檔案信息化過程中的問題及對策

吳天順

隨著全國信息化、互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，檔案信息化廣泛利用。全面、便捷、快速地服務(wù)群眾、服務(wù)社會，如何加快檔案信息化建設(shè)是當今檔案管理的必然要求。本文針對檔案信息化建設(shè)中存在的問題提出實施對策。

1? 當前檔案信息化存在的主要問題1.1? 軟件、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一。檔案數(shù)字化軟件的使用，缺乏統(tǒng)一標準、統(tǒng)一指導，各地市、各部門盲目上馬，各自為戰(zhàn)。經(jīng)調(diào)研河南省范圍內(nèi)使用軟件公司有量子偉業(yè)、上海中信、北京盛贊、清華紫光、新銳英城、世紀科怡、東方飛揚、泰恒、簡帛、中信外包等20多家，個別名義上是公司，實際是一年至兩年的代理商，甚至是一人公司。各軟件公司開發(fā)的軟件往往具有自定義數(shù)據(jù)的功能，再加上各單位情況不一致，上級部門沒有統(tǒng)一數(shù)字化前的格式，造成了軟件、數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一。同時也造成主管部門接收所屬單位的電子檔案時，檔號字段也沒有著錄，不能掛接，最關(guān)鍵的是公司倒閉將會引起更大不可挽回的損失。

1.2? 檔案整理質(zhì)量不高。目前有些單位早期的檔案本身整理就有問題，如頁碼漏編、跳號;題名擬寫有誤、過于簡單;文件裝訂倒裝、排列有誤;頁面破損等，這樣掃描著錄的電子檔案是錯誤的。運用廣州市檔案局×副局長的話講：“數(shù)字化前沒有整理掃描的電子檔案，是不負責任，是對檔案的犯罪！”

1.3? 數(shù)字化有泄密隱患。一是數(shù)字化前沒有進行整理鑒定，有可能造成網(wǎng)絡(luò)泄密;二是數(shù)字化企業(yè)人員的不確定性及電腦硬盤的失泄密現(xiàn)象時有發(fā)生;三是管理、監(jiān)管不到位，后期服務(wù)、版本升級、黑客攻擊等都有泄密隱患。

2? 檔案信息化過程中的實施對策

2.1? 統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一格式。最好是國家研發(fā)統(tǒng)一的軟件、統(tǒng)一的標準進行數(shù)字化，根據(jù)目前全國的情況，應(yīng)借鑒云南省檔案局的做法，選擇兩家相互制約、相互依存的數(shù)字化企業(yè)，根據(jù)國家檔案局的統(tǒng)一標準，進行數(shù)字化處理，這樣有利于后期升級、連接和管理，便于檔案人操作。

2.2? 數(shù)字化前整理鑒定事關(guān)重要。建議在檔案數(shù)字化前，將每盒檔案重新整理鑒定一遍，發(fā)現(xiàn)問題及時更改之后再進行數(shù)字化，避免數(shù)字化后進入數(shù)字檔案館諸多問題的發(fā)生。

2.3? 嚴格管理，加強責任心，使保密制度落到實處。其一，要求數(shù)字化外包公司在承攬數(shù)字化期間，業(yè)務(wù)經(jīng)理和工作人員不能調(diào)換，以制度管理所有人員;其二，數(shù)字化后的軟硬件外包公司不能攜帶走，并且必須簽訂違約或破產(chǎn)后軟件高端運行協(xié)議;其三，數(shù)字化前對檔案必須進行鑒定，分別進行編號、掃描等處理;其四，網(wǎng)站的發(fā)布平臺構(gòu)建完成后，就要進行內(nèi)容的錄入和完善，這個工作也將成為檔案部門的日常工作。因此嚴格計算機、互聯(lián)網(wǎng)管理保密制度，在技術(shù)層面：部署網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓合格的網(wǎng)絡(luò)管理員;在制度層面：建立嚴格的安全制度，杜絕非法操作;在管理層面：經(jīng)常維護、定期升級、及時發(fā)現(xiàn)潛在問題，防止黑客病毒侵襲等。

3? 小結(jié)

檔案信息化建設(shè)是一項長期的任務(wù)，它具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建設(shè)以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標準的制定，等等，這是一個龐大的系統(tǒng)工程，它的實施是對檔案工作理念及傳統(tǒng)工作模式的一次革命。

可以說，信息化的檔案信息管理模式及檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實現(xiàn)檔案信息管理工作的社會化服務(wù)具有非常突出的現(xiàn)實意義。作為檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化，實現(xiàn)全省的檔案管理的根本變革。

（作者單位：河南省檔案學會? 來稿日期：2015-08-15）