提升高校二級學(xué)院辦公室行政管理效能的“三嚴(yán)三實”

黃劍飛

（福建農(nóng)林大學(xué) 材料工程學(xué)院，福建 福州 350002）

提升高校二級學(xué)院辦公室行政管理效能的“三嚴(yán)三實”

黃劍飛

（福建農(nóng)林大學(xué) 材料工程學(xué)院，福建 福州 350002）

學(xué)院辦公室作為學(xué)院的核心部門，在學(xué)院發(fā)展壯大過程中扮演著重要角色，發(fā)揮著不可替代的作用。目前，我國高校二級學(xué)院辦公室行政管理工作存在一些問題，影響學(xué)院工作，制約學(xué)院發(fā)展?！叭龂?yán)三實”作為習(xí)近平總書記管理哲學(xué)的精華，為提升辦公室行政管理效能指明了方向：“三嚴(yán)”用以提升行政管理者素質(zhì)，“三實”用以取得行政管理實效。

高校二級學(xué)院 辦公室行政管理 效能提升 “三嚴(yán)三實”

高校二級學(xué)院作為高校的二級管理機構(gòu)，隸屬高校管理體制，同時具有一定的獨立性。在高校發(fā)展中，完成高校管理層下達的任務(wù)，與其他學(xué)院一起共同推動學(xué)校發(fā)展。在自我發(fā)展中，學(xué)院作為獨立個體制訂并實施本學(xué)院的發(fā)展計劃，對外進行交流合作。隨著高校管理體制的不斷改革，高校二級管理制度不斷完善，高校行政管理權(quán)利不斷下放，高校二級學(xué)院的行政管理工作工作量越來越大，責(zé)任越來越重。因此，改進辦公室行政管理工作，提升辦公室行政管理效能顯得刻不容緩。

2014年3月9日，習(xí)近平總書記在中華人民共和國第十二屆全國人民代表大會第二次會議安徽代表團參加審議時，在關(guān)于推進作風(fēng)建設(shè)的講話中，提到“三嚴(yán)三實”的重要論述，即嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)于律己，謀事要實、創(chuàng)業(yè)要實、做人要實。雖然只有短短十六個字，但對于高校行政管理工作而言，發(fā)揮有效的指導(dǎo)作用，引導(dǎo)行政管理工作者把工作做好、做實。

一、學(xué)院辦公室主要職能及特點

（一）主要職能。

學(xué)院辦公室是學(xué)院的中樞機構(gòu)，是學(xué)院對內(nèi)實施行政管理工作和對外開展交流合作的窗口部門。主要職能有：院領(lǐng)導(dǎo)的日常秘書工作及公務(wù)活動安排；學(xué)院決策和重要事項的督辦，各職能部門的協(xié)調(diào)；公文起草、運行、審核；機要文件、內(nèi)部資料和學(xué)院印章的管理；學(xué)院重要會議和重要活動的組織、協(xié)調(diào)；接待院外重要來賓及對外聯(lián)絡(luò)工作；人才引進及人事招聘工作；職稱評聘工作；外事工作等。辦公室工作職能總結(jié)起來就是組織運轉(zhuǎn)、參謀助手、內(nèi)外協(xié)調(diào)三個方面。

（二）主要特點。

學(xué)院辦公室是關(guān)系到學(xué)院工作能否順利開展的咽喉通道，具有不可言喻的重要性，其特點主要有：服務(wù)性、瑣碎性和復(fù)雜性。

1.服務(wù)性

學(xué)院辦公室最基本的特點是服務(wù)性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)是一個學(xué)院發(fā)展的靈魂，處于整個學(xué)院管理系統(tǒng)的核心地位、主導(dǎo)地位、決策地位，在學(xué)院一切工作中具有強大影響。但領(lǐng)導(dǎo)只是一個宏觀把控者，決策的具體實施要由辦公室行政管理人員進行。因此，辦公室行政管理人員要從整體著眼，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項工作。二是服務(wù)師生。學(xué)校是教書育人的地方，學(xué)院辦公室的職責(zé)之一就是服務(wù)教師和學(xué)生，解決教師和學(xué)生各類問題，讓教師專注于教書、專注于科研，學(xué)生專注于學(xué)習(xí)，保證教與學(xué)有序進行。三是服務(wù)部門。學(xué)院辦公室作為學(xué)院的綜合辦事機構(gòu)，需要與學(xué)校各部門進行工作交流，學(xué)校各部門在解決學(xué)院問題的同時，也要完成學(xué)校各部門安排的工作，這些都通過學(xué)院辦公室完成。

