研究生管理中的溝通技巧

顧慧

摘 要：研究生的教育管理工作與本科生截然不同，無論是年齡特征還是知識構成，研究生已明顯區(qū)別于本科生。對研究生進行有效的管理有助于其更好地完成學業(yè)，提高管理效率是管理者必須要面對的難題。管理離不開溝通，行之有效的溝通有助于提高工作效率，體現(xiàn)管理水平。因此，良好的溝通技巧是管理者必備的技能。

關鍵詞：管理;溝通;效率

中圖分類號：G647 ? 文獻標志碼：A ? 文章編號：1002-2589（2015）30-0133-02

研究生的教育管理工作與本科生不同，研究生基本已形成自己的世界觀與價值觀，有一定的社會經(jīng)驗，因此在對研究生進行管理時不能采用上行下效的傳統(tǒng)管理方式與模式，而是要通過更多的渠道來組織、協(xié)調、傳遞消息，進行更好的交流與溝通，提高管理效率。

作為管理者，盡管天天都要和學生打交道，但是真正進行溝通的機會并不多，更多的是例行公事，將上級安排的任務轉達給學生，學生也只是接受指令，與老師沒有實質性的接觸。長此以往，不交流的弊端顯而易見，既無益于學生，也無益于管理者。

一、溝通中存在的問題

普遍現(xiàn)象之一就是管理者與研究生缺乏溝通與交流。由于研究生具有相對成熟的世界觀和認知能力，他們并不會事無巨細地向管理者匯報，而管理者也不會像本科管理那樣瑣細，各自的立場導致他們習慣以自己的思維方式處理問題，忽略了溝通的作用和價值。他們之間更像是一種信息傳遞者與信息接收者之間的關系。雙方都不會主動找對方溝通，長此以往，便會呈現(xiàn)出一種“冷暴力”的狀態(tài)，如果雙方都缺乏加強溝通的意識，勢必造成溝通障礙。長期的缺乏交流必然不利于管理工作的進行，對于研究生個人的成長也沒有好處。管理者需根據(jù)信息的輕重緩急，有針對性地選擇不同的方法與被管理者進行交流。

院系二級管理人員不僅承擔著管理、服務、協(xié)調、信息傳遞等職能，同時擔任著研究生輔導員或班主任的角色。這意味著二級管理人員與學生不僅僅是管理者與被管理者的關系，還存在著師生關系。與其他專任教師相比，更需要強調人際間的互動、思想的交流、情感的互換以及信息的交互。管理者需要協(xié)調的不只是自身與研究生的關系，還有導師與研究生的關系。就目前各高?，F(xiàn)狀來看，現(xiàn)存的師生關系不容樂觀，無論是研究生與輔導員，還是研究生與導師，本該融洽的關系正在轉向漠然。導師由于科研壓力大，教學事物多，沒有精力與時間主動找學生交流;學生出于多方面原因考慮也很少主動找導師，目前很多高校的師生關系呈現(xiàn)出不正常的狀態(tài)。如理工類的師生呈現(xiàn)出“老板”與“員工”的關系，導師拿到課題或項目，讓自己的研究生幫忙完成，支付其工資;文學類多是“放養(yǎng)型”，導師布置任務，學生自行查閱資料，定期完成階段性論文或成果;藝術類則是“自由型”，學生自己練基本功，自己創(chuàng)作作品，階段性拿作品向導師匯報，導師給出指導意見……這樣的狀態(tài)在各所綜合性高校屢見不鮮。無論是哪種類型的師生關系，普遍呈現(xiàn)出一個共性的問題——溝通不夠。

