會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)問題

會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍

（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理文件一般不應(yīng)屬于會(huì)計(jì)檔案的范圍，如：財(cái)會(huì)部門的預(yù)算計(jì)劃、制度、規(guī)定等不屬于會(huì)計(jì)檔案的范圍，應(yīng)隨同財(cái)會(huì)部門的其他檔案一起歸檔。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管又分為3年、5年、10年、15年、25年。相對(duì)于其他門類的檔案，會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分要相對(duì)簡(jiǎn)單而易于操作。

永久：年報(bào)（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

25年：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬

15年：會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

5年：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單

3年：月度財(cái)務(wù)報(bào)告、季度財(cái)務(wù)報(bào)告

會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員必須按期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期接收，不得推諉拒收。

會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案整理，就是將財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種零散會(huì)計(jì)文件材料，通過分類、組卷、排列、編目、裝盒，使之形成一個(gè)有機(jī)體系的過程。會(huì)計(jì)檔案整理既要“遵循會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律，保持其相互間的有機(jī)聯(lián)系，分門別類，便于保管和利用的原則”，也要根據(jù)實(shí)際情況，原則性和靈活性相結(jié)合，創(chuàng)造性地開展工作。

會(huì)計(jì)檔案分類

根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際情況，我們分類方案一般采用如下形式：

形式（類別）——會(huì)計(jì)年度——保管期限

這種分類方法是把全部會(huì)計(jì)檔案先按憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他等類別分開，每類之下按會(huì)計(jì)年度排列，每一個(gè)年度內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案再根據(jù)期限長(zhǎng)短依次排列。每個(gè)類別分別編制流水案卷號(hào)，分別按年度順延，形成四本案卷目錄。這種方法使用于中小型單位，即會(huì)計(jì)檔案年形成量不大的單位。

會(huì)計(jì)檔案的組卷

會(huì)計(jì)憑證組卷：會(huì)計(jì)憑證組卷時(shí)要按月分開，同一月份的憑證組合在一起。每月的憑證，按憑證編號(hào)和時(shí)間順序排列，可組一卷或數(shù)卷，每卷厚度不應(yīng)超過2厘米。

會(huì)計(jì)賬簿的組卷：會(huì)計(jì)賬簿一般可在年終結(jié)賬、決算后整理組卷?？缒甓仁褂玫墓潭ㄙY產(chǎn)賬等，可在使用結(jié)束年組卷。定本賬按照賬簿名稱、種類和歸檔要求稍加整理即可為1卷?；铐?yè)式或卡片式賬頁(yè)，應(yīng)去除空白頁(yè)，將已記賬頁(yè)一次編號(hào)，進(jìn)行組卷。

會(huì)計(jì)報(bào)表的組卷：會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)在年度決算之后整理組卷。年度決算報(bào)表要單獨(dú)立卷，永久保存;季報(bào)和月報(bào)，可根據(jù)張數(shù)的多少，立成一卷或數(shù)卷，定期存放。在整理會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，遇到會(huì)計(jì)報(bào)表的有關(guān)文字說明材料時(shí)，要將這些文字說明材料與會(huì)計(jì)報(bào)表放在一起，歸入會(huì)計(jì)檔案。

以上各類案卷裝訂時(shí)，要去除金屬物，封面內(nèi)容填寫要完整、規(guī)范、清楚，須加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專用章，并在空白處加蓋檔號(hào)章。除會(huì)計(jì)憑證外，一般應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

會(huì)計(jì)檔案的排列

會(huì)計(jì)憑證：按1—12月份順序排列。

會(huì)計(jì)賬簿：按現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬的順序排列。

財(cái)務(wù)報(bào)告：按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)的順序排列。

其他類：按會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的順序排列。

會(huì)計(jì)檔案編號(hào)

會(huì)計(jì)檔案編號(hào)由三部分組成：全宗號(hào)---目錄號(hào)——案卷號(hào)

需要注意的是：會(huì)計(jì)憑證是一本一個(gè)卷號(hào);會(huì)計(jì)賬簿是一本賬一個(gè)卷號(hào);報(bào)表應(yīng)將年度與月份、季度報(bào)表分開立卷，年度報(bào)表一年一卷。案卷號(hào)在目錄號(hào)下進(jìn)行大流水，到999卷時(shí)，啟用新的目錄號(hào)。

會(huì)計(jì)檔案編目

編制會(huì)計(jì)檔案目錄，通常的做法是按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)其他四大類分別編制案卷目錄，主要項(xiàng)目有：順序號(hào)、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、案卷標(biāo)題、起止年月日、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置、備注等。