2.瑣碎性

瑣碎性是辦公室行政管理工作的最顯著特點。從日常工作看，辦公室工作都是一些瑣碎的小事情，如人事招聘時的資格審查、公示發(fā)布、面試通知發(fā)布（包括考生與評委）、組織面試、提交材料（包括找多個部門領(lǐng)導(dǎo)簽字）等，這些環(huán)節(jié)看似簡單，但如果有一個環(huán)節(jié)出錯，就會對整個面試結(jié)果產(chǎn)生極大的影響。因此，辦公室的工作雖然都是瑣碎的小事情，但要認(rèn)真對待。

3.復(fù)雜性

辦公室行政管理工作工作任務(wù)繁重、工作關(guān)系復(fù)雜、工作目標(biāo)模糊［2］。其復(fù)雜性主要表現(xiàn)為：一是工作內(nèi)容方面，辦公室行政管理工作涉及面廣，文案、人事、外事、財務(wù)、接待、甚至生活日用品的購買和發(fā)放等，每項又包含很多內(nèi)容，如人事工作涵蓋人才引進、人事招聘、職稱評聘、各類榮譽申報、教職工考核等，工作內(nèi)容極其復(fù)雜；二是行政管理繁雜。行政管理工作與其他工作不同，沒有既定的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)，沒有固定的方法和模式，只要按時完成規(guī)定的任務(wù)就可以。這就決定了行政管理工作隨時都有可能是一個全新的工作，對行政管理人員的能力有極高的要求。

二、學(xué)院辦公室行政管理存在的問題

目前，我國高校二級學(xué)院辦公室行政管理工作總體能達到上呈下達的目的，在學(xué)校和師生之間起到良性溝通的作用，方便學(xué)校各項活動順利開展。但辦公室行政管理仍然

存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）工作人員素質(zhì)有待提高。

高校行政管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)主要有：政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)。由于學(xué)歷、年齡、資質(zhì)等各方面的原因?qū)е滦姓芾砣藛T素質(zhì)參差不齊。有的人員政治思想素質(zhì)較差，政治方向不明確、思想不端正；有的人員心理素質(zhì)較差，不能積極樂觀地面對工作生活中遇到的問題；有的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，不具備基本的業(yè)務(wù)能力，不能確保行政工作有效開展［3］。所有這些都會影響工作順利開展，因此需要提高工作人員的素質(zhì)。

（二）分工不夠明確，責(zé)任模糊。

目前高校行政管理存在部門交叉、分工不明確等問題，嚴(yán)重影響高校行政管理的效率和質(zhì)量。分工不明確就會帶來部門之間、工作人員之間相互推諉、不作為現(xiàn)象，出現(xiàn)問題時出現(xiàn)責(zé)任推脫現(xiàn)象，嚴(yán)重影響學(xué)院日常工作的有序開展。

（三）考評獎勵機制不夠完善。

當(dāng)前，高校傳統(tǒng)思想是“重科研、輕管理”，專任教師的工資有多個組成部分，其工資比行政管理人員高。同時，科研項目的申請、論文的發(fā)表、專利的申報、與企業(yè)的科研合作及各種榮譽的獲得都會給專任教師帶來不少收入，哪怕職稱評聘也比行政管理人員來得容易，導(dǎo)致高校行政管理部門長期得不到重視，事業(yè)上升通道狹窄，收入低于專任教師，管理人員工作缺乏積極性和主動性，影響工作質(zhì)量。因此要完善考評獎勵機制，激發(fā)行政管理人員的工作熱情，提高工作效率和質(zhì)量。

三、提升學(xué)院辦公室行政管理效能的“三嚴(yán)三實”

三嚴(yán)三實包括：嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)于律己，謀事要實、創(chuàng)業(yè)要實、做人要實。

（一）嚴(yán)以修身，提高人員素質(zhì)。

嚴(yán)以修身就是要求辦公室行政管理人員自覺加強黨性修養(yǎng)，堅定理想信念，把握政治方向，提高黨的覺悟。加強教師道德建設(shè)，遵守師德規(guī)范，遵守高校規(guī)章制度，不受名利誘惑，抵制一切濁氣；自覺加強心理素質(zhì)，以積極樂觀的心態(tài)坦然面對壓力與不公，堅定做好本職工作的信念；自覺加強業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，包括管理能力、溝通能力、表達能力、協(xié)調(diào)能力及創(chuàng)新能力等，只有具備基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能妥善安排并落實相關(guān)管理工作內(nèi)容，并協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，確保學(xué)院行政管理工作順利開展。

