財務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)構(gòu)研究

集美大學(xué)誠毅學(xué)院 吳一平

一、引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟全球一體化的推進,各國企業(yè)集團在全球擴張的進程不斷加快，瞬息萬變的經(jīng)營環(huán)境給企業(yè)管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此，一些跨國企業(yè)集團開展了財務(wù)管理變革和流程再造，一種新的財務(wù)管理模式財務(wù)共享服務(wù)（FSS，F(xiàn)inance Shared Service）應(yīng)運而生。1980年美國福特公司最早建立FSSC。接著杜邦、美孚、殼牌等公司相繼建立共享服務(wù)中心，2000年后聯(lián)合利華、邦吉、嘉吉、雀巢、海爾、中興通訊等也加入了財務(wù)共享服務(wù)中心的建立。到目前為止，全球70%以上500強企業(yè)正在應(yīng)用共享服務(wù)，90%跨國公司正在實施共享服務(wù)。財務(wù)共享服務(wù)中心在全球范圍已經(jīng)普遍運營，同時國內(nèi)運營也逐步開展并進入大量建設(shè)階段。財務(wù)共享服務(wù)中心作為一種比較先進的模式，能直觀的降低企業(yè)的運營成本和提高整體效益，但是其建設(shè)與實施是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，整合了企業(yè)管理模式、財務(wù)業(yè)務(wù)職能、信息系統(tǒng)等多個緯度的資源。

財務(wù)共享服務(wù)中心模式是如何運作的呢？通常，公司需選址建立財務(wù)共享服務(wù)中心，共享中心通常為獨立的事業(yè)部或獨立的子公司，通過共享服務(wù)中心向其眾多的子公司提供統(tǒng)一的服務(wù)，并按一定的方式計費，收取服務(wù)費用，各子公司因此不再設(shè)立和財務(wù)共享服務(wù)中心相同功能的部門。最典型的服務(wù)是財務(wù)方面賬務(wù)處理的服務(wù)，稱為共享會計服務(wù)是一種以事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)。還有一類共享服務(wù)以提供高價值的專業(yè)建議為服務(wù)內(nèi)容，如稅務(wù)、法律事務(wù)、資金管理等。一般企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)容包含應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、總賬等模塊，如表1。

二、應(yīng)付賬款模塊

應(yīng)付賬款模塊一般包含員工個人報銷、供應(yīng)商第三方報銷以及內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來結(jié)算等業(yè)務(wù)。

（一）員工費用報銷及備用金 員工費用報銷指公司各職能部門人員，對為實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標而開展的各項經(jīng)營活動所耗費的各項資源及支付的各種費用，提請公司予以核銷。其中一些銷售型為主的企業(yè)公司人員的差旅費，特別是在開展業(yè)務(wù)活動發(fā)展的本地差旅、車船機票、差旅補貼、住宿等費用是企業(yè)員工報銷流程的主要內(nèi)容。費用報銷業(yè)務(wù)流程主要為：員工在系統(tǒng)中發(fā)起報銷申請，經(jīng)過系統(tǒng)中相應(yīng)的審批后將粘貼好的單據(jù)寄往財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心人員根據(jù)公司政策對單據(jù)經(jīng)過審核和支付。

備用金主要是員工預(yù)借款，員工根據(jù)工作需要進行預(yù)支。備用金業(yè)務(wù)流程主要可以分為：借款人在員工報銷系統(tǒng)中發(fā)起申請，經(jīng)過系統(tǒng)中相應(yīng)的審批后將黏貼好的單據(jù)寄往財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心人員根據(jù)公司政策對單據(jù)經(jīng)過審核和支付；備用金和員工費用報銷不一樣的流程在于財務(wù)共享服務(wù)中心人員還要在月末或者定期對員工備用金借款進行跟蹤對賬，并督促員工及時還款或者辦理續(xù)借。

（二）供應(yīng)商第三方結(jié)算 供應(yīng)商第三方結(jié)算包括費用類結(jié)算和成本類結(jié)算，其中，費用類主要指公司各部門人員，對為實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標而開展的各項經(jīng)營活動中所耗費的各項資源及支付的各種費用，提請公司予以核銷。財務(wù)共享服務(wù)中心根據(jù)報銷人提供的報銷原始單據(jù)、審批和政策進行費用審核和支付；與公司生產(chǎn)成本相關(guān)類型的采購采用訂單結(jié)算，財務(wù)共享服務(wù)中心通過創(chuàng)建采購訂單并系統(tǒng)收貨后，各部分操作人員將發(fā)票及相關(guān)審批資料收集至財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心根據(jù)相關(guān)發(fā)票、入庫單、審批及政策進行發(fā)票校驗并入賬安排付款。

