公路工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的審核把關(guān)

摘 "要：公路工程檔案是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄和見證，竣工文件的齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)與否，直接影響到竣工驗(yàn)收、審計(jì)監(jiān)督及今后維護(hù)、改擴(kuò)建的有效利用。因此，工程技術(shù)人員和檔案管理人員必須明確職責(zé)，認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案資料的內(nèi)在質(zhì)量，保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性及合法有效性，更好地為公路建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：公路;工程檔案;內(nèi)在質(zhì)量;審核把關(guān);

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-11-00-02

公路建設(shè)是國家交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，伴隨著公路建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展，每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都積累了大量的檔案資料。公路工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量，直接關(guān)系到整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的總體質(zhì)量。沒有齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的竣工文件，工程項(xiàng)目不能驗(yàn)收移交，財(cái)務(wù)不能做竣工決算，更不能參加優(yōu)質(zhì)工程評定。我認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)檢查審核以下幾方面內(nèi)容：

一、檢查審核工程檔案的完整性、原始性及合法有效性，主要是審核工程檔案管理制度健全情況以及工程檔案合同管理落實(shí)情況，明確各參建單位各自的歸檔范圍，確保各大類竣工資料真實(shí)、齊全、完整

建設(shè)單位應(yīng)將文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)合同管理中，成立項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，健全文件材料立卷歸檔制度，及時(shí)對各參建單位文件材料的收集整理情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。只有保存內(nèi)容齊全完整，簽字、蓋章手續(xù)完備的竣工文件，才能為今后利用提供最有力的證據(jù)，從而確保其合法有效性;要保證工程檔案的完整性，必須明確各參建單位竣工資料的歸檔范圍。根據(jù)省交通廳《山東省公路工程項(xiàng)目文件材料立卷歸檔實(shí)施辦法》，建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍主要有以下幾大類：

（一）前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及評估、報(bào)批文件;項(xiàng)目評估、論證資料;環(huán)境預(yù)測、環(huán)境影響報(bào)告書和批復(fù);計(jì)劃任務(wù)書及報(bào)批文件;項(xiàng)目征地、拆遷文件、紅線圖及土地確權(quán)資料;合同文件及合同變更、索賠文件;招標(biāo)投標(biāo)文件以及加護(hù)、投資、統(tǒng)計(jì)等管理性文件。

（二）設(shè)計(jì)文件：主要包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告;水文、氣象、地震等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料;規(guī)劃設(shè)計(jì);初步設(shè)計(jì)及報(bào)批文件;技術(shù)文件;施工圖設(shè)計(jì);設(shè)計(jì)預(yù)算書;重要技術(shù)試驗(yàn)等。

（三）施工文件：主要包括開工報(bào)告、工程技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要、分項(xiàng)工程開工申請單及附件、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定報(bào)告、工程更改洽商單材料、各種施工原始檢查記錄及試驗(yàn)報(bào)告、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料、機(jī)電安裝及調(diào)試記錄、施工總結(jié)等。

（四）監(jiān)理文件：主要包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、合同、計(jì)劃進(jìn)度管理文件、工程技術(shù)規(guī)范及管理文件、工程質(zhì)量控制文件、工程計(jì)量與支付、監(jiān)理通知、開（停、復(fù)、返）工令許可證、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、施工質(zhì)量分析等。

（五）設(shè)備文件：主要包括設(shè)備、材料采購合同、出場質(zhì)量合格證;設(shè)備材料裝箱單、開箱記錄;設(shè)備圖紙使用說明書;設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。

（六）電子文件：主要包括施工前舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、施工工藝、國家省市領(lǐng)導(dǎo)視察、題詞、竣工儀式、完工建筑、構(gòu)造物、綠化小景等聲像資料;按照電子文件與紙質(zhì)文件并存原則，準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)他們之間的聯(lián)系和檢索目錄。

