規(guī)范檔案管理工作提高檔案管理的質(zhì)量和效率

摘要：檔案管理工作對(duì)企業(yè)來說至關(guān)重要，本文著重探討如何規(guī)范化管理檔案與如何提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；提高質(zhì)量；提高效率

引言

檔案管理工作是每個(gè)企業(yè)單位基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容之一，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了鋪墊作用，然而由于各種各樣的因素的影響，使得檔案管理工作并不受到重視，從而導(dǎo)致了檔案管理質(zhì)量不合格，效率低下，在一定程度上阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。本以檔案管理工作為切入點(diǎn)，通過對(duì)檔案管理工作的介紹，了解檔案管理工作的基本內(nèi)容，通過分析現(xiàn)階段檔案管理工作存在的一般問題，引出檔案規(guī)范化管理與提高管理質(zhì)量與效率的相關(guān)措施，切實(shí)提高檔案管理水平。

一、檔案管理工作相關(guān)介紹

所謂的檔案管理工作就是對(duì)檔案進(jìn)行管理，從管理內(nèi)容上看，其主要包括檔案的統(tǒng)計(jì)、歸類、編號(hào)、裝訂、登記等以便于查詢與注銷。

就檔案的統(tǒng)計(jì)而言，其主要是對(duì)檔案的收進(jìn)、移出和案卷利用數(shù)量等情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)。不僅如此，還要按照上級(jí)檔案部門的要求，及時(shí)報(bào)送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

就檔案的歸類而言，其主要是按照相關(guān)的準(zhǔn)則規(guī)定，將檔案進(jìn)行分類。且不同的分類方式，就會(huì)有不同的分類結(jié)果，例如：按照檔案形成的時(shí)期分類與按照檔案歸屬地分類有著天壤之別。

就檔案的編號(hào)而言，一般在每卷基本檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號(hào)?；緳n案的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)和件、頁號(hào)組成，即“類別號(hào) - 項(xiàng)目號(hào) - 案卷號(hào) - 件號(hào)”。

就檔案的裝訂與登記而言，一般采用三點(diǎn)一線的方式進(jìn)行裝訂。在檔案的登記過程中，采用冊(cè)、表和單等多種形式對(duì)檔案的進(jìn)出、整理、保存以及利用等情況進(jìn)行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。

二、現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題分析

盡管檔案管理工作已然十分明確，但實(shí)際的管理過程中仍有許多的問題存在。我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長(zhǎng)的檔案，且要保證檔案的不丟失，加之，每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格也不統(tǒng)一等，就形成了檔案管理普遍較差的局面。具體表現(xiàn)如下：

1.缺少完善的檔案管理制度

檔案管理工作對(duì)于每個(gè)單位來說都是至關(guān)重要的。然而，由于檔案的管理工作較為基礎(chǔ)，且較為繁雜，所以得不到足夠的重視，相關(guān)企業(yè)單位缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作沒有制度可以依靠，工作的開展不免有幾分盲目。

2.檔案內(nèi)容質(zhì)量不符合要求

在檔案管理過程中，存在著檔案內(nèi)容質(zhì)量不符合要求的現(xiàn)象，集中表現(xiàn)檔案材料的收集不齊全與檔案整理不規(guī)范兩方面。其中檔案材料收集不全主要體現(xiàn)在很多施工項(xiàng)目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會(huì)漏下。而檔案整理不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔號(hào)標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、案卷題名不規(guī)范、編頁號(hào)與裝訂不善等方面上，加之在日常工作中對(duì)檔案的不重視，就會(huì)出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時(shí)候，就會(huì)用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯(cuò)，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴(yán)重下降。

3.檔案缺少完整性與真實(shí)性

大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的國家規(guī)定的程序，對(duì)檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時(shí)還出現(xiàn)一些為了使項(xiàng)目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實(shí)性，降低了檔案本身存在的價(jià)值。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平較低

很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)熟練的專業(yè)人才。

三、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)措施

為了切實(shí)做到檔案管理工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，就要引起相關(guān)工作人員的高度重視，提高工作人員的專業(yè)管理素質(zhì)，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的時(shí)定期檢查檔案的編號(hào)、裝訂等相關(guān)問題，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時(shí)解決。以下為具體分析討論。

1.全面檢查檔案，清除無效檔案與重復(fù)檔案

上文已述，檔案過多，信息相對(duì)雜亂，不可避免的會(huì)出現(xiàn)對(duì)有些無效檔案的剔除與重復(fù)檔案的去重處理等工作的疏忽。對(duì)于重份或無查考價(jià)值的檔案要及時(shí)的處理掉，對(duì)檔案資料信息進(jìn)行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。

2.查缺補(bǔ)漏，完善相關(guān)信息的填寫

對(duì)于那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范，不但能夠保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴(kuò)展性，并且能使得館藏更加科學(xué)化、規(guī)范化，進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率

在分類的過程中要加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤，并且要經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致、從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

四、提高檔案管理質(zhì)量與效率的相關(guān)措施

1.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

依照標(biāo)準(zhǔn)的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)在編制工程項(xiàng)目材料上出現(xiàn)問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實(shí)性和完整性就在于編制過程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負(fù)的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的檢查和監(jiān)督，嚴(yán)格依照建筑工程檔案管理的真實(shí)性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度

檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識(shí)、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識(shí)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展

案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)單位來說十分重要，但在實(shí)際的管理過程中仍然存在許多問題，使得檔案管理工作不盡人意，檔案管理工作的質(zhì)量與效率急需提高。切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量與效率才能做好檔案管理工作。

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