（三）內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來應(yīng)付款 跨國企業(yè)或者集團中存在相當多的關(guān)聯(lián)方往來交易。各企業(yè)根據(jù)實際需要設(shè)置財務(wù)共享服務(wù)中心中關(guān)聯(lián)方往來應(yīng)付應(yīng)收職能。關(guān)聯(lián)方應(yīng)付賬款結(jié)算包括關(guān)聯(lián)方物資采購及費用代墊、服務(wù)收費。服務(wù)收費及費用代墊通常由關(guān)聯(lián)方公司應(yīng)收財務(wù)人員將發(fā)票、協(xié)議及審批等支持性文檔傳遞至應(yīng)付方，應(yīng)付方根據(jù)這些文檔、審批及政策進行費用的確認入賬以及安排付款；物資采購結(jié)算通常存在產(chǎn)銷并存與各區(qū)域內(nèi)的集團公司，通常銷售公司會根據(jù)客戶訂單向集團內(nèi)生成公司集團采購，這種采購訂單通常是大批量并且有規(guī)律性進行的，在適合的系統(tǒng)支持下，通常財務(wù)共享服務(wù)中心人員只要在接到發(fā)票以及貨物入庫后直接將發(fā)票進行自動校驗并且安排入賬付款即可，同時每月月末還應(yīng)該進行關(guān)聯(lián)方往來對賬確保兩邊賬務(wù)一致。

總體來說，財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款的運作流程有通用的步驟：第一步，申報：各分公司員工將實際業(yè)務(wù)中發(fā)生形成的業(yè)務(wù)票據(jù)進行初步整理，并在分公司通過全公司財務(wù)信息管理系統(tǒng)中填報并形成一份獨立的報銷申請單，再由該分公司的相關(guān)負責(zé)人批復(fù)后由專門管理部門收集并寄往財務(wù)共享服務(wù)中心。第二步，審批及入賬：財務(wù)共享服務(wù)中心在收到分公司單據(jù)由專門管理部分進行登記和分類并根據(jù)分類情況發(fā)送到相應(yīng)部門。應(yīng)付賬款小組在收到憑證后進行逐一的確認并在公司的財務(wù)系統(tǒng)進行審核。審核通過后生成文檔導(dǎo)入財務(wù)模塊，自動生成相關(guān)憑證；如果審核不通過，應(yīng)付賬款小組人員將以電子郵件或電話形式通知分公司相應(yīng)人員進行聯(lián)系溝通以確認信息的準確性和完整性.在確認完信息后，如果在應(yīng)付賬款小組人員可直接修改情況下應(yīng)該要求分公司員工發(fā)送一份書面修改請求。不能夠由應(yīng)付賬款小組直接修改的情況，應(yīng)付賬款小組會在公司財務(wù)信息系統(tǒng)中將報告駁回并要求相關(guān)人員對報銷進行重新批復(fù)。第三步，付款：在生成憑證后應(yīng)付賬款小組進行付款，并對相關(guān)憑證進行歸檔。將公司參股控股的獨立法人的憑證寄回原法人單位。概況流程如圖1。

三、應(yīng)收賬款模塊

應(yīng)付賬款模塊主要包含第三方應(yīng)收賬款、內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來應(yīng)收款兩部分核算內(nèi)容。

（一）第三方應(yīng)收賬款 第三方應(yīng)收賬款是因銷售商品或提供勞務(wù)而應(yīng)向購貨單位或顧客收取的款項。應(yīng)收賬款是企業(yè)會計中的一個總賬賬戶，在資產(chǎn)負債表中列作流動資產(chǎn)。應(yīng)收賬款于會計原理上，專指因出售商品或勞務(wù)，而對顧客所發(fā)生的債權(quán)，且該債權(quán)尚未接受任何形式的書面承諾。一般企業(yè)對其主營業(yè)務(wù)收入的流程采用標準訂單，即非現(xiàn)金（轉(zhuǎn)賬、賒銷）結(jié)算方式的銷售訂單，形成會計憑證掛在應(yīng)收賬款-第三方，同時應(yīng)收賬款模塊中應(yīng)設(shè)立信用控制，信用控制主要是在企業(yè)ERP系統(tǒng)內(nèi)做相應(yīng)的信用控制數(shù)據(jù)維護的過程，簡單一點說就是因為我們經(jīng)常的產(chǎn)生賒銷的業(yè)務(wù)，為了避免風(fēng)險，在發(fā)貨前進行的控制。

