芻議文書檔案的科學(xué)化管理策略

四川省達(dá)州市市政工程管理處

摘要：文書檔案管理是檔案管理工作中的重要組成部分，是用文字形式記載文獻(xiàn)歷史的重要材料，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷加快，尤其是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。在新的發(fā)展形勢下，如何提高文書檔案管理工作的效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的科學(xué)性成為人們關(guān)注和研究的熱點?；诖?，本文對文書檔案的科學(xué)化管理策略進(jìn)行了探究，以期為文書檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；管理策略

檔案是記載歷史發(fā)展的載體，隨著社會的不斷發(fā)展，文書檔案需要記載的內(nèi)容不斷增加，并且人們對文書檔案管理工作的效率和有效性提出了更高的要求。在這種情況下，運用科學(xué)的方法對文書檔案進(jìn)行管理，不斷提高文書檔案管理工作的水平，確保文書檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性成為人們研究的熱點，這也是新時期文書檔案管理需要解決的重要問題。因此，對文書檔案的科學(xué)化管理策略進(jìn)行探究和分析具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、做好文書檔案科學(xué)管理的保障工作

做好文書檔案科學(xué)管理的保障工作是文書檔案實現(xiàn)科學(xué)化管理的重要基礎(chǔ)。首先，要確保文書檔案管理工作的法制化、制度化和規(guī)范化，這是文書檔案管理工作的重要保障，也是開展文書檔案管理工作的重要依據(jù)。目前文書檔案管理工作遵循的有《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范，另外有的單位和企業(yè)還會根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點提出相應(yīng)的文書檔案管理規(guī)范和制度，這些都是文書檔案管理工作的必須遵循的基本規(guī)程，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)都起到十分重要的規(guī)范和指導(dǎo)作用。其次，文書檔案管理工作是十分瑣碎、隨機(jī)性較強的工作，在開展文書檔案管理工作的時候，要根據(jù)自身的實際情況，遵循一定的檔案管理原則進(jìn)行文書檔案管理，并且隨著業(yè)務(wù)的不斷開展，文書檔案管理還存在著有序管理和取舍的過程，在這些過程中要做到科學(xué)判斷、規(guī)范有序，確保文書檔案的真實性、準(zhǔn)確性，為其他相關(guān)工作的開展提供可靠的支持。另外，一定要做好文書整理工作，這是文書檔案管理的基礎(chǔ)和工作，也是文書檔案管理的重要組成部分，在面對各種各樣的文書的時候，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對文書進(jìn)行整理，不同性質(zhì)的文書檔案要依據(jù)不同的整理規(guī)范開展檔案整理工作，其中文字檔案整理要依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，圖片檔案整理要根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》，音像資料文件檔案整理要依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等開展，從各個方面確保文書檔案管理的整體性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

二、運用科學(xué)技術(shù)開展文書檔案管理工作

（一）文檔一體化管理模式

文檔一體化管理模式是將文書處理工作和檔案管理工作交由同一個部門負(fù)責(zé)，過去文書處理和檔案管理分開的管理模式不僅容易出現(xiàn)檔案管理錯誤，而且還會影響文書檔案管理效率。文檔一體化管理模式的出現(xiàn)是隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對文書檔案管理效率和準(zhǔn)確性要求的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，將文書處理和檔案管理整合為一個統(tǒng)一的整理，進(jìn)而提高文書檔案管理工作的工作效率，使得文書檔案管理得到有效地管理和控制。在文檔一體化管理模式下，文書處理工作成為文書檔案管理工作的重要組成部分，并且是文書檔案管理的起始工作，因此文書處理工作的科學(xué)性和有效性對文書檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，在這種情況下，要想保證文書檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，就必須更加注重文書處理工作的規(guī)范性，要按照相應(yīng)的制度規(guī)范進(jìn)行文書公文處理，不僅能夠提高文書處理的科學(xué)性，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的超前控制，充分發(fā)揮文檔一體化管理的優(yōu)勢。

