論科普展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制要素和控制模式

文章編號：1674-3520（2015）-11-00-02

科技館科普展項(xiàng)檔案（以下簡稱“展項(xiàng)檔案”）是科技館主要的業(yè)務(wù)檔案，它具有新穎性和非標(biāo)性的特征。這兩大特征給展項(xiàng)檔案的管理帶來了較大難度。如何才能管理好這類型檔案？采用良好的質(zhì)量控制模式是保證展項(xiàng)檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

一、展項(xiàng)工程檔案質(zhì)量控制要素

在探討展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制模式之前，我們有必要先了解展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的要素。筆者認(rèn)為，“人、材料和方法”是展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的三大要素。

（一）人

人是檔案管理工作的主體，是展項(xiàng)工程檔案質(zhì)量的創(chuàng)造者。因此，展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制必須“以人為核心”，既要把人作為質(zhì)量控制的動(dòng)力，發(fā)揮人的積極性、創(chuàng)造性;又要把人作為質(zhì)量控制的要素進(jìn)行管理?！叭恕边@個(gè)要素的控制內(nèi)容應(yīng)包括檔案意識(shí)和檔案專業(yè)技能兩方面。科技館領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)強(qiáng)，重視檔案工作，檔案工作才能順利開展;科技館專職檔案管理人員專業(yè)思想穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)高，才能安心從事艱苦的展項(xiàng)檔案管理工作，才能不厭其煩地耐心指導(dǎo)并嚴(yán)格監(jiān)督有關(guān)展項(xiàng)參建單位收集、整理展項(xiàng)工程文件材料;科技館展項(xiàng)業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到展項(xiàng)檔案的重要性，才能自覺配合檔案管理人員監(jiān)督展項(xiàng)承建單位做好展項(xiàng)工程文件材料的收集工作;各展項(xiàng)承建單位相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到做好展項(xiàng)檔案的重要性和必要性，資料員熟練掌握展項(xiàng)檔案管理的業(yè)務(wù)技能，才能及時(shí)收集、整理展項(xiàng)工程文件，才能保證檔案案卷的質(zhì)量。因此，人是展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的第一要素。

（二）材料

材料是指展項(xiàng)檔案實(shí)體，是展項(xiàng)檔案管理工作的客體，它直接反映了質(zhì)量控制的成果。展項(xiàng)工程文件材料收集得齊全、完整是保證展項(xiàng)工程檔案高質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作，文件分類系統(tǒng)、準(zhǔn)確，案卷題名書寫標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，是高質(zhì)量案卷的基本要求。展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制要取得理想效果，達(dá)到質(zhì)量控制的目的，材料控制是關(guān)鍵。材料控制包括對展項(xiàng)工程檔案內(nèi)容的真實(shí)性、齊全性和完整性控制以及檔案案卷編制的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性控制兩方面。

（三）方法

方法是指為達(dá)到展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制目的而采取的管理手段。方法控制包括宏觀和微觀兩方面。

宏觀上，是指展項(xiàng)檔案管理工作過程中的一系列管理方法，如建立檔案管理架構(gòu)，制定規(guī)范的展項(xiàng)檔案管理工作流程，采用具體的措施來保證工作流程的執(zhí)行等等。

微觀上，指的是為實(shí)現(xiàn)展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制目標(biāo)而制定的標(biāo)準(zhǔn)性文件。如：廣東科學(xué)中心所制定的《廣東科學(xué)中心展項(xiàng)工程檔案編制及移交規(guī)定》就屬于展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的微觀方法。

二、展項(xiàng)工程檔案質(zhì)量控制模式

（一）前端控制

前端控制是指為保證展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，在展項(xiàng)工程文件材料形成前所采取的一系列控制行為。由于展項(xiàng)工程的非標(biāo)性、復(fù)雜性以及展項(xiàng)工程檔案的創(chuàng)新性，前端控制在展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制方面尤為重要。前端控制階段的任務(wù)是以展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的兩大要素——“人”和“方法”為切入點(diǎn)，做好展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的基礎(chǔ)性工作。

1、做好人的工作

人是質(zhì)量控制的第一要素。人是質(zhì)量的創(chuàng)造者，人的工作做好了，檔案質(zhì)量才有保證。要做好人的工作，人員培訓(xùn)是必不可少的。

