淺談?dòng)?jì)生檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

摘 要：醫(yī)院計(jì)生檔案是醫(yī)院計(jì)生部門研究人口計(jì)生、開展計(jì)劃生育工作的寶貴資料。檔案管理作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，在保證和促進(jìn)各項(xiàng)計(jì)劃生育政策的貫徹落實(shí)中發(fā)揮著重要作用。本文對(duì)當(dāng)前醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行探討，并對(duì)日常工作中實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的策略進(jìn)行分析，旨在提高計(jì)生檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育;醫(yī)院;檔案管理;規(guī)范化

0 引言

計(jì)劃生育檔案再現(xiàn)了我國(guó)計(jì)劃生育工作開展以來發(fā)展的整個(gè)過程，計(jì)生檔案對(duì)于計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的記錄做出了十分重要的貢獻(xiàn)。我國(guó)計(jì)生事業(yè)的發(fā)展過程中，從行政強(qiáng)制干預(yù)逐步轉(zhuǎn)變宣傳教育為主的科學(xué)管理體系，計(jì)生檔案記錄了我國(guó)在計(jì)劃生育思路和工作模式的兩大轉(zhuǎn)變，是計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展歷程的重要憑證。

1 計(jì)生檔案管理現(xiàn)狀

計(jì)劃生育是我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，計(jì)生檔案是檔案的重要內(nèi)容，醫(yī)院計(jì)生檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中扮演的角色十分重要，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的改革，對(duì)醫(yī)院計(jì)生檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，一方面可以確保計(jì)生工作的順利開展，另一方面，這也是與群眾的切身利益相關(guān)的一項(xiàng)重要工具。在當(dāng)前的計(jì)生形勢(shì)下，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，比如要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理，要確保計(jì)生檔案工作能夠隨時(shí)更新。當(dāng)前醫(yī)院對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視程度不斷提高，通過多種途徑加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作。但是在現(xiàn)階段，計(jì)生檔案工作的管理還存在一些問題，比如缺乏專業(yè)的管理人員、檔案管理工作不夠規(guī)范、檔案管理工作中的信息化程度不高，這對(duì)醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展是一種很大的阻礙，也是當(dāng)前計(jì)生檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。

2 當(dāng)前醫(yī)院計(jì)生檔案工作存在的問題

2.1 醫(yī)院計(jì)生檔案管理意識(shí)不強(qiáng) 醫(yī)院是社會(huì)中一個(gè)不可或缺的重要部門，當(dāng)前很多醫(yī)院的工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)生檔案工作的重視程度都不夠高，沒有意識(shí)到計(jì)生檔案管理工作的重要性，因此在進(jìn)行計(jì)生檔案管理的時(shí)候，也只是簡(jiǎn)單地收集各種資料，記錄的方式也不規(guī)范，而且對(duì)各種計(jì)生檔案的保存管理不到位，在管理的時(shí)候甚至還出現(xiàn)隨意勾畫的現(xiàn)象，使得各種計(jì)生檔案的壽命不長(zhǎng)，對(duì)計(jì)生工作的開展產(chǎn)生了極大的影響。

2.2 案卷材料不齊全 醫(yī)院計(jì)生檔案的卷宗材料應(yīng)當(dāng)做到事實(shí)清楚，證據(jù)確鑿，主體合法，依據(jù)充分，適用法律準(zhǔn)確。但在實(shí)際工作中常常出現(xiàn)卷宗取證事實(shí)認(rèn)定不清，各種基本材料不齊全的現(xiàn)象。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因有兩個(gè)方面，第一，醫(yī)院的計(jì)生檔案管理過程中涉及的部門比較多，因此在對(duì)計(jì)生信息進(jìn)行收集的時(shí)候，很可能遺漏了一些有價(jià)值的材料，使得計(jì)生檔案不齊全，對(duì)計(jì)生工程產(chǎn)生影響。第二，在計(jì)生檔案的使用過程中，有的人員可能借閱了相關(guān)的材料，但是并沒有歸還，使得一些計(jì)生檔案出現(xiàn)了空缺現(xiàn)象，對(duì)計(jì)生檔案的完整性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