（二）嚴(yán)以用權(quán)，創(chuàng)造公平環(huán)境。

嚴(yán)以用權(quán)就是要求辦公室行政管理人員嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)則制度辦事，不搞特權(quán)、不以權(quán)謀私，必須做到“公正用權(quán)、依法用權(quán)、廉潔用權(quán)”，把行使權(quán)利的過程當(dāng)做為師生服務(wù)的過程，努力創(chuàng)造公平的工作環(huán)境，做到讓人心服口服，反過來讓他人積極配合你的工作。否則，越權(quán)違規(guī)、暗箱操作現(xiàn)象風(fēng)行，只會使學(xué)校的規(guī)則制度淪為一張白紙，不再有任何威嚴(yán)可言，其結(jié)果必然是管理混亂、校將不校［1］。同時，學(xué)校要建立健全考評獎勵機制，創(chuàng)造公平的待遇環(huán)境，只有這樣才能充分調(diào)動每一個管理人員的工作積極性，才能充分發(fā)揮每一個管理人員的主觀能動性。

（三）嚴(yán)于律己，樹立行為典范。

嚴(yán)于律己就是要求辦公室行政管理人員慎言慎行，說的每一句話，做的每一件事都要合乎法律、合乎道德、合乎情理。要勤于自省，遵守黨紀(jì)國法校規(guī)，不以惡小而為之，做到為政清廉，以規(guī)范為準(zhǔn)繩，使行政環(huán)節(jié)做到井然有序，確保行政質(zhì)量穩(wěn)步上升。

（四）謀事要實，保證工作質(zhì)量。

謀事要實就是要求辦公室行政管理人員從實際出發(fā)謀劃工作，做到“出實策、鼓實勁、辦實事、不圖虛名、不務(wù)虛功”，做到各方面工作符合實際情況、符合客觀規(guī)律，不好高騖遠，不脫離實際，只有這樣才能保證工作質(zhì)量和效率，才能保證工作順利完成。

（五）創(chuàng)業(yè)要實，推動學(xué)院發(fā)展。

創(chuàng)業(yè)要實就是要求辦公室行政管理人員在發(fā)展學(xué)院的過程中除了有高瞻遠矚、運籌帷幄的理念外，更重要的是腳踏實地，一步一個腳印地完成。根據(jù)學(xué)院實際情況，實事求是，制定發(fā)展規(guī)劃，實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。在前進道路上可能遇到各種各樣的問題，我們要勇于面對問題、分析問題、解決問題，做事不“飄”，不“浮”，不“躁”，要穩(wěn)扎穩(wěn)打地朝目標(biāo)前進，努力創(chuàng)造出經(jīng)得起歷史檢驗的實績。

（六）做人要實，提升服務(wù)質(zhì)量。

做人要實就是要求辦公室行政管理人員對黨、對事業(yè)、對同事、對工作忠誠老實。唯有忠誠于黨、忠誠于事業(yè)，才能更好地專注于工作。只有全身心投入到工作中，才能更好地發(fā)揮自己的才能，促進學(xué)院發(fā)展與進步。對同事要誠心以待，搞好同事關(guān)系，創(chuàng)造輕松、愉悅、互幫互助的工作氛圍。辦公室工作對象復(fù)雜，包括全院師生領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各部門工作人員、校外來訪人員等，工作內(nèi)容繁雜瑣細，包括人事、財務(wù)、文案、接待等，面對如此繁雜的工作對象和工作內(nèi)容，行政管理人員需要具備良好的工作心態(tài)和服務(wù)意識，一切“虛浮懶散、老爺作風(fēng)、衙門習(xí)氣”都是不可取的。

說到底，辦公室就是學(xué)院的辦事窗口，是流汗水、掉淚水、廢墨水、整天操心的部門，但也是創(chuàng)業(yè)興業(yè)的地方，是一個煉石成鋼的大熔爐。只有將習(xí)近平總書記的“三嚴(yán)三實”理論運用到高校辦公室行政管理中，才能有效提高辦公室行政管理效能：“三嚴(yán)”用以提升行政管理者的素質(zhì)，“三實”用以取得行政管理實效［1］。

［1］陳祖召.論“三嚴(yán)三實”理念對高校強化教學(xué)管理的指導(dǎo)意義.湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2015，12（1）：120-122.

［2］謝毅.如何做好辦公室行政管理工作之我見.青年文學(xué)家·文化論壇，2015：234.

［3］劉冷.高校行政管理人員素質(zhì)探討.吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2015，31（4）：84-86.