國內(nèi)檔案館微信應(yīng)用現(xiàn)狀及發(fā)展對策

雷曉慶+曹東玉

摘? 要：微信公眾平臺的推出為檔案館發(fā)展帶來了新的契機(jī)，同時(shí)也拓寬了檔案信息服務(wù)的渠道。通過采用全面調(diào)查法對微信公眾平臺在檔案館中應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查分析，針對已開通微信公眾平臺的檔案館數(shù)量少、檔案在線服務(wù)功能欠缺、發(fā)帖頻率低、內(nèi)容表現(xiàn)形式單一、用戶即時(shí)互動(dòng)少、微信服務(wù)宣傳推廣不足等問題提出了切實(shí)可行的建議。

關(guān)鍵詞? 微信公眾平臺;檔案館;檔案服務(wù)

Abstract：The rise of Micro public platform has brought new opportunities for Archives developing， and it also broaden the channels of archives information service. The author used a comprehensive survey on the application status of the micro-channel public platform in the archives were investigated. Archives for the public opening of the micro-channel platform of a small number of archives services lacking， posting low frequency content forms a single， real-time interactive user less micro-channel service announcements to promote issues such as lack of practical proposals put forward.

Keywords： Micro public platform;Archives;Archives service

引言

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和智能終端的不斷普及，微信正在各個(gè)領(lǐng)域得到快速的發(fā)展和空前的應(yīng)用。截至2014年11月微信月活躍用戶數(shù)已達(dá)到4.68億，成為時(shí)下最熱門的移動(dòng)社交平臺^[1]。從微信的使用頻次來看，31.4%的用戶每天都使用微信，此外有24.9%的用戶每周使用兩次以上^[2]。

微信的推出為檔案館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，并大大拓展了檔案用戶獲取信息的渠道。為此，國內(nèi)一些檔案館紛紛開通了微信公眾平臺。同其他部門應(yīng)用微信公眾平臺的情況相比，檔案館微信的應(yīng)用尚存在一定的距離，在一定程度上制約了檔案信息服務(wù)的發(fā)展。因此，本文擬通過對各類檔案館在騰訊微信公眾平臺的應(yīng)用的情況進(jìn)行調(diào)查，旨在了解國內(nèi)檔案館微信平臺建設(shè)方面的現(xiàn)狀和不足，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)解決對策。

1 國內(nèi)檔案館微信公眾平臺應(yīng)用基本情況和結(jié)果

1.1? 研究的基本情況。本文將國內(nèi)的實(shí)體檔案館作為研究對象，主要研究目前我國各級各類檔案館開通微信的情況，統(tǒng)計(jì)時(shí)間是2015年2月14日至2015年3月20日。

筆者采用全面調(diào)查法對已開通微信公眾號的檔案館進(jìn)行調(diào)查分析。調(diào)查方法是：登錄手機(jī)微信→通訊錄中找到公眾號→點(diǎn)擊添加，查找公眾號→輸入“檔案”，共搜到名稱中帶有“檔案”的公眾號355個(gè)。經(jīng)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，已開通公眾平臺的機(jī)構(gòu)或個(gè)人共有355個(gè)，通過對微信內(nèi)容以及認(rèn)證的情況審核，剔除與檔案館無關(guān)的賬號235個(gè)，檔案館申請的公眾號僅為120個(gè)，只占總體的三分之一。

分析針對以上120個(gè)檔案館開通微信的時(shí)間、認(rèn)證情況、不同級別不同類型檔案館開通微信的情況、微信的名稱與LOGO、微信更新的頻率、有無檔案在線服務(wù)、檔案館微信涉及的內(nèi)容以及平臺功能等幾個(gè)方面得到相關(guān)的數(shù)據(jù)，以此了解我國檔案館微信的應(yīng)用現(xiàn)狀。