二、溝通的必要性

溝通可以增強個人的歸屬感，增強自信心。溝通的目的不在于利益共贏，也不在于說服，而是一種能量感染、一種形象展示，有助于人與人之間采取更好的相處之法。溝通滲透于管理的各個方面，管理離不開溝通。如果溝通渠道長期堵塞，管理者與被管理者之間便會缺乏基本的信息交流，不僅會影響工作效率，還會導致雙方感情不融洽、關系不協(xié)調。美國著名學府普林斯頓大學對一萬份人事檔案進行了調查分析，發(fā)現(xiàn)“專業(yè)技能”“智慧”“經(jīng)驗”等因素只占成功因素的25%，其余75%決定于良好的人際溝通。良好的溝通可以達到事半功倍的效果。瑞士咨詢集團首席執(zhí)行官托馬斯.D.茲韋費爾曾撰寫了《管理就是溝通》，書名即簡明扼要地突顯了溝通在組織管理中的重要性。教師與學生所處的立場不同，自然會經(jīng)常遇到一些摩擦或誤解，溝通與交流顯得尤為重要，不交流會提高犯錯誤的概率。管理者作為學校管理階層的代言人，需及時傳遞相關政策、信息，體現(xiàn)組織關懷。

2015年5月18日中南大學機電學院碩士研究生姜東身跳樓自殺的慘案還歷歷在目，從網(wǎng)上流傳他所留的遺書中我們可以看到他滿腔憤恨，言辭中也可以看出在平時的學習、交流中，他與導師的溝通一直都存在一些問題，缺乏合理的溝通方式。雙方都站在自己的角度，并不能相互理解。導師本該為人師表，在學習上悉心指導、在生活中關心照顧，學生也應體諒導師對自己的嚴格要求。缺乏溝通的途徑，必然不能相互理解。

溝通是任何一個組織都不可忽視的問題，學校也不例外，管理者需要在研究生中建立良好的人際關系與和諧氛圍，除了傳遞正常的信息外，還需傳遞鼓勵性信息，以確保傳遞的目標得以實現(xiàn)。這就需要管理者了解研究生的需要，關心研究生的衣食住行，切實站在他們的角度為他們考慮，以他們能夠接受的方式或渠道將信息傳遞給他們，在適當?shù)沫h(huán)境下把自己的想法、對問題的看法、自己的難處透露給學生，力求得到他們的理解和支持。如果只是生硬的傳遞信息，很難得到學生的理解，即使是美好的構想、成熟的戰(zhàn)略在無法得到回應的前提之下還是無法實施。主動為學生考慮，在傳遞信息的同時傳遞自己的關心與支持，更容易化解矛盾，增進團結。讓學生知道管理者的想法有助于目標的順利實現(xiàn)，也有助于學生流露自己的真情實感，及時提出自己的建議，結合雙方的觀點與立場，群策群力，形成良好的溝通氛圍。不僅有利于消除誤解與猜忌，還能增進彼此的了解。

三、溝通的技巧

1.善于傾聽

盡管管理者更多的是信息的傳遞者，但是溝通是雙方面的行為，是雙向的信息對接。在傳遞信息的同時也需要去傾聽學生的需求，在了解別人的需要之后才能更好地提供服務?，F(xiàn)在很少有人愿意靜下心來聽別人講話，好的聽眾擁有廣闊的市場。尤其是作為管理者，不能給人一種高高在上的姿態(tài)，在聽學生講話時要專心致志，禮貌性地用眼神或者身體語言告訴對方自己確實在傾聽。作為老師，很重要的一點就是要做到一視同仁，不能對某些學生心存成見，這種狀態(tài)下容易做出武斷的評價，表現(xiàn)出不耐煩或者不理解，這樣會使對方不愿意吐露真實的想法，不利于溝通的效果。

與學生溝通，不僅僅要會聽，還要會說，會將學校的意見或管理者的意見用合適的語言表達出來。實踐表明，正確的啟發(fā)、鼓勵的話語、恰當?shù)奶釂柕确绞蕉加兄谶_到更好的效果。即使是意見不統(tǒng)一，在表達自己的觀點時也要謙虛謹慎，過于直白地表明自己的目的不易讓學生接受，即使是為他們考慮，也容易讓學生產生戒備和反感的心理。在溝通的過程中發(fā)現(xiàn)學生心不在焉或不耐煩時，應該適時轉移話題或者以委婉的方式結束本次溝通，始終保持良好的氛圍。在表明自己的觀點后應與對方有眼神接觸，以征詢的目光確認其是否能夠接受，尊重學生的意見。

