淺談農(nóng)村信用社轉(zhuǎn)型時(shí)期檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇——以云南省農(nóng)村信用社為例

郭心燕

（云南省農(nóng)村信用社聯(lián)合社，云南 昆明 650021）

一、農(nóng)村信用社轉(zhuǎn)型時(shí)期檔案管理工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

（一）管理模式落后，信息化水平低

現(xiàn)階段，農(nóng)村信用社檔案仍舊延用傳統(tǒng)管理模式，檔案資料的收集、整理、保管、歸檔、提供利用等仍是以紙質(zhì)材料為主，信息化、數(shù)字化水平低，沒(méi)有達(dá)到文檔一體化的要求。在農(nóng)村信用社轉(zhuǎn)型時(shí)期，隨著業(yè)務(wù)種類的不斷增加，檔案資料也紛紛涌入檔案室，數(shù)量龐大的檔案對(duì)保管和利用帶來(lái)巨大的困難，在計(jì)算機(jī)和信息化為主的現(xiàn)代社會(huì)，這一管理模式已不能滿足需求。

（二）缺乏復(fù)合型檔案管理人員

由于檔案工作比較繁瑣枯燥且不能通過(guò)服務(wù)產(chǎn)生直觀的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，并且要求檔案管理人員有甘于寂寞默默奉獻(xiàn)的精神，大多數(shù)人不愿意從事這一職業(yè)，所以檔案管理工作在農(nóng)村信用社一直處于邊緣化。檔案管理人員整體水平低，結(jié)構(gòu)合理性差，主要表現(xiàn)在以下幾方面：①多為其他業(yè)務(wù)部門兼職人員，且大多是“螺絲釘”人員，那里需要到那里，隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定；②工作熱情不高，存在“得過(guò)且過(guò)”思想，工作不到位導(dǎo)致檔案管理局面混亂；③缺乏精、尖、高端人才，特別是即懂金融業(yè)務(wù)知識(shí)又精通計(jì)算機(jī)且為檔案專業(yè)的綜合性人才，導(dǎo)致知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)知識(shí)不全面，創(chuàng)新思維欠缺；④檔案管理人員沒(méi)有檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，檔案管理工作局限于拆釘、裝訂、編頁(yè)、裝盒、借閱等簡(jiǎn)單重復(fù)性勞動(dòng)，難以進(jìn)行檔案科學(xué)管理和檔案價(jià)值開發(fā)服務(wù)工作。農(nóng)村信用社轉(zhuǎn)型時(shí)期，工作人員分工更為細(xì)化，這一局面的存在嚴(yán)重影響著農(nóng)村信用社的形象甚至對(duì)業(yè)務(wù)的發(fā)展帶來(lái)不利因素。

（三）檔案分家保管，館藏結(jié)構(gòu)不合理

農(nóng)村信用社是獨(dú)立的法人企業(yè)，管理上自主性很大，各管理部門、業(yè)務(wù)部門檔案各自保管，各自為政，達(dá)不到規(guī)范化要求也不利于檔案工作的開展。由于庫(kù)房面積不能滿足需求，使得檔案資料缺乏統(tǒng)一管理，且歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一致，造成許多有價(jià)值文件材料仍停留在經(jīng)辦部門沒(méi)有納入到檔案管理中，導(dǎo)致館藏結(jié)構(gòu)不合理，門類不齊全，數(shù)量偏少，這些都不利于轉(zhuǎn)型時(shí)期農(nóng)村信用社的整體發(fā)展。

（四）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，“重保管輕利用”思想嚴(yán)重

農(nóng)村信用社發(fā)展一直處于重視業(yè)務(wù)發(fā)展，輕檔案利用階段，檔案的提供利用方式還是“坐擁檔案庫(kù)、守著檔案柜、坐等別人來(lái)查閱”的被動(dòng)服務(wù)模式。沒(méi)有將檔案用活，使檔案走出去發(fā)揮作用。久而久之，檔案變成了故紙堆，無(wú)人問(wèn)津，其價(jià)值也在消失。這一落后思想已不能適應(yīng)轉(zhuǎn)型時(shí)期檔案工作的開展。

（五）檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

由于各級(jí)農(nóng)村信用社經(jīng)營(yíng)管理水平存在很大差異，檔案管理工作存在著不同之處，而沒(méi)有完整統(tǒng)一的制度來(lái)規(guī)范檔案工作。不同級(jí)別農(nóng)村信用社的各類文書資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析資料樣式多樣，但是由于保管期限和歸檔范圍不統(tǒng)一，致使檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，歸檔資料樣式五花八門，不利于文件資料規(guī)范化保管，為其提供利用也造成了不便。再者，由于沒(méi)有良好的激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)管機(jī)制，各級(jí)農(nóng)村信用社領(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有從有序化、規(guī)范化、合理化角度引導(dǎo)農(nóng)村信用社做好檔案管理者工作，使得檔案管理工作一直在信用社的發(fā)展中形成“軟肋”。

二、農(nóng)村信用社轉(zhuǎn)型時(shí)期檔案管理工作面臨的改革機(jī)遇

機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，轉(zhuǎn)型時(shí)期，農(nóng)村信用社肩負(fù)著增強(qiáng)自身、謀求發(fā)展的重任，如何以更好的形象參與競(jìng)爭(zhēng)是擺在眼前的最緊急任務(wù)。檔案管理工作即承接歷史、服務(wù)現(xiàn)在、預(yù)示未來(lái)，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、有序化的目標(biāo)，必須抓住轉(zhuǎn)型時(shí)期給檔案管理工作帶來(lái)的改革機(jī)遇采取靈活創(chuàng)新的措施，力爭(zhēng)使檔案管理工作整體水平有較大提高。

