高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策分析

摘 "要：高校檔案信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，分析我國高校檔案信息化建設過程中存在的問題并采取針對性的解決措施，有助于推動高校檔案信息化建設的發(fā)展。

關鍵詞：高校檔案;信息化;問題;對策;

中圖分類號：G " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-11-00-01

高校檔案信息，見證了學校的歷史發(fā)展過程，為學校今天的發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。信息時代，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足時代的需求，強化檔案信息的管理，能為高校的各項工作提供更便捷、高效的服務，也是時代發(fā)展的必然趨勢。

一、高校檔案信息化管理的必要性

（一）信息時代的客觀存在。信息技術飛速發(fā)展，網(wǎng)絡技術已經(jīng)成為最便捷最快速的信息交流方式，人們迫切希望在網(wǎng)絡中快速、準確地找到自己需要的數(shù)字化檔案信息。隨著辦公自動化的應用以及檔案網(wǎng)絡管理軟件的運用，從而實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上收集、移交、儲存和查閱，檔案部門能把更多的時間和精力用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案編研等工作，檔案信息化建設既有利于提高檔案工作效率，也避免了檔案材料破壞裝訂和因?qū)嶓w借閱造成的磨損

（二）高校自身發(fā)展的需要。高校檔案信息化是高校自身發(fā)展的要求。首先，高校近幾年發(fā)展速度快，發(fā)展規(guī)模大，高校招生尤其是招優(yōu)質(zhì)生源競爭激烈，形成的檔案案卷數(shù)量相應增多，檔案利用也明顯增多。使得檔案管理任務加重、難度增加。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，具有易存性和方便性的特點，實現(xiàn)檔案保存的最佳效益。隨著數(shù)字化校園項目的實施，形成的大量電子文檔的保管、利用也對高校檔案館提出了信息化建設的要求。

（三）檔案信息資源開放利用的需要。計算機技術的迅猛發(fā)展，信息資源共享已經(jīng)是發(fā)展趨勢，檔案信息化建設的本質(zhì)要求就是建立一個豐富、完整的檔案信息資源庫，檔案信息化建設可以與高校辦公自動化系統(tǒng)接軌，使得檔案部門的信息與學校其它重要部門實現(xiàn)資源整合優(yōu)化?，F(xiàn)今的大量師生對信息資源的需求量增加，這對高校的檔案借閱利用頻率大大增加，因此，必須進行信息化、網(wǎng)絡化的檔案管理。通過計算機網(wǎng)絡，與其他信息資源一起構成綜合的網(wǎng)絡信息資源庫，從而實現(xiàn)高校信息資源的開放利用，達到共享的目的。

二、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏高素質(zhì)的信息化管理人才。檔案專業(yè)人才是高校檔案工作發(fā)展的核心與骨干，其能力和素質(zhì)決定著檔案信息化建設的成功與失敗。由于在檔案工作崗位上很難出現(xiàn)引人矚目的工作業(yè)績，這就在一定程度上增加了優(yōu)秀人才的引進難度，即使引進，高素質(zhì)人才的流失率也比較高，目前，高校檔案工作人員中檔案專業(yè)或計算機相關專業(yè)人員極少，致使高校檔案信息資源的功能性、共享性比較差，聲像信息存在缺陷等諸多問題，同時，對于很多網(wǎng)絡黑客的攻擊行為沒有引起足夠的重視，沒有采取有效的安全防護措施，都不利于高校檔案資源價值的最大化發(fā)揮。

（二）對高校檔案信息化建設的重要性認識不足。隨著各行各業(yè)信息化的迅猛發(fā)展，高校很多部門已經(jīng)開始使用信息系統(tǒng)，但是高校檔案工作信息化建設明顯滯后于學校發(fā)展與建設。究其原因，一方面是因為檔案工作人員自身原因，缺乏創(chuàng)新意識，不愿積極主動掌握新的計算機知識和技能，另一方面是很多高校領導對檔案工作的重視不夠，人員配置、機構設置與檔案信息化建設的工作要求不相適應。使得信息源的開發(fā)、利用范圍窄、發(fā)揮作用小和影響力弱，與檔案工作所應具有的重要地位、作用不相適應。

（三）高校檔案軟硬件設施落后?，F(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，使縮微、光學等先進的科學技術也走進檔案工作，但這些先進技術的運用、推廣和實施需要相應設備支持。很多高校檔案部門軟硬件的配備情況不理想，有的學校沒有專用服務器，沒有配備空調(diào)、去濕機等設施設備，目前，高校辦學條件雖然普遍得到改善，但和科研、教學等一線部門相比，對檔案管理部門的投入仍然很有限，基本上是停留在維持檔案日常的管理上，經(jīng)費投入不足已是檔案信息化建設最突出的問題。

三、加強高校檔案信息化建設的對策

（一）充分提高認識，切實轉(zhuǎn)變觀念。必須充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，同時，高校領導要進一步增強做好檔案信息化工作的認識，將檔案信息化建設與“數(shù)字化”校園建設有機結合，同步推進，加大對檔案部門的人力、財力、物力支持。高校檔案工作者要以更加有效的舉措，切實把學校檔案信息化各項工作落到實處。制定科學的發(fā)展目標和規(guī)劃，尤其要重視電子文檔管理等方而的建設，利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過上述工作，既可以促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。，也可引起人們對檔案重要性的認識，從而可以贏得對檔案信息化建設的支持。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，首先要大膽引進檔案和計算機專業(yè)人才，信息化建設離不開網(wǎng)絡和計算機知識的應用，使計算機知識和檔案知識有機結合。其次，對于高校檔案人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀問題， 要多組織工作人員參加檔案業(yè)務培訓，強化計算機知識以及軟件工具的系統(tǒng)學習，使檔案人員發(fā)展成為具備雙重知識結構的優(yōu)秀人才，并努力用事業(yè)留人、感情留人、待遇留人。從事檔案工作的同志要不斷學習，使自己成為學習型、研究型、實干型、創(chuàng)新型人才。

（三）加大檔案信息化建設的投入。高校檔案信息化建設需要足夠的硬件與軟件環(huán)境，高校需要針對本校檔案管理的客觀實際，充分利用現(xiàn)有設備，為了更好的建設高校檔案，還需不斷投入更多的建設經(jīng)費，為檔案信息化建設創(chuàng)造良好的發(fā)展條件。此外，還應建設健全的信息防御軟件系統(tǒng)，這些都需發(fā)揮專業(yè)人才的推動作用，因此，高?？梢詾闄n案信息化建設建立專項資金，以保障信息化建設所需專業(yè)性人才來進行管理與系統(tǒng)維護，以實現(xiàn)信息服務手段自動化、網(wǎng)絡化，以至高校檔案信息資源的表達形式全程數(shù)字化。

綜上所述，高校檔案信息化建設勢在必行，要正視當前面臨的困難和存在的問題，采取有效措施進行檔案信息化建設。使高校檔案信息化工作走上新臺階。

參考文獻：

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[2]滕水蓮.淺議高校檔案信息化建設中存在的問題與對策[J].信息時代，2012 （2 ）.

作者簡介：孫美鳳，女，黑龍江民族職業(yè)學院副研究館員，從事檔案管理工作。