人防檔案管理工作信息化芻議

周英

信息時代的到來，使社會數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程明顯加快，各類辦公信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，越來越多的電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，使檔案信息的存儲形式多種多樣，深刻影響檔案工作的管理方式和運(yùn)行機(jī)制。因此，實(shí)現(xiàn)人防檔案信息化管理，已成為當(dāng)前和今后一個時期檔案工作者的一項重要任務(wù)，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向和建設(shè)重點(diǎn)。做好人防檔案信息化管理工作，應(yīng)著重以下幾個方面。

一是堅持依法建設(shè)，在健全制度規(guī)范上下功夫。目前，人防檔案工作法規(guī)建設(shè)比較薄弱，相關(guān)制度規(guī)定不夠健全，現(xiàn)有檔案法規(guī)偏重宏觀指導(dǎo)，缺乏具體規(guī)范，剛性不足，操作性和可行性不夠。特別是檔案信息化建設(shè)與管理的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善，檔案部門各自為政，制度規(guī)定五花八門，應(yīng)用軟件系統(tǒng)不統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)落后于實(shí)際工作，與人防系統(tǒng)準(zhǔn)軍事化建設(shè)的需求還不相適應(yīng)。應(yīng)抓緊調(diào)查研究，搞好頂層設(shè)計，盡快制定與上位法和工作實(shí)際相適應(yīng)的法規(guī)制度，使立卷歸檔、查閱使用、保管解密等各個方面都有法可依，逐步形成與人防信息化建設(shè)相銜接、與機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)相協(xié)調(diào)、與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)章制度。要加快檔案信息管理系統(tǒng)研發(fā)、推廣應(yīng)用和綜合集成，建立一套科學(xué)、先進(jìn)、實(shí)用、操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、安全高效的檔案信息管理與服務(wù)平臺，使人防檔案信息資源管理和利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)互通、互聯(lián)和共享。

二是堅持信息主導(dǎo)，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境上下功夫。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及正在重構(gòu)人們的工作方式和生活方式，人防檔案信息管理與服務(wù)同樣面臨網(wǎng)絡(luò)化問題，是否充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提供檔案信息服務(wù)已不再是單純的技術(shù)手段問題。人防檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化不僅可以從根本上提高檔案信息服務(wù)的效率和效益，更重要的是順應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)化辦公與生活的活動方式，更好地實(shí)現(xiàn)與社會的高效互動。因此，應(yīng)樹立信息主導(dǎo)的理念，抓緊進(jìn)行研究和論證，加大力量投入，逐步建立起功能完備、綜合性強(qiáng)、覆蓋面廣的人防檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。一方面，要加快人防文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)人防系統(tǒng)內(nèi)檔案資源共享、服務(wù)互補(bǔ)以及相關(guān)技術(shù)共同開發(fā)和維護(hù);另一方面，在嚴(yán)格保密、確保安全的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的協(xié)同合作，借鑒其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗，形成相互交融、互惠互利的外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三是堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，在建立標(biāo)準(zhǔn)體系上下功夫。傳統(tǒng)意義上人防檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施、檔案裝備等標(biāo)準(zhǔn)化以及紙質(zhì)檔案管理保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、圖片檔案等，大量的人防檔案信息也將被電子化以文件的形式保存起來，存儲于各式各樣的磁盤、光盤、硬盤、數(shù)據(jù)流磁帶等不同形式介質(zhì)中。因此，以新型檔案載體作為對象的檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式方法，還要研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性、完整性、有效性及可用性的措施，借助技術(shù)和管理雙重手段，逐步建立科學(xué)、有效的檔案信息化管理體系，形成系列而完整的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范，促進(jìn)檔案信息資源的價值實(shí)現(xiàn)，推動檔案文明保護(hù)與傳承。

四是堅持以人為本，在強(qiáng)化人才素質(zhì)上下功夫。人防檔案工作科技含量很高、專業(yè)性很強(qiáng)，涉及多門學(xué)科、多項技術(shù)、多個領(lǐng)域。隨著信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的普及與應(yīng)用，各種新型載體檔案大幅度增加，機(jī)讀型、視聽型檔案大量涌現(xiàn)，如果檔案工作者還停留在傳統(tǒng)的工作模式與業(yè)務(wù)水準(zhǔn)上，就很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展需要。要加大檔案人員的任職教育和繼續(xù)培訓(xùn)力度，制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計劃，充分利用各種培訓(xùn)資源，在提高專業(yè)水平與實(shí)踐能力的同時，盡快掌握檔案工作最前沿、最需要、最實(shí)用的現(xiàn)代信息技能，熟悉了解新知識、新理論，不斷擴(kuò)大知識面，改善和更新知識結(jié)構(gòu)。要增強(qiáng)人防檔案管理人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，使其熟練掌握編目、標(biāo)引、建立數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)檢索等知識，熟悉各類信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具，熟練運(yùn)用多媒體技術(shù)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力，努力培養(yǎng)專家型、復(fù)合型、研究型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)檔案人才。

五是堅持科學(xué)管理，在提高信息功效上下功夫。信息時代，人防檔案載體日趨多元，信息構(gòu)成多種多樣，人防檔案的存儲、保管、防護(hù)和開發(fā)利用都面臨新情況新問題，加強(qiáng)檔案安全科學(xué)管理是實(shí)現(xiàn)信息化的第一要務(wù)。要以現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，根據(jù)人防檔案工作的客觀規(guī)律和檔案信息的建設(shè)發(fā)展進(jìn)行合理的組織、計劃和控制，用現(xiàn)代技術(shù)手段將檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范調(diào)整，對各類檔案數(shù)字信息實(shí)施有效控制，實(shí)現(xiàn)檔案信息有序化系統(tǒng)化。加快提升人防檔案信息化管理水平，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和科學(xué)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，不斷提高檔案信息應(yīng)用功效。加強(qiáng)人防檔案服務(wù)利用高效化，運(yùn)用多功能檢索技術(shù)滿足用戶利用各種平臺進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的查詢要求，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)利用的現(xiàn)代化水平。不斷更新安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，利用現(xiàn)代高新技術(shù)手段，加強(qiáng)人防檔案信息的科學(xué)管理，確保人防檔案的安全。

六是堅持探索研究，在管控技術(shù)研發(fā)上下功夫。要加大人防檔案關(guān)鍵技術(shù)問題研發(fā)應(yīng)用力度，緊緊圍繞人防檔案工作中急需解決的疑難問題開展攻關(guān)，努力解決檔案信息化管理技術(shù)、信息安全技術(shù)、新型載體保護(hù)技術(shù)、不同載體信息轉(zhuǎn)換技術(shù)、電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)等方面的技術(shù)難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，更好地發(fā)揮新技術(shù)對檔案信息化的支撐引領(lǐng)作用。要積極開發(fā)人防檔案管理計算機(jī)軟件，加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，最大限度地加強(qiáng)電子文件的集中管控，特別是在電子文件的保真、保全和安全保密上下功夫，提高電子文件的可靠度、可信度，盡量減少人工鑒別。要加強(qiáng)各種信息系統(tǒng)的融合和綜合集成，提高兼容性，使其操作、管理更加方便;提高電子文件收集、積累、整理的自動化程度，不斷提高工作效率。

（作者單位：河南省人民防空辦公室質(zhì)檢站? 來稿日期：2015-08-15）