檔案信息資源整合共享過(guò)程中的利益相關(guān)方探析

摘要：檔案信息資源整合共享過(guò)程會(huì)涉及諸多對(duì)象，包括政府、利用者、整合共享平臺(tái)等，筆者借用管理經(jīng)濟(jì)學(xué)相關(guān)概念將其稱為“利益相關(guān)方”，并從主體——政府、利用者——受眾和整合共享平臺(tái)——媒介等方面出發(fā)，探析利益相關(guān)方的功能和作用。

關(guān)鍵詞：利益相關(guān)方檔案信息資源整合共享

檔案信息資源在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面起著重要作用，它正在逐步成為一種基礎(chǔ)性資源和戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素。[1]要真正發(fā)揮檔案信息資源的作用，整合現(xiàn)有檔案信息資源，并使之實(shí)現(xiàn)最大化的共享，應(yīng)是必經(jīng)之路。整合共享作為一種行為，將涉及發(fā)出者、承受者、媒介等利益相關(guān)方，本文通過(guò)對(duì)其功能和影響的探析，以期更有效地促進(jìn)檔案信息資源的整合共享。

一、檔案信息資源整合共享過(guò)程中的利益相關(guān)方

利益相關(guān)方是指任何可能受到企業(yè)決策與活動(dòng)的影響，或可能影響企業(yè)決策與活動(dòng)的各利益群體或個(gè)體，包括公司、顧客、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、員工、供應(yīng)商、政府、社區(qū)以及大眾媒體等，這是一個(gè)相互影響的過(guò)程。[2]這種影響可能是有利的，也可能是不利的。對(duì)于檔案信息資源整合共享來(lái)說(shuō)，它更多的是一種行為，在此過(guò)程中檔案信息資源是其不可或缺的組成部分。檔案信息資源整合共享中，利益相關(guān)方有效地對(duì)它們進(jìn)行管理和影響，能夠促進(jìn)檔案信息資源的整合共享。筆者在利益相關(guān)方概念的基礎(chǔ)上，又借鑒了美國(guó)沃頓商學(xué)院及決策戰(zhàn)略研究領(lǐng)域?qū)W者凱西·皮爾森博士提出的“利益相關(guān)方模型”，認(rèn)為檔案信息資源整合共享過(guò)程中的利益相關(guān)方應(yīng)主要包括政府、公眾和整合共享平臺(tái)。

二、檔案信息資源整合共享過(guò)程中的利益相關(guān)方功能分析

在檔案信息資源整合共享過(guò)程中，會(huì)涉及政府（主體）、利用者（受眾）和整合共享平臺(tái)（媒介）。它們的關(guān)系如圖1所示。推動(dòng)檔案信息資源整合共享，需要明晰利益相關(guān)方的訴求、期望和相互作用。片面強(qiáng)調(diào)以公眾需求為導(dǎo)向、堅(jiān)守政府利益為主導(dǎo)以及刻意突出技術(shù)缺陷，都不能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大化的整合共享，而從利益相關(guān)方的視角剖析檔案信息資源整合共享，能夠提供一種更為有效的方式以均衡各方利益，進(jìn)而達(dá)成一致性目標(biāo)。

（一）主體：政府

政府的主體作用體現(xiàn)在主導(dǎo)檔案信息資源的整合共享過(guò)程，圍繞自身利益和社會(huì)利益決定利用內(nèi)容和利用對(duì)象；檔案信息資源整合共享過(guò)程的改善和優(yōu)化需要圍繞政府進(jìn)行，包括主動(dòng)尋求和被動(dòng)接受上。具體而言，政府作為主導(dǎo)者占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)地位，它能夠決定整合什么、共享什么，通過(guò)什么來(lái)整合共享，整合后向誰(shuí)共享、共享多少。[3]按照美國(guó)著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家詹姆斯·布坎南的公共選擇理論，政府具有“經(jīng)濟(jì)人”角色，即政府主體是其自身追求的“經(jīng)濟(jì)人”，他們的行為毫不例外地以自身追求的最大化為目標(biāo)。政府的這種“經(jīng)濟(jì)人”角色，要求它具備自身的利益訴求，也要求政府在檔案信息資源整合共享的過(guò)程中，把自身利益作為重要的考量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，公眾從政府傳統(tǒng)服務(wù)的附加服務(wù)對(duì)象[4]逐漸成為政府公共信息服務(wù)體系的中心，[5]政府在檔案信息資源整合共享中已經(jīng)不能完全遵循自身利益高于一切的原則，它作為公共行政的主體，維護(hù)和發(fā)展社會(huì)公共利益是其存在的基本價(jià)值，[6]這促使政府均衡自身和公眾的雙重利益，使檔案信息資源獲得最大化的整合共享。

（二）利用者：受眾

檔案信息資源整合共享的利用者主要包括內(nèi)部利用者和外部利用者，其中內(nèi)部利用者主要以政府自身為主，可以是跨部門的，也可以是跨層級(jí)的；外部利用者以公眾為主，接觸的檔案信息資源主要是面向社會(huì)共享的。在檔案信息資源整合共享中，筆者主要介紹外部利用者。不同利用者對(duì)檔案信息資源的需求不一，對(duì)整合共享什么、通過(guò)什么方式整合共享具有強(qiáng)烈的訴求，內(nèi)部利用者希望獲取除自身所屬檔案信息資源以外的信息，而外部利用者則希望獲取與自身利益切實(shí)相關(guān)的信息。由于各自需求的差異，內(nèi)部利用者之間、內(nèi)外部利用者之間往往會(huì)產(chǎn)生矛盾。而促進(jìn)檔案信息資源最大化的整合共享，均衡內(nèi)外部利用者的利益必須要重點(diǎn)考慮。