培訓(xùn)工作到位，才能提高全員的檔案意識(shí)，才會(huì)有做好檔案工作的主觀意愿，才能發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，“檔案工作要質(zhì)量”才不會(huì)成為一句空話。培訓(xùn)工作到位，才能提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，才能編制出高質(zhì)量的案卷。

培訓(xùn)工作一方面是科技館選送本館專職檔案管理人員參加國家和省檔案業(yè)務(wù)主管部門組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，使檔案管理人員了解檔案工作的最新要求和行業(yè)動(dòng)態(tài)，以提高其業(yè)務(wù)管理水平。

另一方面是科技館有針對性地對各展項(xiàng)承建單位相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。展項(xiàng)承建單位的檔案工作人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業(yè)務(wù)水平也是非常有限的，加上人員流動(dòng)頻繁，這些都給檔案管理工作帶來很多負(fù)面的影響。因此，科技館對展項(xiàng)承建單位人員的培訓(xùn)應(yīng)分兩個(gè)層面：一是及時(shí)對新入職的資料員開展入職培訓(xùn)，以增強(qiáng)其檔案意識(shí)并使之對展項(xiàng)檔案工作有初步的了解。二是有計(jì)劃、有重點(diǎn)地對展項(xiàng)承建單位的資料員進(jìn)行分期的專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟悉展項(xiàng)檔案的管理規(guī)范、熟練掌握展項(xiàng)工程文件材料收集的業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案整理的操作技能。通過系統(tǒng)的人員培訓(xùn)來提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能對展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制起著決定性的作用。

除了培訓(xùn)方式以外，將檔案工作成效與相關(guān)人員的工作業(yè)績、績效工資直接掛鉤，對“做好人的工作”也是大有裨益的。

2、構(gòu)建健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)

展項(xiàng)檔案工作是貫穿于整個(gè)展項(xiàng)工程建設(shè)之中的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它要求每一個(gè)與展項(xiàng)檔案工作相關(guān)的環(huán)節(jié)在各盡所能的同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息共享、相互溝通、密切配合。只有構(gòu)建健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)才能確保信息傳遞渠道的通暢?？萍拣^作為建設(shè)單位，牽頭構(gòu)建一個(gè)“以我為主”的健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)具有義不容辭的職責(zé)。該網(wǎng)絡(luò)的模式應(yīng)為：在科技館內(nèi)部建立檔案管理的核心網(wǎng)絡(luò)，然后向各承建單位輻射。核心網(wǎng)絡(luò)是以科技館分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為首，專職檔案管理人員為主導(dǎo)，各展項(xiàng)業(yè)務(wù)部門兼職檔案管理人員共同參與的檔案工作網(wǎng)。該網(wǎng)絡(luò)除了要負(fù)責(zé)管理好本單位內(nèi)形成的展項(xiàng)工程文件外，還要承擔(dān)起指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、信息傳遞的職能。各展項(xiàng)承建單位則要組建檔案管理三級架構(gòu)，明確檔案工作第一責(zé)任人、主要負(fù)責(zé)人和檔案資料員;各承建單位的檔案工作在業(yè)務(wù)上必須歸屬科技館統(tǒng)一管理。

3、制定規(guī)范的質(zhì)量控制文件

“不以規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)范的質(zhì)量控制文件是做好檔案工作的有力保證。展項(xiàng)檔案是新型的檔案，在沒有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之前，以檔案管理的原則為指導(dǎo)，制定符合實(shí)際、切實(shí)可行的管理標(biāo)準(zhǔn)才能使展項(xiàng)工程文件材料的收集、整理有章可循。廣東科學(xué)中心在展項(xiàng)檔案管理方面，制定了《廣東科學(xué)中心展項(xiàng)工程檔案編制及移交規(guī)定》（以下簡稱《展項(xiàng)檔案編制規(guī)定》）作為展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)性文件來指導(dǎo)各承建單位收集、整理檔案。實(shí)踐表明，在前端控制階段就制定標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)量控制文件以指導(dǎo)后續(xù)的展項(xiàng)工程文件材料管理工作，在檔案質(zhì)量控制工作中會(huì)取得事半功倍的效果。