2.換位思考

由于老師與學生所處的立場不一樣，面對不同的問題可能會出現(xiàn)對立的情況。管理者作為雙方溝通的主導者，應該具備一定的思維能力、解讀能力、表達能力、傾聽能力、說服能力、策劃能力等等，其中思維能力在溝通的過程中起著至關重要的作用，思維能力的本質就是換位思考。

在與學生交流溝通的過程中通過換位思考，改變原有的思維方式，解決常規(guī)思維下難以解決的事，通過換位思考，更多地了解學生的心理需求，體會學生的思想情緒，在此基礎之上，才有機會走進學生的心靈，得到他們的理解與信任?；ハ嗬斫狻⑿湃蔚那疤嶂赂佑行У剡M行服務定位，為其提供更為優(yōu)質的服務。也只有相互理解之后，雙方都能積極主動地參與到事情的過程中，雙向的付出更易節(jié)約溝通資本。

3.拓寬溝通渠道

傳統(tǒng)的溝通渠道是面對面交流，這種交流方式有助于情感溝通，有助于實時得到對方的反饋，可以根據(jù)對方的表情、身體語言等信息及時調整溝通內容，不易產生誤解。隨著信息化的快速發(fā)展，多媒體技術被廣泛運用，也越來越被廣泛接受?，F(xiàn)代化溝通渠道逐漸替代傳統(tǒng)的溝通形式。面對日臻完善的新媒體技術，管理者也需創(chuàng)新管理模式，及時適應新媒體溝通渠道，節(jié)約時間成本。

新媒體公眾平臺的運用，有助于實現(xiàn)管理者與學生之間的平等溝通?，F(xiàn)實生活中，管理者容易局限于教師的角色，在學生面前難以放下教師的身份，害怕丟掉老師的身份之后沒有威嚴，無法做到令行禁止。在虛擬環(huán)境之中，更易實現(xiàn)角色的轉變，更易用自己真實的一面與對方溝通，這種方式也滿足了學生的心理需求，不用直接面對老師，在一定程度上鼓舞了學生的自信心，大大提高了凝聚力。同時由于大家時間都比較緊張，這種溝通方式大大節(jié)省了雙方的時間。

同時新媒體信息平臺可以推進事務公開，所有信息公開、透明，不易產生不必要的矛盾。這種方便、快捷的形式也有助于第一時間得到學生的反饋信息，各項事務上情下達、傳遞及時，在溝通過程中起著促進作用。除此之外，信息公眾平臺可以拓寬溝通的范圍，實現(xiàn)多維度共同溝通，不受時間、空間的限制;在不直面某些尷尬的問題時也有助于加強溝通的深度，過于敏感、無法當面啟齒的問題或建議可以通過這種途徑得以實現(xiàn)。

4.巧用溝通方式

在與學生溝通時應把握正確的溝通態(tài)度，做到公開、公平、公正，建立互相信任的心理基礎，采用合理的溝通手段與方式，從而獲得良好的溝通效果。

合理的溝通方式是管理者進行有效管理的重要手段。管理者應根據(jù)不同的溝通問題選擇不同的溝通方式與溝通環(huán)境。如傳遞學校政策、相關文件時，應選擇較正式的場合，在辦公室、會議室或課堂用正規(guī)的方式傳遞給學生，以示事件的重要性，并且要求學生及時回復，確保信息能夠及時準確地傳達。在進行信息采集，調查情況時，應采取橫向溝通與縱向溝通相結合，多種方式并用，全面搜集信息，避免信息的遺漏或失真。在進行心理輔導或組織談話時，可選擇非正式渠道，在非正式場合進行交流，制造輕松、愉悅的溝通氛圍。環(huán)境發(fā)生變化，溝通效果也會產生相應的變化。根據(jù)不同的事件選擇不同的溝通方式，將會達到事半功倍的效果。

管理與溝通是分不開的，也是相輔相成的。有效溝通的前提是尊重、信任與理解，同時，溝通又促進彼此的尊重、信任與理解。增強教師與學生的溝通意識，不僅可以加強雙方的信任，有助于達成共識，同時滿足雙方得到尊重和自我實現(xiàn)的需要，滿足心理需求。始終將理解貫穿于溝通過程中，可以增進雙方感情，更容易體會到價值感，也更符合管理需要。