（三）整合共享平臺(tái)：媒介

政府與利用者的連接需要媒介的支撐，構(gòu)建完備的整合共享平臺(tái)，有利于發(fā)揮政府的主體作用和滿足利用者的信息需求。檔案信息資源的整合共享離不開(kāi)媒介，即平臺(tái)的構(gòu)建，這是技術(shù)攻關(guān)經(jīng)常涉及的方面。促進(jìn)檔案信息資源最大化的整合共享，建立有效的平臺(tái)，既能夠確保內(nèi)部利用者的快捷查詢使用，又能滿足外部利用者的正常需求。但就目前的研究來(lái)看，政府內(nèi)部的整合共享已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)，而對(duì)于外部利用者來(lái)說(shuō)，保密條款是其中最大的問(wèn)題。

三、檔案信息資源整合共享過(guò)程中利益相關(guān)方的作用分析

（一）政府：發(fā)揮主導(dǎo)作用促進(jìn)整合共享

政府在促進(jìn)檔案信息資源整合共享過(guò)程中發(fā)揮主導(dǎo)作用，需要解決三方面的問(wèn)題，一是部門間的信息私有格局；二是層級(jí)間的信息瞞報(bào)現(xiàn)象；三是信息整合后的社會(huì)共享。

目前，政府部門間檔案信息資源的整合共享更多地表現(xiàn)為檔案信息資源的有限整合共享，其主要特點(diǎn)是政府部門整合“部門私有化”的信息資源時(shí)，設(shè)定共享權(quán)限，形成事實(shí)上的資源“部門私有”格局，從而導(dǎo)致“信息孤島”和“信息壁壘”現(xiàn)象頻發(fā)，甚至“信息尋租”的違法案件也屢見(jiàn)不鮮。原則上講，任何檔案都有特定的用戶，不提供任何人利用的檔案是無(wú)意義的，沒(méi)有存在的必要。[7]政府只有發(fā)揮主導(dǎo)作用去平衡體制下部門之間的權(quán)力和利益分配，才能切實(shí)有效地達(dá)成目標(biāo)。即跨部門突破檔案信息資源有限整合共享的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)部門間從有條件性整合共享到完全性整合共享的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案信息資源最大化的整合共享。理論上講，上級(jí)行政機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)行政機(jī)關(guān)更具備信息優(yōu)勢(shì)，但由于下級(jí)行政機(jī)關(guān)是行政信息的形成者和具體執(zhí)行者，在報(bào)送什么、報(bào)送多少、什么時(shí)候報(bào)送、采用什么方式報(bào)送等諸多問(wèn)題的處置上，下級(jí)機(jī)關(guān)擁有實(shí)際的信息制發(fā)權(quán)、優(yōu)先處置權(quán)和主動(dòng)權(quán)，[8]這就使得信息瞞報(bào)、信息失真現(xiàn)象層出不窮，只有跨層級(jí)摒棄“肥水不流外人田”的觀念，各部門各司其職，才能推動(dòng)檔案信息資源最大化的整合共享。

部門間和層級(jí)間的檔案信息資源整合共享主要是針對(duì)內(nèi)部利用者的，而面向公眾的社會(huì)共享需要政府滿足外部利用者的需求。政府對(duì)檔案信息資源進(jìn)行區(qū)分，包括多利、少利和無(wú)利政府信息資源，將多利檔案信息資源優(yōu)先整合，面向內(nèi)外部利用者共享；對(duì)少利和無(wú)利政府信息資源，篩選整合利于公眾的部分進(jìn)行共享。

（二）利用者：采取倒逼機(jī)制，推動(dòng)整合共享

作為受眾的利用者，在自身需求未滿足的情況下，會(huì)以“反饋”的形式倒逼政府推動(dòng)檔案信息資源最大化的整合共享。為了能夠最大化地利用檔案信息資源，提高行政效率，政府內(nèi)部利用者必然會(huì)在遇到“信息孤島”“信息壁壘”時(shí)進(jìn)行申訴，尋求獲取其他部門所整合的信息資源，這是一種政府內(nèi)部式的“倒逼”，有利于解決部門間、層級(jí)間存在的問(wèn)題，從而最大化地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合共享。同時(shí)，“政府公開(kāi)什么民眾就看什么”的時(shí)代正逐漸遠(yuǎn)去，“民眾想看什么就找政府獲取什么”的時(shí)代正在到來(lái)。特別是自《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》公布以來(lái)，對(duì)與社會(huì)公民相關(guān)的檔案信息資源，公眾更迫切地促使政府部門提供獲取條件。

（三）遵循利于政府和公眾的原則構(gòu)建整合共享平臺(tái)

檔案信息資源整合共享平臺(tái)的構(gòu)建既要符合政府利益，又要滿足公眾需求，相互之間更要保持平衡。從國(guó)家層面出發(fā)，制定相應(yīng)的政策，打破部門之間只注重自身利益的格局，均衡自身和其他相關(guān)部門的利益，促使檔案信息資源最大化的整合共享。同時(shí)，也要考慮公眾利益。檔案信息資源的來(lái)源主要與政府相關(guān)，但也與公眾密切聯(lián)系或者同時(shí)與公眾和政府都有關(guān)聯(lián)，遵循既利于政府又利于公眾的原則，最大化地促進(jìn)檔案信息資源整合共享。

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