（二）運用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理

隨著檔案信息化管理建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理的工作模式和形式都發(fā)生了革命性的變化，計算機(jī)管理操作代替了傳統(tǒng)的手工檔案管理方式，而電子形式的檔案在當(dāng)前的檔案存儲中發(fā)揮著重要的作用。在這種情況下，運用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。首先，運用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理能夠有效地減輕文書檔案管理工作者的勞動強度，有效地提高文書檔案管理的工作效率。其次，運用計算機(jī)技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理能夠優(yōu)化文書檔案管理環(huán)節(jié)，例如在對歸檔文件進(jìn)行修改的時候，傳統(tǒng)的檔案管理模式要進(jìn)行拆卷重做，會耗費大量的人力物力財力，而運用計算機(jī)技術(shù)只需按照相關(guān)要求操作鼠標(biāo)、鍵盤等就能夠輕松的完成，便于操作，而且高效。

運用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理的要注意以下兩個重要方面。首先是電子文書檔案的歸檔和接收工作。在進(jìn)行電子文書的歸檔和接收工作的時候，要在每一份電子文件后附上相關(guān)的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息，其中靜態(tài)數(shù)據(jù)信息是指電子文件的基本情況，包括基本的屬性信息、文件存儲格式等，動態(tài)數(shù)據(jù)信息是指電子文件的創(chuàng)建、審核、下載、存儲等整個管理過程參數(shù)。其次是電子檔案的存儲和備份工作，在電子檔案的存儲方面，應(yīng)當(dāng)選擇通用的、主流的電子文件存儲格式，確保電子檔案的可用性。另外要對電子檔案進(jìn)行相關(guān)的保密處理，尤其是不能對外公開的電子檔案，需要做好相關(guān)的保密工作。最后要用其他電子存儲設(shè)備對電子檔案進(jìn)行備份，以備不時之需。

三、不斷提高文書檔案管理工作的綜合能力素質(zhì)

文書檔案管理工作者的綜合能力素質(zhì)是實現(xiàn)文書檔案觀念科學(xué)化的重要保障。首先，文書檔案管理工作者要具有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，文書檔案管理工作具有乏味、枯燥、重復(fù)性高的特點，這要求文書檔案管理工作者要具有極度的耐心、要細(xì)心，要在比較沉悶和乏味的工作環(huán)境中堅守崗位職責(zé)，確保文書檔案管理的準(zhǔn)確性。其次，文書檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，并且在檔案管理中占有十分重要的地位，對工作者的專業(yè)知識和專業(yè)技能提出了很高的要求。文書檔案管理工作者還要注重自身專業(yè)知識和專業(yè)能力的提高，要熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，并且要按照相應(yīng)的制度和規(guī)范開展文書檔案管理工作，尤其是當(dāng)前文書檔案的信息化管理手段對文書檔案管理工作者的計算機(jī)操作能力提出了更高的要求，工作者要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，努力提高自身的工作能力，適應(yīng)文書檔案管理信息化管理的需要。另外，文書檔案管理工作者還要做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，包括文書檔案分類、歸檔、維護(hù)、電子文檔的備份等，對原有的文書檔案進(jìn)行優(yōu)化和完善，確?，F(xiàn)在進(jìn)行的文書檔案管理工作準(zhǔn)確無誤，并且要注重文書檔案的檢查修改工作，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中存在的問題，盡量將損失降到最低。

四、結(jié)束語

文書檔案管理是檔案管理的重要組成部分，能夠為單位企業(yè)的發(fā)展提供可靠的資料支持，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢。在這種情況下，要想實現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化，要從文書檔案管理規(guī)范、科學(xué)化的管理方式和文書檔案管理工作者等多個方面采取積極措施，不斷提高文書檔案管理的有效性，促使文書檔案管理工作走上科學(xué)化管理的模式。

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