（二）內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來應(yīng)收款 在多數(shù)跨國企業(yè)或者集團中會存在相當?shù)年P(guān)聯(lián)方往來交易。各企業(yè)根據(jù)實際需要設(shè)置財務(wù)共享服務(wù)中心中關(guān)聯(lián)方往來應(yīng)付應(yīng)收職能。關(guān)聯(lián)方應(yīng)付賬款結(jié)算包括關(guān)聯(lián)方物資采購及費用代墊、服務(wù)收費。服務(wù)收費及費用代墊通常由關(guān)聯(lián)方公司應(yīng)收財務(wù)人員將發(fā)票、協(xié)議及審批等支持性文檔傳遞至應(yīng)付方，應(yīng)付方根據(jù)這些文檔、審批及政策進行費用的確認入賬以及安排付款；物資采購結(jié)算通常存在產(chǎn)與銷并存于各區(qū)域內(nèi)的集團公司，通常銷售公司會根據(jù)客戶訂單向集團內(nèi)生成公司集團采購，這種采購訂單通常是大批量并且有規(guī)律性進行的，在適合的系統(tǒng)支持下，系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)付方的采購訂單進行自動建立訂單號，并在發(fā)貨后自動批量開具發(fā)票，如是跨國交易采用電子發(fā)票傳遞做到零時差。一般關(guān)聯(lián)方交易應(yīng)收款不太關(guān)注信用問題，只需定期跟蹤資金回籠情況，清賬并在月末進行關(guān)聯(lián)方對賬即可。

四、總賬模塊

應(yīng)付賬款的相關(guān)業(yè)務(wù)處理流程比較關(guān)注業(yè)務(wù)過程的共享服務(wù)支持，而總賬核算工作是基于一個會計期間的循環(huán)，側(cè)重于會計處理業(yè)務(wù)流程，一般企業(yè)進行財務(wù)共享服務(wù)以后，首要的是會計核算工作的集中?？傎~是依據(jù)一級科目開設(shè)的，它是按照總分類賬戶登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬薄，能夠全面、總括的反映企業(yè)的經(jīng)濟活動，是編制會計報表必不可少的資料。總賬流程中應(yīng)包含：處理主數(shù)據(jù)維護管理、固定資產(chǎn)管理、其他總賬、月結(jié)流程和報表五個流程的業(yè)務(wù)。

（一）主數(shù)據(jù)維護流程 主數(shù)據(jù)維護通常分為財務(wù)數(shù)據(jù)維護、供應(yīng)商信息維護以及標準成本維護。財務(wù)數(shù)據(jù)維護主要維護內(nèi)容為會計科目、成本中心、成本中心組等，當公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，成本中心或成本中心組主數(shù)據(jù)需要創(chuàng)建或修改，財務(wù)共享服務(wù)中心在收到審批的申請表后在系統(tǒng)中進行維護；供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理包括供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建、擴展、更改、顯示、標記凍結(jié)或刪除、更改賬戶組，特別提出的是供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護中有一塊是設(shè)計員工供應(yīng)商維護：通常在員工入賬后，財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)維護小組會將員工的信息包括員工供應(yīng)商代碼、部門信息、成本中心信息會分別在系統(tǒng)進行維護和匹配，并將其信息導(dǎo)入員工報銷系統(tǒng)以便報銷及費用分析；標準成本維護主要指新增成本材料的情況或者是每年企業(yè)一般都會進行標準成本的發(fā)布或者更新，在接到生產(chǎn)部門審批后的申請表，且與生產(chǎn)部確認該新增成品物料的基本數(shù)據(jù)已在系統(tǒng)中維護完成后，則應(yīng)及時進行新增成品的標準成本維護及更新。

（二）固定資產(chǎn)流程 固定資產(chǎn)流程主要涵蓋固定資產(chǎn)新增、轉(zhuǎn)移、報廢及在建工程管理流程。固定資產(chǎn)新增是指當公司通過外購或自建的方式新增固定資產(chǎn)時，財務(wù)共享服務(wù)中心人員在收到審批表后在系統(tǒng)中進行內(nèi)部訂單和固定資產(chǎn)卡片主數(shù)據(jù)的維護以及保管人信息維護；固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程具體包括公司內(nèi)調(diào)配和公司間的調(diào)撥。根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定，固定資產(chǎn)實行分級歸口管理，辦公室和生產(chǎn)部設(shè)備管理中心為固定資產(chǎn)管理部門，按照資產(chǎn)類別管理。固定資產(chǎn)報廢流程：固定資產(chǎn)的報廢，是將多余、閑置不需用和資產(chǎn)老化、陳舊等原因不能修復(fù)和改裝使用的資產(chǎn)進行報廢處理。根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理制度，使用部門（申請人）填寫固定資產(chǎn)報廢更新審批表，固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)會同技術(shù)人員進行實物鑒定，查明是不是應(yīng)報廢、能不能修復(fù)或改裝使用，如確需報廢則按報廢處理；在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)：根據(jù)企業(yè)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定，當工程項目完工，驗收合格后，各項目經(jīng)辦人及時辦理結(jié)算，財務(wù)經(jīng)辦做在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)賬務(wù)處理。