1.2? 研究結(jié)果

1.2.1? 檔案館微信的開通類型以及認(rèn)證情況? 調(diào)查并對開通微信的國內(nèi)檔案館進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，市級檔案館、縣區(qū)級檔案館占多數(shù)，少部分為大學(xué)檔案館、鎮(zhèn)級檔案館等;其中在2014年底以前認(rèn)證的公眾號比較少，但是2015年開通的檔案館公眾號大部分均已認(rèn)證。而且，目前已開通微信的檔案館多集中在東南地區(qū)，其中浙江省的檔案館開通微信數(shù)量最多，中西部地區(qū)開通數(shù)量較少。

1.2.2? 檔案館微信公眾平臺開通的時(shí)間? 經(jīng)筆者調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)有微信公眾號的檔案館中，除大朗檔案館是在2013年底開通微信外，在2014年前半年開通檔案微信的有16家，有18家檔案館都是在2014年7月到2014年10月底開通，其余85個(gè)公眾號均是2014年10月以后開通的。由此可見，在我國各界紛紛開通微信拓寬自己的服務(wù)之際，我國各級各類檔案館也不甘落后，紛紛開通自己的微信，其發(fā)展變化呈現(xiàn)出快速上升的態(tài)勢。

1.2.3 國內(nèi)檔案館微信更新情況? 在已開通微信公眾號的35個(gè)國內(nèi)檔案館中，從開通截止到調(diào)查時(shí)間，按微信更新間隔天數(shù)來看（見圖1），間隔在5天～10天更新一次的檔案館所占比例最高，為28.57%;其次是從未更新微信的國內(nèi)檔案館所占比為17.14%，即從擁有微信公眾號到筆者調(diào)查沒有推送過消息;而更新間隔天數(shù)在2天～5天，10天～15天和15天～30天的檔案館數(shù)量相同，所占比例均為14.29%。由此可以看出多數(shù)的國內(nèi)檔案館微信更新極少，多數(shù)處于荒蕪狀態(tài)，成為僵尸微信，嚴(yán)重影響了檔案館微信的利用率。

1.2.4? 國內(nèi)檔案館微信名稱和LOGO使用情況? 微信公眾賬號是微信公眾平臺賦予檔案館另起特定名稱的權(quán)利，支持漢字、數(shù)字、字母等多種格式^[3]，圖2是檔案館微信公眾賬號設(shè)置的調(diào)查情況。從圖中可看出，有9%的檔案館使用的是中文拼音全稱;使用中文拼音縮寫的占46%，如qdsda（青島檔案）;有兩個(gè)檔案館使用的是拼音+英文，如TongXiang_Archives（桐鄉(xiāng)檔案）;占31%的檔案館使用的是中文全稱或簡稱，如蘭溪檔案;占5%的檔案館使用的是任意英文+數(shù)字的組合，如，da1070795303（呈貢檔案）。

在其所使用LOGO中，平湖檔案、海鹽檔案和蘭溪檔案使用的徽標(biāo)相同，其余檔案館使用的徽標(biāo)雖然不相同，但只有19個(gè)檔案館徽標(biāo)具有明確辨識度。

2? 國內(nèi)檔案館微信公眾平臺的功能及服務(wù)內(nèi)容

微信作為一種新興的媒介和信息傳播平臺，具有即時(shí)通訊、異步交流和發(fā)送多種媒體信息的特點(diǎn)，使檔案工作人員可以利用微信特有的信息及時(shí)性、互動(dòng)性和共享性融入檔案信息服務(wù)中，從而提高檔案信息服務(wù)的快捷性和互動(dòng)性，讓更多的社會(huì)公眾獲得滿意的檔案信息服務(wù)。為此，筆者選取了不同類型的國內(nèi)檔案館，對其利用微信平臺提供信息服務(wù)的情況作了調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，結(jié)果見表1。

由表1可以看出，目前我國各類檔案館在利用微信公眾平臺功能向社會(huì)公眾展示自己的服務(wù)時(shí)，通過微信平臺的上述功能傳達(dá)了以下的服務(wù)內(nèi)容：

