高校后勤信息化建設(shè)策略分析

支琴+盧志堅(jiān)

摘 要：后勤信息化在我國(guó)高校后勤管理和服務(wù)中的重要性日益增加，研究其建設(shè)策略很有現(xiàn)實(shí)意義。文章首先分析了當(dāng)前后勤信息化建設(shè)現(xiàn)狀和建設(shè)外包相關(guān)理論，其次分析后勤信息化規(guī)劃及其路徑，最后提出外包管理策略。

關(guān)鍵詞：高校；后勤信息化；外包；資源基礎(chǔ)觀；策略分析

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2015）21-0058-03

一、引言

高校后勤在追求質(zhì)量、效率和安全的基礎(chǔ)上提出了后勤服務(wù)個(gè)性需求、安全運(yùn)行可控可追溯、質(zhì)量可控可評(píng)價(jià)、資源利用集約高效等要求。而這也是高校后勤信息化與教學(xué)、人事、學(xué)生、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)信息化的不同，不僅涉及的業(yè)務(wù)量多面廣，涵蓋了餐飲管理、房產(chǎn)管理、設(shè)備管理、住宿管理、修繕管理、物業(yè)管理、能源管理、公車管理、一卡通管理、門禁管理等，而且要求高度體現(xiàn)以人為本的后勤保障體系的構(gòu)建。

目前各高校普遍開展了后勤信息化建設(shè)，業(yè)務(wù)應(yīng)用較多，并取得了一定的成功。高校后勤信息化通過移動(dòng)智能終端的應(yīng)用，特別是APP和微信的助力，使推進(jìn)后勤信息化更加便利，也對(duì)后勤相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的可用性提出了更高的要求。與前幾年相比，后勤信息化環(huán)境也發(fā)生了變化，大部分高校數(shù)據(jù)倉庫、人事、教學(xué)、學(xué)生、財(cái)務(wù)、能源監(jiān)管平臺(tái)等系統(tǒng)已基本建設(shè)好，同時(shí)高校后勤區(qū)域供應(yīng)鏈系統(tǒng)開始興起。這些變化都直接影響高校的后勤信息化建設(shè)。

在后勤信息化建設(shè)模式上，結(jié)合高校后勤社會(huì)化改革的推進(jìn)，外包模式已經(jīng)被普遍認(rèn)可，外包模式有完全內(nèi)制、完全外包、選擇性外包。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，高校后勤信息化中，少部分采取完全內(nèi)制模式，部分高校采用選擇性外包模式，更多的高校是采用完全外包模式。

各個(gè)高校后勤信息化建設(shè)的路徑、資源基礎(chǔ)不同，同時(shí)管理需求也存在一定差異。當(dāng)前各高校后勤信息化效果各異，一定程度上與規(guī)劃、選擇的外包模式相關(guān)。沒有根據(jù)目標(biāo)和自有資源制定建設(shè)規(guī)劃、選擇合適的外包策略，會(huì)導(dǎo)致外包公司和校方?jīng)]有足夠的資源或相應(yīng)的服務(wù)能力保證項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

蔣宏潮和鮑偉認(rèn)為北京高校后勤信息化存在整體規(guī)劃缺乏、各校發(fā)展不均衡、專業(yè)研究薄弱、應(yīng)用范圍有限、建設(shè)效益發(fā)揮欠佳和資金人才不足等問題。[1]據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，后勤信息化建設(shè)和使用效果不佳，主要有幾個(gè)原因：①建設(shè)目標(biāo)不明確，規(guī)劃缺失；②重建設(shè)，輕管理；③外包選擇失誤或外包管理缺失。

因此，研究高校如何根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)和資源情況，進(jìn)行信息化規(guī)劃和選擇外包策略具有現(xiàn)實(shí)意義。本文擬通過資源基礎(chǔ)觀和信息系統(tǒng)外包理論，對(duì)高校后勤信息化建設(shè)規(guī)劃和外包模式進(jìn)行探討，期望對(duì)高校后勤信息化建設(shè)提供參考。