（一）轉(zhuǎn)變管理模式，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案和檔案工作的重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)直接決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。云南省農(nóng)村信用社新一屆領(lǐng)導(dǎo)干部上任以來(lái)非常重視檔案管理工作，針對(duì)全省農(nóng)村信用社檔案管理工作起步不同，工作環(huán)境差異大，管理水平層次不齊的情況，采取靈活多樣的措施，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)全省農(nóng)信社檔案管理水平，把檔案工作作為全省協(xié)調(diào)發(fā)展的衡量標(biāo)準(zhǔn)，形成上下一致齊抓共管檔案的合力，全省各級(jí)農(nóng)村信用社以一把手為主管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)人為分管領(lǐng)導(dǎo)全權(quán)指導(dǎo)監(jiān)督檔案工作，全省形成檔案管理工作同業(yè)務(wù)工作一樣檢查、一樣考核、一樣評(píng)比的良好局面，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

（二）改變服務(wù)方式，信息支撐是后盾

在農(nóng)村信用社各項(xiàng)業(yè)務(wù)都離不開信息化的轉(zhuǎn)型時(shí)期，加快信息化步伐，將電子化手段應(yīng)用于檔案管理是現(xiàn)階段主要工作任務(wù)。云南省農(nóng)村信用社為滿足檔案管理電子化保管的需求，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，在OA辦公系統(tǒng)開通檔案管理模塊，檔案管理人員可在辦公軟件系統(tǒng)進(jìn)行電子文件歸檔，本單位職工干部也可在在本人系統(tǒng)進(jìn)行檔案查閱，不僅節(jié)省人力、物力、財(cái)力而且達(dá)到文檔一體化水平，信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案提供利用的主要方式。

（三）統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制度健全是保障

無(wú)規(guī)矩不成方圓，制度就是制約行為的規(guī)范，做好檔案工作必須有健全的規(guī)章制度做保障，只有有了切實(shí)可行的規(guī)章制度，才能使檔案管理更規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化。為改變以前檔案管理無(wú)章可循的局面，云南省農(nóng)村信用社制定了《云南省農(nóng)村信用社檔案保管制度》、《云南省農(nóng)村信用社檔案歸檔辦法》、《云南省農(nóng)村信用社檔案管借閱制度》、《云南省農(nóng)村信用社檔案管理銷毀制度》等具有全省指導(dǎo)性的多項(xiàng)規(guī)章制度，這些制度明確檔案的管理原則和方法，規(guī)定檔案保管期限和歸檔范圍，使檔案管理工作逐步規(guī)范化。

（四）提高服務(wù)意識(shí)，人才素質(zhì)是靈魂

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接制約著檔案工作的質(zhì)量，一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是轉(zhuǎn)型時(shí)期中檔案工作的靈魂。為了改變以往檔案管理人員流動(dòng)的局面，云南省農(nóng)村信用社招錄了具有檔案學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的工作人員，并且要求全省各級(jí)農(nóng)村信用社制定一名專職人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案工作，組織全省專兼職檔案管理人員學(xué)習(xí)國(guó)家檔案法律法規(guī)和本系統(tǒng)內(nèi)的規(guī)章制度；采取以會(huì)代訓(xùn)，舉辦培訓(xùn)和講授自學(xué)的方式進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和操作技能培訓(xùn)，提高全省農(nóng)村信用社檔案管理人員綜合素質(zhì)。同時(shí)，將檔案管理人員的工作納入到單位績(jī)效考核體系中，定期檢查，年中總結(jié)，年終考核，建立激勵(lì)約束機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。逐漸形成全省各級(jí)農(nóng)村信用社領(lǐng)導(dǎo)重視，各部門配合和職工關(guān)心檔案的良好局面，推動(dòng)檔案工作整齊劃一地發(fā)展。

（五）調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，設(shè)施完善是基礎(chǔ)

只有完善的基礎(chǔ)設(shè)施才能保證檔案的完整與安全，在轉(zhuǎn)型時(shí)期，云南省農(nóng)村信用社將檔案庫(kù)房的建設(shè)列入新建辦公用房計(jì)劃，要求能夠滿足今后很長(zhǎng)一段時(shí)間的備用，確保有良好的保管環(huán)境，檔案庫(kù)房配備檔案密集架、防盜門窗、溫濕度計(jì)、滅火器等硬件設(shè)備，能夠滿足“防火、防潮、防光、防盜、防高溫、防塵、防盜、防鼠”八防需要；將檔案室、辦公室、查閱室“三室”分開，為檔案工作者和利用者提供良好的環(huán)境。硬軟件設(shè)施齊全完整，改變檔案保管單一的模式，豐富館藏，使檔案的價(jià)值更好發(fā)揮出來(lái)。

檔案為農(nóng)村信用社經(jīng)營(yíng)中各項(xiàng)業(yè)務(wù)健康發(fā)展起到保駕護(hù)航的作用，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性及發(fā)展現(xiàn)狀，并采用有效措施，利用信用社改革發(fā)展契機(jī)，將檔案管理工作做到更規(guī)范化、科學(xué)化，才能保證農(nóng)村信用社檔案管理工作有更好的發(fā)展前程，滿足檔案利用者的需求，達(dá)到提高檔案工作質(zhì)量的目的。

[1] 張鶯.農(nóng)村信用社檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].甘肅金融，2002（6）.

[2] 丁雯.基層人行檔案管理信息化建設(shè)探析[J].現(xiàn)代金融，2014（04）.