對檔案信息資源管理的再認(rèn)識

摘 "要：檔案信息資源是一項巨大的無形資產(chǎn)。檔案信息資源可以整合各種社會資源、人力資源、經(jīng)濟(jì)資源、生產(chǎn)要素資源等，創(chuàng)業(yè)發(fā)展的良好的經(jīng)濟(jì)，社會環(huán)境，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供智力、信息資源保障。檔案信息管理、信息資源開發(fā)利用要以“科學(xué)發(fā)展觀”為指導(dǎo)，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域，不斷提高檔案信息資源開發(fā)利用的水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;檔案信息化;檔案管理;

中圖分類號：G271 " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-11-00-01

一、檔案信息資源管理系統(tǒng)

（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化是檔案信息資源管理的新目標(biāo)，首先，體現(xiàn)在管理手法、理論方面，檔案信息管理現(xiàn)代化必須以信息論、控制論、系統(tǒng)論作為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)代的管理手段和技術(shù)方法才能得以實現(xiàn)。因此，要將檔案信息資源建立成一項管理系統(tǒng)，根據(jù)不同的管理模式和管理層次進(jìn)行管理，由多種不同的管理層次所構(gòu)成的子系統(tǒng)，才能使得各子系統(tǒng)的檔案工作安全運(yùn)行，以及保證所有檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，各系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間是相互制約、相互依賴的，所以，檔案管理系統(tǒng)具備統(tǒng)一、完整、相關(guān)等特性。

（二）建立信息通道，保障信息通道的暢通

在檔案信息資源管理系統(tǒng)建成之后，我們必須應(yīng)用信息理論知識確保信息暢通，從而使得整個檔案信息資源管理系統(tǒng)正常地運(yùn)行，因此，信息通道是建立在子系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)之上的。集合各子系統(tǒng)所有的信息資源，歸納、整理、編制而成。所以，我們要求系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)的信息資源的內(nèi)容和格式必須按規(guī)范來，統(tǒng)一整理，才能保障信息資源的暢通。同時，檔案信息資源在流通過程中要運(yùn)用到控制理論作為指導(dǎo)理論，并且及時對信息流通加以控制，來確保檔案信息資源系統(tǒng)的正常運(yùn)行。控制的目的，是保證信息資源的準(zhǔn)確和系統(tǒng)運(yùn)行正常，控制在日常信息資源管理的工作中，主要表現(xiàn)在信息資源管理制度化、規(guī)范化、程序化這三個方面，只有落實“三化”的方針，才能保障信息資源通道的暢通無阻。

二、檔案信息化建設(shè)需要遵循的原則

（一）文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

三、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

存在于檔案信息化建設(shè)的問題主要有數(shù)據(jù)的分散、異構(gòu)、重復(fù)和管理滯后等，下面對這四項問題一一分析。

（一）檔案信息的數(shù)據(jù)來源、架構(gòu)和處理方式上都存在信息數(shù)據(jù)的異構(gòu)，異構(gòu)性主要表現(xiàn)在兩個方面：數(shù)據(jù)的變換和轉(zhuǎn)換，這使得館藏檔案的信息資源更為復(fù)雜。

（二）信息數(shù)據(jù)的分散性是指各單元在收錄關(guān)于同一主題的信息時，因為著錄標(biāo)準(zhǔn)各式各樣，所以導(dǎo)致不能把這一主題的相關(guān)信息集中到一起。

（三）信息數(shù)據(jù)的重復(fù)性是指各收藏單元中關(guān)于同一主題的數(shù)據(jù)重復(fù)出現(xiàn)，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案館要不斷地開發(fā)挖掘，然后篩選合理的信息。

（四）信息數(shù)據(jù)管理滯后性是指從保存的目的和形成的過程分析，主要特征是有失去時效性、有使用價值以及保存日后利用，雖然其內(nèi)涵和現(xiàn)代信息技術(shù)處理要求保持一致，但是，通過匯總滯后的檔案信息數(shù)據(jù)，可以看出檔案信息資源并不能滿足公眾需求。

四、實現(xiàn)檔案信息資源化管理的途徑

（一）檔案信息資源管理中心地位的確立

實現(xiàn)文件管理一體化以及檔案工作程序化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和資源信息化這些標(biāo)準(zhǔn)，就必須要求工作者們要緊跟時代發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)為社會服務(wù)的意識。長期以來，檔案管理在收藏、組織、利用和保護(hù)上已經(jīng)形成了一套科學(xué)的方法，但是，這種管理體系屬于封閉式管理，已不符合時代發(fā)展要求。時代發(fā)展要求檔案管理工作必須確立基本內(nèi)容為集中統(tǒng)一管理、檔案“一站式”服務(wù)和檔案監(jiān)管強(qiáng)化的新模式。這種新模式將實現(xiàn)管理分散到集約、服務(wù)單一到服務(wù)“一站化”和封閉到開放的轉(zhuǎn)變，還可以克服舊模式中的人、物、財、管理以及服務(wù)上的弊端，從而來實現(xiàn)檔案資源管理中的“五化”目標(biāo)，即人員素質(zhì)現(xiàn)代化、檔案資源集約化、管理工作規(guī)范化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化以及社會服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。

（二）建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

網(wǎng)站作用的發(fā)揮，必須以公眾服務(wù)網(wǎng)和內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)為基礎(chǔ)，使其能夠成為檔案工作宣傳和信息服務(wù)開展的平臺。局域網(wǎng)的建設(shè)實現(xiàn)了全國聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)聯(lián)網(wǎng)和地區(qū)聯(lián)網(wǎng)，為了使檔案信息資源發(fā)揮服務(wù)社會的作用和網(wǎng)上查詢和利用的作用，我們要按一定的計劃對開放檔案目錄上載，有條件的對公開的檔案全文信息進(jìn)行上載。

系統(tǒng)的建設(shè)必須有一定的硬件基礎(chǔ)，要采購一定的硬件設(shè)備。建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，使網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)能夠更好地來銜接各級各類檔案，從而實現(xiàn)館際互聯(lián)，逐步實現(xiàn)各級各類檔案網(wǎng)站的銜接，構(gòu)建最終的檔案工作地區(qū)性信息網(wǎng)，把快捷、優(yōu)質(zhì)、方便的檔案信息服務(wù)提供給社會。

（三）提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)在，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)來完成這項重任。其中包括檔案管理知識、信息化數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)應(yīng)用以及現(xiàn)代管理技術(shù)等。同時，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，使他們掌握一些新型的技術(shù)、設(shè)備和方法等，來造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。

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