二、理論綜述

信息技術(shù)外包是指用戶在規(guī)定的服務(wù)水平下，將部分或全部信息技術(shù)、信息系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)委托給服務(wù)商，由其管理并提供用戶所需的信息服務(wù)。[2]

資源基礎(chǔ)理論認(rèn)為，一般情況下一個(gè)完美市場(chǎng)的三個(gè)假說不能滿足，即公司決策受到歷史決策的影響、資源不能完全自由流動(dòng)和專業(yè)知識(shí)不容易模仿。因此，基于資源基礎(chǔ)理論的軟件外包決策也受到三個(gè)要素的影響——?dú)v史決策的相關(guān)問題、戰(zhàn)略資源珍貴、模仿困難。當(dāng)然，信息化規(guī)劃更應(yīng)考慮學(xué)校環(huán)境和資源的實(shí)際情況。

計(jì)國(guó)君認(rèn)為高校信息化可以從戰(zhàn)略角度，完全成本、開發(fā)及服務(wù)能力、信息化與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度，人力資源水平三個(gè)方面評(píng)價(jià)外包選擇策略。[3]江兵認(rèn)為 IT外包的關(guān)鍵因素有業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)三個(gè)方面，在技術(shù)因素上，建設(shè)方應(yīng)很好地了解所需外包技術(shù)的特定服務(wù)要求，而技術(shù)成熟度和技術(shù)關(guān)聯(lián)度是確定外包的主要技術(shù)性影響因素。[2]

外包項(xiàng)目的成功是每一個(gè)外包項(xiàng)目所關(guān)注的。Roy and Aubert認(rèn)為項(xiàng)目成功需要做好變更管理。[4] Lacity et al 認(rèn)為決定外包成功的主要因素包括信息部門的支持、契約治理和關(guān)系治理。[5]計(jì)國(guó)君認(rèn)為高校信息化外包的成功因素應(yīng)包括一把手原則、信息部門發(fā)揮重要作用、職能部門單一負(fù)責(zé)制及對(duì)外包公司的管理。[3]

綜上所述，后勤信息化應(yīng)在學(xué)校相關(guān)環(huán)境下，后勤部門基于自身資源和目標(biāo)，尋求學(xué)校其他部門相關(guān)資源支持，整體規(guī)劃、分步實(shí)施，做好項(xiàng)目外包決策和項(xiàng)目管理，以達(dá)到期望目標(biāo)。

三、后勤信息化規(guī)劃及其路徑分析

1.后勤信息化規(guī)劃

由于后勤信息化涉及的業(yè)務(wù)多，信息人員素養(yǎng)參差不齊，且受到后勤綜合改革的影響，后勤信息化如果沒有根據(jù)自身的資源、業(yè)務(wù)的成熟程度，做出最合適的規(guī)劃和選擇合適的建設(shè)方式，建設(shè)目標(biāo)就很難達(dá)到。因此有效的后勤信息化應(yīng)該根據(jù)自身的資源和目標(biāo)，根據(jù)業(yè)務(wù)的成熟程度和緊要程度制定建設(shè)規(guī)劃，并將目標(biāo)、資源作為外包決策的基礎(chǔ)，在整個(gè)外包決策中形成統(tǒng)一的規(guī)劃與協(xié)同的執(zhí)行，才能在保證高校戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提下更好地完成后勤信息化建設(shè)。

后勤信息化涉及業(yè)務(wù)多，用戶多，在制定信息化規(guī)劃前，應(yīng)先考慮后勤信息化涉及的各個(gè)子系統(tǒng)的無縫集成，才能提升后勤綜合信息管理平臺(tái)的可用性和效率。那么首先需要確定后勤綜合信息管理平臺(tái)是以業(yè)務(wù)集成還是數(shù)據(jù)集成為中心，以及是依托學(xué)校統(tǒng)一平臺(tái)（如門戶平臺(tái)）提供聯(lián)合的業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)分析，還是單獨(dú)構(gòu)建平臺(tái)。