（三）其他總賬流程 其他總賬流程是指除了月結(jié)報表、固定資產(chǎn)管理、主數(shù)據(jù)維護以外的其他一些屬于總賬的流程，主要包括費用入賬流程、預(yù)提流程等。其他費用入賬流程：通常費用入賬的流程會在應(yīng)付賬款模塊環(huán)節(jié)進行，但是有些比較復(fù)雜的費用或者不涉及付款的費用入賬會在總賬環(huán)節(jié)進行。如固定資產(chǎn)折舊，固定資產(chǎn)在購入第二個月會進行費用的折舊入賬，通常企業(yè)會采用每月月末將截止上月已入賬自動資產(chǎn)進行系統(tǒng)自動折舊。工資費用入賬，由于工資費用的入賬涉及集團公司在內(nèi)所有的成本中心以及部門的若干費用，在大型企業(yè)中不會由應(yīng)付賬款組入賬，而是在總賬環(huán)節(jié)以及人事部分提供的支持性文檔進行費用入賬。費用待攤，通常一次性預(yù)付部分或者所有費用款項會由應(yīng)付賬款模塊通過待攤費用科目傳遞到總賬小組，總賬根據(jù)其支持性文檔在其涉及期間內(nèi)進行每月費用分攤。存貨或者固定資產(chǎn)減值，一般每月或者季度末企業(yè)會對其下所有的存貨或者固定資產(chǎn)進行減值評估，如果評估值低于賬面價值則進行減值計提，否則不作為。

預(yù)提流程分為費用預(yù)提流程和在建工程預(yù)提。費用預(yù)提流程，預(yù)提費用是指企業(yè)在成本費用中已實際發(fā)生但尚未收到對方結(jié)算原始憑證的各項費用，為準確反映當期經(jīng)營狀況，預(yù)先計提的各項費用各部門根據(jù)實際成本費用的發(fā)生以及結(jié)算情況，在系統(tǒng)中規(guī)范填寫預(yù)提費用申請表，經(jīng)審批通過后報送到財務(wù)預(yù)算員審核，若審批未通過則返回臺賬申請人進行修改；審核通過后送財務(wù)共享服務(wù)中心入賬；在建工程預(yù)提主要闡述財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付團隊處理資本性支出預(yù)提到端管理流程。財務(wù)共享服務(wù)中心人員每月郵件收集在建工程完工進度表；工程部每月將審核完成的在建工程進度表發(fā)送給財務(wù)共享服務(wù)中心辦理預(yù)提，同時提供各項目合同等預(yù)提支持性文檔；財務(wù)共享服務(wù)中心人員審核在建工程進度表中各項目進度、開工日期、完工日期、合同金額等信息對在建工程項目進行賬務(wù)預(yù)提。

（四）月結(jié)流程月結(jié)入賬流程：月結(jié)流程主要是維護會計期間關(guān)閉本會計期間，同時在約定日期內(nèi)打開下一會計期間；跟蹤應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、成本等模塊完成月結(jié)，執(zhí)行周期性憑證，形成預(yù)提和攤銷，核對科目余額表，檢查是否存在錯賬，如有錯誤需要總賬進行調(diào)整。遇到財務(wù)年度結(jié)轉(zhuǎn)時還會涉及總賬余額結(jié)轉(zhuǎn)以及利潤中心結(jié)轉(zhuǎn)等流程。如有涉外業(yè)務(wù)或者是跨國企業(yè)的情況還會涉及維護外幣匯率以及匯差調(diào)整等流程。銀行對賬是指企業(yè)存入銀行或其他金融機構(gòu)的各種款項。財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)每月一次進行銀行明細賬與銀行對賬單核對。銀行存款賬面余額與銀行對賬單余額如果存在差額，應(yīng)查明原因并通知相關(guān)責(zé)任人或銀行更正，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，相關(guān)審批后留存歸檔。

