論如何做好工程施工資料的管理工作

摘要：建設工程項目施工檔案是項目工程施工管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史資料記錄。加強項目施工檔案資料的管理，確保工程項目施工管理檔案的完整，準確，系統(tǒng)，安全，是檔案人員或項目部資料員的重要職責，是工程施工項目本身的需要，也是檔案部門的要求。文中探討了工程施工資料的管理工作，以供參考。

關鍵詞：工程施工；資料；管理；工作

前言

建筑工程資料在工程施工前就開始產生了。首先形成的資料是建筑工程立項文件，它是對項目審批立項過程的真實記錄，是項目概算設計、預算編制、招投標等的原始依據。其次形成的概、預算設計招投標文件資料又是項目勘察設計的依據，隨后形成的勘察資料又成為施工的依據。由此看來在建筑工程項目開工前，就已經有大量的文件資料形成了，而工程建設初期建筑工程資料管理工作也顯得尤其重要。

一、施工資料管理的意義

1、資料的收集整理工作為追究責任提供了保證

施工企業(yè)項目管理如果沒有相應文檔資料，缺少施工過程中的原始記錄和各種有說服力的數據，發(fā)生問題時不能為查明原因、解決問題，及時、準確、有條理地提供分析資料和證據，從而導致各部門之間互相推諉、扯皮，爭執(zhí)得不到及時解決，責任難以追究。

2、資料管理工作，是項目考核的基礎

施工企業(yè)建立以工程項目為核心的生產經營管理體制，確定了項目管理目標和衡量標準，要使責任制真正落實下去，約束人們的行為必須有嚴格的考核制度、完善的監(jiān)督手段、公平的獎罰措施。技術資料就是制訂這些制度的最根本依據，是進行考核評比、給項目打分的第一數據，最有說服力。

3、資料管理是目標控制的基礎

要進行目標控制，首先必須依據目標要求確定各計劃，并按計劃進行工程施工；其次必須全面了解工程實施的實際情況，根據實際情況與目標要求的對比，判定目標偏離程序，制定相應對策，實現目標控制。工程文檔資料可以全面反映工程情況，如各分項工程進度、各種材料進場檢驗情況、質量檢查驗收記錄、試驗報告等，若對工程實施過程中文檔資料不及時準確收集、整理、分析，則項目經理、企業(yè)負責人無法全面了解工程實際情況，難以判定目標是否偏離程序，及時采取調整措施。

二、工程施工資料的管理工作

1、工程資料室的檔案管理

首先對檔案室的資料按類型進行詳細的分類、裝盒，分柜陳列。設立專門的檔案盒，有明確的電子卷內目錄，每個盒子的案卷脊背都貼有明確文件名，以便檢索。

（1）項目部的收、發(fā)文。工程項目部的上級來文，通常來自于三個方面：首先是相關政府部門的管理文件或通知；其次是開發(fā)及代表單位發(fā)放的工程變更、聯系單等；最后是來自于施工單位發(fā)放的工程管理文件。這三方文件對于工程項目的順利完成，都是非常重要的。但相關部門管理文件或者通知，存在復印件或者滯后、未發(fā)的現象，導致工程資料報驗及管理工作大量返工。由于上級來文發(fā)放時接收對象的不固定，導致工程尾聲竣工驗收資料整理過程中發(fā)現存在遺漏，給工程資料的完整存檔帶來難度。目前，項目部收到文件后都及時的進行了發(fā)放，并設有臺賬，詳細記錄對外發(fā)文情況。即使這樣，在最后提交工程決算資料時發(fā)現變更資料存在缺失，甲方發(fā)放的變更圖去向不明。因此，下一個工程項目在此方面要嚴格改進：無論是內部還是外部發(fā)文，均需建立詳細的發(fā)文登記臺賬，施工人員不得直接領取設計變更，如若施工或者結算需要，應領取復印件，原件歸資料室存檔。