在后勤信息化建設(shè)原則和路徑上，各個(gè)學(xué)校有不同的理解。陜西師范大學(xué)是后勤信息化的先行者，歷經(jīng)10余年建設(shè)，形成后勤各個(gè)業(yè)務(wù)全覆蓋的后勤管理平臺(tái)，同時(shí)伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步而完善，該校認(rèn)為后勤建設(shè)是以管理者觀念的轉(zhuǎn)變、服務(wù)流程的重組與優(yōu)化為核心。建設(shè)有先后，后來者有后發(fā)優(yōu)勢(shì)，浙江師范大學(xué)提出“后位行先，互聯(lián)共享，助力高校后勤服務(wù)管理模式轉(zhuǎn)型”。

總的來說，后勤信息化規(guī)劃在制定戰(zhàn)略目標(biāo)后，應(yīng)根據(jù)資金、技術(shù)人員、主要用戶、業(yè)務(wù)成熟度、業(yè)務(wù)重要程度、業(yè)務(wù)信息化緊急程度，統(tǒng)籌規(guī)劃，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的原則制定后勤信息化規(guī)劃。

2.路徑分析

如何制定后勤信息化規(guī)劃，各個(gè)學(xué)校由于環(huán)境、資源和歷史決策的影響，都有自己的建設(shè)規(guī)劃路徑。一般來說，我們總會(huì)有路徑依賴，因此在制定規(guī)劃時(shí)要考慮歷史決策的影響，這可能涉及制定的規(guī)劃能否得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，能否在學(xué)校貫徹執(zhí)行。

制定規(guī)劃主要有三種路徑：①從學(xué)校總體規(guī)劃出發(fā)，根據(jù)后勤管理的特點(diǎn)和信息化的要求，由學(xué)校組織專家制定后勤信息化規(guī)劃；②標(biāo)桿法，選擇標(biāo)桿學(xué)校，對(duì)比研究，再有學(xué)校在標(biāo)桿分析的基礎(chǔ)上組織專家制定后勤信息化規(guī)劃；③完全依托外聘專家或第三方公司制定后勤信息化規(guī)劃。

要保障規(guī)劃的科學(xué)性，必須與學(xué)校綜合教育改革、教育治理體系和治理能源現(xiàn)代化建設(shè)緊密結(jié)合，根據(jù)后勤管理和服務(wù)的特點(diǎn)進(jìn)行制定。后勤信息化規(guī)劃一般不是根據(jù)業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行個(gè)性化制定，需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，與學(xué)校后勤的體制機(jī)制改革相結(jié)合，進(jìn)行流程優(yōu)化重組。另外，要保證規(guī)劃能夠得以貫徹實(shí)施，除了經(jīng)費(fèi)保障外，還需要制定相關(guān)的制度，做好制度保障，以及確定組織機(jī)構(gòu)職責(zé)和對(duì)人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，達(dá)到組織保障，確保信息系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行和建設(shè)后的良好運(yùn)行。

簡(jiǎn)要的后勤信息化規(guī)劃和路徑分析，如圖1所示：

四、外包管理策略

一般而言，后勤信息化涉及的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)都是高校非關(guān)鍵技術(shù)，且當(dāng)前相關(guān)技術(shù)都比較成熟。后勤信息化外包模式?jīng)Q策，應(yīng)主要從戰(zhàn)略、管理、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等目標(biāo)出發(fā)，分析后勤信息化所需資源及平臺(tái)價(jià)值，結(jié)合本身擁有的資源和相應(yīng)業(yè)務(wù)的成熟程度，確定外包模式。

1.外包模式選擇

外包模式?jīng)Q策，首先對(duì)后勤相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)做戰(zhàn)略分析，是進(jìn)行產(chǎn)學(xué)研需要，還只是管理需要；其次進(jìn)行管理分析，即學(xué)校的管理需求是一般需求還是存在部分定制需求；再次對(duì)該系統(tǒng)涉及資源進(jìn)行資源及其價(jià)值分析；最后與該業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行價(jià)值對(duì)比，運(yùn)用管理、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、風(fēng)險(xiǎn)作為評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，選擇最優(yōu)外包模式。