（五）報表流程 報表流程主要指資產(chǎn)負債表科目核對，所有資產(chǎn)負債表科目必須依照本政策規(guī)定的頻率定期核對。所以資產(chǎn)負債表的調(diào)整對保證損益表的公允是非常重要的。調(diào)整是一個對資產(chǎn)負債表驗證和糾正的過程，以此確保財務(wù)報表真實反映各公司的業(yè)務(wù)狀況和業(yè)績。驗證是指了解及掌握資產(chǎn)負債表科目余額所包含的內(nèi)容，同時準備相應(yīng)的支持文件。如果是跨國企業(yè)還需要進行外放報表編制，外方報表編制是在中方結(jié)賬完成以后，從系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，按照外方報表的口徑及要求，編制外方口徑的整套報表。整套報表可能包括：銷量報表、內(nèi)部往來報告、利潤表、資產(chǎn)負債表、運營資本明細表等。實際情況根據(jù)每個集團公司需要進行不同設(shè)置。

五、資金管理及現(xiàn)金流預(yù)測

除了以上提及的應(yīng)付賬款模塊、應(yīng)收模塊、總賬模塊，財務(wù)共享服務(wù)中心經(jīng)過發(fā)展逐漸開拓了其業(yè)務(wù)范圍，還可能涉及資金管理以及現(xiàn)金流預(yù)測，是近年來，資金管理己被越來越受到企業(yè)家的重視，尤其是對于集團型企業(yè)，對資金的集中管控一直都是首要的工作。直接現(xiàn)金流量預(yù)測是企業(yè)合理調(diào)配資金，確保公司資金正常運轉(zhuǎn)的重要手段，能直觀反映企業(yè)短期的現(xiàn)金流活動。該預(yù)測將某時間段內(nèi)全部可能發(fā)生的現(xiàn)金收支按經(jīng)營、投資、融資活動等類型列出，并分別基于最新預(yù)算、訂單、發(fā)票等經(jīng)營數(shù)據(jù)情況進行測算，得到預(yù)測期間的現(xiàn)金流出、流入。

六、結(jié)論

財務(wù)共享服務(wù)中心在全球范圍已經(jīng)普遍運營，同時國內(nèi)運營也逐步開展并進入建設(shè)。財務(wù)共享服務(wù)中心作為一種比較先進的模式，能直觀的降低企業(yè)運營成本和提高整體效益，但其建設(shè)與實施是一個負責(zé)的系統(tǒng)性工程，整合了企業(yè)管理模式、財務(wù)業(yè)務(wù)職能、信息系統(tǒng)等多個緯度的資源。我國很多企業(yè)在建設(shè)和實施過程中受管理水平以及管理資源的限制，在實際運用時碰到了諸多問題。財務(wù)共享服務(wù)中心可以根據(jù)其服務(wù)的目標區(qū)分為服務(wù)模式和管控模式，其中服務(wù)模式以集約、規(guī)模、標準化、簡化為特點，管控模式則混合了財務(wù)集中管控和成本節(jié)約等需求，在實施決策中更多地考慮企業(yè)集團戰(zhàn)略實現(xiàn)和經(jīng)營管理要求。

從服務(wù)前景看,共享服務(wù)將作為企業(yè)經(jīng)營的一種管理模式，被永久保留。它為全球性的或者大型的經(jīng)營組織帶來的成本節(jié)約、效率提升、價值增值是不可否認的。從技術(shù)角度看,信息系統(tǒng)將成為財務(wù)共享服務(wù)中心高效的平臺。IT技術(shù)的發(fā)展和為企業(yè)量身打造的客戶化方案將更貼切的為財務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)，不斷完善和提高電子化的手段將大大擴大共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)量，提高處理效率。

財務(wù)共享服務(wù)中心將會繼續(xù)發(fā)展壯大。為配合組織規(guī)模的擴大,成本控制,效率提升,并保證有效管理和提供定制化服務(wù)的前提下,在現(xiàn)有的共享服務(wù)中心已有的領(lǐng)域外,共享模式將得到廣范應(yīng)用。從全球這十年的財務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展趨勢來看，財務(wù)共享服務(wù)中心的將來會呈現(xiàn)商業(yè)化模式，專業(yè)化運營。這意味著財務(wù)共享服務(wù)中心外包將來在未來盛行，一些企業(yè)富有競爭力的財務(wù)共享服務(wù)中心將會憑借其低成本、高質(zhì)量的優(yōu)勢在滿足了企業(yè)自身的需求后逐漸發(fā)展成為專業(yè)的外包服務(wù)供應(yīng)商，使財務(wù)外包成為一個逐漸成熟的產(chǎn)業(yè)鏈。

［1］ 鐘幫秀:《大型跨國集團公司財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建模式研究》，《財會研究》2012年第5期。