（七）竣工驗(yàn)收文件：主要有工程竣工驗(yàn)收報(bào)告;工程建設(shè)管理、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理總結(jié);質(zhì)量評審材料;工程審計(jì)文件、財(cái)務(wù)決算報(bào)告;環(huán)保、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、檔案等竣工驗(yàn)收審批文件;竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件、竣工驗(yàn)收鑒定書及驗(yàn)收委員會(huì)名冊等。竣工圖主要包括總說明書，路線平、縱斷面竣工圖，路基、路面竣工圖;橋梁、涵洞竣工圖;隧道竣工圖;路線交叉工程竣工圖;沿線設(shè)施及其他工程竣工圖;環(huán)保工程竣工圖及通用圖等。

二、檢查審核工程檔案的準(zhǔn)確性，是指檢查各種試驗(yàn)記錄、施工原始檢查記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等內(nèi)容填寫是否完整、數(shù)據(jù)是否真實(shí)準(zhǔn)確

特別要重視重要工序、關(guān)鍵部位及隱蔽工程原始記錄和質(zhì)量指標(biāo)檢測等質(zhì)保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性審核，是工程質(zhì)量和監(jiān)督過程的實(shí)際記錄，既體現(xiàn)了施工單位對工程外業(yè)質(zhì)量和檔案內(nèi)在質(zhì)量管理水平的總體情況，更為工程竣工后有效利用提供依據(jù)和保證。施工技術(shù)資料必須與現(xiàn)場實(shí)際情況相吻合，必須與施工技術(shù)規(guī)范、工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)相符合。在工程施工過程中，由于施工技術(shù)人員普遍存在著重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)的思想意識(shí)，造成施工原始資料填寫不完整，各類數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)、準(zhǔn)確性，無法反映工程施工過程的真實(shí)情況，對竣工后檔案資料的提供利用起不到有效的法律依據(jù)憑證作用，失去其保存的利用價(jià)值。在此，要重點(diǎn)審核以下幾方面的問題：

（一）各種原材料試驗(yàn)及施工過程中必需的試驗(yàn)報(bào)告，應(yīng)詳細(xì)注明試樣來源、樁號(hào)、使用部位、制作時(shí)間、設(shè)計(jì)要求、試驗(yàn)結(jié)果、監(jiān)理評語等有關(guān)內(nèi)容，試驗(yàn)的頻率也應(yīng)符合有關(guān)技術(shù)規(guī)范的要求。試驗(yàn)表格有的只填寫試驗(yàn)數(shù)據(jù)，沒有結(jié)論;還有的記錄只有施工單位申報(bào)的內(nèi)容，沒有監(jiān)理單位審批的意見;還有的技術(shù)人員、試驗(yàn)人員粗心大意，對施工質(zhì)量評定資料只簽字無結(jié)論或結(jié)論表述不規(guī)范，數(shù)據(jù)隨意涂改，更改方式潦草，缺乏嚴(yán)肅性和規(guī)范統(tǒng)一性，造成技術(shù)資料內(nèi)容殘缺不全或漏洞百出，因此，工程施工原始資料實(shí)行“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的管理原則，各參建單位都要對檔案資料內(nèi)在質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，增強(qiáng)檔案責(zé)任意識(shí)，特別要重視對重要工序和隱蔽工程各種質(zhì)量保證資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改;欠缺內(nèi)容，隨時(shí)補(bǔ)充，做到真正以科學(xué)數(shù)據(jù)指導(dǎo)施工，確保達(dá)到公路工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的各項(xiàng)要求。

（二）審核竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求。工程竣工圖是建筑物、構(gòu)筑物或管線施工結(jié)果在圖紙上的真實(shí)反映，是今后維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，是公路工程檔案的重要內(nèi)容，竣工圖的編制質(zhì)量是檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)核心部分。編制竣工圖要按照國家有關(guān)規(guī)范要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范;施工期間有變更的部位一定要修改到位，圖物相符;確保技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，真實(shí)準(zhǔn)確地反映工程項(xiàng)目竣工后的實(shí)際情況。