（2）檔案室的資料借閱情況。積極配合工程相關各部門或個人在檔案室資料的借、查工作，到檔案室里借、查資料，資料室在具備所需資料的情況下，在第一時間內為所需人員提供，協助其借、閱。如果在檔案室里沒有所要查找的資料，也給予他們明確的答復。為了防止檔案室的資料在借閱的過程中丟失。檔案室資料的借閱都應有詳細的借閱登記臺賬；為避免出現資料在領取后丟失而說并未領取的情況，檔案室資料的領取也應做詳細的記錄臺賬。另外，嚴格做好工程資料保存的前提是要具備完整的存放設備。專人保管、及時上鎖。

（3）設計變更、工程變更、施工圖紙的管理。設計院下發(fā)的變更基本分為變更圖和變更單兩種。為了便于檢索及資料的完整性，下一個工程項目開始后，應對其進行編號。工程變更單來自三方：開發(fā)公司、監(jiān)理公司、施工單位。施工單位的工程變應遵循先細致閱讀后整理、分類的原則，避免決算漏項。另外，項目部申請變更要及時，若工程竣工資料整理之后，再進行補做變更、技術核定，易導致資料整理返工及其他相關被動事件發(fā)生。圖紙的整理應該是按初步設計定位圖、設計施工圖、設計變更施工圖等來進行整理、保存。但因圖紙較多，沒有足夠的資料柜來裝。因此，查找也不方便，暫時裸露的擺放在資料柜頂上，顯的有些零亂，也未達到檔案資料的保密性保存要求。

2、施工資料規(guī)范化填寫與報驗的建議

建筑工程的資料種類繁多，工期長，資料的整理就相對的難一些，這樣就更加不能掉以輕心，以免出現錯誤。

（1）施工管理資料。施工管理資料包括：工程概括表、施工現場質量管理檢查記錄、工程開工（竣工）報告、企業(yè)資質證書及相關專業(yè)人員崗位證書、單位工程竣工驗收記錄等。施工管理資料通常是一些綜合性資料，如企業(yè)資質類證書等，這些證件為復印證件，在上報監(jiān)理前要加蓋單位章。施工現場質量管理檢查記錄在進場后開工前及時填寫上報監(jiān)理。工程開工（竣工）報告的日期要如實填寫，及時上報監(jiān)理，這項內容涉及工期計算及工程交付。

（2）施工技術資料。施工技術資料包括：施工組織設計及施工方案、技術交底、圖紙會審、設計變更、工程洽商、工程簽證等。這些資料通常是由項目部技術員進行編輯、完成。作為工程資料員，應做好技術資料的收錄、整理、保存，避免遺失。

（3）施工測量記錄。工程定位測量記錄、基槽驗線記錄、樓層平面放線記錄、樓層標高抄測記錄、建筑物垂直度、標高測量記錄、沉降觀測記錄。施工測量是整個工程定位數據，要根據現場如實填寫。

（4）施工物資資料。材料、構配件進場檢驗記錄、出廠合格證書（檢測報告）、原材料、構配件復檢報告等。施工現場資料員要做好審核與把關，確保施工物資資料出廠合格證書（檢測報告）的準確與有效。另外，施工物資資料要齊全有效，分類整理擺放，有可追溯性。

（5）施工記錄。施工記錄包括：預檢記錄、隱蔽工程檢查記錄、交接檢查記錄，各機械設備裝置檢查記錄等。施工記錄內容要詳細具體，尤其是隱蔽工程檢查記錄，這個記錄涉及后期竣工結算的工序、工作量等，因此一定按照圖紙與現場詳細填寫，并留下相關影像資料。

（6）施工試驗記錄。施工試驗記錄包括：系統(tǒng)試運轉調試記錄、鋼筋連接型式檢驗報告、灌（滿）水試驗記錄、電氣接地電阻測試記錄、風管漏風檢測記錄等。施工試驗記錄要及時、齊全?，F場大部分施工試驗為施工單位自檢記錄，這些資料只要在施工現場試驗結束的同時，如實做好記錄進行報驗就可以了。

結束語

總之，隨著城建檔案數字化管理工作的逐步推進，建設工程施工資料的記錄、計算、統(tǒng)計等工作將逐步應用計算機進行，這就對施工資料編制和管理提出了更高的要求。因此建筑施工企業(yè)管理層、資料管理操作層要高度重視這項工作，使建設工程施工資料的收集、整理、著錄、歸檔等編制和管理工作達到規(guī)范化、標準化。

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