2.1 特色館藏展示。各個(gè)檔案館根據(jù)本館所收藏的檔案選出具有特色或者包含當(dāng)?shù)貧v史事件的檔案。檔案館工作動(dòng)態(tài)和通知公告、檔案館將近期已舉辦的或即將要舉辦的活動(dòng)資料、檔案局日常會(huì)議介紹等通過微信公眾平臺進(jìn)行展示。將檔案信息服務(wù)通過微信向社會(huì)輻射，充分體現(xiàn)了檔案館微信作為社會(huì)公眾了解和利用檔案的窗口和橋梁作用。

2.2? 檔案學(xué)知識普及以及檔案培訓(xùn)。社會(huì)公眾檔案信息意識的形成和提高是建立在他們對檔案知識以及檔案信息資源的了解基礎(chǔ)上。因此，國內(nèi)不少檔案館利用微信向公眾普及檔案學(xué)知識，檔案工作部門將與檔案有關(guān)的法律法規(guī)或檔案保管小知識等通過微信進(jìn)行宣傳，包括電子文件知識普及、檔案小知識、檔案法律法規(guī)介紹。

2.3? 用戶互動(dòng)。檔案館通過與公眾的有效互動(dòng)，可以樹立起其正面形象，提升檔案服務(wù)的社會(huì)公眾滿意率。故而不少國內(nèi)檔案館利用微信公眾平臺設(shè)置特色欄目，如嘉興檔案的微信曬寶，長興檔案的網(wǎng)友鑒檔、家庭報(bào)送，金湖縣檔案館的網(wǎng)友鑒檔、檔案穿越等以供網(wǎng)友參與。

2.4? 檔案記憶。檔案館利用檔案構(gòu)建社會(huì)記憶既可保存真實(shí)和完整的社會(huì)記憶，同時(shí)檔案館可以以此為契機(jī)，喚起社會(huì)公眾的塵封的記憶和共鳴，使檔案在社會(huì)中發(fā)揮更大的價(jià)值。如嘉興市檔案局，在嘉興記憶的欄目中，不僅按照時(shí)間順序向用戶展示了兩宋、元、明、清、民國和中華人民共和國的嘉興歷史事件和歷史人物事跡，還在老照片中，用照片的形式展現(xiàn)了嘉興的歷史變遷和特色記憶。

2.5 檔案服務(wù)。微信交流具有一對一的雙向性、私密性的特點(diǎn)，可以進(jìn)一步拉近檔案館和網(wǎng)民的距離，促發(fā)網(wǎng)友的咨詢愿望^[4]。目前已開通檔案服務(wù)的檔案館主要是通過微信進(jìn)行檔案查詢和信息咨詢，用戶對檔案服務(wù)的利用包括在線查詢和在線預(yù)約，或是通過微信獲得檔案館的聯(lián)系方式。

3? 對國內(nèi)檔案館使用微信公眾平臺的改進(jìn)建議

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案館服務(wù)與微信等社交應(yīng)用相結(jié)合是社會(huì)發(fā)展的大趨勢。國內(nèi)檔案館雖已在微信公眾平臺上進(jìn)行了一些探索和創(chuàng)新，但從調(diào)查結(jié)果可以看出，盡管已有部分檔案館開通微信平臺并使用將近兩年，還存在諸多問題：檔案館微信存在開通賬號少，開通地區(qū)分布不均的問題;許多檔案館沒有重視建立自己的檔案微信服務(wù)品牌，在開設(shè)時(shí)存在命名隨意和缺乏實(shí)名認(rèn)證的情況;檔案館缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案館微信的發(fā)展，在檔案微信的發(fā)布程序、審核程序、網(wǎng)上和網(wǎng)下的協(xié)調(diào)關(guān)系、值守制度以及記錄的機(jī)制方面存在一定的缺失，未能形成日常化的管理制度，帶來了檔案微信的無效化和無序化;檔案館微信內(nèi)容存在形式單一、表達(dá)不恰當(dāng)?shù)膯栴};檔案服務(wù)流于形式，與公眾缺乏有效的互動(dòng)。檔案館微信公眾平臺的建設(shè)工作有待于進(jìn)一步提高。

檔案館微信是促進(jìn)檔案館服務(wù)提升的新平臺，是優(yōu)化檔案館形象的新媒介，是方便檔案館與民眾交流互動(dòng)的新渠道。因此，檔案工作人員如何運(yùn)用好微信公眾平臺至關(guān)重要。

