，辦公室員工才能夠在成績(jī)面前互相謙讓；在困難面前勇于承擔(dān)任務(wù)；在錯(cuò)誤面前承擔(dān)責(zé)任；在討論和處理問題時(shí)，虛心聽取別人的意見；在意見分歧時(shí)，能心平氣和地進(jìn)行交流。這種心理相容的因素、配合默契的工作氣氛，能夠極大地有利于思想上的相互溝通和交流，有利于工作上的互補(bǔ)和協(xié)作，有利于創(chuàng)造一個(gè)和諧而又充滿情誼的環(huán)境，有利于最大限度地發(fā)揮辦公室的整體功能和個(gè)人才能。

2.創(chuàng)新目標(biāo)管理以增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制的手段

目標(biāo)是一個(gè)單位、一個(gè)部門乃至一個(gè)人價(jià)值觀念的反映和體現(xiàn)。人的行為是有規(guī)律的，這就需要?jiǎng)訖C(jī)。動(dòng)機(jī)支配行動(dòng)，行動(dòng)指向目標(biāo)。

目標(biāo)能鮮明地給其單位、部門及其每位成員指明奮斗方向，展現(xiàn)未來(lái)前景，激發(fā)斗志，調(diào)動(dòng)積極性，使之明確其必須努力工作的具體標(biāo)準(zhǔn)。沒有目標(biāo)，就沒有管理。明確的目標(biāo)，可以激發(fā)人的向上精神，使人積極為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而進(jìn)取拼搏；一旦達(dá)到目標(biāo)就可以感到無(wú)限榮光和自豪，更進(jìn)一步地激發(fā)人的信心，使其認(rèn)識(shí)到自我的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

辦公室管理工作中首要的就是要發(fā)動(dòng)辦公室員工個(gè)體，群策群力，參與制定總的組織目標(biāo)：同時(shí)引導(dǎo)和鼓勵(lì)辦公室員工在組織目標(biāo)之下，制定個(gè)人學(xué)習(xí)和發(fā)展的具體目標(biāo)或小目標(biāo)。此外，在辦公室管理工作中，管理者還必須對(duì)每位員工完成目標(biāo)情況進(jìn)行跟蹤、比較和評(píng)估，以合適的方式進(jìn)行評(píng)判，對(duì)于卓有成效者予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以不斷激發(fā)其新的動(dòng)機(jī)，引導(dǎo)新的良性行為，實(shí)現(xiàn)新的目標(biāo)。

3.創(chuàng)新情感管理以提高激勵(lì)機(jī)制的效率

首先，管理者必須樹立公仆意識(shí)，這是情感管理的前提。實(shí)現(xiàn)情感管理，關(guān)鍵在于以情動(dòng)人。只有牢固樹立“管理就是服務(wù)”的觀念，踐行平易近人和平等待人的理念，才能在辦公室管理工作中將管理工作的原則性和區(qū)別對(duì)待個(gè)體的靈活性有機(jī)結(jié)合起來(lái)，既按規(guī)章制度辦事，又對(duì)員工寄予深厚的情感，從而真正做到真心實(shí)意地為員工服務(wù)。管理者在管理工作中，應(yīng)少一點(diǎn)命令，多一點(diǎn)協(xié)商；少一點(diǎn)距離感，多一點(diǎn)親切感，少一點(diǎn)火藥味，多一點(diǎn)人情味?？傊k公室管理工作既要制度化，也要人性化，堅(jiān)持制度與情感的辯證統(tǒng)一。

其次，管理者必須選賢任能，積極調(diào)動(dòng)辦公室員工自我管理、自我服務(wù)的能動(dòng)性，這是情感管理的外在行為表現(xiàn)。為政之本在于選賢任能，做好用人這篇文章，既需要克服主觀偏私，也不能盲目聽信所謂的眾人之言。授權(quán)本身就是領(lǐng)導(dǎo)者在行使和使用權(quán)力，善于授權(quán)是合理使用權(quán)力的一種重要表現(xiàn)形式。因此，在辦公室管理工作中要真正落實(shí)知人善任，任人唯賢，用人之長(zhǎng)，容人之短。通過授職、授權(quán)、賦責(zé)等功能形式，使不同差別的員工個(gè)體在不同的崗位上得到不同程度的素質(zhì)提升和綜合發(fā)展。

最后，管理者還必須提高自身人格魅力，這是情感管理的內(nèi)在動(dòng)力。管理者必須加強(qiáng)自身修養(yǎng)，完善自身形象，不斷提高自身的人格魅力，立志使自己成為造詣精深的專家，而不能僅僅滿足于一般事務(wù)性的職員。在頭緒復(fù)雜的具體管理工作中，大可不必事必躬親，相信和信任無(wú)疑是對(duì)員工個(gè)體最大的激勵(lì)。在辦公室員工管理工作中，要大膽放手，充分信任，熱情扶植，真誠(chéng)指導(dǎo)，切忌不放心、不放手，大權(quán)小事獨(dú)自承攬，指手畫腳、包辦代替；走出“請(qǐng)示越多政治觀念越強(qiáng)，越是尊重管理者”的誤區(qū)。在規(guī)章和制度權(quán)限范圍內(nèi)，充分信任員工，充分尊重員工的人格和實(shí)踐能力，對(duì)管理者而言是一項(xiàng)十分重要的管理品質(zhì)。

4.創(chuàng)新氛圍管理以改善激勵(lì)機(jī)制的環(huán)境

氛圍是指一個(gè)單位內(nèi)存在的群體氣氛，包括人際關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)方式、作用和心理相融程度等，是團(tuán)體內(nèi)的小環(huán)境、軟環(huán)境。良好的環(huán)境氛圍有助于增強(qiáng)人際關(guān)系的融洽，提高群體內(nèi)上下左右的心理相融程度，從而產(chǎn)生巨大的心理效應(yīng)，進(jìn)而提高工作效率。

良好的心理氛圍是辦公室集體進(jìn)行工作的基礎(chǔ)。如果一個(gè)辦公室內(nèi)存在著和諧、良好的團(tuán)體氛圍，其成員便會(huì)激發(fā)出積極的工作動(dòng)機(jī)和熱忱，正所謂“眾人拾柴火焰高”就是這個(gè)道理。反之，如果辦公室中充滿惡劣的團(tuán)體氛圍，則會(huì)使辦公室員工感到心理壓抑，缺乏工作熱情，喪失積極向上的精神和追求，這就會(huì)喪失“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的良好效應(yīng)。

辦公室成員之間由于年齡、性格、氣質(zhì)、文化水平等各方面的不同，因此在工作時(shí)，必然對(duì)某些問題會(huì)產(chǎn)生不同的認(rèn)識(shí)和分歧，這是一種正常的現(xiàn)象。然而此時(shí)如果采用強(qiáng)求統(tǒng)一，這不僅會(huì)妨礙認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一，而且還會(huì)造成心理障礙，形成更大的隔閡。只有創(chuàng)造出一種良好的心理氛圍，才能保證辦公室成員通力協(xié)作、步伐一致；才能夠增強(qiáng)辦公室集體的責(zé)任感、榮譽(yù)感和積極性，提高辦公室成員間的心理相容水平；才能增強(qiáng)辦公室集體的意志行動(dòng)的自覺性、堅(jiān)定性和持久性；才能夠有利于辦公室成員之間的心理溝通和心理協(xié)調(diào)。

總之，只有不斷地“加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理”，才能“提高社會(huì)管理科學(xué)化水平”，才能將辦公室管理水平提升到一個(gè)更高的水平。

參考文獻(xiàn)

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