2.3 計(jì)生檔案管理制度不夠健全 很多醫(yī)院的計(jì)生檔案工作缺乏健全的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案建立沒有做出統(tǒng)一的要求，使得醫(yī)院的計(jì)生檔案管理比較隨意，而且由于管理制度的缺失，使得管理手段相對(duì)比較落后，管理的模式也比較陳舊，采用傳統(tǒng)的手工歸檔處理，使得檔案的字跡比較潦草、有的內(nèi)容與目錄完全不一致、內(nèi)容填寫不全等。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員 檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，近年來受到的重視程度更高，專業(yè)化的檔案管理人才也越來越多，狠多學(xué)校開設(shè)了檔案管理專業(yè)，為社會(huì)輸送更多人才，但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，大部分醫(yī)院計(jì)生檔案管理人員是醫(yī)院其他部門的員工擔(dān)任的兼職人員，他們并沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，而且在工作過程中由于身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理的效率不高。

3 醫(yī)院計(jì)生檔案管理的措施

隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院計(jì)生檔案管理是計(jì)劃生育科學(xué)管理的重要手段，醫(yī)院計(jì)生檔案工作是醫(yī)院在新時(shí)期開展工作的一個(gè)重要內(nèi)容，針對(duì)當(dāng)前存在的一些問題，應(yīng)該要積極加強(qiáng)解決。

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn) 醫(yī)院檔案管理人員是進(jìn)行檔案管理工作的主力軍，檔案管理人員的專業(yè)水平直接影響到檔案的規(guī)范化管理效果。由于當(dāng)前計(jì)生檔案管理人員的綜合能力水平不高，因此要將醫(yī)院檔案人員的培訓(xùn)工作放在計(jì)生檔案工作的首位。在進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，應(yīng)該要從管理技術(shù)以及職業(yè)道德兩個(gè)方面著手，對(duì)于管理技術(shù)方面，應(yīng)該要注重加強(qiáng)信息技術(shù)的傳授，使得管理人員能夠掌握更多先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化發(fā)展。在職業(yè)道德方面，應(yīng)該要提高對(duì)醫(yī)院計(jì)生檔案管理的認(rèn)知程度，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，使得檔案管理人員能夠在懷著良好的責(zé)任態(tài)度去工作。

3.2 健全管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理 健全的管理制度表現(xiàn)在職責(zé)的明確化和工作的制度化。首先，醫(yī)院檔案管理人員要明確維護(hù)檔案完整與安全的基本職責(zé)。醫(yī)院工作人員要在檔案保管的具體工作中做到收集規(guī)范和歸檔完整，防止檔案損壞，確保檔案的安全。長(zhǎng)期以來，醫(yī)院重業(yè)務(wù)輕存檔，使得計(jì)生檔案管理工作缺乏具體的考核獎(jiǎng)懲制度。因此，各級(jí)醫(yī)院計(jì)生組織要依據(jù)檔案法等法律法規(guī)，建立起適合醫(yī)院計(jì)生檔案管理特點(diǎn)的管理制度，完善計(jì)生檔案管理制度的建設(shè)。分管醫(yī)院計(jì)生工作的部門領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用，加大監(jiān)督力度，督促工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理、存檔等操作。另外，在計(jì)生檔案的管理過程中可以建立一些輔助激勵(lì)制度，提高員工的工作積極性的同時(shí)確保工作制度得到落實(shí)。

3.3 革新管理理念，推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程 醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部如果對(duì)醫(yī)院計(jì)生檔案工作的認(rèn)識(shí)依然停留在傳統(tǒng)的檔案保管以及利用上，對(duì)計(jì)生檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展有很大的制約和影響。領(lǐng)導(dǎo)干部要勇于革新管理理念，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展以及構(gòu)建和諧社會(huì)的重要作用才能更好的服務(wù)于人民，使計(jì)生檔案的價(jià)值得到最大價(jià)值的發(fā)揮。

3.4 創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案管理模式已不適用于新時(shí)期的計(jì)生工作。醫(yī)院計(jì)生部門要適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展需求，創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。因此，醫(yī)院計(jì)生檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，將網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用于醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作之中。

4 結(jié)束語

醫(yī)院計(jì)生部門要將建立健全的管理機(jī)制與工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)相結(jié)合，強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理。同時(shí)，建立明確的用人機(jī)制和工作制度，努力推動(dòng)醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展進(jìn)程。

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