3.1? 樹立服務(wù)創(chuàng)新意識，加強(qiáng)檔案館微信公眾平臺的建設(shè)工作 ?要做好檔案微信服務(wù)，檔案工作人員必須樹立創(chuàng)新意識，立足于檔案服務(wù)的提升和檔案價(jià)值的開發(fā)，提高檔案館的“產(chǎn)出”，并將檔案館微信作為一個(gè)拉近與社會(huì)公眾距離和展示其信息資源的平臺，將其作為樹立檔案館社會(huì)形象的窗口，明確檔案館微信的發(fā)展定位，在微信平臺上通過發(fā)布社會(huì)公眾喜聞樂見的“宣傳型”、“互動(dòng)型”或“服務(wù)型”的微信內(nèi)容，吸引觀眾，提高檔案微信的關(guān)注度。

3.2? 提高檔案館微信公眾平臺的使用水平 ?在微信內(nèi)容方面，檔案工作人員要對自己發(fā)表內(nèi)容有合理的定位，做到內(nèi)容貼近民生，與社會(huì)公眾的生活息息相關(guān)，盡量避免全是嚴(yán)肅單調(diào)、長篇大論的官方通訊稿件;在信息的組合上，要盡量條理化，做到官方信息發(fā)布、檔案小知識、當(dāng)?shù)孛袼渍故镜群侠泶钆?在語言的表述上，盡量采用網(wǎng)民喜聞樂見的形式，少說官話和套話，盡可能使用網(wǎng)言網(wǎng)語，在嚴(yán)肅和活潑之間尋求一個(gè)最佳的平衡點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)微信傳播的效果。

3.3? 加強(qiáng)與用戶的互動(dòng)，注重用戶體驗(yàn)? 檔案工作人員除了利用微信的自動(dòng)回復(fù)、自定義菜單供用戶即時(shí)自助咨詢之外，還可以利用微信在線實(shí)時(shí)問答功能，對有需求的用戶進(jìn)行一對一的實(shí)時(shí)信息咨詢。微信公眾平臺還具有分組功能，檔案工作人員不僅可以根據(jù)用戶的信息需求將用戶分組，對用戶進(jìn)行一對多、一對一的專題信息推送，還可以組建群組，讓興趣一致的用戶在一個(gè)群里進(jìn)行討論交流，也可以請專家學(xué)者在群組里進(jìn)行專題演講，增強(qiáng)用戶體驗(yàn);在網(wǎng)友意見、網(wǎng)友鑒檔等互動(dòng)欄目中，工作人員不僅要大力呼吁用戶參與，自己也要及時(shí)回復(fù)，從而提高用戶的積極性。

3.4? 樹立檔案微信品牌意識，進(jìn)行檔案微信服務(wù)營銷? 擁有4.68億的活躍用戶的微信公眾平臺，早已成為國內(nèi)媒體和自媒體信息傳播的重點(diǎn)社交渠道之一。檔案館微信要在諸多社交媒體服務(wù)平臺中脫穎而出，必須明確自己的目標(biāo)，同時(shí)結(jié)合目標(biāo)客戶群體的需求，規(guī)劃好自己的欄目模式，并通過有吸引力的內(nèi)容，促進(jìn)網(wǎng)友的訪問。如，廈門檔案定期更新的廈門故事，其中有廈門歷史、廈門典故、閩臺淵源、閩臺歌曲等幾個(gè)分類，不僅有從各種角度展示的廈門歷史、廈門文化，也有展示的用戶檔案收集的心路歷程，豐富多彩的內(nèi)容在吸引網(wǎng)民眼光的同時(shí)也提高了網(wǎng)民的參與積極性，而且欄目的定期更新也提高了用戶黏性，有利于培養(yǎng)穩(wěn)定的用戶群加強(qiáng)微信交流互動(dòng)，同時(shí)也有利于打造自己的微信品牌。

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（作者單位：山西大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院? 來稿日期：2015-07-27）