（三）編制竣工圖重點(diǎn)審核內(nèi)容

1、竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工實(shí)際及質(zhì)檢記錄相符合。

2、按設(shè)計(jì)圖紙施工沒有變更的，由施工單位在施工圖上加蓋竣工圖章并簽署完備;凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求變更的，可在原圖上修改并加蓋竣工圖章作為竣工圖;凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變及圖幅變更面積超過10%的，應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。

3、所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全清楚，不得代簽?？⒐D章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥，蓋在竣工圖的右下方、標(biāo)題欄附近且不遮圖形和文字的空白處。

4、竣工圖的更改方法如下：

（1）文字、數(shù)字更改一般是杠改;線條更改一般是劃改;局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細(xì)表等有文字更改的，應(yīng)在修改變更處進(jìn)行杠改，當(dāng)更改內(nèi)容較多時(shí)，可采用注記說明：

（2）利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號(hào)和條款號(hào);

（3）無法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說明。新增加的文字說明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更;

（4）圖紙上各種引出說明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其它線條。

（三）審核工程文件質(zhì)量—包括文件用紙格式、書寫材料、簽名、蓋章手續(xù)及聲像資料的存儲(chǔ)格式是否符合規(guī)范要求，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

1、工程文件的書寫用紙格式及竣工圖的圖幅格式要按國家和行業(yè)主管部門的規(guī)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字、蓋章手續(xù)完備。

2、各類文件嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料書寫、繪制，包括紅色墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等都不可用。

3、電子文件應(yīng)保證載體的有效性，應(yīng)使用不可擦除型光盤;各種特殊載體的資料其存儲(chǔ)格式必須符合國家有關(guān)規(guī)范要求，保證今后的有效使用。

4、照片檔案的收集整理：特別是隱蔽工程、關(guān)鍵部位的照片檔案，形式簡單，直觀快捷，記錄真實(shí)，具有較強(qiáng)的客觀性、透明性和不可替代性，其價(jià)值是文字材料無法比擬和替代的，因此要保證工程照片檔案的齊全、規(guī)范。

三、審核工程檔案的系統(tǒng)性

根據(jù)交通部《公路工程（交工）、竣工驗(yàn)收辦法》和省交通廳《山東省公路工程項(xiàng)目文件材料立卷歸檔實(shí)施辦法》中竣工文件的歸檔范圍和保管期限表，建設(shè)單位要按照公路工程基本建設(shè)程序—即立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工等程序，按文件材料形成的不同階段、施工工序先后順序，以及文件材料的自然形成規(guī)律和公路工程檔案的系統(tǒng)性原則，對參建單位移交的全部檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和排列，確保分類科學(xué)，組卷合理，并編制科技檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄。各級(jí)目錄應(yīng)設(shè)置清楚，要反映工程特征和施工實(shí)況。并要按照國家檔案局《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行規(guī)定》要求，對不同類別竣工文件的目錄編制與案卷質(zhì)量認(rèn)真審查，即從卷內(nèi)目錄的編寫、文件材料題名、字體型號(hào)、文件裝訂、檢索目錄等各方面對照標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把關(guān)，做到卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)有序;案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等填寫清晰規(guī)范，確保工程檔案內(nèi)在質(zhì)量符合工程項(xiàng)目的專業(yè)性特點(diǎn)和規(guī)律，外觀裝訂質(zhì)量又符合檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使工程檔案真正達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和美觀，有力促進(jìn)公路工程檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，進(jìn)而達(dá)到省檔案局、省發(fā)展計(jì)劃委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)的《山東省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中關(guān)于工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，確保每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目不但有高標(biāo)準(zhǔn)的工程外業(yè)質(zhì)量，也要有高標(biāo)準(zhǔn)的檔案內(nèi)在質(zhì)量，真正達(dá)到國家優(yōu)良級(jí)工程標(biāo)準(zhǔn)。