如何有效管理企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案

企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是指企業(yè)獲取、使用、管理和依法維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)過程中，形成的具有保存價(jià)值的文件材料，其具體包括企業(yè)在商標(biāo)、專利、著作權(quán)，商業(yè)活動(dòng)中所形成的文件材料，還有企業(yè)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)中形成的法律文件材料。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案主要包括商標(biāo)檔案、專利檔案、著作權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等，其中最為常用的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案主要是專利、商標(biāo)和商業(yè)秘密三類檔案。

一、企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理存在問題

首先，企業(yè)不夠重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理。企業(yè)的管理意識(shí)不強(qiáng)，企業(yè)管理層忽視了檔案管理，他們對(duì)檔案法律法規(guī)不夠了解，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案沒有高度重視。企業(yè)僅僅追求經(jīng)濟(jì)效益，而沒有看到知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案給企業(yè)發(fā)展帶來的效益，認(rèn)為企業(yè)投入人力、財(cái)力屬于浪費(fèi)資源。還有一些企業(yè)認(rèn)為知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理是大型企業(yè)和國有企業(yè)的事，與自身沒有什么關(guān)系。另外，企業(yè)的職員沒有樹立正確的價(jià)值觀，部分職員認(rèn)為檔案管理工作是沒有前途的，無論好壞對(duì)企業(yè)的發(fā)展都影響不大，是一項(xiàng)可有可無的工作。因此，在管理過程中，常出現(xiàn)消極被動(dòng)、缺乏責(zé)任感的心態(tài)。

其次，企業(yè)收集知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的資料不全面。企業(yè)收集知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件資料處于被動(dòng)階段，企業(yè)檔案部門僅僅發(fā)揮了其保管功能，業(yè)務(wù)部門上交多少，檔案部門就保管多少，一些知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件資料只保存了部分內(nèi)容，核心資料沒有得到保存。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的資料收集不全面，導(dǎo)致了自身權(quán)益難以保護(hù)。

第三，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理不清晰。成功的大型企業(yè)，會(huì)組建專門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理部門，來負(fù)責(zé)解決知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的問題，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。但目前，我國企業(yè)沒有統(tǒng)一的管理模式，其具體工作歸屬責(zé)任不明確，管理工作混亂。企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作通常由辦公室或業(yè)務(wù)部門監(jiān)管，工作人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致了知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作出現(xiàn)斷層。同時(shí)，企業(yè)沒有制定相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理制度，對(duì)收集、整理和利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)不規(guī)范，不利于維護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

二、改善企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的具體措施

首先，要強(qiáng)化企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理意識(shí)。樹立企業(yè)的檔案管理意識(shí)是決定檔案工作能否順利開展的關(guān)鍵所在。要推動(dòng)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作，就要把著力點(diǎn)放在強(qiáng)化企業(yè)每個(gè)人的管理意識(shí)上，不斷增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)。要不斷加大宣傳力度，使得企業(yè)管理層及員工都能認(rèn)識(shí)到知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的重要性，進(jìn)而投入人力、物力來支持檔案管理工作。同時(shí)，創(chuàng)造良好的氛圍，形成一種企業(yè)文化，使得企業(yè)上下形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，凝聚力量做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作。

其次，要制定企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集和整理制度。從收集方面來看，企業(yè)要制定明確的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集制度，包括對(duì)收集范圍、收集方式及收集時(shí)間的規(guī)定。在實(shí)際收集檔案工作中，要先明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集范圍，分別對(duì)專利、商標(biāo)以及商業(yè)機(jī)密等檔案制定不同的標(biāo)準(zhǔn)。比如，專利檔案所涉及的文件資料內(nèi)容較多，包括其發(fā)明、實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)方面的內(nèi)容。具體要收集以下資料：企業(yè)申請(qǐng)發(fā)明創(chuàng)造和實(shí)用新型專利時(shí)向相關(guān)部門提供的申請(qǐng)書、說明書及權(quán)力要求書，如申請(qǐng)外觀設(shè)計(jì)還有照片和設(shè)計(jì)圖，這些申請(qǐng)活動(dòng)形成的資料都要收集歸檔;相關(guān)部門審查專利材料之后，對(duì)符合專利授予條件的企業(yè)發(fā)放授權(quán)通知書、專利證書，這些資料也是檔案收集的重要部分;在使用專利技術(shù)時(shí)，還可以向其他人進(jìn)行轉(zhuǎn)讓或協(xié)議允許他人使用而產(chǎn)生的轉(zhuǎn)讓合同或許可合同，也屬于檔案收集的部分，歸檔時(shí)要確保收集完整。又如，商標(biāo)檔案收集要先了解商標(biāo)活動(dòng)的各個(gè)階段，做好各階段的資料收集工作。商標(biāo)檔案包括了注冊(cè)、使用、管理、維護(hù)等過程中所形成的一系列文件資料，包括企業(yè)向相關(guān)部門提交的商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)書、授權(quán)單位的核準(zhǔn)文件，管理商標(biāo)過程中形成的資料，變更、轉(zhuǎn)讓商標(biāo)活動(dòng)形成的資料，還有侵權(quán)糾紛案件中所形成的資料等，都要進(jìn)行歸檔整理。

從整理方面來看，檔案管理過程中，整理工作是重要的組成部分，其依據(jù)科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)來劃分、組卷文件資料，并對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)整理，進(jìn)而使得知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案更為系統(tǒng)化、規(guī)范化、實(shí)用化。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的整理要依據(jù)文件資料的特點(diǎn)和形成規(guī)律，實(shí)現(xiàn)檔案的安全以及充分利用。企業(yè)在整理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案過程中，要盡量確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件資料的完整性，將同一類的知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的資料劃分為一個(gè)類目，使得其既有系統(tǒng)性，又具有延續(xù)性，便于企業(yè)對(duì)檔案的查找利用。因此，在檔案文書管理中，企業(yè)要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)“知識(shí)產(chǎn)權(quán)類”，將知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)所形成的資料都?xì)w入其中，按照“一卷一案”的原則來整理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案。

第三，要明確企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理責(zé)任。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理體系是企業(yè)開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理活動(dòng)的必要前提，一個(gè)相對(duì)科學(xué)的管理體系要明確管理部門和職責(zé)，嚴(yán)格管理制度。要發(fā)揮企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案真正價(jià)值，要依據(jù)企業(yè)的不同情況，采取不同的管理模式。對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)較少，檔案數(shù)量不多的企業(yè)，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理應(yīng)由檔案管理部門進(jìn)行集中管理，對(duì)數(shù)量不多的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這些企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案多為歷史憑證，如分散于各部門進(jìn)行管理，必然會(huì)增加管理成本，同時(shí)各部門缺乏相關(guān)專業(yè)管理知識(shí)，不利于保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的完整性。而對(duì)于那些知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)較為頻繁、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)量較多、利用率較高的企業(yè)，應(yīng)采用集中—分散式的管理模式，將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案交由企業(yè)設(shè)立的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，但同時(shí)向企業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行報(bào)備，使得其納入企業(yè)檔案管理部門的監(jiān)管之內(nèi)，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的規(guī)范。

總之，企業(yè)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要檔案管理部門的努力，還需要企業(yè)的各個(gè)相關(guān)部門的大力支持和配合，強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理意識(shí)，完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理體系，明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理責(zé)任，規(guī)范知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理制度，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作。

（作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系上海飛機(jī)制造有限公司情報(bào)檔案館）