展項(xiàng)檔案前端控制階段是整個(gè)展項(xiàng)檔案工作的基礎(chǔ)階段，這個(gè)基礎(chǔ)打得結(jié)實(shí)，后面的工作才能順利開展。

（二）過程控制

過程控制是指在展項(xiàng)工程建設(shè)過程中，為保證展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)所采取的一系列控制行為。做到展項(xiàng)工程建設(shè)與建檔同步，是過程控制要解決的核心問題，也是確保展項(xiàng)檔案的質(zhì)量控制第二大要素——“材料”齊全、完整的重要環(huán)節(jié)。然而，要做到展項(xiàng)工程文件材料收集、整理與展項(xiàng)建設(shè)同步是相當(dāng)困難的。原因在于：各展項(xiàng)展品都是在承建單位內(nèi)制造好以后才運(yùn)輸?shù)娇萍拣^安裝，因此，展項(xiàng)工程文件材料大部分是在展項(xiàng)承建單位內(nèi)形成，而不是在科技館的展項(xiàng)施工現(xiàn)場形成。展項(xiàng)承建單位普遍存在重施工、輕檔案的特點(diǎn)，很難讓他們自覺保持建設(shè)與建檔同步。而展項(xiàng)承建單位分布在全國各地，受地緣因素影響，科技館的檔案管理人員對于在展項(xiàng)承建單位內(nèi)所形成文件材料的管理又鞭長莫及。要管理好這部分檔案，只能更多地依賴展項(xiàng)業(yè)務(wù)部門管理人員和監(jiān)理工程師。只有他們的配合，齊全、完整地收集展項(xiàng)承建單位內(nèi)形成的文件材料才能有所保障。具體可采用以下的措施：展項(xiàng)業(yè)務(wù)部門管理人員和監(jiān)理工程師每一次檢查工程進(jìn)度的同時(shí)檢查工程文件材料的管理情況，經(jīng)他們確認(rèn)展項(xiàng)承建單位的文件材料收集與展項(xiàng)工程建設(shè)進(jìn)度同步，才能撥付當(dāng)次的進(jìn)度款。這一做法能盡可能地縮短建設(shè)與建檔的時(shí)間差，展項(xiàng)工程文件內(nèi)容的真實(shí)性、收集的齊全性和完整性還是能夠得到較好的保證的。這部分文件由于沒有能夠讓科技館的檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)的把關(guān)，案卷編制的質(zhì)量是強(qiáng)差人意的，基本上要經(jīng)過整改才能通過驗(yàn)收。

要求在施工現(xiàn)場形成的展項(xiàng)工程文件材料收集、整理與展項(xiàng)工程建設(shè)保持同步性，這方面的難度相對較小，可參照我們在基建工程檔案管理的做法：由科技館檔案人員、展項(xiàng)業(yè)務(wù)管理人員和監(jiān)理工程師組成專門的檔案工作檢查組，定期或不定期對駐場施工的展項(xiàng)承建單位的檔案工作實(shí)行跟蹤、檢查和指導(dǎo)。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查組除現(xiàn)場指導(dǎo)改正以外，還要將檢查結(jié)果及整改建議以通報(bào)形式下發(fā)給各有關(guān)部門及展項(xiàng)承建單位，限期整改。

過程控制是展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的核心環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)做得好，才有可能產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。如果忽視這一環(huán)節(jié)的管理，展項(xiàng)工程檔案的真實(shí)性、齊全性和完整性是無法保證的，質(zhì)量控制的目標(biāo)就難以實(shí)現(xiàn)。

（三）驗(yàn)收控制

驗(yàn)收控制是指在展項(xiàng)工程建設(shè)完成并進(jìn)行各專項(xiàng)驗(yàn)收的這段時(shí)間內(nèi)，為實(shí)現(xiàn)展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制目標(biāo)所采取的一系列控制行為。驗(yàn)收控制是展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的最后階段，分為專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收和專項(xiàng)竣工驗(yàn)收兩個(gè)環(huán)節(jié)。與基建工程檔案管理程序相比，展項(xiàng)檔案管理多了預(yù)驗(yàn)收這環(huán)節(jié)。

