檔案管理員工作淺談

王干孝

摘?要：檔案管理質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專業(yè)知識、文化科學(xué)知識以及較高政治素質(zhì)的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合組織實際的檔案管理制度，運用先進(jìn)手段和現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理。本文從檔案管理人員的基本工作出發(fā)，探討加案管理工作的一些心得體會，促進(jìn)檔案管理工作的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人員素質(zhì);心得體會

我是2017年12月到單位做檔案管理員工作的。近幾年來，我在檔案管理這塊沃土上辛勤耕耘，工作有艱辛，但收獲更多的是快樂和自豪。下面把我在工作中感觸頗深的幾點體會寫出來，愿與大家共同分享，共同進(jìn)步。

檔案管理員，是檔案管理工作的第一責(zé)任人，要做一名合格的檔案管理員檔案管理質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低，除了具備工作所需的忠于職守，嚴(yán)明紀(jì)律，甘于寂寞，熟悉業(yè)務(wù)，無私奉獻(xiàn)等必要條件外，還要在工作中擺正自己的位置，看得起自己的工作。

要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專業(yè)知識、文化科學(xué)知識以及較高政治素質(zhì)的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合組織實際的檔案管理制度，運用先進(jìn)手段和現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理。用好組織賦予管理員的權(quán)力，加強檔案管理工作的一些措施與方法，促進(jìn)組織和社會的和諧發(fā)展。具體我就結(jié)合我近幾年工作經(jīng)歷淺談以下幾方面的工作心得：

一是要腿勤。檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

機關(guān)后勤部門更是檔案材料流通的重點部門，檔案材料不但種類繁多，而且數(shù)量龐大，并且大部分是需要借閱或者永久保存的重要的檔案材料。如果收集不全，不能及時歸檔，將會給本單位的工作秩序帶來諸多不便。為了收集齊這些檔案材料，我隨時挨個部門收集，一趟不行就兩趟，兩趟不行就三趟，直到檔案歸檔集齊為止。在收集檔案的過程中，多數(shù)部門負(fù)責(zé)人是積極配合的，但也有極個別部門負(fù)責(zé)人的檔案管理意識差，為了自己利用方便，在上交檔案材料上，避重就輕，把重要的檔案材料留下來，針對這樣的情況，我會耐心的跟他們溝通，實在溝通不了的，就及時向上匯報，共同想辦法。

二是嘴勤。檔案管理人員應(yīng)該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅持社會主義道路，遵紀(jì)守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強的政治素質(zhì)。無論何時何地，都應(yīng)堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴(yán)守機密。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關(guān)檔案管理的各項法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行檔案管理。在收集檔案材料的過程中，凡是檔案材料不完整的，都是隨時與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，要他們及時補齊或找到相關(guān)材料，多督促勤交流，直到交齊一份完整的檔案材料為止。

三是手勤。檔案來源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過程中必須要解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項工作：

（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類歸檔;

（2）文件要素要齊全、內(nèi)容要完整;

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存;

（4）文件用紙要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，便于整理。

在平時的工作中，凡是發(fā)生在身邊與關(guān)檔案管理的有關(guān)的事情，都要及時隨手記錄下來，以便為日后檔案歸檔、梳理、銷毀等工作提供準(zhǔn)確去向和時間。

四是膽大。立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。用科學(xué)發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，忠于職守。有些領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人，由于工作忙或工作調(diào)動，把一些重要的檔案材料滯留在手中，作為檔案管理員，就是應(yīng)該落實我們的工作職責(zé)，向這些領(lǐng)導(dǎo)和部門索要檔案并做好歸檔處理。向檔案部門上繳檔案材料，不分職位高低，應(yīng)一視同仁。

五是心細(xì)。在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。檔案管理的根本目的在于檔案利用。只有全力做好檔案管理工作，才能為單位的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

結(jié)合以上幾點我舉一個小小案例：我們的單位的一名即將準(zhǔn)備退休的職工，因以前檔案管理不是很嚴(yán)謹(jǐn)也沒有專業(yè)的檔案管理人員，在他準(zhǔn)備退休前審核檔案時與他的職務(wù)職稱產(chǎn)生的出入，這關(guān)系到退休后的工資待遇問題。我發(fā)揮了以上幾點，腿勤：跑人社局相關(guān)部門查找原始資料。嘴勤：咨詢比他晚進(jìn)單位的同事、工作人員。心細(xì)：仔細(xì)地查閱人社局檔案，認(rèn)真梳理，把遺漏的信息補齊。完善了他的檔案后，征求本人意見，請示領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。最后誤會解除，使他滿意的辦理了退休手續(xù)，領(lǐng)到了退休金。這件事對我觸動很大。對于一個檔案管事員，只要有熱心，才能熱愛本職工作，才能善待每一位查閱者。

幾年來，我在整理檔案的過程，將檔案材料中存在的問題一一做了記錄，進(jìn)一步把檔案管理進(jìn)行了規(guī)范。由于我出色的工作，為單位的檔案查閱節(jié)省了時間，受到領(lǐng)導(dǎo)的多次表揚，我將以此為動力，繼續(xù)做好檔案管理員的工作，為書寫我的檔案工作更加輝煌的篇章做出自己的貢獻(xiàn)。