管理分析，首先判斷學(xué)校的管理目標(biāo)，如數(shù)據(jù)處理、業(yè)務(wù)流程管理、數(shù)據(jù)挖掘等，然后分析現(xiàn)有的成熟產(chǎn)品是否已經(jīng)滿足要求，需要定制開發(fā)程度。技術(shù)分析方面，學(xué)校應(yīng)分析當(dāng)前該系統(tǒng)主要采用的技術(shù)對(duì)學(xué)校管理的支持，學(xué)校定制開發(fā)的難度、成本和風(fēng)險(xiǎn)等因素。

完全內(nèi)制模式在高校衍生成三種模式——由信息部門自主開發(fā)、教師主導(dǎo)開發(fā)和學(xué)生自主開發(fā)。學(xué)生自主開發(fā)是這兩年學(xué)生創(chuàng)業(yè)背景下發(fā)展起來的，主要集中在微信應(yīng)用和APP應(yīng)用。這三類模式各有所長(zhǎng)，學(xué)校在細(xì)化選擇時(shí)，可以從經(jīng)濟(jì)性（開發(fā)成本、運(yùn)維成本）、管理（項(xiàng)目管理、文檔質(zhì)量、運(yùn)維服務(wù)）、戰(zhàn)略（產(chǎn)學(xué)研）、技術(shù)和風(fēng)險(xiǎn)等多個(gè)方面進(jìn)行權(quán)衡。

2.外包公司選擇

外包公司選擇決策主要是在外包模式?jīng)Q策之后，針對(duì)完全外包和選擇性外包兩種模式，根據(jù)學(xué)校管理特點(diǎn)、資源情況和外包的子項(xiàng)目，對(duì)外包公司的產(chǎn)品、資源和技術(shù)服務(wù)能力進(jìn)行分析，通過經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，選擇最佳的外包公司。

管理分析，主要分析外包公司既有產(chǎn)品與學(xué)校需求的匹配程度，如果建設(shè)目標(biāo)已經(jīng)非常清晰可直接對(duì)產(chǎn)品的功能點(diǎn)進(jìn)行對(duì)比分析，如果建設(shè)目標(biāo)不清晰，那么結(jié)合該類產(chǎn)品所實(shí)施的與自己學(xué)校管理特點(diǎn)相似的系統(tǒng)進(jìn)行管理目標(biāo)分析。一般而言，各個(gè)學(xué)校有獨(dú)特的一些情況，往往需要針對(duì)學(xué)校特點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充開發(fā)，那么技術(shù)分析主要是考察公司的技術(shù)服務(wù)能力和資源情況，以及公司項(xiàng)目管理水平是否滿足。經(jīng)濟(jì)分析除了建設(shè)費(fèi)用外，還需要考慮運(yùn)維費(fèi)用。當(dāng)然外包公司選擇決策分析還應(yīng)考慮到技術(shù)、管理和經(jīng)濟(jì)等方面存在的風(fēng)險(xiǎn)。

3.外包項(xiàng)目管理建議

良好的外包項(xiàng)目管理是后勤信息化成功建設(shè)的保證。后勤管理部門一般信息技術(shù)水平相對(duì)不足，在項(xiàng)目管理中應(yīng)充分借助信息部門的力量，整合學(xué)校相關(guān)資源，進(jìn)行信息化建設(shè)。

項(xiàng)目要爭(zhēng)取獲得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，充分利用學(xué)校相關(guān)資源，特別是信息化資源，充分考慮一線員工使用系統(tǒng)的需求，項(xiàng)目建設(shè)管理過程中要讓一線員工骨干參與進(jìn)來，建立后勤信息化建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)制，進(jìn)行外包項(xiàng)目管理。

外包管理中要做好契約治理。合同細(xì)節(jié)要清晰無疑義，特別是定制部分、驗(yàn)收條件和雙方權(quán)利和責(zé)任。建立項(xiàng)目溝通管理機(jī)制，要及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，做好風(fēng)險(xiǎn)管理和變更管理。同時(shí)在項(xiàng)目全過程中做好各項(xiàng)培訓(xùn)，包括需求分析和信息化建設(shè)知識(shí)培訓(xùn)、測(cè)試培訓(xùn)和使用培訓(xùn)，促進(jìn)后勤信息化建設(shè)順利和正常運(yùn)行。

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（編輯：王天鵬）