淺談電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制與方法

摘 "要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，各大單位都開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)化辦公。其中，自動(dòng)化辦公最明顯的就是信息檔案的建立。電子檔案依靠電子計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲功能與便捷的工作程序受到了廣大企業(yè)的青睞，在運(yùn)用過程中有利也有弊。本文就針對電子檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)以及控制的方法進(jìn)行了探討和分析，以期提供相關(guān)的借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案;風(fēng)險(xiǎn)控制;有效措施;

中圖分類號：G271 " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-11-00-01

電子檔案在實(shí)際應(yīng)用的過程中，有著高效、便捷、存儲方便等特點(diǎn)，但是其并不是全優(yōu)化的，它本身存在著缺點(diǎn)，跟紙質(zhì)檔案相比具有較大的風(fēng)險(xiǎn)性。要認(rèn)清電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)性，針對其存在的風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的防范措施，保證電子檔案信息的安全性。

一、電子檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)性

（一）存儲方式的不安全性

電子檔案管理的安全性是相對而言的，與紙質(zhì)檔案相比，在存儲方式上存在不安全性。電子檔案的存儲設(shè)備具有獨(dú)特性，主要的存儲設(shè)備包括各種容量的U盤、光碟和硬盤，高速讀寫是這些存儲設(shè)備的特點(diǎn)，但是這些特點(diǎn)在給檔案管理帶來便利的同時(shí)，也給檔案管理帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)。這些設(shè)備能夠?qū)㈦娮訖n案信息被高速的讀寫出來，一旦被電腦黑客入侵到電腦系統(tǒng)的內(nèi)部，將電子檔案信息盜取，或者檔案信息被惡意篡改，產(chǎn)生的后果是不堪設(shè)想的。

（二）數(shù)據(jù)保存的不完整

電子檔案在管理的過程中，是通過電子文檔的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲，與紙質(zhì)檔案相比其存儲量大，儲存的時(shí)間長，但是這種存儲的方式也存在著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，由于電子檔案實(shí)行的是批量處理的管理模式，如果電腦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者是由于操作人員的疏忽，很容易造成大范圍檔案數(shù)據(jù)的丟失，有的數(shù)據(jù)可以通過技術(shù)手段找回，但是也存在著部分?jǐn)?shù)據(jù)會(huì)永久性丟失的問題，所以，操作人員的一次失誤或者是電腦出現(xiàn)故障造成的損失是不可估量的。

二、電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的方法

（一）避免風(fēng)險(xiǎn)

提前預(yù)防是避免風(fēng)險(xiǎn)的最有效的途徑，也是最經(jīng)濟(jì)的方法。在電子檔案的管理中，要想避免風(fēng)險(xiǎn)，最主要的方式就是認(rèn)清電子檔案自身存在的缺陷，針對此進(jìn)行控制管理。

對電子檔案來說，起關(guān)鍵作用的就是計(jì)算機(jī)。所以，在管理的過程中，要引用先進(jìn)的技術(shù)，讓電子檔案在管理的過程中更加的安全可靠?，F(xiàn)代操作系統(tǒng)中，設(shè)置密碼是最常用的方式，對電子檔案進(jìn)行加密能夠加強(qiáng)檔案管理的安全性。在檔案管理的過程中，要積極的訓(xùn)練計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行管理控制，防止信息資源被外界因素干擾。

及時(shí)的消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)，能夠確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性。各單位在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，要主動(dòng)采取應(yīng)對的措施，做好檔案的存儲和備份，在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行加密，防止計(jì)算機(jī)的維修人員，在工作期間因?yàn)槿藶榈囊蛩?，威脅到檔案的安全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有的復(fù)雜性使得電子檔案在風(fēng)險(xiǎn)控制上極其不易，不過，各大單位只要及時(shí)并且全面的看待問題，針對存在的問題進(jìn)行及時(shí)的解決，并提出有效的方法，那么檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)被降到最低。

（二）緩解風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案在管理的過程中，一旦遭到外界的干擾，就需要管理人員將危險(xiǎn)降到最低，努力把危險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，防止其擴(kuò)大。檔案管理人員可以利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略緩解風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)緩解是通過一定的手段來減小檔案受到的危險(xiǎn)性。最常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法有事前措施和事后措施。事前措施是指為了減少損失，在損失發(fā)生之前所執(zhí)行的方案;事后損失是指在損失發(fā)生之后，為了減少損失執(zhí)行的方法。無論是哪種方法，企業(yè)在電子檔案管理的過程中一旦發(fā)生危險(xiǎn)，都要進(jìn)行及時(shí)的處理，把損失降到最小。

（三）分散風(fēng)險(xiǎn)

轉(zhuǎn)移策略是電子檔案管理中最常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施，其實(shí)質(zhì)是對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分散，也就是將檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到其它的地方。常見的分散風(fēng)險(xiǎn)的方式有：購買保險(xiǎn)、與提供商簽署服務(wù)合同、外包給其它機(jī)構(gòu)等。經(jīng)過風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，就把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題簡化了，在此基礎(chǔ)上再對原來的檔案管理策略進(jìn)行優(yōu)化，利用更加先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，各單位如果將電子檔案外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)，同樣要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避，在選擇外包機(jī)構(gòu)的時(shí)候，一定要選擇具有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，確保外包機(jī)構(gòu)中工作人員的專業(yè)性，在檔案管理的過程中一定要嚴(yán)格遵守操作的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理的安全性。

（四）評估風(fēng)險(xiǎn)

對電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估是非常重要的。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是要對潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前分析，針對評估的結(jié)果制定科學(xué)合理的預(yù)防措施，在對信息檔案進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上，要對可能引起風(fēng)險(xiǎn)的因素及其帶來的后果進(jìn)行探究。風(fēng)險(xiǎn)評估的內(nèi)容主要包括：發(fā)生危險(xiǎn)的環(huán)節(jié)、發(fā)生危險(xiǎn)的概率、危險(xiǎn)發(fā)生帶來的后果、危險(xiǎn)防范的措施等。單位在電子檔案的管理過程中一定要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識，要防患于未然，積極主動(dòng)的制定完善的預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)劃，各單位的經(jīng)營管理者不要錯(cuò)誤的認(rèn)為，電子檔案不存在危險(xiǎn)性，其在檔案管理的過程中一定要確保檔案管理的安全性。同時(shí)，檔案的管理人員要有危險(xiǎn)意識，在平時(shí)的實(shí)際工作中對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)要能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，將其在沒擴(kuò)散前運(yùn)用有效得措施進(jìn)行控制，對于已經(jīng)發(fā)生的危險(xiǎn)，要采取積極的解決措施，將發(fā)生危險(xiǎn)的損失降到最低。

不論是檔案管理機(jī)構(gòu)還是各大單位中的檔案管理部門，在管理電子檔案的過程中，一定要有檔案風(fēng)險(xiǎn)意識，也就是說電子檔案管理的過程中是存在著風(fēng)險(xiǎn)的，這種風(fēng)險(xiǎn)的存在具有不確定性，需要相關(guān)的管理人員在平時(shí)的工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，要有預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的意識，并且還要有切實(shí)可行的預(yù)防措施，制定規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的防范制度，確保電子檔案的安全性。

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