由于展項(xiàng)檔案的大部分文件是在展項(xiàng)承建單位形成的，這部份文件從形成到最終編制成案卷已幾易其手，個(gè)別展項(xiàng)檔案編制人員甚至是未經(jīng)培訓(xùn)臨時(shí)上陣的，因而，案卷的質(zhì)量就可想而知了。展項(xiàng)檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)就是為解決這個(gè)問題而產(chǎn)生的。

展項(xiàng)竣工檔案的專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)既是對形成于科技館施工現(xiàn)場以外形成的、編制強(qiáng)差人意的展項(xiàng)檔案案卷的一種補(bǔ)缺性控制手段;又是對各展項(xiàng)承建單位的資料員進(jìn)行有針對性的個(gè)別培訓(xùn)方法。雖然，從一開始，科技館就對各展項(xiàng)承建單位的檔案人員進(jìn)行了展項(xiàng)竣工檔案編制的專題培訓(xùn)，但是，在實(shí)際操作中，不少展項(xiàng)承建單位在編制檔案時(shí)還是拋開《展項(xiàng)檔案編制規(guī)定》的要求，按自己的想法想當(dāng)然去做，結(jié)果有些文件的分類、排列是顛三倒四的。遇到這種情況，科技館檔案管理人員只能手把手地教這些資料員如何進(jìn)行分類、立卷、編目。展項(xiàng)工程竣工檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的具體做法是：展項(xiàng)承建單位在自己所承建的展項(xiàng)工程完工后，把所有的竣工文件按《展項(xiàng)檔案編制規(guī)定》預(yù)立卷后送交科技館檔案室檢查。科技館檔案管理人員將所送來的案卷對照《展項(xiàng)檔案編制規(guī)定》逐項(xiàng)檢驗(yàn)，對不合格的案卷出具整改意見，要求整改至合格為止。對合格的檔案予以出具預(yù)驗(yàn)收合格證明。展項(xiàng)承建單位憑預(yù)驗(yàn)收合格證明才能辦理該筆進(jìn)度款的支付。展項(xiàng)檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收制度既是過程控制的一種延伸，也為竣工檔案通過展項(xiàng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收奠定良好的基礎(chǔ)。它在展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制方面是功不可沒的。

展項(xiàng)竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是展項(xiàng)檔案從產(chǎn)生到歸檔這一流程的最終環(huán)節(jié)，同時(shí)也是展項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收的組成部分。展項(xiàng)竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收采用的是檔案質(zhì)量聯(lián)合簽認(rèn)制度：由科技館主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、展項(xiàng)業(yè)務(wù)部門技術(shù)主管和監(jiān)理工程師組成展項(xiàng)竣工檔案驗(yàn)收小組，對展項(xiàng)檔案在內(nèi)容上和形式上作最后把關(guān)。展項(xiàng)業(yè)務(wù)部門技術(shù)主管負(fù)責(zé)對展項(xiàng)工程文件材料齊全性的審核和簽認(rèn);監(jiān)理工程師則對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)有審核和簽認(rèn)的責(zé)任;檔案管理人員在展項(xiàng)業(yè)務(wù)部門技術(shù)主管、監(jiān)理工程師簽認(rèn)后，對案卷的質(zhì)量作把關(guān)并簽字確認(rèn);檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)在以上三者聯(lián)合簽認(rèn)的基礎(chǔ)上簽字同意在《檔案驗(yàn)收申請表》上蓋章確認(rèn)，展項(xiàng)檔案才能通過專項(xiàng)驗(yàn)收。

展項(xiàng)檔案質(zhì)量控制的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是：要將展項(xiàng)竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收直接與經(jīng)濟(jì)掛鉤。這對于展項(xiàng)檔案的質(zhì)量控制起到積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁麗明：新型科技場館建設(shè)項(xiàng)目檔案管理初探.廣東省檔案學(xué)會(huì)2007年學(xué)術(shù)年會(huì)論文集

[2]王蘇月：建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制的幾個(gè)切入點(diǎn).中國檔案，2009（2）

作者簡介：梁麗明;工作單位：廣東科學(xué)中心;職稱：副研究館員。